Onderzoek centrale huisvesting

Transcriptie

1 Onderzoek centrale huisvesting Gemeentelijke organisatie 1G februari 2012 Een overzicht: Onze twee kantoorpanden voldoen niet meer aan de eisen van deze tijd. Het ene gebouw moet meer worden aangepast dan het andere gebouw. De gemeenteraad heeft in ,5 miljoen beschikbaar gesteld voor de aanpassingen van beide gebouwen. In 2011 is dit project aanbesteed, zonder succes. 16 f.bm»rt 2012

2 Een overzicht (2): Dit is aanleiding voor heroriëntatie. Ook omdat de behoefte aan reguliere werkruimte (fors) minder wordt: - omdat de organisatie steeds meer anders gaat werken: tijd- en plaatsonafhankelijk, soms thuis, soms op locatie. - Teylingen een regisserende gemeente wordt: meer kaderstellend, procesbegeleidend, kleiner en hoogwaardig Mogelijk komt het bibliotheekgebouw in Voorhout vrij. De scenario's Vier varianten: 1. Nulvariant (huidige plannen doorzetten) 2. Nieuwbouw 3. Concentreren in Sassenheim 4. Concentreren in Voorhout Zeven criteria ter beoordeling: Service voor de burger Duurzaamheid gebouw Duurzaamheid energie Samenwerken in de organisatie Kosten/ totale huisvestingslasten Herontwikkelingskansen achterblijvend gebouw(en) Hoe snel gereed Vraag: biedt dit scenario een oplossing voor het mogelijk leegkomend bibliotheekgebouw? 4

3 1. Nulvariant, de beide gebouwen aanpassen volgens de plannen in 2010 Voordelen Plan is op korte termijn uit te voeren binnen gestelde budget. Er verandert niets voor de inwoners van Teylingen. De medewerkers zijn goed gefaciliteerd met een nieuwe werkomgeving die voldoet aan de huidige standaard. Nadelen Plan is niet toegesneden op de laatste ontwikkelingen, op huidige personeelsbestand. Plan is niet de meest economisch voordelige variant. 16 februari Nieuwbouw Bij nieuwbouw kiezen we een locatie die voldoet aan alle wensen van de moderne tijd. Voordelen Gebouw dat totaal aansluit bij de moderne tijd. Kans voor optimale duurzaamheidpakketten. Nadelen Nieuwbouw is niet duurzaam. De duurste oplossing. Ten opzichte van huidige situatie per jaar duurder. Veel discussie over locatie. 3 locaties komen tegelijk vrij voor herontwikkeling, de vraag is of de markt dat aankan.

4 3. Concentratie Sassenheim Alle medewerkers in één gebouw waardoor efficiencyvoordelen ontstaan o.a.: - Organisatorisch, minder facilitair personeel. Schatting min voordeel. - Onderhoud en exploitatie van één pand. - Minder m2 per medewerker. - Minder reistijd medewerkers. Gevolg: twee gebouwen leeg in Voorhout; beide locaties zijn moeilijker te herontwikkelen. Met name het leegstaande bibliotheekgebouw zal lastig te vullen zijn, de bestemmingsmogelijkheden van het pand zijn gering. De besparing op huisvestingslasten zijn lager dan concentratie Voorhout. Ten opzichte van huidige situatie per jaar. Daarnaast besparing mogelijk op personeelslasten. 7 t 3. Concentratie Sassenheim (2) Voordelen Sassenheim Lagere huisvestingslasten dan de nulvariant. Nadelen Sassenheim ' Duurder dan concentratie Voorhout. Geen oplossing voor leegstand bibliotheekgebouw. Voorhout lastiger te herontwikkelen. Gemeentehuis verdwijnt uit Voorhout. Het duurt nog vier jaar voordat één en ander volledig operationeel is.

