Datum raadsvergadering. Onderwerp Beschikbaar stellen van een investeringskrediet voor de invoering van Zaakgericht Werken

Transcriptie

1 Raadsvoorstel Datum vaststelling voorstel door het college 26 april 2016 Datum raadsvergadering 16 juni 2016 Nummer raadsvoorstel Bijbehorend veld van de programmabegroting Dienstverlening Naam portefeuillehouder college / Initiatiefnemer raad J.W. van Dongen Wettelijke basis - Gemeentewet - Raadsprogramma Onderwerp Beschikbaar stellen van een investeringskrediet voor de invoering van Zaakgericht Werken Samenvatting In het raadsprogramma staat dat onze inwoners centraal staan in onze gemeente. Daar hoort bij dat wij onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties optimaal van dienst willen zijn. Dit willen wij realiseren door de invoering van zaakgericht werken en het middel dat wij hiervoor willen inzetten is een zaaksysteem. De scope van de invoering van zaakgericht werken is als volgt: We bieden optimale digitale dienstverlening aan onze burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijven, krijgen grip op onze informatiehuishouding en verhogen de kwaliteit van onze interne bedrijfsvoering. Hierdoor kan de gemeente haar inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties, maar ook haar medewerkers op het gewenste en toekomstgerichte niveau bedienen. Daadwerkelijke resultaten (zie ook in de toelichting van dit raadsvoorstel onder waarom zaakgericht werken ) die door de invoering van zaakgericht werken ontstaan zijn: - Verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening aan de burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijven (verbeterde externe klantgerichte dienstverlening). - Hogere transparantie doordat burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijven in staat zijn om online zaken te regelen en inzicht te krijgen in de status van de zaak (zelfredzaamheid). - Verbetering kwaliteit, grip en betere toegankelijkheid van de informatiehuishouding - Verbetering van de interne bedrijfsvoering - Verbetering van de onderlinge afstemming met ketenpartners Zaakgericht werken past tevens binnen de ambitie van de Nederlandse overheid om dienstverlening verder te digitaliseren. Zo is in de Visiebrief Digitale Overheid 2017 opgenomen, dat inwoners en bedrijven alle zaken die ze met overheid doen, volledig digitaal kunnen afhandelen. Ook de Digitale Agenda 2020 van de VNG sluit daar op aan. Wil de gemeente aanhaken op deze ontwikkelingen, dan is het noodzakelijk dat de gemeente aan de slag gaat met digitaal en zaakgericht werken.

2 2 Voorgesteld besluit 1. Een investeringskrediet beschikbaar te stellen voor de invoering van zaakgericht werken van ,- 2. De financiële consequenties structureel (budgetneutraal) te verwerken in de meerjarenbegroting Duurzaamheid Zaakgericht werken zal gaan leiden tot minder fysieke en telefonische contactmomenten met de inwoners en meer digitale contactmomenten met de inwoners ( digitaal waar het kan, persoonlijk waar het moet ). Hierdoor zal er een vermindering van materiële kosten ontstaan door minder gebruik van administratieve en fysieke hulpmiddelen (bijvoorbeeld papier). Hierdoor ontstaat door zaakgericht werken een papierarme organisatie hetgeen tegemoet aan de onze ambitie van een duurzame, klimaat neutrale gemeentelijke organisatie. Werkgelegenheid Het project Invoering Zaakgericht Werken is een omvangrijk project waarbij in de voorbereidings- en implementatiefase extra inzet van (gespecialiseerd) personeel noodzakelijk is. Dit kan (indirect) gevolgen hebben voor de lokale werkgelegenheid. Financiële consequenties / wijze van dekking In het Uitvoeringsplan informatiebeleid is de invoering van zaakgericht werken als wens benoemd. Voor de realisatie van een wens geldt de volgende spelregel: Projecten worden als wens betiteld en alleen opgenomen op basis van een positieve business case waaruit de te behalen efficiency in capaciteit en financiële middelen en/of verhoging van kwaliteit blijkt. De directie besluit tot opname in de planning van projecten die op basis van de positieve business case minimaal budgetneutraal zijn. Het bestuur besluit over opname van projecten waar de positieve business case enkel betrekking heeft op kwaliteitsverbetering. Uitgaven De kapitaalsinvestering bedraagt en is als volgt opgebouwd: Kostensoort Bedrag Kosten interne projectleider (2 ½ jaar) Kosten implementatie en overige kosten (eenmalig) Externe ondersteuning ( ; begeleiding, inrichten systeem, zaaktypes etc.) Extra ondersteuning kwaliteitsmanagement/functioneel beheer (half 2017-half 2018) Subtotaal Onvoorzien (conversie DMS Corsa etc.) Totale kapitaalsinvestering Deze kapitaalsinvestering kan op grond van onze nota waarderen en afschrijven geactiveerd en afgeschreven worden op basis van een maximale periode van 5 jaar. Omdat de uitgaven uit de voorbereidingsfase 2016 ten laste kunnen worden gebracht van interne inverdieneffecten en in 2017 de lasten bestaan uit rente uitgaven, beslaat de feitelijke afschrijvingstermijn hierdoor de periode 1 januari 2018 tot en met 31 december De opleidingskosten (vergroting digitale vaardigheden organisatie en opleiding super-users) worden ten laste gebracht van het Concern opleidingsplan

