Raadsvoorstel. 20 februari Geachte raad,

Transcriptie

1 Raadsvoorstel Nummer: Behandeld door: J. van Dijk Datum: 20 februari 2018 Agendapunt: 13 Onderwerp: Plan van Aanpak en voorbereidingskrediet verbouw gemeentehuis Geachte raad, Samenvatting: In uw raadsvergadering van 14 november 2017 hebt u ons verzocht te onderzoeken hoe Frank van Woerden Vastgoed het Dorpshart zonder gemeentehuis kan ontwikkelen (optie 3) of dat de gemeente het ontwikkelrecht van het Dorpshart kon verwerven (optie 4). In beide opties is geen ruimte voor de verplaatsing van de gemeentelijke dienstverlening naar het Dorpshart. Gezien de knelpunten in de huidige huisvesting is een plan van aanpak (bijgevoegd) opgesteld om het gemeentehuis te verbouwen en zo deze knelpunten op te heffen. In de vergadering van 13 maart jl. is het voorliggende voorstel besproken in de commissie AB. Om de kosten te besparen zijn door de commissieleden nog mogelijke verbouwingsopties gesuggereerd. Hier zal, waar mogelijk, rekening mee worden gehouden in het ontwerpproces. Wij gaan op voorhand geen nader onderzoek doen naar alternatieve locaties. In dit voorstel wordt u gevraagd in te stemmen met het bijgevoegde plan van aanpak en het bijbehorende voorbereidingskrediet ter grootte van beschikbaar te stellen. Tevens vragen wij u in te stemmen met de uitgangspunten voor de architectenselectie. In de ontwerpfase zal rekening worden gehouden met de suggesties vanuit de commissie om kosten te besparen. Inleiding De gemeenteraad, college en medewerkers van de gemeente Renswoude zijn momenteel gehuisvest in het gemeentehuis aan de Dorpsstraat 4. Dit gebouw is deels een Rijksmonument. In het verleden zijn er diverse uitbreidingen gerealiseerd om te voldoen aan de huisvestingsvraag. Op dit moment bestaan er echter een aantal knelpunten deels vanwege de huidige indeling en de staat van het pand. Daarnaast zijn er knelpunten ontstaan door nieuwe taken van de gemeente (privacygevoelige gesprekken voor bijv. jeugdzorg). De knelpunten zijn in belangrijk mate terug te brengen tot: slechte toegankelijkheid voor mindervaliden, ontbreken van geluidsisolatie, privacy, veiligheid, een beperkt aantal balies, te weinig werkplekken, gedateerde voorzieningen, inrichting en onvoldoende parkeerplaatsen. 1