5 4. Concentratie Voorhout Huidige pand in combinatie met (beperkt) aanbouwen en in de leegkomende bibliotheek de gemeentewinkel. Uitbouw gemeentekantoor Sassenheim of Bestuurscentrum Voorhout geeft vergelijkbaar efficiëntievoordeel. Huidige calculatie laat zien dat de huisvestingslasten met ruim ,- per jaar omlaag kunnen. Daarnaast besparing mogelijk op personeelskosten. Kansen voor herontwikkeling vrijkomende locatie Sassenheim: zorg-, ouderen-, of starterswoningen. 4. Concentratie Voorhout (2) Voordelen Voorhout Economisch meest 'voordelige' variant. Oplossing voor leegstand van bibliotheekgebouw. Kansen voor herontwikkeling Gemeentekantoor Sassenheim. Nadelen Voorhout Gemeentekantoor verdwijnt uit Sassenheim. Het duurt nog vier jaar voordat één en ander volledig operationeel is.

6 Het college zal de raad gaan vragen om: een onderzoek te doen naar centrale huisvesting voor de gemeentelijke organisatie, waarbij uitgangspunt is dat de huisvestingslasten dalen ftbruari2012 Vraagpunten die in het onderzoek onder andere aan de orde komen zijn: Als goed werkgever, hoeveel m2 huisvesting is nodig. Zijn de twee huidige gebouwen samen niet te groot. Is het verantwoord een gebouw af te stoten in deze huidige tijd. Wat is financieel de meest efficiënte huisvestingssituatie. Wat doen we met het vrijkomende bibliotheekgebouw in Voorhout nu de huur is opgezegd. Wat zijn de gevolgen van het onderzoek naar de bestuurlijke toekomst van de Bollenstreek(gemeenten). 1 2

7 Denkrichting college Overwegingen om optie Voorhout te onderzoeken: Concentratie levert een besparing van ,- per jaar op, op de directe huisvestingslasten. Daarnaast besparing op de indirecte kosten (bemensing recepties, het transport, inzet bodes). Geschatte besparing / ,- euro. Leegstand van het bibliotheekgebouw kan worden ingevuld. 13 Denkrichting college (2) Het serviceniveau blijft op peil. Voor de 'bezoekende' burger verandert er het één en ander, maar gemiddeld genomen niet ten nadele. Voor de middenstand zijn er veranderingen per kern, maar voor Teylingen totaal gezien, niets. In Sassenheim ontstaat een kans op ontwikkeling van zorg- en starterswoningen. Met name op het gebied van zorgwoningen heeft de gemeente nog een behoorlijke opgave. Gezien de looptijd van het project zijn tijdelijke maatregelen noodzakelijk, maar financieel goed in te passen. 14

8 Strategie bij mogelijke schaalvergroting Wat als de samenwerking in de Bollenstreek tot fusie leidt? Onderdeel van het onderzoek en opstellen businesscase. Toch een slimme oplossing om voor concentratie te kiezen. Het gehele gebied is te groot voor één gemeentewinkel. De gemeentewinkel kan bij een fusie in deze situatie dan gehandhaafd blijven. Ook als voor fusie wordt gekozen, zal de huidige huisvesting nog vele jaren nodig zijn. Een geconcentreerde oplossing is dan een voordeel. Beperkte aanpassing nodig locaties Sassenheim en Voorhout Gezien de te verwachten looptijd van het project (4 jaar) zijn tijdelijke maatregelen noodzakelijk om de grootste knelpunten aan te pakken. Inschatting is dat we hier ongeveer ,- euro voor nodig hebben: Beperkte vervanging meubilair Vloerbedekking Bestuurscentrum Beperkte klimaatbeheersing Bestuurscentrum (o.a. archief) Werkbudget flexibel werken Ca. 2/3 van dit budget blijft nuttig besteed na de 4 jaar. Deze kosten betalen uit het huidige huisvestingskrediet.

9 Opstellen onderzoek en businesscase Om de eerste verkenningen nader uit werken en geschikt te maken voor bestuurlijke besluitvorming is ,- euro nodig. Opstellen stedenbouwkundige schets ,- Analyse bestemmingsplanwijziging 8.000,- Architectonische uitwerkingen op schetsniveau ,- Kostencalculatie voor aanbouw en herinrichting ,- Opstellen business case ,- Deze kosten betalen uit het huidige huisvestingskrediet. 1 7 Planning Bespreken voorstel om businesscase op te stellen starten, bespreken in college 21 febr Persconferentie, informatie personeel 27 febr Behandeling commissie BFT en raad maart 2012 Opstellen businesscase maart - juli 2012 Behandeling businesscase commissie BFT en raad sept

