Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg XE Steenwijk Steenwijk, 25 maart 2008 Nummer voorstel: 2008/30

Transcriptie

1 Voorstel aan de raad Aan de gemeenteraad Gemeente Steenwijkerland Vendelweg XE Steenwijk Steenwijk, 25 maart 2008 Nummer voorstel: 2008/30 Voor raadsvergadering d.d.: Agendapunt: Onderwerp: Toekomst gemeentearchief Aan de raad van de gemeente Steenwijkerland wordt voorgesteld te besluiten: Conceptbesluit: 1. Te kiezen voor een toekomstige opzet van het gemeentearchief volgens scenario 2 van het rapport van het Nationaal Archief, met uitzondering van onder 2, 3 en 4 vermelde. In essentie komt dit neer op enerzijds een verbetering van de dienstverlening aan de burger en anderzijds een verbetering in de beschikbaarheid en zekerstelling van cultureel erfgoed, d.m.v.: verwerving van belangrijke particuliere archieven en collecties bredere inzet van digitalisering en internet meer aandacht voor presentatie (tentoonstellingen, archievendagen) 2. De hiervoor gereserveerde bedragen van de stelpost uit de begroting voor het gemeentearchief ( ,- voor 2008 en vanaf ,-) beschikbaar te stellen. 3. In afwijking van scenario 2 echter, vooralsnog, geen educatieve activiteiten uit te laten voeren, door of namens het gemeentearchief. 4. Eveneens in afwijking van scenario 2 de bouwkundige aanpassingen van de studieruimte niet in 2008, maar in 2009 te laten uitvoeren. 5. Eveneens in afwijking van scenario 2, in 2008, nog niet over te gaan tot uitbreiding van de formatie, maar in 2008 te concentreren op het implementeren van de adviezen van het Nationaal Archief en met name het goed neerzetten van de digitale gemeentearchieffunctie. 6. Kennis te nemen van het feit dat er voor de begroting van 2009 een claim wordt ingediend van eenmalig ,- en structureel 5.000,-. 7. Kennis te nemen van het bijgaande concept-antwoord op het advies van het Historisch Platform Steenwijkerland. Samenvatting: Inleiding De in het gemeentearchief aanwezige historische archieven vormen zeer waardevol cultureel erfgoed voor deze regio. Dit erfgoed is echter nog te weinig bekend bij de burger en er wordt ook relatief weinig gebruik van gemaakt. Het heeft echter meer potentie. Daarom is het college op 23 januari 2007 akkoord gegaan met het verstrekken van een opdracht aan het Nationaal Archief voor het uitwerken van een toekomstvisie voor het gemeentearchief. In oktober 2007 heeft het Nationaal Archief het eindrapport opgeleverd (bijlage 1). 1

2 Op 6 november 2007 is het rapport besproken in het college. Het college heeft toen besloten om, alvorens een definitief standpunt in te nemen, het Historisch Platform Steenwijkerland om advies te vragen. Dit advies is ondertussen eveneens gereed (bijlage 2). Het rapport van het Nationaal Archief Drie scenario s In het eindrapport van het Nationaal Archief worden drie scenario s uitgewerkt: 1. Het gemeentearchief op orde In dit scenario wordt er vanuit gegaan dat er niet meer gedaan wordt met het gemeentearchief dan dat de Archiefwet 1995 voorschrijft. 2. Het gemeentearchief als onderdeel van een netwerkverband De dienstverlening aan de burger en daardoor de beschikbaarheid van cultureel erfgoed wordt verbeterd op een aantal belangrijke punten: Verwerving van belangrijke particuliere archieven en collecties Bredere inzet van digitalisering en internet Meer aandacht voor presentatie (tentoonstellingen, archievendagen) Omdat de gemeente Steenwijkerland voor deze verbetering niet voldoende capaciteit en deskundigheid bezit, wordt in dit scenario een nauwe samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel bepleit. 3. Een Regionaal Historisch Centrum Noord -West Overijssel Het gemeentearchief fungeert dan als depot en studiecentrum voor het beheer en de beschikbaarstelling van alle voor belangrijke archieven en documentaire collecties die betrekking hebben op Noord-West Overijssel. Een dergelijk regionaal historisch centrum zou een samenwerkingsverband moeten worden met het Historisch Centrum Overijssel, vergelijkbaar met het nu in voorbereiding zijnde Historisch Centrum Twente. Advies Nationaal Archief De belangrijkste aanbevelingen van het Nationaal Archief zijn om nu in ieder geval te kiezen voor scenario 2, maar ook om een haalbaarheidsonderzoek naar een Regionaal-Historisch Centrum Noord-West Overijssel te laten uitvoeren. Voor een volledig overzicht van de aanbevelingen wordt verwezen naar het rapport. Advies Historisch Platform Steenwijkerland Op verzoek van het college hebben de niet-ambtelijke leden van het Historisch Platform Steenwijkerland een advies over het rapport opgesteld. Hieronder worden de belangrijkste elementen uit dit advies samengevat. Het belangrijkste element bestaat er uit, dat de niet-ambtelijke leden van het Historisch Platform Steenwijkerland unaniem van mening zijn dat er gestreefd moet worden naar de totstandkoming van een Regionaal Historisch Centrum Kop van Overijssel (scenario 3 uit het advies van het Nationaal Archief). De onderbouwing hiervan zou moeten blijken uit een meerjarig cultuurhistorisch beleidsplan. Uit het advies maar ook uit andere contacten blijkt dat het Historisch Platform Steenwijkerland bereid is dit plan op te stellen. Hoewel niet expliciet in het advies genoemd, maar wel als zodanig uitgesproken in vergaderingen van het Historisch Platform, is gebleken dat de wens voor een Regionaal Historisch Centrum 2

