Beoogd effect Informeren van de raad over de financiële situatie van de gemeentelijke huisvesting en correcte invulling van het budgetrecht.

Transcriptie

1 Raadsvoorstel Agendanummer: Datum raadsvergadering: 2 oktober 2014 Onderwerp: Financiën huisvesting Gevraagde Beslissing: Te besluiten om: 1. In te stemmen met de aanpassingen in de financiële kaders voor huisvesting. 2. In te stemmen met een verhoging van het krediet voor het entreegebied naar In te stemmen met afwikkeling van de kredieten voor aanpassing van tijdelijke huisvesting en vrijval van het restant in de reserve raadhuis. Aan de gemeenteraad van Krimpen aan den IJssel Krimpen aan den IJssel, Inleiding De huisvesting van de gemeentelijke organisatie is volop in beweging. Meest zichtbaar is de nieuwbouw aan het raadhuisplein, maar ook voor overige onderdelen van de gemeentelijke organisatie wordt passende huisvesting voorbereid. In dit raadsvoorstel richten wij ons op de financiële aspecten van het programma huisvesting en vragen wij uw raad enkele besluiten te nemen, vanwege het budgetrecht. Omdat dit voorstel uitsluitend financiële punten betreft is afgeweken van het gebruikelijke format. Eerst schetsen wij de werkwijze met betrekking tot de financiën van het programma huisvesting. Dan kijken wij kort terug naar de financiële besluitvorming vanaf oktober Daarna geven wij u inzicht in het totaalbeeld van de lopende investeringen voor het programma huisvesting. Tenslotte vragen wij uw raad enkele besluiten, die nodig zijn voor de voortgang van de diverse programma onderdelen. Beoogd effect Informeren van de raad over de financiële situatie van de gemeentelijke huisvesting en correcte invulling van het budgetrecht. 1. Financiële kaders De herontwikkeling van het raadhuis en de herhuisvesting van de gemeentelijke organisatie vergt grote investeringen en heeft vergaande gevolgen voor de jaarlijkse lasten. Vanaf het begin van deze ontwikkeling hebben wij daarom duidelijk gesteld dat een en ander

2 plaatsvindt binnen de bedragen die jaarlijks voor huisvesting in de begroting zijn opgenomen. IJkpunt is het begrotingsjaar 2014 waarin de totale netto huisvestingslasten bedragen. Wanneer investeringen worden afgeschreven moeten de jaarlijkse afschrijvingen en rentelasten dus binnen dat kader passen. Naast jaarlijkse beschikbare middelen beschikt de gemeente over eenmalig in te zetten financiën in de vorm van een bestemmingsreserve raadhuis. In het kort hebben wij vooraf de volgende financiële kaders van uw raad meegekregen: Beschikbaargesteld krediet voor nieuwbouw casco en advieskosten: Ten laste van bestemmingsreserve raadhuis: o Gebruiksklaar maken Waardhuis en 3 e etage Crimpenhof ad De jaarlijkse lasten voor huisvesting van de gemeentelijke organisatie bedragen na realisatie maximaal (prijspeil 2014). 2. Financiële besluiten in het afgelopen jaar. Situatie op Begin oktober 2013 was de gunning van de herontwikkeling van het raadhuis aan de orde. Drie partijen hadden deelgenomen aan de concurrentiegerichte dialoog. De winnaar was het ontwerp van het consortium met als hoofdaannemer Martens. Nadat uw raad op 26 september 2013 kennis had genomen van de uitkomsten volgde op 3 oktober het raadsbesluit om een krediet van ruim 9 miljoen inclusief BTW beschikbaar te stellen voor de herontwikkeling van het raadhuis. In het betreffende raadsvoorstel was een overzicht opgenomen van de effecten voor het totaal aan beschikbare jaarlijkse middelen voor huisvesting. Binnen dit jaarlijks exploitatiekader voor huisvesting dat in bedraagt, konden de lasten van de investering worden gedragen. Er bleef zelfs nog een structurele jaarruimte van over. Voorafgaand aan het besluit over herontwikkeling van het raadhuis stelde de raad op 17 juli 2013 financiële middelen beschikbaar om diverse dislocaties geschikt te maken voor tijdelijke huisvesting (3 e etage dependance en Waardhuis). Deze aanpassingen werden gedekt uit de reserve raadhuis. Aanvullende besluiten Het nieuwbouwkrediet ad heeft betrekking op de herontwikkeling van het casco, dat door de Rabobank en de gemeente in gebruik zal worden genomen. Voor andere onderdelen van de benodigde investeringen in huisvesting van de gemeentelijke organisatie werden op drie momenten in het afgelopen jaar aanvullende besluiten genomen: Op 6 maart 2014 heeft u ingestemd met een krediet ad voor het inbouwpakket/de inrichting van het raadhuis. Op 12 juni 2014 heeft u ten laste van de reserve raadhuis een bedrag van beschikbaar gesteld ten behoeve van het carillon In de raad van 3 juli 2014 is een krediet gevoteerd ad voor het entreegebied van het raadhuis. 3. Wat is nu het totaalbeeld Op diverse momenten heeft uw raad dus kredieten beschikbaar gesteld voor het huisvestingsprogramma. Deels zijn deze bedragen inmiddels aangewend. In dit voorstel geven wij u informatie over de actuele stand van de kredieten. Beschikbaar per onderdeel 2