10 Onderzoek centrale huisvesting Gemeentelijke organisatie 1 Een overzicht: Onze twee kantoorpanden voldoen niet meer aan de eisen van deze tijd. Het ene gebouw moet meer worden aangepast dan het andere gebouw. De gemeenteraad heeft in ,5 miljoen beschikbaar gesteld voor de aanpassingen van beide gebouwen. In 2011 is dit project Europees aanbesteed, zonder succes. 2

11 Een overzicht (2): Dit is aanleiding voor heroriëntatie. Ook omdat de behoefte aan reguliere werkruimte (fors) minder wordt: - omdat de organisatie steeds meer anders gaat werken: tijd- en plaatsonafhankelijk, soms thuis, soms op locatie. - Teylingen een regisserende gemeente wordt: meer kaderstellend, procesbegeleidend, kleiner en hoogwaardig Mogelijk komt het bibliotheekgebouw in Voorhout vrij. De scenario's Vier varianten: 1. Nulvariant (huidige plannen doorzetten) 2. Nieuwbouw 3. Concentreren in Sassenheim 4. Concentreren in Voorhout Zeven criteria ter beoordeling: Service voor de burger Duurzaamheid gebouw Duurzaamheid energie Samenwerken in de organisatie Kosten/ totale huisvestingslasten Herontwikkelingskansen achterblijvend gebouw(en) Hoe snel gereed Vraag: biedt dit scenario een oplossing voor het mogelijk leegkomend bibliotheekgebouw? 4

12 1. Nulvariant, de beide gebouwen aanpassen volgens de plannen in 2010 Voordelen Plan is op korte termijn uit te voeren binnen gestelde budget. Er verandert niets voor de inwoners van Teylingen. De medewerkers zijn goed gefaciliteerd met een nieuwe werkomgeving die voldoet aan de huidige standaard. Nadelen Plan is niet toegesneden op de laatste ontwikkelingen, op huidige personeelsbestand. Plan is niet de meest economisch voordelige variant. 16 februan Nieuwbouw Bij nieuwbouw kiezen we een locatie die voldoet aan alle wensen van de moderne tijd. Voordelen Gebouw dat totaal aansluit bij de moderne tijd. Kans voor optimale duurzaamheidpakketten. Nadelen Nieuwbouw is niet duurzaam. De duurste oplossing. Ten opzichte van huidige situatie per jaar duurder. Veel discussie over locatie. 3 locaties komen tegelijk vrij voor herontwikkeling, de vraag is of de markt dat aankan.

13 3. Concentratie Sassenheim Alle medewerkers in één gebouw waardoor efficiencyvoordelen ontstaan o.a.: - Organisatorisch, minder facilitair personeel. Schatting min voordeel. - Onderhoud en exploitatie van één pand. - Minder m2 per medewerker. - Minder reistijd medewerkers. Gevolg: twee gebouwen leeg in Voorhout; beide locaties zijn moeilijker te herontwikkelen. Met name het leegstaande bibliotheekgebouw zal lastig te vullen zijn, de bestemmingsmogelijkheden van het pand zijn gering. De besparing op huisvestingslasten zijn lager dan concentratie Voorhout. Ten opzichte van huidige situatie per jaar. Daarnaast besparing mogelijk op personeelslasten. 3. Concentratie Sassenheim (2) Voordelen Sassenheim Lagere huisvestingslasten dan de nulvariant. Nadelen Sassenheim Duurder dan concentratie Voorhout. Geen oplossing voor leegstand bibliotheekgebouw. Voorhout lastiger te herontwikkelen. Gemeentehuis verdwijnt uit Voorhout. Het duurt nog vier jaar voordat één en ander volledig operationeel is.

