Raadsvoorstel 26 januari 2012 AB RV

Transcriptie

1 Raadsvergadering d.d. Casenummer Raadsvoorstelnummer Raadsvoorstel 26 januari 2012 AB RV Gemeente Bussum Instemmen met het voorstel voor de invulling van de digitale raad Brinklaan 35 Postbus HA Bussum Aan de gemeenteraad. 0. SAMENVATTING De raad heeft in het kader van zowel de bezuinigingen als het project duurzaamheid aangegeven digitaal te willen gaan werken. Om een volledig papierloze raad tot stand te brengen is de afgelopen maanden veel onderzoek gedaan naar gebruik- en leveringsmogelijkheden en de (belastingtechnische) consequenties van het in gebruik nemen van ipads. Telefoon (035) Fax (035) Website: Inlichtingen bij: Y. Schippers-Lammers (BMO) Doorkiesnummer: Het college verzoekt de raad in te stemmen met het voorstel om over te gaan tot het invullen van de digitale raad door de raadsleden zelf een mobiel apparaat aan te laten schaffen waarbij elk raadslid keuzevrijheid heeft, zolang het mobiele apparaat geschikt is voor gebruik bij vergaderen. 1. INLEIDING De Raad heeft aangegeven duurzaam te willen gaan vergaderen. In de perspectiefnota 2011 is daarover het volgende gezegd: Daarnaast wordt in het kader van zowel de bezuinigingen als het project duurzaamheid gekeken naar de digitale raad. De raad is bereid zijn vergoeding voor internet en pc in te zetten voor digitale hulpmiddelen. Bezien wordt welke extra investeringen daarnaast technisch noodzakelijk zijn. Hier wordt nog nader onderzoek naar gedaan. (pagina 15) Door de stukken niet meer op papier te verstrekken, maar digitaal waarbij gebruik gemaakt wordt van de ipad, wordt aan deze wens gehoor gegeven. Het doel is papierverbruik terugdringen, duurzamer werken met gebruikmaking van de digitale faciliteiten die er al zijn, zoals het internet, het RIS en . Door digitaal te gaan werken zullen op de lange termijn besparingen kunnen ontstaan door minder papierverbruik, minder kopiëren, niet verzenden of via een koeriersdienst laten afleveren. Om ervaringen op te doen met digitaal werken, is in juli 2011 een pilot gestart, waaraan naast het college en de gemeentesecretaris drie raadsleden deelnemen. De leden van de pilotgroep ontvangen geen stukken meer op papier, maar werken met digitale bestanden die opgeslagen worden op een ipad.

2 Daarnaast is in de afgelopen periode veel onderzoek gedaan naar de mogelijke wijze van verstrekken van ipads (of andere mobiele apparaten) en de belastingtechnische gevolgen daarvan. 2. INHOUDELIJK Wens digitale raad Het uitgangspunt van de gemeenteraad bij de digitalisering is het werken op een duurzame wijze, en het komen tot besparingen. De besparingen worden gerealiseerd door een afname van kosten voor kopiëren, en naar verwachting ook de verwerkingskosten daarvan (voorbereiding en bezorging). Om te voorkomen dat anderzijds meerkosten gaan ontstaan, is bij de behandeling van de perspectiefnota vastgesteld dat de raad bereid is zijn vergoeding voor internet en pc in te zetten voor digitale hulpmiddelen. Pilot In juli 2011 is gestart met een pilot voor een digitale raad door te werken met ipads. Op 14 november jl. heeft een evaluatiebijeenkomst plaatsgevonden waarin diverse deelnemers aan de pilot ervaringen hebben uitgewisseld. De ervaringen zijn overwegend positief doordat: Het mogelijk is om overal (tijd en plaatsonafhankelijk) stukken te lezen. Zeker wanneer alle mogelijkheden die de applicatie waarmee stukken geopend worden en waarmee aantekeningen in documenten kunnen worden gemaakt bekend zijn en gebruikt worden; Alle informatie zoals stukken, s en notulen van fractieberaden bij elkaar staat; Er geen pakken papier meer hoeven te worden verspreid. Onderzoek In het onderzoek naar de verschillende manieren om ipads (of andere mobiele apparaten) te verstrekken is gekeken naar: belastingtechnische consequenties keuzemogelijkheid op te stellen en na te leven protocollen abonnementen ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie kosten en besparingen Uiteindelijk wordt op basis van de onderzoeksresultaten voorgesteld dat de raadsleden zelf een mobiel apparaat aanschaffen. Daarvoor kan de raadsvergoeding voor internet en PC worden ingezet. Daarbij heeft elk raadslid keuzevrijheid, als het maar mogelijk is om stukken te downloaden, te lezen en te voorzien van aantekeningen. Naast de ipad kan voor een andere tablet, of bijvoorbeeld een laptop gekozen worden. a. Belastingtechnische consequenties Geen b. Keuzemogelijkheid voor raadsleden Volledige vrijheid, mits het mobiele apparaat geschikt is voor gebruik bij vergaderen. c. Protocol Beveiligingsprotocol F&I d. Abonnement Op verzoek een 3G e. Ondersteuning Geen ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie f. Kosten en besparing Zie paragraaf 3, financiële aspecten Er zijn geen belastingtechnische gevolgen of beperkingen qua gebruik van de ipad. De maandelijkse vergoeding blijft in stand en wordt op deze manier ingezet voor de digitale hulpmiddelen.

