Datum De raad van de gemeente Nieuwegein 2 februari 2012 Onderwerp Papierloos vergaderen

Transcriptie

1 Nieuwegein 0 ray \.\ \..,_,,. ' Aan Datum De raad van de gemeente Nieuwegein 2 februari 2012 Onderwerp Papierloos vergaderen Afdeling Griffie Bijlagen PRESIDIUM Onderwerp Papierloos vergaderen gemeenteraad Nieuwegein Gevraagd besluit 1. Instemmen met -zoveel mogelijk- papierloos vergaderen, waarbij a. van 1 april 2012 tot en met het zomerreces 2012 een overgangsperiode is van vergaderstukken op papier naar papierloos vergaderen b. per 1 juli 2012 de toezending van papieren vergaderstukken wordt stopgezet, met uitzondering van omvangrijke documenten (zie voorstel) en de afwijkende individuele keuzes onder 2 sub c. 2. Ten behoeve van het papierloos vergaderen aan raadsleden/ fractie-assistenten de keus bieden van: a. een ipad in bruikleen van de gemeente voor de duur van de raadsperiade b. met ingang van raadsperiade uitsluitend voor raadsleden: de vergoeding ex art. 8.1.b in te zetten voor de aanschaf van een tablet, PC of mini-computer, die geschikt is om de raadsdocumenten digitaal te ontvangen; c. zelf papieren vergaderstukken ophalen in het Stadshuis. 3. De financiële dekking voor papierloos vergaderen vast te stellen conform het dekki ngsvoorstel. 4. De volgende verordeningen en reglementen aan te passen als gevolg van invoering van het papierloos vergaderen: a. Reglement van Orde voor vergaderingen van de gemeenteraad van Nieuwegein (RvO) 2009 b. Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden 2010 c. Gedragscode raadsleden en commissieleden niet-raadsleden De begroting 2012 e.v. met het bovenstaande in overeenstemming te brengen Aanleiding De gemeenteraad van Nieuwegein wil de komende jaren een verbeterslag maken op het gebied van papierloos vergaderen en digitalisering van de stukkenstroom, als verwoord in het griffieplan Verder heeft de gemeenteraad in januari 2011 ingestemd met de eerste begratingswijziging 2011, waarin onder meer de posten voor drukwerk en bezorging van raadsstukken neerwaarts werden bijgesteld op basis van de gedachte dat hierin door middel van digitale toezending van stukken kon worden voorzien.

