Voorstel voor uitwerking van de verbetering van de gemeentelijke huisvesting.

Transcriptie

1 Datum: Onderwerp Voorstel voor uitwerking van de verbetering van de gemeentelijke huisvesting. Status Besluitvormend Voorstel 1. In te stemmen met de uitvoering van de voorgestelde bouwkundige en installatietechnische maatregelen ter verbetering van de huisvesting van het gemeentehuis, binnen het daarvoor in de begroting opgenomen bedrag van 2,4 miljoen euro; 2. In te stemmen met het budgetneutraal binnen de exploitatie aanschaffen van meubilair nodig voor doorvoeren van het flexibele werken, ten laste van de beheerkosten gemeentehuis, overeenkomstig begrotingswijziging 8 van Inleiding In de meerjarenbegroting 2013 is een bedrag van 2,4 miljoen opgenomen als investering voor verbetering van de gemeentelijke huisvesting. Dit sluit aan bij de keuze die de raad heeft gemaakt om in te zetten op wegwerken van achterstallig (bouwkundig) onderhoud en verbeteren van de klimaatinstallatie. Daarbij was er echter geen ruimte meer voor invoering van een eigentijds werkklimaat met flexibele werkplekken. Ons college heeft zich vervolgens ingespannen om binnen de gestelde kaders toch ruimte te scheppen om dit flexibel werken bij de verbetermaatregelen mee te nemen, zie bijlage 1. Het zou immers zonde zijn van de investering als we hiermee niet gelijktijdig meerdere doelen kunnen behalen. Wij menen in die opzet te zijn geslaagd, maar leggen dit graag aan u ter beoordeling voor. De kritische beoordeling van uw raad van de eerdere plannen, heeft zeker bijgedragen tot een verdere optimalisering van het plan en het benutten van elke kans om tegen zo laag mogelijke kosten toch een uitstekend, sober maar uiterst doelmatig resultaat te behalen. Beoogd effect Het realiseren van een verbeterde huisvesting in het gemeentehuis, inclusief invoering van flexibele werkplekken. Argumenten 1. De voorgestelde aangepaste verbetermaatregelen in de huisvesting blijven binnen het vastgestelde budget voor het wegwerken van achterstallig (bouwkundig) onderhoud en verbeteren van het werkklimaat en biedt perspectieven voor extra inkomsten in verhuur. Door een kritische beschouwing van het aantal werkelijk benodigde werkplekken (70% van het huidige, bij invoering van flexibel werken) en een optimale ruimte-indeling met minder 1

2 wanden (essentieel bij flexibele werkplekken), kunnen wij alle werkplekken huisvesten op de begane grond en de 1 e verdieping. De 2 e verdieping kan geheel buiten gebruik blijven, met uitzondering van de beperkte ruimte van het cluster ict-systeembeheer en de technische ruimten. Dit scheelt enerzijds aan investering om deze verdieping op te knappen, maar anderzijds fors aan exploitatiekosten aan onderhoud en energie, meer nog dan in de eerder gepresenteerde maatregelen. Bovendien biedt dit kansen om de 2 e verdieping geheel of gedeeltelijk te verhuren aan een of meerdere derden en daarmee extra inkomsten te verwerven. Voorts blijken bij nader onderzoek naar kostenverlaging mogelijkheden aanwezig om de noodzakelijke investeringen in kantoorverlichting en de WK-broninstallatie aan derden over te dragen in een leasecontract, tegen gelijkwaardige exploitatiekosten. Ook dat levert een besparing van ca. 2 ton aan noodzakelijke investering. De aangepaste opzet biedt tevens mogelijkheden voor een beperkte verbetering van de publiekshal, met inrichting van werkplekken voor een frontoffice, wat de dienstverlening duidelijk verbetert en de bedrijfsvoering vereenvoudigt. Het aangepaste ontwerp biedt zodoende een geoptimaliseerde gecombineerde uitvoering van zowel het wegwerken van achterstallig (bouwkundig) onderhoud, het verbeteren van de klimaatinstallatie en optimalisatie van de bedrijfsvoering door invoering van flexibel werken in een eigentijds werkklimaat, en met kansen voor extra inkomsten door verhuur. De aanpassingen zijn beknopt weergegeven in de bijlagen. 2. Voor het inrichten van het flexibele werken met daarvoor geschikte werkplekken is nieuw meubilair nodig, deels verstelbare bureaus, maar ook lockers, interieur ontmoetingsruimten, e.d.. Ondanks een grote mate van hergebruik van bestaand meubilair is voor het flexibele werken vervanging/aanpassing van een deel van de bureaus nodig, en aanschaf van specifiek meubilair/interieur als lockers, interieur van ontmoetingsruimten e.d. Dit is noodzakelijk voor het aanbrengen van de nodige differentiatie in soorten werkplekken en het in hoogte verstelbaar maken van bureaus conform de arbo-wetgeving. Het bestaande meubilair drukt overigens niet meer op de begroting. De jaarlijkse lasten hiervan, per jaar (afschrijving in 10 jaar), worden gecompenseerd door de kostenreducties die de verbeterde huisvesting en de invoering van flexibele werkplekken met zich voortbrengen. Mede door het grotendeels buiten gebruik stellen van de 2 e verdieping en de verdere bouwkundige en installatietechnische aanpassingen is de last aan energie-, onderhoud- en schoonmaakkosten met ca te verlagen. Voorts is onderbouwd dat door efficiëntere bedrijfsvoering met flexibele werkplekken en een frontoffice de resterende is te bewerkstelligen. Hierbij zijn nog niet de mogelijke inkomsten door verhuur van de 2 e verdieping meegerekend. Tevens moet vermeld worden dat een deel van het (al afgeschreven) meubilair ook zónder de maatregelen in de toekomst vervangen zal moeten worden, dus is er slechts sprake van het naar voren halen van die kosten. In de situatie van het oude scenario 2, enkel wegwerken van achterstallig (bouwkundig) onderhoud en verbeteren klimaatinstallatie was evenmin een bedrag opgenomen voor vervanging van meubilair, wat in later stadium toch 2

