Bestuursopdracht samenwerking Heumen en Wijchen

Transcriptie

1 1 Bestuursopdracht samenwerking Heumen en Wijchen Oktober 2011

2 2 Bestuursopdracht Op 30 juni 2011 tekenden de gemeenteraden van Heumen en Wijchen de intentieverklaring om, met behoud van bestuurlijke zelfstandigheid, de beide ambtelijke organisaties samen te voegen (bijlage 1). Door de Colleges van Heumen en Wijchen zijn, uitgaande van deze verklaring, de uitgangspunten voor deze samenvoeging nader onderzocht (bijlage 2 presentatie Berenschot). De colleges stellen vast dat: de eisen aan de gemeentelijke dienstverlening door burgers steeds hoger en complexer worden; door bezuinigingen en decentralisaties die ontwikkeling steeds verder doorzet; een ambtelijke organisatie van grotere schaal aan deze hogere eisen tegemoet kan komen en dat zo n schaalvergroting urgent is gezien de uitdagingen die op de gemeenten afkomen; een ambtelijke fusie van Heumen en Wijchen daarom een zeer waardevolle bijdrage kan betekenen voor de kwaliteit van de dienstverlening aan de burger; de kwetsbaarheid van beide gemeenten daarvoor verminderd wordt; politiek en bestuurlijk een breed draagvlak aanwezig is voor de mogelijke samenvoeging, mits aan een aantal voorwaarden wordt voldaan die eerst nader getoetst moeten worden; over de wenselijkheid van verdergaande ambtelijke en of bestuurlijke fusies in de regio als stip op de horizon verschillend gedacht wordt, maar dat beide colleges en raden bereid zijn zich te concentreren op deze ambtelijke fusie tussen Heumen en Wijchen; andere mogelijkheden van bestuurlijke en ambtelijke samenvoeging daarom door de colleges niet voor besluitvorming in overweging zullen worden genomen, voordat de besluitvorming en implementatie betreffende deze samenvoeging is afgerond op 1 januari 2014; verdere regionalisering van bepaalde taken wel samen kan gaan met deze samenvoeging en effectiviteit en harmonisatie van beleid kan versterken; op korte termijn de nadere opdracht tot uitwerking van deze Bestuursopdracht daarom zeer wenselijk is. De beide colleges verstrekken daarom, op basis van de intentieverklaring en deze nadere overwegingen, hun gemeentesecretarissen de opdracht om, na instemming van de beide gemeenteraden, de principebesluitvorming over deze samenvoeging als volgt nader voor te bereiden. Business case Het principebesluit komt tot stand op basis van een strategisch document, de zogenaamde business case, met daarin de volgende uitgangspunten nader uitgewerkt en afgewogen. 3 K s De samenvoeging dient te leiden tot een aanzienlijke vermindering van de Kwetsbaarheid ten gevolge van stand alone functies ; tot een verbetering van de Kwaliteit van dienstverlening, strategievorming en regionale procesvoering;