3 3 De uitgaven (kapitaalslasten, gebruikskosten, onderhoud etc.) zijn in beeld gebracht voor een periode van 7 jaar (2017 tot en met 2023), omdat in de praktijk in redelijkheid is aan te nemen dat de gebruiksduur van het systeem langer is dan de financiële afschrijvingstermijn van 5 jaar. Er is sprake van een gemiddelde structurele last van ,- per jaar. Baten/inverdieneffecten De baten/inverdieneffecten zijn in overleg met het management eveneens in beeld gebracht voor een periode van 7 jaar (2017 tot en met 2023), omdat in de praktijk in redelijkheid is aan te nemen dat de gebruiksduur van het systeem langer is dan de financiële afschrijvingstermijn. Er is sprake van een gemiddeld structureel inverdieneffect van ,- per jaar. Deze inverdieneffecten zijn gelieerd aan het kader van zaakgericht werken, maar komen, naast de voordelen van een betere dienstverlening aan onze burgers en verbetering van de interne bedrijfsvoering, ook sterk tegemoet aan andere ambities/thema s van onze gemeente zoals verdergaande digitalisering, online dienstverlening, duurzaamheid, transparantie, Het Nieuwe Werken, procesgericht werken en denken en een papierarme organisatie. Gelieerd aan deze ambities/thema s kunt u in hoofdlijnen denken aan inverdieneffecten als gevolg van: vermindering van materiële kosten door vermindering van administratieve en fysieke/handmatige werkzaamheden en de daarvoor benodigde hulpmiddelen optimalisering van het databeheer minder fysieke en telefonische contactmomenten met de inwoners en meer digitale contactmomenten met de inwoners ( digitaal waar het kan, persoonlijk waar het moet ) applicatie rationalisatie (verminderen van huidige individuele applicaties en gezamenlijk concentreren van deze applicaties in een zaaksysteem) inverdieneffecten online dienstverlening plaats onafhankelijk kunnen werken Deze inverdieneffecten worden door middel van een begrotingswijziging in de meerjarenbegroting, bij de door het management aangegeven producten, afgeraamd. Resumé Er wordt voldaan aan de spelregel vanuit het Uitvoeringsplan informatiebeleid , dat zowel de opgestelde business case als de opgestelde startnotitie een positief beeld geven, waaruit de te behalen efficiency in capaciteit en financiële middelen en verhoging van kwaliteit blijkt. Voor de jaren 2017 tot en met 2023 komen de baten/inverdieneffecten overeen met de uitgaven voor de jaren 2017 tot en met De voorinvestering verdient zich binnen zeven jaar terug (budget neutraal). Dit leidt tot de volgende kosten-baten verhouding in de periode tot en met Kosten Baten/inverdieneffecten Totaal /

4 4 In grafiek ziet dit er als volgt uit (2017 = jaar 1): Eerdere raadsbesluiten Besluit van 25 september 2014 inzake het Informatiebeleidsplan en het onderliggende Uitvoeringsplan informatiebeleid Reacties van derden / communicatie De communicatie is door de aard van dit onderwerp vooralsnog intern gericht. In 2018 wordt voor de inwoners gestart met het afhandelen van digitale aanvragen via het zaaksysteem. Dit is mogelijk doordat inwoners zich aansluiten op MijnOverheid.nl (of een PIP= Persoonlijke Internet pagina). Hierdoor hebben ze dan te allen tijde inzicht in de voortgang en het resultaat van hun aanvraag. In 2017 zal voor de communicatie met de inwoners een uitgebreid communicatieplan worden opgesteld. Participatie De participatie is door de aard van dit onderwerp vooralsnog intern gericht. Ook participatie van de Regionale ICT Dienst Utrecht (RID) speelt een belangrijke rol, omdat een stabiele infrastructuur (backend) van belang is voor de invoering van zaakgericht werken. De Ondernemingsraad heeft in de brief van 5 april 2016 (bijgevoegd) uitgesproken voorstander te zijn van zaakgericht werken. De beantwoording van de WOR bestuurder van 11 april 2016 is eveneens bijgevoegd. Vervolgtraject De implementatie wordt projectmatig opgepakt aan de hand van een op te stellen projectplan Invoering zaakgericht werken en kent een doorlooptijd van 2 ½ tot 3 jaar. Wanneer uw raad instemt met de beschikbaarstelling van een investeringskrediet van ,-, ziet de planning er in hoofdlijnen als volgt uit: - Juli - half september 2016 : opstellen projectplan en programma van eisen - Half september maart 2017 : Europese aanbesteding - April december 2017 : voorbereiden implementatie (proof-of-concept, beschrijven zaaktypes, verder inrichten systeem, testen, voorbereiden uitrol etc.) en communicatie met inwoners. - Januari maart 2019 : daadwerkelijke uitrol in organisatie, naar inwoners, evalueren en bijstellen. Bijlage(n): - Startnotitie invoering zaakgericht werken - Brief Ondernemingsraad van 5 april 2016 en beantwoording door de WOR bestuurder van 11 april 2016.

