Informatienota. Vergadering : 29 januari 2013 Voorstelnummer : 01.04d5 Registratienummer :

Transcriptie

1 Informatienota Vergadering : 29 januari 2013 Voorstelnummer : 01.04d5 Registratienummer : Portefeuillehouder Afdeling Bijlage(n) : Mw. dr. M.W.M. de Vries : Concernstaf : vervangingsschema ICT B&W-datum/nummer : 18 december 2012, nummer 17 Commissie/datum : Bestuur en Middelen, 15 januari 2013 Onderwerp : Besteding bedrijfsvoeringskredieten sinds 2008 Onderwerp Besteding bedrijfsvoeringskredieten sinds 2008 Kennisnemen van Kennisnemen van de inzet van de kredieten voor bedrijfsvoering, met name STROOM, Vraaggerichte Dienstverlening en Flankerende middelen. Inleiding In de raadsvergadering van oktober hebben wij u een overzicht toegezegd van de besteding van de bedrijfsvoeringskredieten die uw raad sinds 2008 beschikbaar heeft gesteld. In deze nota wordt het overzicht gegeven waarbij bij elk krediet de volgende vragen beantwoord worden: 1. Waar is het krediet aan besteed? 2. Wat heeft het opgeleverd? Kernboodschap De volgende kredieten zijn beschikbaar gesteld en besteed volgens onderstaand overzicht: Onderwerp Beschikbaar bedrag Besteed tot en met oktober 2012 STROOM (2008) Vraaggerichte dienstverlening 1 (2008) Zie hierna Vraaggerichte dienstverlening 2 (2011) Zie hierna Herstelplan archieven ( ) Flankerende middelen personeel (2010) Flankerende middelen scholing (2010) Flankerende middelen efficiency (2010) Flankerende middelen onderzoek (2010)

2 Beantwoording van de twee in de inleiding genoemde vragen per soort krediet STROOM In het kader van het organisatie-ontwikkeltraject STROOM is in 2008 een bedrag van ,-- toegevoegd aan de bestemmingsreserve Personeel & Organisatie. Het organisatie-ontwikkeltraject STROOM heeft het volgende opgeleverd: geformuleerde uitgangspunten voor de (nieuwe) organisatie, een nieuwe hoofd- en detailstructuur voor de organisatie inclusief invulling van leidinggevenden en medewerkers en een nieuwe generiek functieboek inclusief functiewaardering. Het was de bedoeling dat met dit bedrag mogelijke bovenformatieve plaatsing van medewerkers opvangen werd en dat er oplossingen hiervoor gevonden zouden worden. In de praktijk was er echter alleen sprake van overbezetting her en der in de organisatie, er zijn geen medewerkers bovenformatief geplaatst. Daarbij zijn een aantal medewerkers op een functie met een lagere salarisschaal geplaatst, waarbij sprake was van salarisgarantie. Voor deze overbezetting en salarisgarantie is een klein bedrag ( ,--) gebruikt. De rest van het bedrag is in 2008 en de jaren daarna besteed aan het oplossen van personele knelpunten door het treffen van personele regelingen, het aanstellen van een trainee en externe inhuur. Daarnaast is het geld ingezet voor de projecten Gesprekkencyclus en Procesbeschrijvingen. Hierover is steeds gerapporteerd in de jaarrekening en in de tussentijdse rapportages. Vraaggerichte dienstverlening 1 (VD 1) Bij raadsbesluit van 25 maart 2008 is een totaalbedrag van voor het project Vraaggerichte Dienstverlening (I) beschikbaar gesteld. Hiervan was bestemd als incidenteel budget voor projectkosten (2008 en 2009) en ter dekking van de structurele lasten voor 2008 tot en met 2010 van de meerjareninvesteringen. De structurele lasten zijn vanaf 2011 terugverdiend door lagere personeelskosten als gevolg van het project. Met het betreffende raadsbesluit de gemeentelijke dienstverleningsvisie, het gemeentelijke dienstverleningsconcept overeenkomstig de achterliggende beleidsnotitie Op afstand en op maat en het bijbehorende plan van aanpak voor 2008 vastgesteld. Concreet was het incidenteel budget bedoeld voor de kosten van de projectleiding, inhuur voor implementatie van de nieuwe werkwijze en communicatie en opleiding. De geplande investeringen betroffen systemen voor klantbegeleiding, document management, workflow, inter- en intranet, BAG, midoffice en backoffice. Het geld is conform het plan van aanpak, en enkele tussentijdse wijzigingen door wettelijke verplichtingen, besteed aan: Onderwerp Projectorganisatie Kennisbank regionaal Voorbereiding WABO incl. digitaal aanvraagloket Proces digitaal aanvragen en e-formulieren Voorbereiding werken op afspraak Burgerpanel/ klanttevredenheidsonderzoek en opvolging CMS licentie en gemeente in cijfers