2

3 In uw raadsvergadering van 14 november 2017 hebt u ons verzocht te onderzoeken hoe Frank van Woerden Vastgoed het Dorpshart zonder gemeentehuis kan ontwikkelen (optie 3) of dat de gemeente het ontwikkelrecht van het Dorpshart kon verwerven (optie 4). In beide opties is geen ruimte voor de verplaatsing van de gemeentelijke dienstverlening naar het Dorpshart. Gezien de knelpunten in de huidige huisvesting is een plan van aanpak opgesteld om het gemeentehuis te verbouwen en zo deze knelpunten op te heffen. Het onderzoek naar de afronding van het Dorpshart loopt nog. Zoals u weet liggen de rechten voor deze ontwikkeling bij Frank van Woerden Vastgoed BV. Wij wachten zijn initiatieven af. Wanneer hier meer over bekend is, informeren wij u hierover. Doel De doelstelling is het realiseren van een doelmatig huis voor de gemeente aan de Dorpsstraat 4. Het gebouw en de inrichting moet het bestuur en de medewerkers goed faciliteren bij de taken. Voor inwoners moet het een goed en veilig toegankelijk gemeentehuis zijn. De politie wordt ook betrokken, zodat ook in het verbouwde gemeentehuis ruimte is voor een steunpunt. Het verbouwde gemeentehuis huis dient minimaal energieneutraal te zijn. Uitgangspunten Het project bestaat uit de volgende onderdelen: - de verbouwing van het gemeentehuis; - aanleg bijbehorende parkeervoorzieningen; - Inrichting gemeentehuis (meubilair, etc.); - tijdelijke huisvesting tijdens verbouwing; - verhuizing naar de tijdelijke huisvesting en terug naar het verbouwde gemeentehuis; Draagvlak: Bewoners vinden het belangrijk dat het monumentale deel de uitstraling blijft houden die het nu heeft. Het creëren van draagvlak bij inwoners en uw raad is van groot belang. Het is nodig hier in de verdere uitwerking ruime aandacht aan te geven. Wijzigingen aan een gemeentehuis zijn, landelijk gezien, altijd gevoelige projecten. Bestemmingsplan: De verbouwing dient bij voorkeur binnen het bestaande bestemmingsplan gerealiseerd te worden. Continuïteit dienstverlening: De taken van de gemeente moeten nagenoeg ongehinderd doorgang kunnen vinden. Rijksmonument: Verder dient de monumentale status van het gebouw intact te blijven. Onderzoeken Na goedkeuring van het voorbereidingskrediet wordt gestart met het onderzoeken van de parkeermogelijkheden rond het gemeentehuis, bouwhistorisch onderzoek monumentale deel gemeentehuis en de opties voor tijdelijke huisvesting tijdens de verbouwing. Bij dit laatste wordt in eerste instantie gezocht naar een geschikte ruimte in Renswoude waar vanuit de gemeentelijke dienstverlening plaats kan vinden. Eén van de mogelijke locaties die onderzocht zal worden betreft de huidige Borgwal school. Besluitvorming Het creëren van draagvlak is van groot belang. Het betrekken van de gebruikers, gemeenteraad en de inwoners is integraal onderdeel van de gekozen projectaanpak. Om te komen tot een keuze voor de architect, wordt een beperkt aantal architecten uitgenodigd. Selectie vindt plaats op basis van EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) criteria. De uitgangspunten voor de EMVI criteria worden door de gemeenteraad vastgesteld. 1

4 Draagvlak Om de inwoners maximaal te betrekken bij de vormgeving van het te verbouwen gemeentehuis, wordt voorgesteld de geselecteerde architect twee plannen (ontwerp, kosten, etc.) te laten presenteren aan de inwoners tijdens een informatieavond. Inwoners kunnen dan hun voorkeur voor één van beide plannen aangeven. De voorkeur van inwoners wordt meegewogen in het uiteindelijke advies aan uw raad. Dit geeft de inwoners invloed op de uitwendige verschijningsvorm van het verbouwde gemeentehuis. Vanzelfsprekend is het uiteindelijke besluit aan uw raad. Na deze aanbesteding van de architect volgt een traditioneel proces waarbij het project verder wordt uitgewerkt en vervolgens wordt aanbesteed aan een aannemer. Tijdens dit deel van het project bestaat uw rol vooral uit het controleren van de voortgang en het budget. Rolverdeling Gemeenteraad/stuurgroep/inwoners Hieronder is kort weergegeven op welke momenten uw raad om besluiten wordt gevraagd om tot een goede invulling te komen van uw kader stellende rol. Product Toets/advies Besluit/ akkoord Opmerking Planning Vaststellen plan van aanpak Stuurgroep Gemeenteraad Q en bijbehorende voorbereidingskrediet Uitgangspunten selectiecriteria Stuurgroep Gemeenteraad Q architectenselectie Architectenontwerpen Inwoners/ gemeenteraad Stuurgroep op basis van EMVI criteria Q Ontwerp met budget Stuurgroep Gemeenteraad Gekozen ontwerp Q met bijbehorend budget Omgevingsvergunning Stuurgroep Gemeenteraad Q Kosten aanpassingen tijdelijke huisvesting Stuurgroep Gemeenteraad Q In dit voorstel wordt u gevraagd in te stemmen met het bijgevoegde plan van aanpak en het bijbehorende voorbereidingskrediet. Tevens vragen wij u in te stemmen met de uitgangspunten voor de architectenselectie. Uitgangpunten architectenselectie Bij de keuze voor de architect speelt meer dan alleen een lage offerteprijs. De architect wordt gekozen middels een meervoudig onderhandse procedure. Met name het maken van een efficiënte indeling in combinatie met een passend ontwerp is van belang en zal zwaar wegen in de EMVI criteria. De niet geselecteerde architecten ontvangen een beperkte vergoeding van 5.000, mits ze voldoen aan de geschiktheidseisen en een geldige inschrijving hebben gedaan. Op basis van het PVE worden de definitieve selectiecriteria vastgesteld voor de architectenselectie. Los van dit PVE is het goed om de uitgangspunten vast te leggen in dit plan van aanpak. Geschiktheidseisen: Adequaat verzekerd tegen beroepsrisico s Beroepsbevoegdheid Ervaring met gemeentehuizen, of werken van vergelijkbare aard en complexiteit 2

