Voorstel aan de Raad. Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 8 juni 2005 / 121/2005

Transcriptie

1 Datum raadsvergadering / Nummer raadsvoorstel 8 juni 2005 / 121/2005 Onderwerp Budgetverschuiving voor gemeentelijke voorziening DIVA Programma / Programmanummer Concernsturing / 8110 Portefeuillehouder P. Lucassen Voorstel van het College van Burgemeester en Wethouders d.d. 26 april 2005 Samenvatting De mogelijkheden van ICT zijn de afgelopen jaren enorm toegenomen. En ook onze organisatie maakt daar dankbaar gebruik van, in de dienstverlening naar de burgers, naar het bestuur en in de bedrijfsvoering. De roep om regie op en synergie bij digitalisering van processen en documenten neemt toe bij lijnmanagers, het Regionaal Archief Nijmegen en andere belanghebbenden. Ook de Rekenkamer vroeg recentelijk om aandacht voor dossiers. Een gemeentelijke voorziening voor documentmanagement (DOB) en procesbeheersing (workflowmanagent), is een belangrijke voorwaarde daarvoor. Begin 2004 is met het project DIVA een aantal stappen gezet op weg daar naartoe. Inmiddels is de Europese aanbesteding afgerond met de keuze voor een professioneel Documentmanagement systeem inclusief integrale mogelijkheden voor procesbeheersing. In het aanbestedingstraject is de economisch meest voordelige oplossing recentelijk geselecteerd. Dekking van de exploitatielasten voor de generieke DIVA voorziening inclusief de pilot bezwaren Bouwen, is voorzien door inzet van diverse bestaande budgetten, uit verschillende programma s. Het College vraagt de Raad nu toestemming om de gereserveerde middelen uit het programma concernsturing voor de dekking van DIVA onder te brengen in het programma interne producten Stadsbedrijven. Voorstel om te besluiten - In te stemmen met de dekking van de lasten voor de generieke DIVA voorziening inclusief de pilot; - In te stemmen met bijgevoegde integrale begrotingswijziging om exploitatiebudgetten ad samen te brengen in het programma interne producten; - Tot het beschikbaar stellen van een investeringskrediet van ,- voor de investering in DIVA. De bijbehorende kapitaallasten zijn meegenomen in de Opgesteld door, telefoonnummer Brigitte Gillissen, 3127

2 Aan de Raad van de gemeente Nijmegen 1 Inleiding De mogelijkheden van ICT zijn de afgelopen jaren enorm toegenomen. En ook onze organisatie maakt daar dankbaar gebruik van, in de dienstverlening naar de burgers, naar het bestuur en in de bedrijfsvoering. De roep om regie en synergie bij digitalisering van processen en documenten neemt toe bij lijnmanagers, het Regionaal Archief Nijmegen en andere belanghebbenden. Ook de Rekenkamer vroeg recentelijk om aandacht voor dossiers. Een gemeentelijke voorziening voor documentmanagement (DOB) en procesbeheersing (workflowmanagent), is een belangrijke voorwaarde daarvoor. Begin 2004 is met het project DIVA een aantal stappen gezet op weg daar naartoe. Inmiddels is de Europese aanbesteding afgerond met de keuze voor een professioneel Documentmanagement systeem inclusief integrale mogelijkheden voor procesbeheersing. In het aanbestedingstraject is de economisch meest voordelige oplossing inmiddels geselecteerd. Dekking van de exploitatielasten voor de generieke DIVA voorziening inclusief de pilot bezwaren Bouwen, is voorzien door inzet van diverse bestaande budgetten, uit verschillende programma s. Het College vraagt de Raad nu toestemming om de gereserveerde middelen uit het programma concernsturing voor de dekking van DIVA onder te brengen in het programma interne producten Stadsbedrijven. 2 Doelstelling Aanschaf en implementatie van een gemeentebrede voorziening voor digitale documenten opslag en Beheer (DOB). Inclusief de (integrale) functionaliteiten voor procesbeheersing (WFM). Dit als logische en noodzakelijk vervolgstap op gemeentebrede basisvoorzieningen zoals Kantoorautomatisering en . DOB inclusief WFM is geen doel op zich; het moet bijdragen aan makkelijk én verantwoord werken met digitale dossiers, in transparante, beheersbare en doelmatige processen. Zodat de papieren dossiers in die processen niet meer nodig zijn. 3 Argumenten Diverse organisatie-onderdelen en processen hebben inmiddels eigen oplossingen voor het opslaan van digitale documenten, vaak in het verlengde van digitale processystemen. Vanuit wettelijke (archief) voorschriften is ons papieren archief nog steeds het formele archief om aan onze wettelijke informatieverplichtingen te voldoen. Zodoende dreigt er een kloof tussen papieren dossiers en elektronische dossiers en de daarbij behorende risico s. In de Perspectiefnota 2005 is een gemeentelijke voorziening voor digitale documenten inclusief procesbeheersing reeds voorzien. Deze voorziening is een belangrijk hulpmiddel voor verbetering van informatieverstrekking van ons College aan de Raad.