3 ook tot die kosten zou leiden. De aanschaf nieuw meubilair leidt derhalve niet tot extra lasten in de begroting. Een en ander is verwerkt in begrotingswijziging 8 van Kanttekeningen 1. De investeringsraming is zeer scherp. De investeringsraming is scherp gecalculeerd en de huidige post van ruim 2 ton onvoorzien is in dit stadium mogelijk aan de lage kant. Anderzijds is de huidige marktsituatie echter zodanig dat ook scherpe aanbiedingen verwacht mogen worden, en er thans forse aanbestedingsvoordelen worden gerealiseerd. Dit weegt ons inziens in dit stadium ruim tegen elkaar op. Bij de verdere uitwerking zullen we dit uiteraard goed bewaken. 2. Is het aangaan van de investering in tijden van bezuiniging verdedigbaar? Wij menen dat investeringen die gepleegd worden om de duurzaamheid te verbeteren (besparing aan energie en onderhoud, en verbeteren werkomstandigheden) gerechtvaardigd zijn, zeker als deze zich in de exploitatie en bedrijfsvoering terugverdienen zoals door ons aangegeven. Uitvoering en planning Indien uw raad instemt met ons voorstel kunnen we voortvarend aan de slag met de verdere uitwerking, met het oogmerk nog in 2013 te kunnen starten met de realisatie. De werkzaamheden kunnen dan ca. eind 2014 zijn uitgevoerd. Tijdens de uitvoering kan de bedrijfsvoering in het gemeentehuis doorgang krijgen. De uitvoering vindt in een drietal fasen plaats, waarbij de 2 e verdieping hierbij is te benutten als tijdelijke werkplek. Communicatie Geen bijzonderheden. Financiën Voor de bouwkundige en installatietechnische aanpassingen van 2,4 miljoen euro is een investeringskrediet in de begroting beschikbaar van 2,4 miljoen euro (5 ton in 2013 en 1,9 miljoen in 2014). Voor de aanschaf van meubilair/inrichtingskosten is een begrotingswijziging (nr. 8 van 2013) opgesteld met dekking binnen de bestaande exploitatie. Inbreng adviesorganen Niet van toepassing. Duurzaamheid De voorgestelde maatregelen dragen bij aan verduurzaming van zowel de gemeentelijke huisvesting (verbetering GPR-waarde conform Nota Duurzaamheid, verlaging energie- en onderhoudskosten, toepassing van duurzame materialen) als verduurzaming van de werkomstandigheden van de medewerkers (flexibel werken in goede arbo-omstandigheden in een aangenaam eigentijds werkklimaat). 3

4 Met de voorgestelde maatregelen wordt de GPR-waarde op 7,0 gebracht, conform het vastgestelde beleid voor renovatie bestaande bouw, niet mee en niet minder, dus sober en doelmatig. Werkgelegenheid De investeringen dragen bij aan werkgelegenheid, zo mogelijk ook lokaal of in de regio afhankelijk van het resultaat van de aanbesteding. In deze tijd van economische crisis is dit een welkome kans voor bedrijven op werk. Boxtel, Burgemeester en wethouders van Boxtel, de secretaris, de burgemeester, drs. J.K. Fraanje J. van Brummen Bijlagen 1. Notitie Aanleiding voor het raadsvoorstel voor uitwerking van de verbetering van de gemeentelijke huisvesting (1 mei 2013). 2. Memo van De Twee Snoeken met de aanpassingen in het ontwerp ter verbetering van de huisvesting in het gemeentehuis, inclusief tekeningen en investeringsraming. Ter inzage 1. Begrotingswijziging 8 van Commissienotitie Bestuurlijke Zaken met alle daarbij horende bijlagen en verslag. Contactpersoon Afdelingshoofd Openbare Ruimten Ir. F.A. Fastenau, tel , ffa@boxtel.nl 4

5 Raadsbesluit Aanhef De raad van de gemeente Boxtel; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van ; gehoord de commissie Bestuurlijke Zaken; Besluit 1. In te stemmen met de uitvoering van de voorgestelde bouwkundige en installatietechnische maatregelen ter verbetering van de huisvesting van het gemeentehuis, binnen het daarvoor in de begroting opgenomen bedrag van 2,4 miljoen euro; 2. In te stemmen met het budgetneutraal binnen de exploitatie aanschaffen van meubilair nodig voor doorvoeren van het flexibele werken, ten laste van de beheerkosten gemeentehuis, overeenkomstig begrotingswijziging 8 van Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering ; De gemeenteraad van Boxtel, de griffier, Mw. Ir. V.M.E. van den Broek de voorzitter, J. van Brummen 1