3 In het onderstaande overzicht zijn alle beschikbare kredieten opgenomen, inclusief de uitgaven tot en met medio augustus en de verplichtingen en reserveringen. Hiermee ontstaat inzicht in het resterende deel van de kredieten. Onderdeel beschikbaar bedrag geboekt openstaande verplichtingen reserveringen restant Totaalbudget bouw en advies Totaalbudget inbouw pakket Carillon Nieuw bouw raadhuis entreegebied Totalen lopende kredieten De bouw van het casco is inmiddels vergevorderd. Dat is ook zichtbaar aan de reeds uitgegeven bedragen. Op de andere onderdelen moet de uitvoering nog starten. De ruimte voor onvoorziene uitgaven is zeer beperkt, maar door scherp te zijn op de aanbestedingen en de uitvoering verwachten wij binnen de beschikbare middelen te blijven. Afgerond krediet voor tijdelijke huisvesting In het voorjaar zijn de werkzaamheden voor het geschikt maken van tijdelijke huisvesting afgerond. Binnen het beschikbare krediet ad zijn het Waardhuis en de 3 e etage aan het Raadhuisplein deels aangepast. De totale uitgaven bedroegen Het restant ad valt terug in de reserve raadhuis. Tijdelijke huisvesting Krediet Uitgaven Restant In het verdere verloop van 2014 en 2015 worden incidentele lasten die verband houden met de tijdelijke locaties alsmede de verhuiskosten zoveel als mogelijk gedekt uit de beschikbare exploitatiebudgetten in die jaren. Omdat in 2014 en 2015 nog niet de volledige lasten van het nieuwe raadhuis op die budgetten drukken ontstaat daar enige vrije ruimte. De afschrijving van het nieuwe raadhuis start in De vrij beschikbare reserve raadhuis bedraagt na afronding van het bovengenoemde krediet nog ruim Aanpassingen binnen het financieel kader voor de jaarlijkse lasten Op eerdere momenten hebben wij u aangegeven dat binnen het kader voor de jaarlijkse lasten verschuivingen zullen plaatsvinden, als gevolg van nieuwe inzichten en ontwikkelingen. Voor sommige aanpassingen zijn besluiten van uw raad nodig. Die leggen wij nu aan u voor. U krijgt daarmee tevens een actueel en volledig beeld van de inzet van jaarlijkse exploitatiemiddelen. De voorstellen worden toegelicht aan de hand van de tabel in de bijlage, waarin de verschillen tussen het beeld van 3 oktober 2013 en dat van nu zichtbaar zijn. Bouw In oktober 2013 heeft uw raad besloten het bouwkrediet in 25 jaar annuïtair af te schrijven. Op dat moment was nog maar net duidelijk hoe het nieuwe raadhuis tot stand zou komen. De afschrijvingstermijn was feitelijk nog gebaseerd op de mogelijkheid dat de nieuwbouw meer het karakter van een verbouwing/renovatie zou krijgen. Omdat het om een volledig nieuw gebouw gaat, mag een levensduur van 40 jaar worden verondersteld. In de nota vaste 3

