RAAD GEMEENTEBESTUUR VAN VEENDAM 25 februari Nummer: 2013R0006 Sector: Interne Dienstverlening. Veendam, 22 januari 2013

Transcriptie

1 Nummer: 2013R0006 Sector: Interne Dienstverlening RAAD GEMEENTEBESTUUR VAN VEENDAM 25 februari 2013 Veendam, 22 januari 2013 Onderwerp: Invoering Digitaal Vergaderen Voorstel 1. het digitaal vergaderen met ipad Tablet computers na de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014 in te voeren; 2. de verspreiding van fysieke documenten na de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014 te beëindigen; 3. een nieuwe raadsinformatiesysteem t.b.v. digitaal vergaderen aan te schaffen; 4. de periode vanaf heden tot de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014 aan te wenden om tot aanschaf van de benodigde apparatuur over te gaan en het nieuwe systeem te implementeren, waarbij geïnteresseerde raadsleden op vrijwillige basis gevraagd wordt bij wijze van experiment gebruik te maken van beschikbare ipad Tablet computers; 5. de kosten gepaard gaande met het invoeren van het digitaal vergaderen te dekken uit het na de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014 niet langer verstrekken van een tegemoetkoming in de kosten van aanschaf of vervanging van een computer (of laptop), inktpatronen, papier en de aanleg en abonnementskosten van een internet-verbinding op basis van het huidige artikel 8 van de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden gemeente Veendam 2006 ; 6. het college opdracht te geven artikel 8 van de Verordening rechtspositie wethouders, raadsen commissieleden gemeente Veendam 2006 aan te passen aan de gevolgen van dit besluit en de aangepaste verordening ter vaststelling aan de gemeenteraad voor te leggen; Inleiding Met de komst van Tablet computers en het breed beschikbaar hebben van het internet, wordt het digitaal versturen en lezen van documenten steeds gebruikersvriendelijker. Dit biedt de mogelijkheid om informatie, die nu nog via papieren documenten verspreid worden, te vervangen door een digitale variant. Zo kunnen ook de documenten die gebruikt worden bij college en raadsvergaderingen digitaal beschikbaar worden gesteld. Deze werkwijze bespaart veel papier, handeling door gemeente personeel en het biedt de mogelijkheid om een digitaal dossier op te bouwen. Verder biedt het college en raadsleden de mogelijkheid om overal waar het over draadloos internet beschikt digitaal documenten in te zien en tevens een handzaam en snel doorzoekbaar digitaal archief op te bouwen. In dit voorstel is beschreven hoe digitaal vergaderen voor de raad van Veendam vorm gegeven kan worden. Hierbij wordt aangesloten bij de processen zoals die binnen de Kompanjie digitaal verlopen en het sluit tevens aan bij de nieuwe werkwijze waar het College inmiddels ervaring mee heeft opgedaan. Digitaal Vergaderen Om het digitaal vergaderen goed te laten verlopen is het van belang dat de deelnemers leren om gebruik te maken van de digitale hulpmiddelen. Er is daarom een eenvoudige werkwijze uitgewerkt en ook is er aandacht voor voldoende instructie en begeleiding tijdens het implementeren. Dat neemt niet weg dat er sprake zal zijn van een gewenning fase.

