RV/13/ Voorstelnummer RV/13/ Vervolg pilots Dienstverlening op locatie en Papierloos werken

Transcriptie

1 Datum vergadering Gemeenteraad 1 25juni2013 Datum vergadering Voorbereidende gemeenteraad 11 juni 2013 Voorstelnummer RV/13/00331 Voorstelnummer RV/13/00331 Agendapunt 6 Agendapunt 6 Voorstel ingebracht door Begrotingsprogramma Portefeuillehouder Onderwerp A.T.J. Hooijmans Bedrijfsvoering H.N. de Ronde Vervolg pilots Dienstverlening op locatie en Papierloos werken Geacht raadslid, Voorstel 1. Het onderdeel Locatie- en tijdonafhankelijk werken (van het project Locatie Onafhankelijk Werken) af te sluiten. 2. De pilots Dienstverlening op locatie en Papierloos werken te verlengen naar november Inleiding In juni 2013 besloot u Locatie Onafhankelijk Werken in te voeren. Daarmee gaf u het startschot voor een andere, nieuwe manier van werken. De gemeente Buren wordt met deze manier van werken een flexibelere organisatie die beter kan voldoen aan (toekomstige) behoeften van haar inwoners en klanten. Ook blijft de gemeente Buren door Locatie Onafhankelijk Werken een aantrekkelijke werkgever voor haar (toekomstige) medewerkers. Het project bestaat uit vier onderdelen: 1 Locatie- en tijdonafhankelijk werken (afgerond). Werken vanaf andere locaties en op andere tijden. 2 Pilot dienstverlening op locatie (oktober 2012-juni 2013). Het verlenen van diensten op andere locaties. 3 Pilot papierloos werken (december 2012-juni 2013). Vergaderen zonder papier. 4 Flexwerken (uitgesteld - besluit gemeenteraad juni 2012). Werken met flexibele werkplekken in het gemeentehuis voor alle medewerkers. We stellen voor een onderdeel, Locatie- en tijdonafhankelijk werken, af te sluiten. En de twee pilots Dienstverlening op locatie en Papierloos werken te verlengen naar november Waarna u in december 2013 een evaluatie ontvangt. Wanneer de pilot een succes blijkt, ontvangt u ook een vervolgvoorstel. In dit vervolgvoorstel beperken we ons niet alleen tot het werken met tablets en laptops. Het vervolgvoorstel gaat in op een bredere visie op Dienstverlening op locatie en Papierloos werken, zoals: Besluit gemeenteraad: Zonder hoofdelijke stemming conform besloten., griffier nil! iiiiiiiiiiiiiiiiiniiiiiiiiiiiiiiii um Voorstel raad nr.rv/13/00331