3 2 Ook kan deze voorziening helpen om de genoemde risico's te voorkomen en ze biedt tegelijkertijd nieuwe kansen voor bedrijfsvoering en rechtmatig werken. 1. Digitale documenten worden centraal opgeslagen, beheerd en ontsloten; 1.1 daarmee worden meer documenten, voor meer mensen, makkelijker toegankelijk (mits geautoriseerd). Dit is een vorm van kennisdelen. 1.2 daardoor kunnen de geïsoleerde digitale werkkopieën komen te vervallen. 2. Er is duidelijkheid rondom versiebeheer; dat is essentieel bijvoorbeeld bij het ontsluiten en publiceren van de juiste, vastgestelde, digitale stukken op Internet. 3. De nu vaak ingelaste stap printen van de papieren versie kan achterwege blijven. 4. Werkprocessen kunnen digitaal ondersteund worden. Door de integratie van digitale documenten en digitale procesbeheersing kan de authenticiteit en bewijskracht van documenten juridisch geborgd worden (rechtmatigheid). 5. Het is een belangrijke voorwaarde om efficiënter en doelmatiger te gaan werken. 6. De voortgang van processen wordt inzichtelijker en kan bewaakt worden; dit is belangrijk voor bijvoorbeeld de tijdige afhandeling van poststukken. 4 Financiën Er is een kostenraming gemaakt voor de aanschaf en implementatie van de gemeentebrede basisvoorziening plus het pilot-project bezwaren Bouwen. Deze kan als volgt worden weergegeven: Investering en exploitatielasten Investering Exploitatielasten Document management (DOB) Workflowmanagement (WFM) nihil 50 Dienstverlening pilot Totaal Voor dit project is beschikbaar binnen het programma Interne Producten Stadsbedrijven. Om de volledige investering te kunnen doen is een investeringskrediet van benodigd ( minus ). De dekking van dit project kan als volgt worden gerealiseerd:

