Agendapunt Raadsvergadering 18 maart 2015 Portefeuillehouder L. Verspuij Begrotingsprogramma Vergroten opdracht verbouwing stadhuiscampus

Transcriptie

1 Raadsvoorstel Agendapunt Raadsvergadering 18 maart 2015 Portefeuillehouder L. Verspuij Begrotingsprogramma Onderwerp Vergroten opdracht verbouwing stadhuiscampus Besluit om: 1. In te stemmen met drie wijzigingen van de opdracht verbouwing stadhuiscampus ten behoeve van de functies Expeditie Flexibel Werken (EFW), Werkzaak Rivierenland (WZR) en UWV: a. In plaats van maximaal 330 fte, 460 fte op de Campus te huisvesten door een groter geworden Werkzaak Rivierenland b. De huur, servicekosten en gebruikersvergoeding voor de huisvesting van Werkzaak Rivierenland toe te wijzen aan de businesscase EFW. c. Het aanpassen van de klimaatinstallatie van pand Visser en het Bestuurscentrum (incl. Raadzaal) en het vervangen van de geluidsinstallatie van de raadzaal aan de opdracht toe te voegen. 2. In te stemmen om hiervoor een extra krediet beschikbaar te stellen à EUR ,- ten laste van de extra opbrengsten binnen de businesscase. 3. De extra jaarlijkse besparing à EUR ,- toewijzen aan het wegwerken van de achterblijvende overheadkosten van de gemeente Tiel. 4. Geheimhouding op te leggen t.a.v. de hierna genoemde stukken op grond van artikel 55 Gemeentewet juncto artikel 10 Wet openbaarheid van bestuur. Businesscase EFW, versie januari Inleiding Op 18 december 2013 heeft de gemeenteraad van de gemeente Tiel een krediet beschikbaar gesteld voor de verbouwing/herstructurering van de stadhuiscampus, onder de titel 'Expeditie Flexibel Werken' (hierna: EFW). Binnen deze opgave wordt de gemeentelijke huisvesting geconcentreerd in de gebouwen rond de stadhuistuin en wordt de locatie Beursplein afgestoten. In 2014 heeft het college opdracht gegeven het nieuwe huisvestingsconcept te realiseren. Samen met de medewerkers van de gemeente Tiel is het werkplekconcept verder uitgewerkt en is een Programma van Eisen (hierna: PVE) opgeleverd. Hiermee zal de architect dit naar een Definitief Ontwerp (hierna: DO) brengen. Op basis van het DO wordt aan een nader te selecteren consortium gevraagd om het DO te realiseren. Indien de planning geen vertraging oploopt zal de nieuwe campus begin 2016 worden opgeleverd Gedurende de uitwerking van het concept zijn veranderingen in de scope van de opgave opgetreden: 1. In 2014 heeft er positieve besluitvorming plaats gevonden om 200 fte van Werkzaak Rivierenland i.o. op de stadhuiscampus te huisvesten. In de oude BC EFW (december 2013) was ruimtetechnisch rekening gehouden met 50 fte van Werkzaak Rivierenland. Om deze grotere omvang ook op goede wijze op de Stadhuiscampus te huisvesten zijn er een aantal financiële en ruimtelijke wijzigingen noodzakelijk ten opzichte van de oorspronkelijke opdracht EFW. Deze worden gedekt uit de huur, servicekosten en een bijdrage aan investeringskosten van Werkzaak Rivierenland. 2. De gemeente Tiel is in omvang afgenomen en gezamenlijk met de medewerkers van de gemeente Tiel is een ambitieuzere flexfactor vastgesteld (0.70 t.o.v. 0.85). Dit levert een besparing op in vierkante meters en in kosten. Pagina 1 van 5