4 activa die uw raad op 6 maart 2014 heeft vastgesteld wordt voor nieuwbouw dan ook een afschrijvingstermijn van 40 jaar lineair gehanteerd. Door de nota te volgen wijzigt dus tevens de afschrijvingsmethode van annuïtair naar lineair. Voor de installaties blijft afschrijving in 25 jaar, eveneens lineair. Dit leidt tot verschuivingen in de opbouw van de lasten. Deze worden tevens beïnvloedt doordat de verhouding van de vierkante meters anders is dan in het krediet was opgenomen. Dat heeft effect op het te verrekenen BTW-bedrag. Daarom wordt niet langer het bruto krediet ( ) getoond, maar het kredietbedrag excl BTW ( ) dat ongewijzigd is. Wij stellen u voor de afschrijvingsmethodiek te laten aansluiten bij de nota vaste activa Inrichting De financiële middelen voor het inbouwpakket ( ) zijn door uw raad beschikbaar gesteld op 6 maart In dit bedrag waren diverse componenten uit eerdere berekeningen opgenomen, die waren gebaseerd op de haalbaarheidsstudie. Er wordt in de uitvoering zorgvuldig gestuurd op realisatie binnen dit bedrag. In dit bedrag is echter niet volledig rekening gehouden met kostenverhogende BTW, waarvoor extra nodig is. Een tweede factor die invloed heeft op de budgetten is de benodigde storting in de voorziening onderhoud kapitaalgoederen vanwege het inbouwpakket. Tenslotte is de afgelopen maanden meer zicht ontstaan op de diverse onderdelen van deze investering waardoor het mogelijk werd het krediet te splitsen en per onderdeel de juiste afschrijvingstermijnen toe te passen. Wij stellen voor het krediet voor het inbouwpakket te verhogen met voor niet verrekenbare BTW. Entreegebied Op 3 juli heeft uw raad een krediet ad beschikbaar gesteld voor de realisatie van het entreegebied. Bij de uitwerking van plannen voor de trappartij is gebleken dat een ontwerp dat past bij zowel het gebouw als ook aansluit bij de openbare ruimte circa kost. Wij vinden het van belang dat het volume en de kwaliteit van entreegebied afgestemd zijn en passen bij de ontwikkeling en het ontwerp van de openbare ruimte. We doen immers een investering die voor tientallen jaren het aangezicht van ons raadhuis mede zal bepalen. Daarom stellen wij u voor extra te voteren voor het entreegebied. Door deze lasten eveneens in 40 jaar af te schrijven zijn de jaarlasten zeer beperkt en op te vangen binnen de beschikbare jaarlijkse budgetten. In het gepresenteerde beeld van oktober 2013 waren nog geen lasten voor dit onderdeel opgenomen. Door de nu voorgestelde verhoging dient op basis van de nota vaste activa ook de rente bij de investeringsbeslissing te worden betrokken. De extra investering levert inclusief rente een lastenverhoging op van per jaar. Onderhoud/maintenance Onderdeel van de opdracht aan de firma Martens is het onderhoud aan casco en installaties voor een periode van 20 jaar tegen een vooraf vastgestelde vergoeding. Daarin treden dus ten opzichte van vorig jaar geen wijzigingen op. Wel is nu de BTW over die vergoeding in beeld gebracht, waarvan het merendeel bij de Rabobank in rekening kan worden gebracht. Huurinkomsten De huurovereenkomst is niet gewijzigd, maar door de eerder beschreven wijzigingen in de verdeling van vierkante meters veranderd wel de BTW schade. Het effect is per saldo 4