2 Naar aanleiding hiervan is reeds een aantal zaken opgepakt. Zo is in december 2010 een begin gemaakt met het afstemmen van de stukkenstroom op het nieuwe vergadermodel. De griffie heeft geparticipeerd in de Proef of Concept voor digitalisering van besluitvorming door het college en er zijn in het kader van de ipads-pilot enkele ipads in bruikleen verstrekt aan raadsleden. In oktober 2011 is het project Papierloos vergaderen gestart. Het project richt zich op het realiseren van een actueel, veilig, betrouwbaar en duurzaam raadsinformatiesysteem dat is ingericht voor gebruik van ipads en/of e-readers. Op 14 december heeft het presidium ingestemd met uitvoering van het plan van aanpak. Om het papierloos vergaderen te formaliseren is er een besluit van uw raad nodig. Dit voorstel voorziet hierin. Beoogd effect De gemeenteraad van Nieuwegein gaat over tot papierloos vergaderen en maakt daartoe gebruik van een verbeterd, actueel, veilig en betrouwbaar raadsinformatiesysteem voor het digitaal beschikbaar stellen van vergaderstukken. Resultaat van deze maatregel is - naast verbetering van de efficiency - een structurele vermindering van printkosten en distributiekosten en een besparing op de vergoedingen voor verbruiks- en onderhoudskosten van computers, lap tops en randapparatuur. Voorgestelde oplossing In het kader van de oriëntatie op mogelijke verdere structurele bezuinigingen op de raadsorganisatie is gebleken dat gebruikmaking van digitale werkvormen een belangrijke besparing kunnen opleveren. Vele gemeentes zijn Nieuwegein hier in al voorgegaan. Via dit voorstel wordt invulling gegeven aan het in bruikleen stellen van een ipad en het daartoe aanpassen van de rechtspositieverordening voor raads- en commissieleden. 1. Keuze raadsleden Wij stellen u voor om ten behoeve van het papierloos vergaderen aan ieder raadslid en fractieassistent met ingang van 1 april de keuze voor te leggen: - of men een ipad 16GB+G3 2 in bruikleen verstrekt wil krijgen. Degenen die kiezen voor een ipad in bruikleen, leggen zich vast via een nog op te stellen bruikleenovereenkomst en verder zien zij af van aanspraken op een papieren verstrekking. - of men een papieren verstrekking van de vergaderstukken wil ontvangen. Onder een papieren verstrekking wordt een (eenvoudige) uitdraai van de vergaderstukken vanuit het raadsinformatiesysteem verstaan, die men zelf ophaalt in het Stadshuis. Raadsleden die kiezen voor een papieren verstrekking zien af van aanspraken op een ipad. Raadsleden wordt verder de mogelijkheid geboden om gebruik te maken van een eigen tablet of minicomputer. Raadsleden die hiervoor kiezen zien af van aanspraken op papieren verstrekking. Het voorstel voorziet er in dat met ingang van 1 juli 2012 alle raadsleden en fractieassistenten afzien van de financiële vergoeding voor verbruiksartikelen voor computers, lap tops en randapparatuur (art. 8.1.a resp. 30 lid 1 rechtpositieverordening raads- en commissieleden 2010). Deze vergoeding wordt benut om de kosten van de uitrol van ipads te bekostigen. 1 Ingangsdatum 1 april 2012 is onder voorbehoud van technische implementatie. 2 Standaard wordt de ipad 16GB+3G in bruikleen verstrekt. Waarbij standaard de wifi-functie is geactiveerd en de 3G functie is gelocked. Raadsleden kunnen zelfstandig de 3G functie activeren. De abonnementskosten en daaruit voortvloeiende kosten zijn voor eigen rekening.

3 De vergoedingen ex art. 8 lid 1 sub b en ex art. 8 lid 1 sub c. blijven voor de duur van de huidige raadperiode in tact teneinde rechtsongelijkheid te voorkomen. Met ingang van raadsperiade behouden raadsleden de mogelijkheid om zelf te voorzien in een tablet, PC of mini-computer voor het digitaal ontvangen van raadsstukken. Zij ontvangen daarvoor een eenmalige vergoeding van 800,- per raadsperiode. De volgende vergoedingen komen te vervallen met ingang van raadsperiade : vergoeding ex art. 8.1.c voor raadsdelen (onderhoudskosten 200,- per raadsperiode) vergoeding ex art. 8.3 voor raadsleden en art voor fractieassistenten (abonnementskosten 25,- per maand voor aansluiting ISDN, ADSL, kabel) 2. Raadsinformatiesysteem Een goed werkend raadsinformatiesysteem is randvoorwaardelijk voor het invoeren van papierloos vergaderen. Het huidige raadsinformatiesysteem wordt door de raadsleden momenteel niet als volwaardig digitaal alternatief gezien voor de wekelijkse vergaderstukken. Te vaak komt het voor dat raadsleden en overige geïnteresseerden een beroep moeten doen op de griffie, omdat zij niet op eenvoudige wijze bij raadsstukken kunnen komen. Daarom moeten zowel aan de voorkant (RIS op de website) als aan de achterkant optimalisatieslagen gemaakt worden. In dit voorstel wordt er van uitgegaan dat deze werkzaamheden uiterlijk in het zomerreces van 2012 gereed zullen zijn. Meer informatie over de voortgang is verkrijgbaar via de griffie. Verder is een klankbordgroep ingesteld van raadsleden die meedenkt met de eindoplossing. 3. Overgangsperiode De raad dient de tijd te krijgen om digitaal te leren werken en vergaderen. Daarom stellen we een overgangsperiode voor van april 2012 tot en met juni Tijdens deze periode worden de vergaderstukken zowel op papier als digitaal verstrekt. Met ingang van juli 2012 worden de vergaderstukken alleen nog digitaal ter beschikking gesteld. Een uitzondering hierop geldt voor leden die zich hebben uitgesproken voor papieren verstrekking. 4. Uitzonderingen De griffie stelt voor om omvangrijke documenten waaronder de meerjarenprogrammabegroting, nota's groter dan 50 pagina's, bestemmingsplannen en plankaarten ook op papier beschikbaar te stellen, waarbij wordt uitgegaan van een exemplaar per fractie en op verzoek twee extra. Documenten die ter vergadering worden ingediend, zoals moties en amendementen, zullen aan alle aanwezigen op papier beschikbaar gesteld. Concepten (moties en amendementen) die vooraf bekend zijn, worden beschikbaar gesteld via het Raadsinformatiesysteem. Geheime raadsstukken worden ook in deze nieuwe werkwijze alleen op papier verstrekt. Alleen in uitzonderlijk urgente gevallen en/ of in het geval van geheime raadsstukken zal er gebruik gemaakt worden van bezorging van stukken op het huisadres (post/ bode of koerier). Kanttekeningen Er zijn geen juridische consequenties verbonden aan het invoeren van het digitaal, papierloos, vergaderen. De gemeentewet, artikel 19, schrijft voor dat de burgemeester de leden schriftelijk oproept tot de vergadering maar sluit een digitale verspreiding van de vergaderstukken hiermee niet uit.