2 3. Er is een tegenvaller opgetreden in de te verwachten kosten voor de vervanging van het klimaatsysteem van het Stadhuis (à EUR ,-) ten opzichte van de oorspronkelijke businesscase: het huidige systeem heeft niet het niveau van een installatie dat mocht worden verwacht in een gebouw uit de jaren 90. Daarnaast vraagt de ambitieuzere flexfactor een grotere ingreep in het klimaatsysteem om te voldoen aan de Arbowetgeving. In de oorspronkelijke businesscase kon deze tegenvaller worden opgevangen door het afstoten van extra gebouwen. 4. Het oplossen van de problemen met de klimaatinstallatie en van de spreek- en geluidsinstallatie van de raadzaal waren in de oude BC niet opgenomen. In de nieuwe BC EFW is hiermee rekening gehouden. In plaats van maximaal 330 fte, wordt de scope van de opdracht EFW vergroot van 330 naar 460 fte dooreen groter geworden Werkzaak Rivierenland. Dit levert, naast extra investeringen, ook extra opbrengsten op. Met het doorvoeren van deze wijzigingen levert de nieuwe businesscase een aanzienlijke extra structurele jaarlijkse opbrengst op, bovenop het oorspronkelijke positieve resultaat. Beoogd effect Het vergroten van de projectopgave ten opzichte van oorspronkelijke businesscase om daarmee de komst van Werkzaak Rivierenland, extra investeringen in klimaatinstallatie en de verbetering van klimaat en geluid in de raadszaal te kunnen realiseren. Extra krediet beschikbaar krijgen om deze extra opgaven te kunnen realiseren. Beschikbaar krijgen van een extra jaarlijkse besparing die ontstaat door het verbeteren van de totale businesscase voor de verbouwing. Argumenten 1 a. Huisvesting van Werkzaak Rivierenland op de stadhuiscampus vormt een belangrijke aanvulling in de gemeentelijke dienstverlening. Door het huisvesten van Werkzaak Rivierenland in Tiel behoudt Tiel zijn centrumfunctie in de regio. Het onderbrengen in het stadhuiscomplex zorgt voor 1 loket voor burgers van Tiel en Rivierenland. Deze opgave zorgt ervoor dat er meer medewerkers gehuisvest worden op het Stadhuiscomplex. Door het hanteren van een grotere flexfactor (0,75 werkplek per persoon) en het optimaliseren van het ontwerp is deze opgave onder te brengen op de stadhuiscampus. 1c. In de oorspronkelijke BC is hier geen budget voor opgenomen, maar nu we door een grote capaciteit op de campus, de klimaatinstallatie moeten aanpassen, kunnen we de kwaliteitsslag in de raadzaal ook meenemen. Stijgt de capaciteit op de campus niet, dan zijn de klimaataanpassingen in Pand Visser en het Bestuurscentrum ook niet noodzakelijk. Door de extra dekking is dit nu mogelijk en kan dit financieel ook gecombineerd worden met het aanpassen van de klimaat- en de spreek- en geluidsinstallatie in de raadzaal. Voor dit laatste had anders op een andere wijze krediet ter beschikking moeten worden gesteld. 2. Het investeringskrediet wordt weliswaar eenmalig verhoogd maar de structurele besparing stijgt ook met EUR per jaar. Dit is een totale besparing van EUR 4 miljoen op onze huisvestingslasten, gedurende 20 jaar. Dit heeft een aantal oorzaken: - Er worden grotere ingrepen in het KCC gedaan om er voor de burger een goed concept van te maken. UWV en Werkzaak Rivierenland betalen deze ingrepen ook weer terug via een eenmalige investeringsvergoeding. - De gemeente Tiel heeft voor haar eigen huisvesting minder vierkante meters nodig, wat een besparing oplevert in de exploitatie- en servicekosten ten opzichte van de oude BC. - Werkzaak Rivierenland neemt meer vierkante meters af dan verwacht, wat ten opzichte van de oude BC meer inkomsten en gedeeltelijk ook meer kosten met zich mee brengt. 3. De besparingen door lagere huisvestingslasten zijn direct toe te wijzen aan de bedrijfsvoering Pagina 2 van 5