3 Voorbereiding en implementatie Wkpb Voorbereiding en implementatie BAG Procesbeschrijving ter voorbereiding digitaliserin Digitalisering bestemmingsplannen Investeringen Smartfoon CMS DMS/ Corsa BAG Klantbegeleidingssysteem/ qmatic Bestemmingsplannen digitalisering Callscripter Over de inhoud van het project hebben wij u tweemaal per jaar geïnformeerd in de voortgangsrapportages grote projecten. Voor wat betreft de financiën zijn alle onttrekkingen en toevoegingen aan de bestemmingsreserves steeds gemeld in de tussentijdse rapportages en de jaarrekening. Concreet hebben we met het project VD 1 de volgende zaken gerealiseerd: Aanschaf en implementatie nieuwe website en intranet; inclusief de introductie van e-formulieren; Aanschaf en implementatie nieuw document management systeem; Aanschaf van het klantbegeleidingssysteem; Voorbereiding en implementatie van de vorming van een klantencontactcentrum (KCC); Start met meer afhandeling van vragen door het KCC middels callscripting; Betere klantbenadering; Voorbereiding en implementatie BAG; Voorbereiding en implementatie WABO inclusief digitalisering van bestemmingsplannen. Vraaggerichte dienstverlening 2 Bij de begroting 2011 is als nieuw beleid een bedrag van incidenteel en structureel beschikbaar gesteld voor het project Vraaggerichte Dienstverlening (II). Onder het motto Afmaken wat we in gang hebben gezet wilden we beter leren werken met en profiteren van de technische voorzieningen en mogelijkheden die we al in huis hebben, dit alles steeds gericht op verbetering van onze dienstverlening. Het project Vraaggerichte Dienstverlening 2 was specifiek gericht op het optimaliseren van de onderwerpen internet, telefoon en balie. Het beschikbare budget is besteed aan/ conform besteed.. Onderwerp Regionale samenwerking kennisbank CMS Licentie Afrekening WABO Afronding implementatie BAG

4 Projectorganisatie Blok internet, optimaliseren e-formulieren, CVDR Blok telefonie Blok balie, o.a. werken op afspraak Investeringen CMS DMS/ Corsa koppeling BAG Concreet hebben we met het project VD 2 de volgende zaken gerealiseerd: Implementatie van het klantbegeleidingssysteem; Werken op afspraak geïmplementeerd; E-formulieren op intranet beter ingericht en proces van afhandeling vereenvoudigd; Klantencontactsysteem aangeschaft en implementatie gestart Herstelplan archieven Bij de begroting 2011 is als nieuw beleid een bedrag van in totaal , verdeeld over drie jaarschijven, beschikbaar gesteld voor het herstelplan archieven. Met betrekking tot het archief bestaat een onaanvaardbare situatie in de zin van achterstanden en wijze van archiveren. Het betreft de archieven vanaf de laatste herindeling, dus vanaf 1979 tot heden. Doelstelling van het herstelplan is een betrouwbare en toegankelijke informatievoorziening voor ambtenaar en bestuurder. Archieven ouder dan 20 jaar zijn beschreven en kunnen worden overgedragen. Vanaf 2004 is de informatievoorziening gedigitaliseerd zonder mandaat van Gedeputeerde Staten om de fysieke bescheiden te vervangen door digitale bescheiden (Substitutie) waardoor Geldermalsen verplicht is deze situatie te herstellen. Hierdoor is het verkrijgen van het substitutiemandaat nog niet aan de orde. Vanaf 2011 tot en met 1 september 2012 is voor expertise ingehuurd voor en ingezet op het uitvoeren van het herstelplan archieven. Het effect hiervan is dat de archiefruimte op orde is gebracht en de archivering is verbeterd. Daarnaast is inmiddels 225 meter (stavaza oogstrapportage meter) archief bewerkt en zijn ruim achterstallige digitale registraties afgehandeld. Inmiddels heeft u besloten om in te stemmen met ons voorstel om het herstelplan archieven op eigen kracht, en met een langere doorlooptijd, af te ronden. Het voor het herstelplan beschikbare restantbudget ad wordt nu ingezet voor de implementatie van zaakgericht werken en het realiseren van substitutie voor het papieren archief. Hiermee wordt de stroom van fysieke stukken richting het archief stopgezet, wat uiteindelijk, na het afronden van het herstelplan archieven, leidt tot een besparing op de formatie. De uitvoering van het plan van aanpak verloopt op schema, de archiefinspecteur staat achter onze aanpak en tot en met oktober 2012 is besteed. 4