3 3 en tot een Kostenreductie van zowel lopende als te verwachten nieuwe taakuitvoering. Duidelijk moet worden uit het strategisch document hoe en in hoeverre deze drie doelstellingen in evenwichtige afweging gerealiseerd kunnen worden. Transitiekosten De kosten voor de samenvoeging worden gefinancierd vanuit de toekomstige kostenreductie. Duidelijk moet worden hoe lang deze terugverdienperiode bedraagt. Toekomstige schaalvergroting De samenvoeging gaat uit van behoud van bestuurlijke zelfstandigheid van beide gemeenten. De samenvoeging zal wel zodanig plaatsvinden dat toekomstige operaties van ambtelijke of bestuurlijke schaalvergroting niet onnodig belemmerd worden. Dat betekent onder meer dat de voorkeur uitgaat naar een vorm van (bestuurlijke) aansturing van de organisaties en van huisvesting die open is voor toekomstige schaalontwikkelingen. Sturing, inrichting en huisvesting organisatie Het op te stellen strategisch document bevat heldere keuzes inzake de aansturing van de organisatie zoals voor een centrumgemeente-constructie of een BEL-gemeentenconstructie. Evenzo bevat het document keuzemogelijkheden voor verdeling van de kosten tussen de beide gemeenten en voor de wijze van huisvesten. Voor de huisvesting bestaan verschillende mogelijkheden. Uitgegaan wordt van een keuze uit de mogelijkheden die de bestaande huisvesting biedt. In ieder geval zullen in beide gemeenten een adequate, goed toegankelijke front office gevestigd zijn. Het document zal voorstellen omvatten voor de inrichting van de toekomstige organisatie op hoofdlijnen. Het zal voorstellen bevatten gericht op een goede balans tussen de drie K s. Het houdt rekening en staat open voor toekomstige ontwikkelingen (beleid, bestuur en andere deelnemende gemeenten). Hierbij moet worden gedacht aan het vormgeven aan regie, flexibiliteit, platte organisatie met verantwoordelijkheid laag in de organisatie en vormen van het nieuwe werken. Bij de inrichting op hoofdlijnen wordt daarnaast uitgegaan van vormen van standaardisatie, harmonisatie en innovatie van beleid om tegemoet te komen aan de maatschappelijke ontwikkeling naar zelfstandige, redzame burgers en maatschappelijke partners. Mogelijkheden van kostenbesparing worden in beeld gebracht. Regionale inpassing De samenvoeging is afgestemd op de te verwachten intensivering van regionale taken mede ten gevolge van de lopende en te verwachten decentralisatie van rijkstaken van veiligheidsregio, jeugdzorg, awbz/wmo, werk en inkomen. Tevens is verdere opschaling van ambtelijke taakuitvoering een nadere mogelijkheid, zoals nu onderzocht voor ICT-inrichting en al gerealiseerd is voor brandweer en belastingen. Termijn van samenvoeging De samenvoeging dient voor 1 januari 2014 gerealiseerd te zijn. Voor andere trajecten, zoals regionale schaalvergroting, vindt afstemming plaats. Dat zal ook binnen dezelfde periode plaatsvinden. Hiermee wordt voorkomen dat allerlei belendende trajecten de termijn voor de samenvoeging gaan beïnvloeden. Verschillende stappen besluitvorming en implementatie samenvoeging

4 4 In het onderstaande schema zijn de kaders geschetst volgens welke het proces kan verlopen. De huidige intentionele fase wordt afgerond met besluitvorming door colleges en raden over de onderhavige bestuursopdracht en wordt opdracht gegeven tot het opstellen van een business case. Vier maanden na besluitvorming door de raden en aantrekken externe begeleiding (planning april 2012) dient op basis daarvan principebesluitvorming over de samenvoeging plaats te vinden. In de planfase en ontwerpfase worden achtereenvolgens een definitief organisatieplan en een begroting gemaakt, waardoor begin 2013 definitieve besluitvorming kan plaats vinden en de implementatie vóór 1 januari 2014 is afgerond. November 2012 April 2012 Najaar 2012 Voorjaar 2013 Najaar 2013 Medewerkers De inrichting van de organisatie zal leiden tot een voor medewerkers uitdagende en aantrekkelijke werkomgeving. Dat is in belang van de medewerkers en noodzakelijk om in de toekomstige arbeidsmarkt goede medewerkers aan te trekken. Echter, de samenvoeging zal naar verwachting leiden tot minder arbeidsplaatsen voor meer taken én verandering van taakinhoud. Een met de medezeggenschap overeengekomen sociaal plan zal mede richting gevend zijn voor de wijze van implementeren. Het proces De beide Raden vormen een gezamenlijke raadscommissie om het proces van samenvoeging te begeleiden en de besluitvorming van de gemeenteraden daarover voor te bereiden. De commissie komt per fase uit het bovenstaande model minstens tweemaal bijeen. Éénmaal om tussentijds geïnformeerd te worden en van gedachten te wisselen over de voortgang en éénmaal om de besluitvorming door de raad per fase voor te bereiden Een bestuurlijke stuurgroep van de wethouders P en O en de twee burgemeesters fungeert namens de beide colleges als opdrachtgever aan een ambtelijke projectgroep geleid door de beide gemeentesecretarissen. De stuurgroep en projectgroep vergaderen driewekelijks gezamenlijk in het zogenaamde stuurgroepoverleg. Het personeel wordt optimaal betrokken bij het proces van samenvoeging op meerdere wijzen, zoals betrokkenheid bij de ontwikkeling en onderbouwing van voorstellen, personeelsbijeenkomsten en gezamenlijke organisatie van de betrokken medezeggenschapsorganen. Een extern procesmanager begeleidt het traject van samenvoeging. De opdrachtgever van de procesmanager is de stuurgroep. Als gemandateerd opdrachtgever treedt de leiding van de projectgroep op. In afstemming met de leiding van de projectgroep stuurt hij/zij op het proces en wordt daartoe (eventueel) ambtelijk ondersteund. Hij/zij begeleidt en ondersteunt daarbij de projectgroep. Hij/zij woont de vergaderingen van stuurgroep en projectgroep bij. Businesscase De voorgestelde business case is uiterlijk vier maanden na verstrekking van de opdracht gereed. De business case wordt opgesteld door de projectgroep, ondersteund door een onafhankelijke derde onder leiding van de procesmanager, waarbij uitgegaan wordt van adequate aanle-