2 Welke informatie moet er nog digitaal gemaakt worden? Welke faciliteiten hebben we nodig? Hoe gaan we printen tegen? En belangrijk: Wat is ons ambitieniveau? Doel / meetbaar effect Pilot Dienstverlening op locatie Testen of Dienstverlening op locatie met laptops (of tablets) bijdraagt aan: een efficienter proces van dienstverlening of werkproces; verhoogde klanttevredenheid (bij diensten die op locatie zijn verieend). Pilot Papierloos werken afname printen met 75% voor deelnemers van de pilot; meer informatie bij de hand bij vergaderingen. Argumenten 1.1 Op 1 mei 2013 zijn we gestart met locatie- en tijdonafhankelijk werken. In September 2013 evalueren we met medewerkers en leidinggevenden. De verbeteringen naar aanleiding van deze evaluatie worden opgepakt binnen de reguliere werkzaamheden van medewerkers. Dit geldt ook voor opiossingen voor de eerste problemen. Er blijft wel een aanspreekpunt LOW om deze eerste problemen te verzamelen en uit te zetten. a. In de pilot Dienstverlening op locatie is het nog niet mogelijk geweest om dienstverlening bij inwoners thuis te testen. De technische problemen die hiervan de oorzaak waren, zijn inmiddels opgelost. We willen de pilot daarom verlengen naar november In die tijd kunnen we de ervaringen van klanten met deze manier van werken testen. De eerste ervaringen zijn overigens positief. 2.2 Aan het einde van 2013 is er meer duidelijkheid over de fiscaie gevolgen voor de pilot Papierloos werken. Later dit jaar komt er meer duidelijkheid over de fiscaie gevolgen van verstrekking van een tablet. Hierdoor kunnen we een beter vervolgvoorstel maken. Het ter beschikking stellen van tablets kan gezien worden als een extra vergoeding of loon waarover loonbelasting betaald moet worden. Dit geldt als de tablet voor meer dan 10% wordt gebruikt voor privegebruik. Het is nog onduidelijk hoe dit gecontroleerd kan worden. Dit geldt ook voor verstrekking van tablets aan medewerkers. Naar verwachting wordt deze regeling aangepast. Naar verwachting is er aan het eind van 2013 meer duidelijkheid. In december 2013 kunnen we daarom een compleet voorstel doen. Kanttekeningen 1.1 Voor het beschikbaar stellen van tablets aan uw raad was in het plan voor LOW in juni 2012 geen financiele dekking. Er was nog geen dekking omdat het nog onduidelijk was hoe de belastingdienst omgaat met het ter beschikking stellen van tablets. Op dit moment is het gebruik van de tablets geregeld in een bruikleenovereenkomst met de organisatie in het kader van de pilot. Vanwege de fiscaie onduidelijkheid is het nog niet mogelijk om in 2013 te bepalen hoe de tablets gefinancierd moeten worden (bijvoorbeeld uit eigen vergoeding of anders). In december 2013 doen we hiervoor een vervolgvoorstel als er meer duidelijkheid is. Financien Dit voorstel heeft geen financiele gevolgen. Uitvoering Planning Datum Mijlpaal Papierloos werken gemeenteraad Naar planning Raadsinformatiesysteem (valt buiten dit project) September 2013 December 2013 Vervolgvoorstel pilot raadsleden Voorstel raad nr. RV/13/

3 Papierloos werken organisatie December 2013 Evaluatie en vervolgvoorstel Dienstverlening op locatie December 2013 Evaluatie en vervolgvoorstel Communicatie - Elke twee maanden wordt het MT geinformeerd door middel van een voortgangsrapportage. - De raad ontvangt elke twee maanden een update over het project. - Voor de pilot ontvangen zij tweewekelijkse update en worden zij geinformeerd over de voortgang via het raadsjournaal. - Communicatie naar de organisatie wordt opgepakt door de werkgroep Papierloos werken. Evaluatie In december 2013 evalueren we de pilots. Burgerparticipatie Binnen de pilot Dienstverlening op locatie vragen we klanten hoe zij de dienstverlening ervaren hebben. De andere onderwerpen lenen zich minder voor burgerparticipatie omdat zij geen directe invloed hebben op de dienstverlening aan inwoners. Deregulering Dit is niet van toepassing op dit voorstel. Achtergrondinformatie Evaluatie pilot Dienstverlening op locatie en Papierloos werken. Burgemeester en wethouders van Buren, de secretaris, de burgemeester, mr. R.P. van der Starre J.A. dejboer Bijlage: raadsbesluit / '" / \ Voorstel raad nr. RV/13/

4 Datum vergadering Gemeenteraad 25 iuni 2013 Datum vergadering Voorbereidende gemeenteraad 11 iuni 2013 Voorstelnummer RV/13/00331 Voorstelnummer RV/13/00331 Agendapunt 6 Agendapunt 6 Onderwerp Vervolg pilots Dienstverlening op locatie en Papierloos werken De Gemeenteraad van Buren; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 21 mei 2013; besluit: 1. het onderdeel Locatie- en tijdonafhankelijk werken (van het project Locatie Onafhankelijk Werken) af te sluiten. 2. De pilots Dienstverlening op locatie en Papierloos werken te verlengen naar november Vastgesteld in de openbare vergadering van 25 juni 2013 Voorstel raad nr. RV/13/