3 ondermeer ook voortvloeit uit de wens voor een centraal opslag, beheer en toegankelijkheid voor museale objecten. Ten aanzien van de wettelijke verplichting van de gemeente om haar historische archieven op orde te brengen doet het Historisch Platform een aantal suggesties. Deze suggesties kunnen eenvoudig beantwoord worden. Daarom zal er hier niet uitvoering op ingegaan worden, maar wordt er verwezen naar de conceptreactie op het advies in bijlage 3. Argumenten De wens van het Historisch Platform Steenwijkerland om te komen tot een Regionaal Historisch Centrum Noord-West Overijssel wordt door BUBE om de volgende redenen vooralsnog niet reëel geacht: o De huidige bezoekersaantallen rechtvaardigen, vanuit het oogpunt van het gemeentearchief, de te verwachten zeer omvangrijke investeringen voor een Regionaal Historisch Centrum niet. Een vergelijking met Twente loopt in die zin mank, dat er sprake is van een volledig andere schaal. Het inwonersaantal van Twente is bijvoorbeeld een veelvoud van Steenwijkerland/ Noord-West Overijssel. o Aan de opslag en beschikbaarstelling van documenten en museale objecten worden heel verschillende eisen gesteld. Dit betreft zowel de vereiste vakkennis van de beheerders, de toegankelijkheid, de presentatie aan het publiek als klimatologische en inrichtingseisen aan de depots. In een gezamenlijke opslag en beheer van documenten en objecten wordt in die zin op dit moment geen meerwaarde gezien, temeer ook omdat de gemeente zelf over een goed archiefdepot beschikt. De discussie over een centraal depot voor museale objecten behoort daarom niet in dit kader thuis. Om deze redenen wordt, in afwijking van de aanbevelingen van het Nationaal Archief, een haalbaarheidsonderzoek naar een Regionaal Historisch Centrum niet geadviseerd. Geadviseerd wordt om nu te kiezen voor scenario 2. Voor de onderbouwing van scenario 2 wordt verwezen naar het rapport van het Nationaal Archief. Om praktische redenen worden hier echter wel een aantal punten afgeweken van het advies. Deze staan hieronder vermeld. In afwijking van het advies van het Nationaal Archief is het vooralsnog nog niet wenselijk om in dit kader al een investering te doen van ,- in, samen met het Historisch Centrum Overijssel uit te voeren, educatieve activiteiten ten aanzien van cultuur erfgoed. Op dit vlak ziet het vernieuwde Historisch Platform Steenwijkerland voor zich zelf een belangrijke rol weggelegd. Verstandig is daarom om eerst het cultuur-historisch beleidsplan van het Historisch Platform Steenwijkerland af te wachten. Een investering van ,- in verbetering van de studieruimte is in 2008 nog niet wenselijk. Voorlopig is de huisvesting in het gemeentehuis nog erg krap. In 2009 verlaat naar verwachting echter de IGSD het gemeentehuis. Dan bestaat er ook de mogelijkheid om een wat ruimere en betere studieruimte voor bezoekers van het gemeentearchief in te richten. Het is daarom verstandiger om dan deze investering te doen en dus deze investering te claimen bij de begroting van Structureel bestaat er een verschil van 5000,- tussen begroting en de structurele kosten geraamd, door het Nationale Archief. Geadviseerd wordt daarom om vanaf 2009 structureel 5000,- extra te claimen voor het gemeentearchief. In het advies van het Nationaal Archief wordt veel nadruk gelegd op digitale beschikbaarstelling van cultureel erfgoed en de daarbij horende dienstverlening. Om dit goed vorm te geven moet een belangrijke, eenmalige tijdsinvestering gedaan worden. Hetzelfde geldt voor de andere aanbevelingen, zoals bijvoorbeeld de onderhandelingen met het HCO 3

