12A Raadsvoorstel_WiFinetwerk.doc/blz. 3

Transcriptie

1 Raadsvoorstel Bevoegdheid Raad Vergadering Gemeenteraad Oirschot Vergaderdatum: 29 november 2011 (Presidium van 15 november 2011) Registratienummer: 2011/87 Agendapunt nummer: 12A Onderwerp Aanleg WiFi in het gemeentehuis van Oirschot Inleiding/aanleiding In een tijd waarin digitale communicatie een snelle opkomst doormaakt kan de gemeente Oirschot niet achter blijven. Dit wordt onderkend in het coalitieakkoord en in de toekomstvisie. Enerzijds betekent dit dat de organisatie zich de komende tijd steeds meer gaat richten op een meer digitale werkwijze. Anderzijds maakt de buitenwereld steeds meer gebruik van moderne communicatiemiddelen als smartphones, laptops en tablet-pc,s. Om er voor te zorgen dat deze middelen zowel door burgers, bestuurders als ambtenaren optimaal gebruikt kunnen worden is het wenselijk om het gemeentehuis van Oirschot te voorzien van een hoogwaardig WiFi-netwerk. Hoewel veel apparaten uitgerust zijn met de zogenaamde 3G-technologie om met de buitenwereld te communiceren is dat niet voor iedereen de meest ideale techniek. Het is duur in gebruik (dure abonnementen voor datagebruik), het is niet zo snel als WiFi en ook niet overal is goed 3G signaal beschikbaar. Voor de aanleg van een Wifi-netwerk in het gemeentehuis zijn in eerste instantie 3 partijen benaderd. Inmiddels heeft het SSC aan Simac een offerte gevraagd voor de aanleg van een hoogwaardig WiFi netwerk in het gemeentehuis van Oirschot. Hierbij is uitgegaan van optimaal signaal in het hele gemeentehuis en ook aan beveiligingsmogelijkheden en toekomstig beheer is maximale aandacht besteed. Voorstel 1. Over te gaan tot de aanleg van een WiFi-netwerk conform prijsopgave van SSC - De Kempen en hiervoor het benodigde budget (zie onder kopje Kosten en dekking ) beschikbaar te stellen. 2. Op de datum van uitvoering bezien of door nieuwe ontwikkelingen een minder kostbare en meer voor de hand liggende oplossing voor de aanleg van een Wifi-netwerk mogelijk is. 12A Raadsvoorstel_WiFinetwerk.doc/blz. 2

2 Argumenten 1.1. Om burgers, bestuurders en ambtenaren optimaal gebruik te kunnen laten maken van de moderne communicatiemiddelen in het gemeentehuis van Oirschot is het wenselijk om een hoogwaardig WiFi-netwerk aan te leggen. Voor een goed, snel en gemakkelijk gebruik van moderne communicatiemiddelen zoals de ipad, maar ook laptops, PDA s en smartphones is een WiFi-netwerk noodzakelijk. In deze tijd is een hoogwaardig Wifi-netwerk binnen het gemeentehuis niet meer weg te denken. Immers het Huis van de gemeente moet zowel burgers als andere bezoekers (waaronder professionele adviseurs) in staat stellen om draadloos te kunnen werken c.q. informatie te raadplegen en op te halen. Dit geldt overigens ook voor bestuur en medewerkers, het draagt bij aan een verdere professionalisering van onze organisatie. 1.2 Het aanleggen van een Wifi-netwerk van goede kwaliteit kent technische voordelen. Een praktisch voordeel van een goed netwerk is dat er sprake is van een extreem verminderde gevoeligheid voor andere draadloze zendapparatuur die zich binnen het gemeentehuis bevindt. Hier doelen wij met name op de reeds aanwezige draadloze geluidsinstallatie die onder andere gebruikt wordt tijdens de raadsvergadering. Dit vergt een hoger dan gemiddelde investering waardoor een variabel aanbod van zendfrequenties/bandbreedtes mogelijk wordt. 1.3 Het aanleggen van een Wifi-netwerk met koppelingsmogelijkheden voor het bedrijfsnetwerk leidt tot efficiënter werken. De inrichting van het WiFi-netwerk kan zowel los van bestaande netwerken, als ook gekoppeld met het huidige bedrijfsnetwerk. Het aan te leggen WiFi-netwerk wordt vooralsnog niet direct gekoppeld aan het bedrijfsnetwerk. Alvorens sprake is van koppeling aan het bedrijfsnetwerk moeten er beperkte aanvullende voorzieningen worden getroffen, waarvan de kosten binnen de exploitatie worden opgevangen. 1.4 We hebben ons voor automatiseringdoeleinden verbonden met SSC-De Kempen. Het is denkbaar dat er goedkopere opties mogelijk zijn. Echter, deze goedkopere oplossingen worden niet door SSC De Kempen van service voorzien aangezien de kwetsbaarheid (en daardoor de verhoogde inzet van medewerkers van het SSC) niet in lijn is met de gemaakte afspraken met SSC De Kempen. Dit betekent dat de gemeente Oirschot aanschaf en beheer zelf zal moeten (laten) uitvoeren. Het uitvoeren in eigen beheer door de gemeente doet afbreuk aan de gemaakte afspraken met betrekking tot de ICT-voorzieningen binnen gemeentehuizen en op de langere termijn betekent dit onder andere dat we minder in staat zijn de operationaliteit en kwaliteit van het systeem te garanderen. Immers wij ontberen als organisatie de daartoe benodigde technische kennis en know 12A Raadsvoorstel_WiFinetwerk.doc/blz. 3