4 3 Opbouw totaal budget DIVA Onderdeel Programma Exploitatielasten Reservering perspectiefnota 2005 Concernsturing 200 Budgetruimte Proco (BIS) 62 Bijdrage I-net (Communicatie) 54 DSB Informatiemanagement *79 Uniformering Vastgoed Interne producten 50 P&O uniformering Stadsbedrijven 50 Totaal budget DIVA 495 * Reeds opgenomen in begroting DSB. Dus geen onderdeel van de Integrale Begrotings Wijziging. Voor elk proces of organisatie-eenheid die gebruik gaat maken van DIVA, zal projectmatig de aansluiting gerealiseerd worden. De kosten daarvoor zullen via doelmatigheid gedekt moeten worden. Via de bijgevoegde Integrale Begrotingswijziging is het voorstel van het College aan uw Raad om: - deze budgetten uit het programma Concernsturing over te hevelen naar het programma Interne Producten Stadsbedrijven. - een investeringskrediet van ,- beschikbaar te stellen voor de investering in DIVA. Dekking van de hierbij behorende kapitaallasten is meegenomen. Voor nadere informatie verwijzen we naar de bijgevoegde Integrale Begrotingswijziging. Om papierloos te kunnen werken worden ook voorbereidingen getroffen voor de inrichting van een e-depot; zoals verwoord in de perspectiefnota Juridische aspecten - De aanbesteding is uitgevoerd volgens de richtlijnen voor Europese aanbesteding. - Het Programma van eisen en wensen is tot stand gekomen in nauwe samenwerking met de Gemeentelijk Archief inspecteur. Omdat we formele papieren dossiers en documenten willen vervangen door digitale dossiers die voldoen aan de formele wettelijke eisen. - In het programma van eisen en wensen is nadrukkelijk aandacht besteed aan het verantwoord kunnen werken met digitale dossiers, zonder papier te hoeven bewaren. Hiervoor is gebruik gemaakt van de Software specificaties voor Record Management Applicaties bij de Nederlandse Overheid (ReMANO-2004). - Na inrichting van het systeem zal de Provinciale Archiefinspecteur nog goedkeuring moeten geven voor substitutie van die documenten die nog authentiek op papier worden aangereikt en elektronisch door de gemeente worden gearchiveerd door ze op te nemen in het DOB.

5 4 6 Communicatie Interne communicatie heeft al plaatsgevonden gedurende de Europese aanbesteding. Door collega s uit diverse directies en invalshoeken te betrekken in de beoordeling. Na het raadsbesluit komt er een artikel in Persoonlijk voor ambtenaren en bestuur. Expliciete communicatie t.b.v. betrokkenheid, veranderingsgezindheid e.d. wordt opgepakt zodra er concreet iets merkbaar is in de organisatie. Dat zal zijn tijdens de implementatie van de pilot. Met het strenge programma van eisen en wensen loopt Nijmegen landelijk voorop met de implementatie van het DOB. Andere overheidsorganisaties hebben al een systeem voor Documentmanagement, maar niet vanuit de doelstelling om papierloos te werken. Een publicatie in de landelijke (vak)bladen zal gebeuren na ondertekening van het contract. 7 Uitvoering Het DOB en WFM zullen de komende jaren stap voor stap ingevoerd worden. We kunnen niet in één keer over van papier naar digitale documenten. Dat zal per proces en/of per organisatie-onderdeel gaan gebeuren. De hybride situatie, waarin formele dossiers deels nog op papier worden opgebouwd, deels al digitaal onderdeel zijn van het DOB, zal zo beperkt en overzichtelijk mogelijk gehouden worden. 1. In de tweede helft van 2005 wordt het DOB als generieke basisvoorziening klaargemaakt. Zodat het gereed is voor processen en organisatie-onderdelen die willen instappen. Het instappen zal per proces goed voorbereid moeten worden. In de aanbesteding is het instappen van één proces voorzien: bezwaren Bouwen. Dit is de pilot waarin de functionaliteit uit het programma van eisen en wensen wordt getest. In juli aanstaande wordt dit plan van aanpak implementatie DIVA fase ambtelijk vastgesteld. 2. Parallel inventariseert het College welke processen en organisatieonderdelen wanneer gebruik willen en kunnen maken van DIVA als de generieke voorziening. Doelmatigheid is daarbij een belangrijk aandachtspunt. Op basis van de inventarisatie en van de inzichten tijdens de pilot, zal in januari 2006 een programmering voor de verdere uitrol van DIVA worden vastgesteld. College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Secretaris, mevr. dr. G. ter Horst ir. H.K.W. Bekkers