4 Bij een positief besluit van de raad zullen het Reglement van Orde voor vergaderingen van de gemeenteraad van Nieuwegein (RvO) 2009, Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden 2010 en de Gedragscode raadsleden en commissieleden niet-raadsleden 2003 aangepast moeten worden aan de nieuwe werkwijze, dat wil zeggen aan het digitaal ter beschikking stellen van de vergaderstukken. Vanwege de toegankelijkheid waarmee ook allerlei andere toepassingen binnen handbereik komen bij het papierloos vergaderen, kan dit mogelijk storend werken voor de vergaderorde, denk hierbij onder andere aan het gebruik van social media tijdens het vergaderen. Ongewenste effecten kunnen in de genoemde regelingen worden verwerkt. Voor de bekostiging van deze omslag in werken is aanwending van de vergoedingen op basis van artikel 8 resp. artikel 30 van het Rechtspositiebesluit voor raadsleden en commissieleden essentieel. Indien de raad positief besluit op het voorliggende voorstel zal er op basis van dit voorstel een nadere uitwerking plaatsvinden. Deze uitwerking wordt uiteraard eveneens aan de raad ter goedkeuring voorgelegd. De raadsleden en fractie-assistenten verbinden zich via een nog op te stellen bruikleenovereenkomst aan de voorwaarden voor gebruik van de verstrekte ipads. De raadsleden die er (volgend raadsseizoen) voor kiezen om gebruik te maken van eigen apparatuur, zijn zelf verantwoordelijk voor het eventueel afnemen van een data-abonnement, verlies en diefstal van hun informatiedrager en backup en restere van hun data. Diverse raadsleden en fractie-assistenten zullen tijd nodig hebben om digitaal te leren werken en vergaderen. Daarom wordt een overgangsperiode voorgesteld. Dit zal leiden tot een extra belasting van de griffie en de gemeentelijke organisatie. Alle abonnementen van organisaties en burgers worden beëindigd, alle stukken zijn al gratis te downloaden via de website en men kan zich in de toekomst aanmelden voor een attendering op raadsstukken. Financiën De hoogte van de toekomstige besparing is afhankelijk van individuele keuzes. Hierbij speelt vooral het aantal raadsleden/fractieassistenten dat kiest voor een papieren verstrekking een belangrijke rol. Uitgangspunt voor het dekkingsvoorstel is, dat met ingang van de raadsperiade de volgende vergoedingen van de "verordening rechtpositie wethouders, raads- en commissieleden 2010" komen te vervallen: artikel 8 lid 1 sub a en c; artikel 8 lid 3; artikel 30 lid 1 en 3. Met ingang van 1 juli 2012 komen de vergoedingen ex artikel 8, lid 1 sub a. en artikel 30 lid 1 van de verordening rechtspositie wethouders, raadsleden en commissieleden 2010 te vervallen. De posten die komen te vervallen worden aangewend ter dekking van de kosten van dit voorstel.