3 how. Ook de beveiliging en het volgen van de ontwikkelingen vraagt specifieke kennis die we hebben ondergebracht bij SSC De Kempen. Als gemeente Oirschot willen wij een professionele organisatie zijn en bij een professionele organisatie hoort naar onze mening ook de beschikbaarstelling van professionele hulpmiddelen. Vandaar dat wij grote waarde hechten aan een hoogwaardig netwerk. 1.5 Er zijn nieuwe ontwikkelingen aangekondigd per 1 januari 2012 voor de aanleg van Wifi-netwerken. De technologie op het gebied van de aanleg van Wifi-netwerken gaat razendsnel. Voor 1 januari 2012 staan een aantal nieuwe en grote ontwikkelingen gepland, waardoor ook de aanleg van het Wifi-netwerk in het Oirschotse gemeentehuis wellicht anders kan. Daarom is het wijs om op de datum van uitvoering nogmaals te kijken naar de mogelijkheden voor de aanleg van het Wifinetwerk. De kans bestaat dat we kunnen zorgen voor een goedkopere, meer flexibele en efficiënte investering. Omdat de ontwikkelingen nog onzeker zijn vragen we nu het budget wat nodig is voor de aanleg van een Wifi-netwerk op basis van de huidige technologieën. Het is dus mogelijk dat dit budget niet volledig wordt uitgegeven. Risico s 1.1 Uitval van het WiFi-netwerk tijdens vergaderingen in de avonduren Binnen het huidige contract bestaat er geen 24-uurs dekking vanuit het SSC. Dit betekent dat tijdens de avonduren geen directe ondersteuning aanwezig is. De kwaliteit van de voorziening is in dat geval maatgevend voor de operationaliteit en dat vertaald zich weer in de prijs. 1.2 De aanleg van het WiFi-netwerk gebeurt door derden De prijs voor het door Simac geoffreerde netwerk is hoog. Het is waarschijnlijk mogelijk om een goedkoper netwerk aan te leggen, bijvoorbeeld door gebruik te maken van bestaande infrastructuur. Vanuit het SSC is aangegeven dat goedkopere alternatieven het systeem gevoeliger maken voor uitval en storingen. Daarnaast kan de veiligheid minder worden gegarandeerd. Voor de aanleg van het WiFi-netwerk zijn we afhankelijk van derde partijen. Wij onderhouden met deze partijen een goed zakelijk contact, dit betekent dat wij op korte termijn de voorziening kunnen realiseren. 1.3 Extra kosten voor bouwkundige aanpassingen In de offerte van het SSC zijn de eventuele kosten voor bouwkundige aanpassingen niet meegenomen. Om zo efficiënt mogelijk te werken willen we de mensen die het WiFi-netwerk aansluiten samen laten optrekken met timmerman en elektricien. De kosten die dit met zich mee brengt voor timmerman en elektricien zijn op basis van geschatte bedragen meegenomen in dit voorstel. 12A Raadsvoorstel_WiFinetwerk.doc/blz. 4

4 Kosten en dekking Voor de aanleg van het WiFi-netwerk zijn geen incidentele en/of structurele middelen gereserveerd of vrij te maken uit reguliere onderhoudsbudgetten. In onderstaande tabel zijn de benodigde middelen uiteengezet, gesplitst naar incidentele en structurele middelen. We gaan er hierbij vanuit dat: De aanschaf en het onderhoud van het WiFi-netwerk voor rekening komt van de gemeente Oirschot. Geadviseerd wordt om een afschrijvingstermijn van 5 jaar aan te houden. Er is in de offerte van het SSC geen rekening gehouden met de aanleg van kabels in het plafond e.d. De bijkomende kosten zijn niet nauwkeurig vast te stellen maar als plafonds open en dicht moeten (we willen tenslotte geen lelijke kabelgoten) kan dit betekenen dat we drie dagen een timmerman en eventueel ondersteuning van onze vaste kabelbeheerder (Fa. Welvaarts) nodig hebben. Met de aanleg van WiFi is in de begroting geen rekening gehouden. Dit betekent dat aanvullende dekking aangewezen moet worden. Voor de structurele lasten van 2012 ( ,00) leggen wij een relatie met de concept-ontwikkelagenda Het voorstel is om de kosten voorlopig ten laste te brengen van de post onvoorzien en bij de behandeling van de ontwikkelagenda te bezien of voor 2012 incidenteel geld beschikbaar kan worden gesteld. Voor 2013 en volgende jaren worden de lasten verwerkt in de exploitatie, dus de reguliere begroting. Daarnaast hebben we in het kader van papierloos werken bij de uitvoering van het project Ombuigingen rekening gehouden met de reductie van kosten van kopiëren en papiergebruik. middelen omschrijving incidenteel (jaarschijf 2011) (jaarschijf 2011) (jaarschijf 2012 e.v.) WiFi-netwerk (We gaan in dit voorstel uit van maximale kosten, die later eventueel naar beneden bijgesteld kunnen worden) Aanleg WiFi aanschaf WiFi ± , Aanleg WiFi aanleg bouwkundige 8.000, voorzieningen (16 punten à ± 500,00) Aanleg WiFi jaarlijkse onderhoudskn. WiFi ± ,00 (2mnd) 2.600,00 Aanleg WiFi aankoop en installatie één 2.000, switch ± Aanleg WiFi jaarlijkse onderhoudskn. één ,00 (2 mnd) 300,00 switch ± Beheerskosten WiFi jaarlijks incl. monitoring ,00 (2 mnd) 9.000,00 en beveiliging ± Beheerskosten WiFi aansluiten devices op 3.975, het netwerk (ca. 41 raad en 12 organisatie 12A Raadsvoorstel_WiFinetwerk.doc/blz. 5