5 neutraal. De vergoeding voor parkeerplaatsen is geen onderdeel geworden van het contract, omdat de aanleg anders is uitgewerkt. Dislocaties (investeringen en huurlasten) Naast het nieuwe raadhuis heeft de gemeentelijke organisatie aanvullende huisvesting nodig om alle medewerkers en functies onder te brengen. Er is nog geen definitieve keuze gemaakt, maar duidelijk is dat investeringen nodig zijn om deze dislocaties op een vergelijkbaar niveau te brengen met het raadhuis. Hiervoor is rekening gehouden met investeringen ten laste van de voorziening onderhoud kapitaalgoederen, een investering voor inrichtingskosten (meubilair etc.) en het hervatten van stortingen in de genoemde voorziening. Wanneer uitvoering aan de orde is ontvangt u een voorstel om hiervoor middelen beschikbaar te stellen. Vooralsnog houden we er rekening mee dat een deel van de huidige huurlasten ook in de nieuwe situatie nodig zijn, inclusief een bedrag dat wordt aangewend om een deel van de huur binnen de GR IJsselgemeenten te dekken. Diverse overige lasten Op facilitair gebied zijn de lasten grotendeels gelijk gehouden aan de oude situatie. Inmiddels weten we dat op energie een voordeel zal worden behaald, vanwege het afnemende aantal vierkante meters kantoorruimte en het energieneutrale casco. Hiervoor is eerder 25% van het oude bedrag afgehaald. Een tweede post die omlaag kan betreft de schoonmaakkosten. Een berekening op basis van de toekomstige vierkante meters van raadhuis en dislocatie(s) maakt een voorzichtige verlaging van mogelijk. Kanttekening: 1. Voortschrijdend inzicht Als gevolg van de toegelichte wijzigingen en voorstellen verbetert het eindresultaat van de jaarlijkse lasten van ruimte in oktober 2013 naar nu. Dit bedrag kan echter nog niet als voordeel worden ingeboekt. Diverse onderdelen van het kader geven nog geen zeker eindbeeld en de afronding van zowel de nieuwbouw als de aanpak van dislocaties vindt pas over minimaal een half jaar plaats. Wel geeft het actuele beeld vertrouwen dat extra structurele middelen niet nodig zullen zijn. Als verdere aanpassingen aan de orde zijn, waarvoor instemming van uw raad nodig is, leggen wij die uiteraard aan u voor. 2. Openbare ruimte In dit voorstel zijn geen teksten gewijd aan de inrichting van de buitenruimte. U heeft hierover een separaat voorstel ontvangen waarin u wordt gevraagd financiële middelen beschikbaar te stellen voor de aanleg van openbare ruimte rondom het raadhuis. Deze kredietvotering heeft geen invloed op het financiële kader van de jaarlijkse huisvestingslasten. Bijlagen Overzicht huisvestingsfinanciën 5

6 In de vergadering van de besluitvoorbereidende commissie van geweest. is dit voorstel aan de orde Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Krimpen aan den IJssel, Mr. A. Boele secretaris L.M. Huizer burgemeester Ontwerp-besluit De raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d besluit: 1. In te stemmen met de aanpassingen in de financiële kaders voor huisvesting. 2. In te stemmen met een verhoging van het krediet voor het entreegebied naar In te stemmen met afwikkeling van de kredieten voor aanpassing van tijdelijke huisvesting en vrijval van het restant in de reserve raadhuis Aldus besloten door de raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel in zijn openbare vergadering van De griffier, De voorzitter, 6

7 7