2 Verder is het van belang dat er goede systemen beschikbaar zijn, waarmee documenten op een gecontroleerde wijze tijdig aan raadsleden worden aangeboden. Om dit te kunnen waarborgen is kritisch gekeken naar het huidige raadsinformatie systeem (RIS). De conclusie is dat het huidige RIS onvoldoende is toegerust om de raad goed te kunnen faciliteren bij het digitaal vergaderen. Daarom wordt voorgesteld om het huidige raadsinformatiesysteem te vervangen. Techniek Door de Kompanjie is onderzoek gedaan naar verschillende soorten Tablet computers. In hoofdlijnen zijn deze te verdelen in de Apple ipad en verschillende soorten apparaten die werken met het Android besturingssysteem. Conclusie van het onderzoek is dat beide soorten apparaten voldoende mogelijkheid bieden om het digitaal vergaderen te ondersteunen, maar dat wat het RIS betreft de ipad het beste ondersteund wordt. Dit komt doordat de meeste gemeenteraden nu nog gebruik maken van de ipad en de leveranciers hun ontwikkeling daar in eerste instantie op richten. Wat kosten betreft zijn de prijs-kwaliteit verhoudingen vergelijkbaar. De levensduur van de Tablet computers schatten we in als zeker een raadsperiode van 4 jaar, waarbij moet worden opgemerkt dat de levensduur beperkt kan worden door het beschadigen van het apparaat. Om dit te voorkomen moeten maatregelen genomen worden zoals het gebruiken van een beschermhoes. Ten aanzien van beveiliging van gegevens heeft de Kompanjie maatregelen genomen, zoals het verplicht voeren van een pincode op het apparaat en de mogelijkheid om het apparaat op afstand te beheren en indien nodig bij verlies of diefstal alle gegevens te wissen. Voor het raadsinformatiesysteem is gekozen om over te stappen naar het systeem van leverancier NotiBizz. Dit systeem biedt de mogelijkheid om het proces van digitaal vergaderen op een eenvoudige wijze te ondersteunen. Verder biedt het de mogelijk om op termijn gekoppeld te worden aan de interne systemen van de Kompanjie, zodat het digitaal versturen van stukken veilig en efficiënt verloopt. Van NotuBizz worden de volgende modules afgenomen: - NotuBox (ipad app); - NotuDoc (Publicatie Raadstukken op de website); Bruikleen versus verstrekken Er zijn verschillende mogelijkheden ten aanzien van het verstrekken c.q. beschikbaar stellen van een Tablet. Hierbij speelt een rol dat de Tablet in ogen van de Belastingdienst wordt gezien als een computer en derhalve ook onder dat regiem valt. Dat levert verschillende mogelijkheden: - Ter beschikkingstellen (in bruikleen) met controleprotocol - Ter beschikking stellen (in bruikleen) zonder controleprotocol - Eigen aanschaf - Verstrekken in eigendom Het voorstel is om elk raadslid één keer per raadsperiode een Tablet computer t.b.v. het digitaal vergaderen in eigendom te verstrekken. Dit apparaat wordt door de Kompanjie ingericht zodat het geschikt is om met het Raadsinformatiesysteem gebruikt te worden. Verder wordt het in het beheersysteem van de Kompanjie opgenomen zodat het, indien i.v.m. beveiliging nodig, van afstand beheerd en gewist kan worden. Het dagelijks beheer en gebruik valt onder verantwoordelijkheid van elk raadslid zelf. Dit betekent dat de Tablet ook voor privé doeleinden gebruikt mag worden. Voor steuncommissieleden, wordt een ipad aan de partij verstrekt, de partij zorgt zelf voor de verspreiding en het beheer van het apparaat. De partij is en blijft eigenaar van het apparaat. Indien een raadslid al over een ipad beschikt, kan het er voor kiezen om deze voor het digitaal vergaderen in te zetten en deze daarvoor door de Kompanjie geschikt te laten maken. In dat geval krijgt het raadslid i.p.v. een Tablet eenmalig een netto vergoeding van 750,-