5 middelen omschrijving incidenteel (jaarschijf 2011) (jaarschijf 2011) (jaarschijf 2012 e.v.) incl. college B&W en griffie à ± 75,00 per unit) Beheerskosten WiFi aansluiten devices op ,00 het netwerk; stelpost (ca. 4 raad en org. incl. college B&W en griffie à ± 75,00 per unit) Beheerskosten WiFi bandbreedte internet P.M. P.M. aanpassen i.v.m intensiever gebruik internet Rente en afschrijving investering Rente 3,75 % Afschrijving (5 jaar) Totaal kapitaallasten , , , , ,00 Totaal lasten , , ,00 N.B. Indien tijdens de pilotperiode (15 november december 2011) of na de definitieve uitrol (vanaf 1 januari 2012) blijkt dat de bandbreedte van het internet aangepast moet worden, komen we hierop terug met een aanvullend raadsvoorstel. Draagvlak en Communicatie Via de raadswerkgroep ipad s is een goede basis gelegd om draagvlak te creëren, zowel bij (burger) raadsleden, collegeleden als bij managementleden. De griffie verzorgd de externe communicatie en vanuit de organisatie van de gemeente Oirschot (afdelingshoofd Bedrijfsvoering & Control) wordt aandacht besteed voor de interne communicatie. Voor zowel de externe als de interne communicatie adviseert en ondersteunt het team communicatie. Daarnaast geven wij voor de buitenwereld aan dat het gemeentehuis is voorzien van een hoogwaardig Wifi-netwerk. Relatie met Toekomstvisie De aanleg van een hoogwaardig WiFi-netwerk past in de visie om te komen tot een betere (digitale) dienstverlening en het in toenemende mate digitale werken. Burgerparticipatie Voor de aanleg van het Wifi-netwerk in het gemeentehuis van Oirschot is geen (vorm van) burgerparticipatie ingezet. 12A Raadsvoorstel_WiFinetwerk.doc/blz. 6

6 Procedures, Planning en Uitvoering Kortheidshalve verwijzen we u naar de memo van de griffier met het onderwerp De weg naar Papierloos werken. In deze memo is tevens een planning opgenomen voor de uitrol van de ipad evenals de route om te komen tot het papierloos werken binnen de gemeenteraad van de gemeente Oirschot. Belangrijke mijlpalen zijn de start van de pilot ipad s op 15 november 2011 en de definitieve start van het werken met een ipad per 1 januari Evaluatie Bij de evaluatie voor het gebruik van de ipad s evalueren we ook het Wifi-netwerk, De evaluatie wordt door de griffier geïnitieerd. Daarnaast zorgt de organisatie van de gemeente Oirschot voorafgaand aan de raadsevaluatie voor een interne evaluatie, waarbij SSC - De Kempen wordt betrokken. Bijlagen ter inzage Memo van de griffier met het onderwerp De weg naar Papierloos werken. Oirschot, 1 november 2011 burgemeester en wethouders, Jos van Hout, secretaris Ruud Severijns, burgemeester 12A Raadsvoorstel_WiFinetwerk.doc/blz. 7

7 Raadsbesluit Vergadering: Gemeenteraad Oirschot Vergaderdatum: 20 december 2011 Registratienummer: 2011/87 De raad der gemeente Oirschot; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 1 november 2011; gegeven de agendering door het Presidium d.d. 13 december 2011; besluit: 1. Over te gaan tot de aanleg van een WiFi-netwerk conform prijsopgave van SSC - De Kempen en hiervoor het benodigde budget (zie onder kopje Kosten en dekking ) beschikbaar te stellen. 2. Op de datum van uitvoering bezien of door nieuwe ontwikkelingen een minder kostbare en meer voor de hand liggende oplossing voor de aanleg van een Wifi-netwerk mogelijk is. Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Oirschot van 20 december 2011, De gemeenteraad, Han Struijs, griffier Ruud Severijns, voorzitter 12A Raadsvoorstel_WiFinetwerk.doc/blz. 8