3 en aan het krimpen van de gemeente Tiel door het inscourcen van organisatieonderdelen bij samenwerkingsverbanden. De structurele besparing wordt EUR i.p.v. EUR per jaar mede doordat de Gemeente Tiel efficiënter gebruik maakt van haar vierkante meters, minder m² per medewerker gaat gebruiken en de komende jaren steeds minder medewerkers in dienst heeft. Hierdoor kan er bespaard worden op de bedrijfsvoeringskosten. Deze besparing à EUR ,- uit de oorspronkelijke businesscase is al toegewezen aan het realiseren van de bezuinigingen uit het Bloesemakkoord Het verdient de voorkeur om conform de notitie Aanpak achterblijvende overhead van de commissie Beleidscyclus (d.d. 4 november 2014), de grotere besparing toe te wijzen aan het oplossen van de achterblijvende overhead. 4. De businesscase en het programma van eisen bevatten gegevens die met het oog op de aanbesteding richting markt geheimhouding vragen. Kanttekeningen 1a. Passen zoveel medewerkers straks wel in de nieuwe Campus? Ja, dit komt met name door de volgende drie redenen: - De gemeente Tiel is in 2014 door het insourcen van (gedeeltelijke) teams, kleiner geworden. Daarnaast is er in 2013 een veilige flexfactor gehanteerd (0,85 werkplek per medewerker). Eind 2014 is deze opnieuw berekend op basis van directe input van de medewerkers en met ondersteuning van een extern bureau (0,7 werkplek per medewerker). Dit is een flexfactor die ook bij andere gemeentes wordt gebruikt. - Daarnaast zullen een aantal teams van Werkzaak Rivierenland een hogere flexfactor hanteren doordat ze meer naar cliënten en werkgevers toe gaan. - Tevens is er met Werkzaak Rivierenland, het UWV en de gemeente Tiel gekeken of we ruimtes gezamenlijk optimaler kunnen gebruiken. Dit levert voor alle drie de partijen een voordeel op in het nodig hebben van minder m2. De kwaliteit van het werkplekconcept wordt onder andere geborgd door het opnemen van de Arbonormen en goede presentatie-eisen in het PVE. Denk hierbij aan normen over m2, klimaat, licht, lucht etc. Hieraan hebben de architect en het consortium zich te houden. 1b. In de oude BC EFW was er toch al rekening gehouden met de komst van Werkzaak Rivierenland? In de oorspronkelijke BC in december 2013 was er alleen ruimtetechnisch rekening gehouden met de komst van Werkzaak Rivierenland. Toen werd ingeschat dat dit 50 fte betrof in plaats van de daadwerkelijke 200 fte. Omdat er in 2013 nog geen besluitvorming had plaats gevonden of Werkzaak Rivierenland daadwerkelijk naar de campus toe zou komen, is er zowel qua opbrengsten als investeringen (indien nodig) geen rekening mee gehouden. Nu blijkt dat zij veel groter zijn geworden dan verwacht, zijn er extra ingrepen noodzakelijk. 1b. Waarom betaalt Werkzaak Rivierenland deze extra ingrepen niet, als zij groter zijn geworden? Na overleg met de BTW-adviseur van gemeente Tiel is in de huidige business case het uitgangspunt opgenomen dat gemeente Tiel aan Werkzaak een compleet ingericht gebouw levert op basis van een gebruiksvergoeding om BTW schade te voorkomen. Gemeente Tiel financiert het inbouwpakket en de inrichting en ontvangt van Werkzaak Rivierenland deze kosten inclusief een vergoeding voor rente via een gebruikersvergoeding gedurende de komende 10 jaar weer terug. 2. Is deze besparing niet te danken aan de extra inkomsten door Werkzaak Rivierenland en moeten we dit niet met de Regio delen? Deze besparing komt doordat de gemeente Tiel minder vierkante meters gebruikt. Deze meters kunnen we afstoten of verhuren. Bij verhuur aan Werkzaak Rivierenland gaan we uit van kostendekkende service- en exploitatiekosten en een marktconforme huurprijs (welke lager ligt dan onze kostendekkende huurprijs). Tevens wordt het werkplekconcept voor hen gerealiseerd (plankosten) op kosten van de gemeente Tiel. Pagina 3 van 5

4 Aanpak / uitvoering In het kort zijn de komende mijlpalen als volgt: Feb. t/m apr Feb. t/m jun Aug. t/m okt Sept t/m jan./mrt Op basis van het PVE realiseert de architect het DO en het projectteam de uitvraag (vraagspecificatie) naar het consortium. De voorbereidingen voor het aanbesteden van het consortium worden getroffen Het consortium maakt op basis van het DO een Uitvoeringsontwerp (UO). Opleveren van de Campus. Financiën Het eerder ter beschikking gestelde krediet voor de opdracht EFW wordt verhoogd met ,- vanwege de in dit voorstel genoemde redenen. Financieel is de extra investering als volgt opgebouwd: Reden Extra investering Extra ingrepen klimaatinstallatie Stadhuis om te voldoen aan EUR Arbowetgeving Extra ingrepen pand Visser en Bestuurscentrum om meer ruimte te EUR creëren 1. Verbeteren binnenklimaat Bestuurscentrum (incl. raadzaal) en pand EUR Visser door intensiever gebruik en voor een kwaliteitsslag in de raadzaal. Grotere ingrepen om een goed lopend KCC te realiseren voor drie EUR partijen. Vervangen spreek- en geluidssysteem Raadzaal. EUR Totaal EUR De dekking van deze extra investering wordt gedekt uit de extra opbrengsten uit huur en een bijdrage aan de investeringskosten door UWV en Werkzaak Rivierenland op basis van het aantal m2 dat zij afnemen. De totale businesscase levert hiermee een extra stucturele jaarlijkse besparing op van ,- (oorspronkelijke businesscase ,- positief, nieuwe businesscase positief). Bijlage(n) 1. Schematische weergave vervolgplanning EFW Businesscase EFW, versie januari 2015 (geheim) Burgemeester en wethouders van Tiel, de secretaris, de burgemeester, Advies commissie(s) d.d.: Tiel, d.d. 1 Conform monumentale restricties. Pagina 4 van 5

5 de commissiegriffier, Beslissing raad d.d.: de griffier, Meer informatie: Team: Facilitair en Vastgoed Contactpersoon: Karlijn Fidder Telefoon: Pagina 5 van 5