5 5 vering van de benodigde informatie en ondersteuning vanuit de ambtelijke organisaties. De kosten voor dit strategiedocument en de benodigde procesbegeleiding in de volgende fase worden geschat op tussen de. en De business case geeft, naast alle bovengenoemde elementen, ook inzicht in wat de kosten zullen zijn voor de verdere begeleiding van het proces zodat deze kosten bij het voorgenomen principebesluit kunnen worden meegenomen. Voorstel voor vervolg Na besluitvorming over deze bestuursopdracht wordt aan de raden zo spoedig mogelijk een voorstel voorgelegd tot het opstellen van het strategiedocument in de vorm van een business case, inclusief het daarvoor benodigde krediet van naar schatting tussen. en..

6 6 Bijlage 1: Intentieverklaring samenwerking Wijchen en Heumen 1. Intentie De colleges van de gemeenten Wijchen en Heumen spreken de intentie uit om tot vergaande samenwerking te komen tussen beide gemeenten. Samenwerking die uiteindelijk moet leiden tot de samensmelting van beide ambtelijke organisaties, met als resultaat één werkorganisatie voor beide gemeenten. Waarbij niet getornd wordt aan de (bestuurlijke) eigenheid en zelfstandigheid van de twee gemeenten. 2. Aanleiding en keuze partnerschap In beide gemeenten is sprake van een grote bezuinigingsoperatie, waarbij tevens invulling wordt gegeven aan een nieuwe rol van de gemeentelijke overheid, die aansluit op de kracht van de samenleving. Daarbij is er sprake van een groeiend takenpakket, onder meer door decentralisatie van taken. Daarnaast werkt iedere gemeente toe naar een nieuwe rol, waarbij zij voor haar inwoners de loketfunctie wordt van alle overheidsdiensten (KCC). Dat vraagt om een eenduidige aanpak van processen en digitalisering van informatie en dienstverlening. Heumen en Wijchen kiezen er voor om deze uitdagingen samen aan te pakken. De keuze voor samenwerking tussen Wijchen en Heumen is voor een groot deel bepaald doordat beide gemeenten aan elkaar grenzen, beide bestaan uit een buitengebied dat in elkaar overloopt, met kleinere kernen en in beide gemeenten een grotere verstedelijkte kern. De afgelopen jaren zijn reeds ervaringen opgedaan door het ontwikkelen van één brandweerorganisatie en (samen met de gemeente Beuningen) één organisatie voor de uitvoering van de gemeentelijke belastingen. 3. Randvoorwaarden voor samenwerking Uitgangpunt is dat de beide gemeenten zelfstandig blijven, met instandhouding van de huidige bestuursorganen. De afstand tussen bestuur en inwoner binnen de eigen gemeenschap blijft dus klein. Voorwaarde is een intensieve samenwerking binnen alle gemeentelijke taken op ambtelijk niveau, waardoor de ambtelijke organisatie strategisch, tactisch en operationeel wordt versterkt en de bestuurskracht wordt vergroot. Op een aantal werkterreinen wordt ook gezocht naar een groter schaalniveau om tot een adequate uitvoering te komen. Gedacht wordt aan verbreding van de reeds bestaande samenwerking met betrekking tot belastingen en de ontwikkeling van samenwerking op het terrein van ICT. 4. Kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten De samenwerking is primair gericht op het in stand houden van of verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening aan de inwoners in beide gemeenten, waarbij het verder

7 7 invulling geven aan de eerder genoemde loketfunctie (KCC) het ultieme doel is. Om kwaliteit te garanderen is het van belang kwetsbaarheid zoveel mogelijk te reduceren. Dat is mogelijk door schaalvergroting. Een vergaande samenwerking en het realiseren van één ambtelijke werkorganisatie, gaat in eerste instantie gepaard met forse investeringen, die binnen enkele jaren terugverdiend moet worden, o.a. door de kosten van overhead scherp terug te dringen.

8 8 Bijlage : Verkorte presentatie Berenschot (zal worden toegelicht tijdens de gezamenlijke raadsbijeenkomst)

9 9

10 10

11 11