5 EMVI (kwaliteit) criteria: Voldoen aan de PVE s(ruimtelijk, functioneel, technisch) Wijzigingen aan het rijksmonument passend binnen de kaders van monumentenzorg Efficiënte indeling Architectuur passend bij het beschermde dorpsgezicht Betrekken gebruikers bij het ontwerp Passend binnen de planning Plan van aanpak met daarin zaken als: Ontwerpvisie Visie op het onderhoud en exploitatie Visie op het monument en dorpsgezicht Beoordeling door inwoners Prijs: Bouwkosten Exploitatielasten Samen met een jurist wordt op basis van bovenstaande uitgangspunten het proces ingericht zodat het voldoet aan het gemeentelijke inkoopbeleid en het geheel juridisch waterdicht is. Communicatie De portefeuillehouder doet periodiek verslag aan de adviserende raadscommissie bij de bespreking van de lopende projecten. Op basis van de stakeholderanalyse uit het plan van aanpak wordt een communicatieplan opgesteld en uitgevoerd. Kosten Om inzicht te krijgen in de totale kosten van het verbouwingstraject is een budgetraming opgesteld, zie het bijgevoegde plan van aanpak. Zodra de ontwerpen van de architecten bekend zijn wordt op basis van deze ontwerpen een stichtingskostenbegroting opgesteld. De begroting behorende bij de voorgenomen ontwerpkeuze zal aan uw raad worden voorgelegd ter instemming. Ter voorbereiding van de architectenselectie dienen diverse onderzoeken te worden uitgevoerd (zie het bijgevoegde Plan van Aanpak). Hier is een voorbereidingskrediet van exclusief BTW voor nodig. In het plan van aanpak is een kostenonderbouwing voor dit krediet gegeven. Aangezien bij het opstellen van de begroting 2018 de plannen voor de verbouw van het gemeentehuis nog niet waren opgesteld, is in deze begroting geen post opgenomen om deze kosten te dekken. Wij stellen voor de Algemene reserve aan te wenden om het voorbereidingskrediet te dekken. Hiervoor is een begrotingswijziging bijgevoegd. Behandeling commissie AB In de vergadering van 13 maart jl. is het voorliggende voorstel besproken in de commissie AB. De commissieleden hebben moeite met de verwachte stijging van de bouwkosten. De kostenstijging is niets anders dan een indexatie van de eerder geraamde kosten. Het grote manco blijft dat het een raming is zonder ontwerp. Pas wanneer er een ontwerp is opgesteld, kan er een nauwkeurige raming worden opgesteld. Ook zijn door de commissieleden nog mogelijke verbouwingsopties gesuggereerd. Bijvoorbeeld een verdieping op de huidige raadzaal. Helaas is dit constructief niet mogelijk. Wel kan de huidige raadzaal worden omgevormd naar werkplekken, maar zal er nog steeds flink geïnvesteerd moeten worden om de werkomstandigheden (klimatologisch) te verbeteren. Daarbij blijft de energieprestatie van het gebouw abominabel. Ook moet in dit scenario rekening worden gehouden met blijvende 3