5 Evaluatie pilots Dienstverlening op locatie en Papierloos werken Projectgroep Locatie Onafhankelijk Werken Versie mei 2013

6 INHOUD 1 Inleiding 3 Afronding locatie- en tijdonafhankelijk werken 3 Evaluatie van de pilots 3 2 Evaluatie dienstverlening op locatie...a 2.1 Technische problemen in de eerste maanden Verder met de pilot, nu "aan de keukentafel" Evaluatie pilot papierloos werken Gemeenteraad Organisatie Vervolg 6 EVALUATIE PILOTS DIENSTVERLENING OP LOCATIE & PAPIERLOOS WERKEN VERSIE 0.3 2

7 X N L.EXOIN 13 In juni 2013 besloot de gemeenteraad van Buren akkoord te geven voor Locatie Onafhankelijk Werken. Daarmee gaf de raad het startschot voor een andere, nieuwe manier van werken. De gemeente Buren wordt met deze manier van werken een flexibelere organisatie die beter kan voldoen aan (toekomstige) behoeften van haar inwoners en klanten. Ook blijft de gemeente Buren door Locatie Onafhankelijk Werken een aantrekkelijke werkgever voor haar (toekomstige) medewerkers. Het project Locatie Onafhankelijk Werken bestaat uit vier gedeelten: 1 Locatie- en tijdonafhankelijk werken (vanaf 1 mei). Werken vanaf andere locaties en op andere tijden. 2 Pilot dienstverlening op locatie (oktober-juni). Het verlenen van diensten op andere locaties. 3 Pilot papierloos werken (december-juni). Vergaderen zonder papier. 4 Flexwerken (uitgesteld). Werken met flexibele werkplekken in het gemeentehuis voor alle medewerkers. Het laatste onderdeel, flexwerken, is uitgesteld. Dit gedeelte gaan we oppakken wanneer er noodzaak is om dit te doen. Die noodzaak kan bijvoorbeeld ontstaan wanneer er een huurder is voor een gedeelte van het gebouw. Afronding locatie- en tijdonafhankelijk werken Op 1 mei 2013 zijn we gestart met locatie- en tijdonafhankelijk werken. Daarmee bedoelen we dat elke medewerker van wie de functie het toelaat, kan werken waar en wanneer hij of zij dat wil. Daarvoor hebben we de ICT infrastructuur aangepast en afspraken gemaakt met medewerkers hoe wij onze bereikbaarheid behouden. Leidinggevenden hebben trainingen gevolgd over de nieuwe manier van leidinggeven die dit vraagt. In September evalueren we met medewerkers en leidinggevenden. Dit deel van het project behoort daarmee tot de reguliere werkzaamheden. Daarom sluiten we dit onderdeel (locatie- en tijdafhankelijk werken) van het project af. De vervolgacties die uit dit onderdeel zijn voortgekomen pakken we op in onze reguliere werkzaamheden. Vooral de ondersteunende afdelingen hebben hiermee te maken. Evaluatie van de pilots In juli 2012 gingen de werkgroepen van start met de voorbereidingen van de pilots. In oktober startte de pilot Papierloos werken en in december de pilot Dienstverlening op locatie. In dit document evalueren we deze twee pilots. EVALUATIE PILOTS DIENSTVERLENING OP LOCATIE & PAPIERLOOS WERKEN VERSIE 0.3 3