5 Flankerende middelen Naar aanleiding van de bezuinigingskeuzes bij de kerntakendiscussie heeft uw raad in 2010 een bedrag van in totaal beschikbaar gesteld voor flankerende middelen. Hiervan was bestemd voor het verrichten van onderzoeken voor specifieke bezuinigingsmaatregelen. De overige middelen zijn bestemd voor het realiseren van de personele taakstelling van in Deze middelen zijn onderverdeeld naar middelen voor personele regelingen ad , middelen voor omscholing en voor het realiseren van efficiencymaatregelen. Over de besteding van deze middelen informeren wij u steeds in de tussentijdse rapportages en de jaarrekening. De middelen voor personele regelingen zijn besteed aan personele regelingen en tijdelijke inhuur op vacatures, die door efficiencymaatregelen op termijn kunnen worden ingeleverd. De middelen voor onderzoek zijn besteed aan de voorbereiding van de Kanteling WMO, omvorming groen, onderzoek samenvoegen gemeentewerven en reservering voor nog op te stellen parkeerbeleid. De efficiencymiddelen zijn ingezet voor de samenwerking met Culemborg en Tiel, audioverslagen van raads- en commissievergaderingen, digitalisering vergaderprocessen, ESF-project post en archief en voor de verbetering van de planning & controlcyclus. Het effect van de besteding van deze middelen is dat we op schema liggen met het realiseren van de personele taakstelling tot nu toe. Over 2012 is zelfs meer gerealiseerd dan aan taakstelling was opgelegd. Inmiddels is de taakstelling voor 2014 met opgehoogd en zullen de resterende middelen hard nodig zijn om dit te realiseren. Vervangingsschema ICT Uw raad heeft verzocht om in januari het vervangingsschema ICT voor te leggen en hierbij aan te geven welke investeringen wanneer gaan plaatsvinden, mede in relatie tot de samenwerking met Culemborg en Tiel. Het bijgevoegde vervangingsschema betreft het overzicht dat u al eerder heeft ontvangen. Het schema is opgesteld op basis van de gedane investeringen en de bijbehorende afschrijvingstermijn. Zo zijn bijvoorbeeld in 2008 (zie ook VD) de systemen voor de website, document management systeem en het klantbegeleidingssysteem aangeschaft. Hiervoor hanteren wij een afschrijvingstermijn van 5 jaar, zodat voor 2013 de vervanging van deze systemen in het vervangingsschema staat. Nu hoeft dat niet te betekenen dat in dat jaar ook daadwerkelijk tot vervanging wordt overgegaan. Dat is afhankelijk van de economische staat van het betreffende product op het moment van geplande vervanging. Zo is onze werkwijze voor alle vervangingsinvesteringen. Specifiek voor ICT speelt op dit moment de regionale samenwerking met Culemborg en Tiel. Het spreekt voor zich dat wij niet meer zelfstandig de vervangingsinvesteringen doen, maar dat in overleg met de andere gemeenten wordt bepaald wat er wanneer nodig is en welke bedragen hiermee zijn gemoeid. Dat wordt momenteel nog uitgewerkt en is nog niet gereed. Wij verwachten de uitwerking hiervan te kunnen meenemen in het informatiebeleidsplan dat wij u aan het einde van het eerste kwartaal gaan aanbieden. 5

6 Vervolg Uitwerking gevolgen samenwerking met Culemborg en Tiel voor de vervangingsinvesteringen volgt in het informatiebeleidsplan. Bijlage(n) Vervangingsschema ICT Burgemeester en wethouders van Geldermalsen, de loco-secretaris, de burgemeester, J.C. Steurrijs Mevrouw dr. M.W.M. de Vries 6