6 kosten per raads- en commissievergadering voor de alternatieve locatie. Ook zal op de alternatieve locatie geïnvesteerd moeten worden in de kwaliteit van de geluidsopnames en de uitzending hiervan. Een front-office in het Dorpshart is mogelijk. Er zal dan zowel in het huidige gemeentehuis als op de locatie in het Dorpshart geïnvesteerd moeten worden. De ruimtewinst die dit oplevert is vrij minimaal. De huidige balie is ook zeer beperkt in omvang. Verwacht wordt dat de extra investering voor een alternatieve locatie voor de front-office niet direct tot een besparing zal leiden. Er is een extra ictinfrastructuur nodig. Ook vormt de bemensing een knelpunt. De medewerkers burgerzaken werken part-time en zijn aanwezig tijdens de openingstijden van het gemeentehuis. Wanneer zich buiten werktijden mensen melden, worden ze ontvangen door de medewerkers die op dat moment aanwezig zijn. Dat kan op een andere locatie niet op deze zelfde wijze georganiseerd worden. De dienstverlening wordt in dat geval beperkt tot de officiële openingstijden. Zoals in eerdere voorstellen reeds beschreven kent het nieuw bouwen op een andere locatie een aantal voordelen: - Lagere bouwkosten, er hoeft geen rekening met Rijksmonument gehouden te worden; - Er kunnen voldoende parkeerplaatsen gerealiseerd worden; - Eventuele combinatie met gemeentewerf mogelijk; In Renswoude zien wij de volgende alternatieve locaties voor de vestiging van een gemeentehuis, hoek Nijborg/N224, achterblijvende locatie Borgwal, het Dorpshart en nabij tankstation Romijn. Vooren nadelen worden kort benoemd in bijlage 3. Buiten kijf staat dat de nieuwbouw van een gemeentehuis op een alternatieve locatie tot een (fors) kostenvoordeel zal leiden. Echter blijft dat veel inwoners een sterke emotionele binding voelen bij de huidige locatie van het gemeentehuis. Vervolgproces Indien u instemt met het bijgevoegde plan van aanpak, het bijbehorende voorbereidingskrediet beschikbaar stelt en instemt met de uitgangspunten voor de architectenselectie, wordt gestart met de voorbereidende werkzaamheden zoals aangegeven in dit voorstel en in het plan van aanpak. Hierbij zal rekening worden gehouden met de suggesties vanuit de commissie om kosten te besparen. Wij gaan op voorhand geen alternatieve locaties onderzoeken. Vervolgens verwachten we u begin 2019 het ontwerp voor het verbouwde gemeentehuis ter vaststelling aan te kunnen bieden. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Renswoude, de secretaris, de burgemeester, J. van Dijk P. Doornenbal-van der Vlist Bijlage 1: Plan van aanpak verbouw gemeentehuis Renswoude Bijlage 2: 2 e Begrotingswijziging 2018 Bijlage 3: Quick-scan alternatieve locaties 4

7 Raadsbesluit De raad van de gemeente Renswoude; Nr. Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 20 februari 2018; Overwegende dat het huidige gemeentehuis verbouwd moet worden om ook in de toekomst een hoogwaardige dienstverlening aan de inwoners van de gemeente Renswoude te kunnen blijven leveren, BESLUIT: 1. in te stemmen met het bijgevoegde plan van aanpak; 2. voorbereidingskrediet ter grootte van beschikbaar stellen en middels de 2 e begrotingswijziging 2018 onttrekken aan de Algemene reserve; 3. In te stemmen met de uitgangspunten voor de architectenselectie. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van 17 april 2018 de griffier, de voorzitter, 5