8 EVALUATIE DIENSTVERLENING OP LOCATIE De pilot dienstverlening op locatie ging in december 2012 van start. De afdelingen Inwonerszaken, Ruimtelijke Ontwikkeling en Ruimtelijk Beheer hebben laptops gekregen om de dienstverlening op locatie te testen. Het ging hier om de volgende diensten: Werk en inkomen (inwoners/clienten) - WMO (clienten) Verenigingen Economie, toerisme en recreatie (veelal bedrijven) Volkshuisvesting (organisaties) Toezicht (Ruimtelijk Beheer) Projectleiding (Ruimtelijk Beheer) In een aantal gevallen zijn de laptops uitgereikt aan een medewerker en in een aantal gevallen maakte een heel team gebruik van een of twee apparaten. 2.1 Technische problemen in de eerste maanden In de eerste maanden bleek de ICT-infrastructuur niet geschikt om buiten het gemeentehuis te werken. In combinatie met slecht werkende dongels (voor internetontvangst) werkten de laptops niet goed genoeg. De applicaties startten traag op en de verbinding met ons eigen netwerk viel vaak weg. Ongeschikt dus om ondersteuning te bieden bij gesprekken met clienten. Toezichthouders en projectleiding hebben er wel mee gewerkt omdat het bij hen minder impact had als het systeem niet of slecht werkte. Zij gebruiken het apparaat niet voor gesprekken met clienten zoals inwonerszaken. Of clienten het prettig vinden, hebben we nog niet kunnen testen. Vanaf 1 mei 2013 heeft de organisatie een nieuwe ICT-infrastructuur, Daarnaast zijn ook de problemen met de dongels opgelost. Een aantal technische problemen zijn daarmee opgelost. Het is nu mogelijk om het ook bij clienten thuis te testen. Een aantal ervaringen op een rijtje: Minder reistijd voor toezichthouders en projectleiders. Zij kunnen op locatie een logboek bijhouden, mail beantwoorden en tekeningen raadplegen. Vragen zijn sneller te beantwoorden. Medewerkers van Inwonerszaken gebruiken de laptop wel in spreekkamers in Maurik omdat daar draadloos internet is, hierdoor was het systeem snel genoeg. In de spreekkamers bleken de laptops prettig omdat ook de client via internet benodigde informatie op kon zoeken. Medewerkers van werk en inkomen werken ook bij het werkplein in Tiel. Omdat daar draadloos internet is, werkte het systeem ook daar voldoende snel. Als een client niet komt is het toch mogelijk om door te werken. Daardoor gaat er geen tijd verloren. 2.2 Verder met de pilot, nu "aan de keukentafel" Nu de technische problemen zijn opgelost gaan we in de pilot verder met dienstverlening 'aan de keukentafel', dus zoveel mogelijk bij de mensen thuis. We verlengen de pilot daarom naar november In die tijd gaan we verder met testen: 1. Hoe ervaren klanten (clienten) dienstverlening op locatie met behulp van een laptop? 2. Voor welke andere diensten in de organisatie is het zinvol ook dienstverlening op locatie te faciliteren met (ICT-)hulpmiddelen? EVALUATIE PILOTS DIENSTVERLENING OP LOCATIE & PAPIERLOOS WERKEN VERSIE 0.3 4