3 Deze regeling komt in plaats van de jaarlijkse netto vergoeding voor computer en internetverbinding van 750,- per raadslid, zoals beschreven in artikel 8, verordening rechtspositie wethouders, raads en commissieleden gemeente Veendam De middelen die hiermee vrij komen zullen gebruikt worden voor de dekking van de kosten voor het digitaal vergaderen. De Verordening zal hiervoor worden aangepast. Argumenten Met de uitvoering van dit voorstel wordt een goed alternatief geboden voor het fysiek aanbieden van vergaderstukken en het publiceren van raadsinformatie. Tevens wordt een besparing gerealiseerd op ICT kosten voor raadsleden, papier en verzendkosten en arbeid door medewerkers van de Kompanjie. Met het uitvoeren van dit voorstel krijgt elk raadslid op elke plaats waar hij of zij over een internetverbinding beschikt, toegang tot vergaderstukken en het raadsarchief. Kanttekeningen Om de beoogde voordelen volledig te benutten, is het van belang om uiteindelijk de fysieke verspreiding van documenten helemaal te beëindigen. Daarom stellen we voor om na een proefperiode van 6 maanden documenten alleen nog via het raadsinformatie systeem digitaal ter beschikking te stellen. Voor inwoners die niet over internet of een computer beschikken, stelt de Kompanjie desgevraagd een papieren versie in het Klant Contact Centrum ter beschikking. Financiën Post Omschrijving Kosten Dekking ipad Per raadslid wordt eenmalig per raadsperiode een ipad in eigendom verstrekt, of indien het raadslid over een eigen ipad beschikt wordt eenmalig een vergoeding van 750,- netto verstrekt. 750,- netto per raadslid / raadsperiode Raadsinformatiesysteem WiFI Implementatie Onderhoud Uitvoering Het vervangen van het raadsinformatie systeem. T.b.v. het digitaal vergaderen worden WiFi voorzieningen in het stadhuis aangebracht. Dit betreft een uitbreiding van de bestaande ICT infrastructuur. Eenmalige ,- Jaarlijks ,-lg De invoering van digitaal vergaderen zal in 3 delen plaatsvinden: 1. Het verstrekken van de ipad; 2. Het verbeteren van het raadsinformatiesysteem; 3. Het invoeren van het nieuwe raadsinformatiesysteem; Raadsvergoeding computer en internetverbinding Raadsvergoeding computer en internetverbinding OGD budget Ad 1: Elk raadslid ontvangt een geconfigureerde ipad, dat gebruikt kan worden op basis van het huidige raadsinformatiesysteem. Bij het vertrekken van de ipad worden instructies gegeven over het gebruik van het apparaat en er zal een aantal keer een inloopbijeenkomst voor een raads of commissie vergadering worden georganiseerd. Hier kunnen de raadsleden vragen stellen over het gebruik van de ipad en ondersteuning krijgen bij het installeren in de thuis situatie. Ad 2: Het nieuwe raadsinformatiesysteem wordt ingevoerd en uitgebreid getest. Gedurende deze periode zal het oude raadsinformatiesysteem gebruikt worden en inhoudelijk actueel worden gehouden.

4 Ad 3: Na invoering van het nieuwe raadsinformatiesysteem krijgen de raadsleden aanvullende instructies en de ipads worden aangepast voor gebruik van het nieuwe raadsinformatiesysteem. Na een proefperiode van 6 maanden zal het verspreiden van papieren documenten worden beëindigd. Communicatie Na invoering van het nieuwe raadsinformatiesysteem zal hierover via de website en traditionele media richting de inwoners van Veendam worden gecommuniceerd. Ten aanzien van het beëindigingen van de verstrekking van papieren stukken, zal daarover aan alle abonnementhouders individueel worden gecommuniceerd. Commissie Naar aanleiding van gestelde vragen en gedane toezeggingen in de vergadering van de commissie BEM van 4 februari 2013 is door het college een aanvullend memo opgesteld. Dit memo is als bijlage bij dit raadsvoorstel gevoegd. burgemeester en wethouders van Veendam, A.Meijerman, burgemeester. A. Castelein, secretaris

5 Nummer: 2013R0006 / Interne dienstverlening De raad der gemeente Veendam, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 22 januari 2013 Gelet op de beraadslagingen in de vergadering van de commissie BEM van 4 februari 2013 Besluit 1. het digitaal vergaderen met ipad Tablet computers na de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014 in te voeren; 2. de verspreiding van fysieke documenten na de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014 te beëindigen; 3. een nieuwe raadsinformatiesysteem t.b.v. digitaal vergaderen aan te schaffen; 4. de periode vanaf heden tot de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014 aan te wenden om tot aanschaf van de benodigde apparatuur over te gaan en het nieuwe systeem te implementeren, waarbij geïnteresseerde raadsleden op vrijwillige basis gevraagd wordt bij wijze van experiment gebruik te maken van beschikbare ipad Tablet computers; 5. de kosten gepaard gaande met het invoeren van het digitaal vergaderen te dekken uit het na de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2014 niet langer verstrekken van een tegemoetkoming in de kosten van aanschaf of vervanging van een computer (of laptop), inktpatronen, papier en de aanleg en abonnementskosten van een internet-verbinding op basis van het huidige artikel 8 van de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden gemeente Veendam 2006 ; 6. het college opdracht te geven artikel 8 van de Verordening rechtspositie wethouders, raadsen commissieleden gemeente Veendam 2006 aan te passen aan de gevolgen van dit besluit en de aangepaste verordening ter vaststelling aan de gemeenteraad voor te leggen; Besloten in de openbare vergadering van 25 februari De raad voornoemd, Voorzitter, Griffier, A.Meijerman R. Brekveld