3 Door de afdeling F&I zal een beveiligingsprotocol worden opgesteld waarvan de raadsleden geacht worden op de hoogte te zijn. Mocht een raadslid behoefte hebben aan een 3G abonnement, dan kan men dit via het contract van de gemeente met Vodafone afsluiten tegen een gunstig bedrag van 6,95 per maand. Er wordt geen ondersteuning bij technische problemen verleend omdat de raadsleden daar zelf zorg voor dragen via de zelf gekozen leverancier. Wel zal door de ondersteunende afdelingen uitleg en instructie worden gegeven over het gebruik van de apps en dergelijke. 3. FINANCIËLE ASPECTEN Doordat de raadsleden het mobiele apparaat zelf aanschaffen, is er geen sprake van kapitaallasten voor de aanschaf van ipads/mobiele apparatuur omdat er geen investering hoeft te worden gedaan. De raadsleden behouden de maandelijkse vergoeding voor internet en PC. Raadsleden kunnen een 3G abonnement via de gemeente afsluiten, maar betalen de maandelijkse kosten hiervan zelf. Voor de eventuele kosten van vervanging en ondersteuning bij technische problemen dragen de raadsleden zelf zorg. Er is sprake van een besparing op papier en verzendkosten. Samengevat in een overzicht: Kosten Kapitaallasten aanschaf I-pads 0 3G abonnementen 0 Loonkosten ondersteuning 0 Totaal structurele kosten 0 Besparing Papier en kopieerkosten Internet en PC vergoeding 0 Totale besparing Totaal kosten Wifi Om het digitaal werken van de raad, medewerkers en bezoekers van het gemeentehuis te ondersteunen en faciliteren is het noodzakelijk dat wifi wordt aangelegd. Aangezien de aanleg van wifi niet specifiek voor de digitale gemeenteraad van toepassing is, zal een separaat voorstel inclusief dekkingsvoorstel, aan het college worden voorgelegd. 4. VOORSTEL Het college verzoekt de raad in te stemmen met het voorstel om over te gaan tot het invullen van de digitale raad door de raadsleden zelf een mobiel apparaat aan te laten schaffen waarbij elk raadslid keuzevrijheid heeft, zolang het mobiele apparaat geschikt is voor gebruik bij vergaderen.

4 Bespreking in commissie Bestuur d.d. 12 januari Burgemeester en wethouders van Bussum, de secretaris, de burgemeester, Mw. mr. M. Plantinga dr. M. Schoenmaker

5 Raadsbesluit Gemeente Bussum De raad van de gemeente Bussum; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Bussum, nummer RV ; gelet op de perspectiefnota 2011 waarin is aangegeven dat de raad in het kader van zowel de bezuiniging als het project duurzaamheid digitaal wil gaan werken b e s l u i t : Brinklaan 35 Postbus HA Bussum Telefoon: Fax: Website: info@bussum.nl Over te gaan tot het invullen van de digitale raad door de raadsleden zelf een mobiel apparaat aan te laten schaffen waarbij elk raadslid keuzevrijheid heeft, zolang het mobiele apparaat geschikt is voor gebruik bij vergaderen. Y. Schippers-Lammers (BMO) De bijgehorende begrotingswijziging vast te stellen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Bussum, gehouden op 26 januari de griffier, de voorzitter,