9 t>zj EVALUATIE PILOT PAPIERLOOS WERKEN De pilot papierloos werken is in oktober 2012 gestart met drie verschillende groepen gebruikers: raadsleden, college en organisatie. Deze groepen hebben verschillende verwachtingen en eisen aan het papierloos werken. ledereen werkte met een ipad, maar het werken zonder papier hebben we nog niet door aanvullende maatregelen afgedwongen: wie wil printen mag dat doen. 3.1 Gemeenteraad Alle raadsleden werken op dit moment met tablets. Helaas hebben wij maar weinig informatie over hoe zij het werken met de ipads ervaren. Onze indruk is, dat zij over het algemeen tevreden zijn over het werken met ipads. Wel hebben zij behoefte aan een goede digitale informatievoorziening. Aan deze informatievoorziening wordt gewerkt door een aparte projectgroep, die de hele informatievoorziening aan de raad en de bestuurlijke route via Decos onder handen neemt. Volgens planning kan er in September een goed werkend raadsinformatiesysteem zijn. We zijn ons ervan bewust dat het succes van papierloos werken door de raad hiervan afhangt. Bij de raadsvergaderingen werken alle raadsleden met ipads. Tot en met april werkten raadsleden naast de ipad ook nog met papieren vergaderstukken. In mei staat de eerste echte papierloze vergadering gepland. Raadsleden krijgen dan geen papieren vergaderstukken (en achterliggende informatie) aangeleverd. De ervaring van andere gemeenten leert dat papierloos vergaderen een succes is met uitzondering van financiele stukken. Het blijkt lastig om financiele overzichten zoals de kadernota digitaal te behandelen. 3.2 Organisatie De meeste deelnemers van de pilot geven aan (bijna) niet meer te printen. Twee deelnemers hebben de ipad weer ingeleverd omdat het werk zich niet leent voor papierloos werken met de ipad. De ipad is vooral handig voor: het raadplegen van documenten, versturen van s, beheer (eigen) agenda, maken van notifies; papierloos vergaderen; thuis dingen voorbereiden/vast even lezen; het lezen van stukken; gestructureerd werken en notifies verwerken; snel even je mail/agenda thuis checken; Een aantal medewerkers geven aan dat voor sommige werkzaamheden de ipad niet geschikt is. Zo ervaren zij dat de ipad niet handig is voor: grote procesdossiers (denk aan 200 pagina's); procesvergaderingen (juridische zaken): switchen tussen dossiers kost teveel tijd en het maken van notifies gaat te langzaam (ook omdat je niet kunt blindtypen op de ipad). notuleren; het bekijken van grote tekeningen (bouwtekeningen, bestemmingsplannen); notifies maken en tegelijkertijd je gesprekspartner(s) aan kijken; je kunt niet bij je mappenstructuur of je eigen werkomgeving. geen toegang tot gedeelde postbus. niet overal (buiten het gemeentehuis) mogelijk op wifi te komen. grote stukken >10Mb kun je niet binnen halen behalve via webmail, en daar moet je wifi voor hebben. stukken gaan na een aantal weken uit je mail. Het werken met een ipad is nog niet voor alle taken van medewerkers geschikt. Voor een gedeelte ligt dit aan de beperkingen van de ipad en de manier waarop informatie ontsloten EVALUATIE PILOTS DIENSTVERLENING OP LOCATIE & PAPIERLOOS WERKEN VERSIE 0.3 5

10 kan worden. Voor een gedeelte ligt dit ook aan de vaardigheden en onbekendheid van medewerkers met de ipad. 3.3 Vervolg We zien dat sommige werkzaamheden wel goed digitaal kunnen worden uitgevoerd maar niet op een ipad. In het vervolg van de pilot, tot november 2013, willen we dan ook andere apparatuur inzetten naast de ipads. Medewerkers mogen bijvoorbeeld hun eigen laptop meenemen. Daarmee kunnen ze dan bij al hun documenten en post, De pilot en het vervolg zijn erop gericht uit te vinden hoe papierloos werken het meeste kan bijdragen aan efficie-nter werken en vergaderen. Tot november 2013 lossen we een aantal knelpunten op. Zoals de achterliggende informatievoorziening (bijvoorbeeld mappenstructuur en eigen werkomgeving), In die periode verwachten we ook duidelijkheid te krijgen over de manier waarop de Belastingdienst omgaat met het verstrekken van ipads, Op basis van die kennis en het vervolg van de pilots maken we een vervolgvoorstel voor de raad voor januari Conclusie De pilots zijn nu goed op stoom, waardoor we voor het vervolg hogere eisen gaan stellen, bijvoorbeeld aan de gerealiseerde besparing op papier. Eind november verwachten we duidelijkheid te hebben over de manier waarop we de ipads en andere middelen kunnen financieren. Wanneer de pilot het succes is, maken we een voorstel voor de definitieve en gemeentebrede invoering van het papierloos werken, dat we in december 2013 aan de raad zullen aanbieden. EVALUATIE PILOTS DIENSTVERLENING OP LOCATIE & PAPIERLOOS WERKEN VERSIE bmsm