14 4. Concentratie Voorhout Huidige pand in combinatie met (beperkt) aanbouwen en in de leegkomende bibliotheek de gemeentewinkel. Uitbouw gemeentekantoor Sassenheim of Bestuurscentrum Voorhout geeft vergelijkbaar efficiëntievoordeel. Huidige calculatie laat zien dat de huisvestingslasten met ruim ,- per jaar omlaag kunnen. Daarnaast besparing mogelijk op personeelskosten. Kansen voor herontwikkeling vrijkomende locatie Sassenheim: zorg-, ouderen-, of starterswoningen. 4. Concentratie Voorhout (2) Voordelen Voorhout Economisch meest Voordelige' variant. Oplossing voor leegstand van bibliotheekgebouw. Kansen voor herontwikkeling Gemeentekantoor Sassenheim. Nadelen Voorhout Gemeentekantoor verdwijnt uit Sassenheim. Het duurt nog vier jaar voordat één en ander volledig operationeel is.

15 Het college zal de raad gaan vragen om: een onderzoek te doen naar centrale huisvesting voor de gemeentelijke organisatie, waarbij uitgangspunt is dat de huisvestingslasten dalen. 11 Vraagpunten die in het onderzoek onder andere aan de orde komen zijn: Als goed werkgever, hoeveel m2 huisvesting is nodig. Zijn de twee huidige gebouwen samen niet te groot. Is het verantwoord een gebouw af te stoten in deze huidige tijd. Wat is financieel de meest efficiënte huisvestingssituatie. Wat doen we met het vrijkomende bibliotheekgebouw in Voorhout nu de huur is opgezegd. Wat zijn de gevolgen van het onderzoek naar de bestuurlijke toekomst van de Bollenstreek(gemeenten) februjn 2012

16 Denkrichting college Overwegingen om optie Voorhout te onderzoeken: Concentratie levert een besparing van ,- per jaar op, op de directe huisvestingslasten. Daarnaast besparing op de indirecte kosten (bemensing recepties, het transport, inzet bodes). Geschatte besparing / ,- euro. Leegstand van het bibliotheekgebouw kan worden ingevuld. 13 Denkrichting college (2) Het serviceniveau blijft op peil. Voor de 'bezoekende' burger verandert er het één en ander, maar gemiddeld genomen niet ten nadele. Voor de middenstand zijn er veranderingen per kern, maar voor Teylingen totaal gezien, niets. In Sassenheim ontstaat een kans op ontwikkeling van zorg- en starterswoningen. Met name op het gebied van zorgwoningen heeft de gemeente nog een behoorlijke opgave. Gezien de looptijd van het project zijn tijdelijke maatregelen noodzakelijk, maar financieel goed in te passen.

17 Strategie bij mogelijke schaalvergroting Wat als de samenwerking in de Bollenstreek tot fusie leidt? Onderdeel van het onderzoek en opstellen businesscase. Toch een slimme oplossing om voor concentratie te kiezen. Het gehele gebied is te groot voor één gemeentewinkel. De gemeentewinkel kan bij een fusie in deze situatie dan gehandhaafd blijven. Ook als voor fusie wordt gekozen, zal de huidige huisvesting nog vele jaren nodig zijn. Een geconcentreerde oplossing is dan een voordeel. Beperkte aanpassing nodig locaties Sassenheim en Voorhout Gezien de te verwachten looptijd van het project (4 jaar) zijn tijdelijke maatregelen noodzakelijk om de grootste knelpunten aan te pakken. Inschatting is dat we hier ongeveer ,- euro voor nodig hebben: Beperkte vervanging meubilair Vloerbedekking Bestuurscentrum Beperkte klimaatbeheersing Bestuurscentrum (o.a. archief) Werkbudget flexibel werken Ca. 2/3 van dit budget blijft nuttig besteed na de 4 jaar. Deze kosten betalen uit het huidige huisvestingskrediet.

18 Opstellen onderzoek en businesscase Om de eerste verkenningen nader uit werken en geschikt te maken voor bestuurlijke besluitvorming is ,- euro nodig. Opstellen stedenbouwkundige schets ,- Analyse bestemmingsplanwijziging 8.000,- Architectonische uitwerkingen op schetsniveau ,- Kostencalculatie voor aanbouw en herinrichting ,- Opstellen business case ,- Deze kosten betalen uit het huidige huisvestingskrediet. 17 Planning Bespreken voorstel om businesscase op te stellen starten, bespreken in college 21 febr Persconferentie, informatie personeel 27 febr Behandeling commissie BFT en raad maart 2012 Opstellen businesscase maart - juli 2012 Behandeling businesscase commissie BFT en raad sept