5 Dekkingsvoorstel Kosten: Kapitaallasten Onderhoudskosten Dekking: Vervallen papier- en printkosten formatie copyshop Vergoeding verbruiksartikelen (Rechtspositie art. S.l.a resp. art 30.1) Vergoeding abonnement ADSL/ISDN (Rechtspositie art. 8.3 resp. art.30.3) per maand voor 52 personen (raadsleden resp. fr.assistenten) per maand voor 52 personen (raadsleden resp. fr.assistenten) Vergoeding PC (Rechtspositie art. S.l.b) per raadsperiade voor 33 raadsleden Vergoeding onderhoud (Rechtspositie art. S.l.c) per raadsperiade voor 33 raadsleden Af: inzet efficiencymaatregelen Saldo Toelichting inzake taakstelling raad: ,- aan bezuinigingsmaatregelen in het kader van papierloos vergaderen (maatregel 15) is reeds ingeboekt en verwerkt, met ingang van Vervolg Bij een positief besluit zal gefaseerd uitvoering worden gegeven aan het op orde brengen van het raadsinformatiesysteem (achterkant), het uitwerken van een publieksvriendelijke voorkant van het RIS op de website van de gemeenteraad. Een klankbordgroep, die is samengesteld uit leden van de gemeenteraad denkt mee en geeft feedback op de vernieuwde voor- en achterkant. Communicatie In het plan van aanpak "Papierloos vergaderen" is een communicatiematrix opgesteld waarlangs wordt gecommuniceerd. Het Presidium van de raad van de gemeente Nieuwegein, de griffier de voorzitter mr. F.E. Contant F.T.J.M. Backhuijs

6 Nieuwegein Raadsbesluit (irccj.\ \. \ \...,. ' De raad van de gemeente Nieuwegein; gelezen het voorstel van het Presidium d.d. 25 januari 2012; besluit: 1. Instemmen met -zoveel mogelijk- papierloos vergaderen, waarbij a. van 1 april 2012 tot en met het zomerreces 2012 een overgangsperiode is van vergaderstukken op papier naar papierloos vergaderen b. per 1 juli 2012 de toezending van papieren vergaderstukken wordt stopgezet, met uitzondering van omvangrijke documenten (zie voorstel) en de afwijkende individuele keuzes onder 2 sub c. 2. Ten behoeve van het papierloos vergaderen aan raadsleden/ fractie-assistenten met ingang van de raadsperiade de keus bieden van: a. een ipad in bruikleen van de gemeente voor de duur van de raadsperiade b. uitsluitend voor raadsleden: een vergoeding per raadsperiode, die correspondeert met de hoogte van de gemeentelijke kosten voor optie a., waarbij het raadslid zelf voorziet in bijv. een tablet, PC of mini-computer, die geschikt is om de raadsdocumenten digitaal te ontvangen; c. zelf papieren vergaderstukken ophalen in het Stadshuis. 3. Met ingang van de raadsperiade komen de vergoedingen in artikel 8, eerste lid (verbruiksartikelen, aanschaf computer/ lap top en onderhoudscontract), alsmede artikel 30 lid 1 (verbruiksartikelen) van de "verordening rechtpositie wethouders, raadsen commissieleden 2010" te vervallen en worden deze aangewend ter dekking van de kosten van de opties a. tot en met c. voor papierloos vergaderen. 4. Voor de resterende huidige raadsperiade kunnen raadsleden en fractie-assistenten met ingang van 1 april 2012 de keuze maken voor de opties a. of c. als bedoeld onder het tweede beslispunt, waarbij met ingang van deze datum de vergoeding ex artikel 8, lid 1 sub a. en artikel 30 lid 1 van de verordening rechtspositie wethouders, raadsleden en commissieleden 2010 komt te vervallen en wordt aangewend voor de kosten van de opties a. en c. 5. De volgende verordeningen en reglementen aan te passen als gevolg van invoering van het papierloos vergaderen: a. Reglement van Orde voor vergaderingen van de gemeenteraad van Nieuwegein (RvO) 2009 b. Verordening rechtspositie wethouders, raads-en commissieleden 2010 c. Gedragscode raadsleden en commissieleden niet-raadsleden De begroting 2012 e.v. met het bovenstaande in overeenstemming te brengen Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 29 februari de griffier, de voorzitter,