4 over de toekomstige samenwerking. In het rapport van het Nationaal Archief is echter geen rekening gehouden met deze flinke eenmalige tijdsinvestering op het niveau van teamleider, terwijl deze wel van wezenlijk belang is voor het slagen. Gezien de overvolle agenda van BUDIM is hier echter geen ruimte voor binnen de normale formatie. Voorgesteld wordt daarom om de ,- begroot voor extra openingsuren van het gemeentearchief in 2008 nog te bestemmen voor het goed vormgeven van scenario 2. Uitbreiding van de openingsuren is dan aan de orde met ingang van 1 januari Eveneens is in het advies geen rekening gehouden met eventuele extra ICT-kosten. Hoewel de digitale beschikbaarstelling van cultureel erfgoed grotendeels ingevuld kan worden met de huidige ICT-voorzieningen, is het verstandig om rekening te houden met wat extra kosten voor b.v. conversie of extra schrijfruimte. Daarom is het wenselijk hiervoor een bedrag ( 5000,-) in 2008 te reserveren. Financiële toelichting Vooruitlopend op het rapport is er in de begrotingsprocedure een claim gelegd voor de begroting Deze claim is in de definitieve begroting voor gehonoreerd. Voor 2008 is nu eenmalig ,- beschikbaar gesteld en ,- structureel vanaf Het advies van het Nationaal Archief gaat uit van ca ,- voor 2008 en ca ,- structureel. Het verschil tussen het rapport van het Nationaal Archief en de begroting komt voor 2008 neer op ,- (= ). Met de hierboven onder argumenten genoemde aanpassingen is er voor 2008 geen verschil meer, maar zal er voor de begroting ,- eenmalig en 5000,- structureel bij geraamd moeten worden. In schema: Rapport Nationaal Archief , , , ,- Af: educatieve activiteiten , , , ,- Af: bouwkundige aanpassingen in , Bij: extra ICT voorzieningen 5000,- Bij: bouwkundige aanpassingen in ,- Totaal benodigd , , , ,- Begroting , , , ,- Verschil (te claimen bij de volgende begrotingscyclus) ,- 5000,- 5000,- Personeel en organisatie Per 1 januari 2009 moeten de bezoekers van het gemeentearchief vijf dagen per week geholpen kunnen worden. Daarvoor en voor de extra werkzaamheden, die voortvloeien uit een uitbreiding van de digitaal aangeboden archiefdiensten, is vanaf 1 januari 2009 bij BUDIM 0,5 fte in salarisschaal 7 noodzakelijk. De kosten voor deze formatie-uitbreiding zijn verwerkt in het advies van het Nationaal Archief. 4

5 Communicatietraject Via de pers, Landelijke Archievendag 2008, historische verenigingen en internet zal in 2008 getracht worden ruim aandacht te krijgen voor de schatten in het gemeentearchief, evenals voor de verbeteringen en extra mogelijkheden. Uitvoering en planning 2008 zal met name benut worden om de aanbevelingen te implementeren. Vanaf 1 januari 2009 zal dan geheel volgens het aanbevolen scenario gewerkt kunnen worden. Bijlagen bij het voorstel Ondertekening De secretaris De burgemeester drs. A.J. Peterson drs. H.H. Apotheker Betrokken partijen afdeling adviseur behandeld in commissie BUBE Roel Lensen, tel.: 718, roel.lensen@planet.nl X ja, raadscommissie van 8 april 2008 nee 5

6 Raadsbesluit Steenwijk, 22 april 2008 Nummer: 2008/30 De raad van de gemeente Steenwijkerland; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 25 maart 2008, nummer 2008/30; b e s l u i t : 1. Te kiezen voor een toekomstige opzet van het gemeentearchief volgens scenario 2 van het rapport van het Nationaal Archief, met uitzondering van onder 2, 3 en 4 vermelde. In essentie komt dit neer op enerzijds een verbetering van de dienstverlening aan de burger en anderzijds een verbetering in de beschikbaarheid en zekerstelling van cultureel erfgoed, d.m.v.: verwerving van belangrijke particuliere archieven en collecties bredere inzet van digitalisering en internet meer aandacht voor presentatie (tentoonstellingen, archievendagen) 2. De hiervoor gereserveerde bedragen van de stelpost uit de begroting voor het gemeentearchief ( ,- voor 2008 en vanaf ,-) beschikbaar te stellen. 3. In afwijking van scenario 2 echter, vooralsnog, geen educatieve activiteiten uit te laten voeren, door of namens het gemeentearchief. 4. Eveneens in afwijking van scenario 2 de bouwkundige aanpassingen van de studieruimte niet in 2008, maar in 2009 te laten uitvoeren. 5. Eveneens in afwijking van scenario 2, in 2008, nog niet over te gaan tot uitbreiding van de formatie, maar in 2008 te concentreren op het implementeren van de adviezen van het Nationaal Archief en met name het goed neerzetten van de digitale gemeentearchieffunctie. 6. Kennis te nemen van het feit dat er voor de begroting van 2009 een claim wordt ingediend van eenmalig ,- en structureel 5.000,-. 7. Kennis te nemen van het bijgaande concept-antwoord op het advies van het Historisch Platform Steenwijkerland. De raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, R.G.H.P. Moonen drs. H.H. Apotheker 1