5 5 Nadere informatie te verkrijgen bij 1. Moes, Martin, 2. Aarts, Luc, Toelichting op gevraagde beslissing In de gemeenteraadsvergadering van 25 september 2014 heeft de raad ingestemd met het ICT Beleidsplan en het onderliggende Uitvoeringsplan informatiebeleid Naast diverse wettelijke verplichtingen is in deze plannen de invoering van zaakgericht werken als een wens opgenomen. Voor wensen geldt de spelregel dat deze alleen worden opgenomen op basis van een positieve business case waaruit de te behalen efficiency in capaciteit en financiële middelen en/of verhoging van kwaliteit blijkt. In het najaar 2015 is on-low-profile met dit zeer omvangrijke traject een start gemaakt, met het opstellen van een business case Zaakgericht Werken door een extern bureau. Bij het opstellen van de business case voor de invoering van zaakgericht werken, zijn - op basis van interviews met enkele collegeleden en medewerkers uit alle lagen van de organisatie - de ambities van de gemeente met betrekking tot zaakgericht werken bepaald, namelijk: 1) Grip op processen / in control zijn; 2) Verbeterde dienstverlening; 3) Procesoptimalisatie (zodanig inrichten van het proces dat met de inzet van zo weinig mogelijk middelen zo goed mogelijk het gewenste resultaat wordt gerealiseerd. De kortstondige "laag hangend fruit" projecten); 4) Informatie centraal ontsluiten, waardoor informatie versnippering wordt geminimaliseerd; 5) Aansluiting landelijke ontwikkelingen en wetgeving. Deze business case is verder uitgewerkt in bijgevoegde startnotitie. Voor een uitgebreide toelichting over zaakgericht werken (ambities, scope, scenario s, kansen, randvoorwaarden, risico s, benodigde inzet vanuit de organisatie etc.), verwijs ik u naar bijgevoegde startnotitie. Op 26 april j.l. heeft het college van burgemeester en wethouders met de startnotitie ingestemd. Na beschikbaarstelling van het benodigde krediet door de raad, worden de projectgroep en de klankbordgroep ingesteld. Beide overlegvormen worden nauw betrokken bij het opstellen van het projectplan, Programma van Eisen en de verdere inrichting en uitrol van zaakgericht werken. Momenteel wordt ook onderzocht welke mogelijkheden van samenwerking er bestaan met de overige RIDgemeenten of met gemeenten in de regio. Tevens zal in de loop van het gehele traject nauw contact en afstemming plaats vinden met de portefeuillehouder en de Ondernemingsraad. Waarom zaakgericht werken? In het raadsprogramma staat dat onze inwoners centraal staan in onze gemeente. Daar hoort bij dat wij onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties optimaal van dienst willen zijn. Zaakgericht werken gaat ons daarbij helpen. Het stelt de organisatie in staat om efficiënter en transparanter te werken. Zaakgericht werken biedt inzicht in werkvoorraden en doorlooptijden. Informatie wordt eenduidig opgeslagen en is eenvoudig terug vindbaar. Zaakgericht werken zorgt er ook voor dat de medewerkers van de 1 e lijn van Publiek (Klant Contact Centrum (KCC)) beschikken over een actueel klantbeeld, waarmee zij inwoners nog beter van dienst kunnen zijn. Daarnaast vormt zaakgericht werken een belangrijke pijler onder onze online dienstverlening en komt tegemoet aan de maatschappelijke trend van meer zelfredzaamheid door inwoners zelf. Digitale aanvragen worden via het zaaksysteem afgehandeld en door aan te sluiten op MijnOverheid.nl (of een PIP= Persoonlijke Internet Pagina) hebben inwoners te allen tijde inzicht in de voortgang en het resultaat van hun aanvraag.

6 6 Zaakgericht werken is ook een middel om tijd- en plaats onafhankelijk te kunnen werken. Het biedt daarmee mogelijkheden voor de ontwikkeling naar een moderne, toekomstbestendige netwerkorganisatie. Zaakgericht werken past tevens binnen de ambitie van de Nederlandse overheid om dienstverlening verder te digitaliseren. Zo is in de Visiebrief Digitale Overheid 2017 opgenomen, dat inwoners en bedrijven alle zaken die ze met overheid doen, volledig digitaal kunnen afhandelen. Ook de Digitale Agenda 2020 van de VNG sluit daar op aan. Wil de gemeente aanhaken op deze ontwikkelingen, dan is het noodzakelijk dat de gemeente aan de slag gaat met digitaal en zaakgericht werken. Met zaakgericht werken is het mogelijk alle contacten (telefonisch, digitaal, analoog, etc.), extern of intern, kanaal onafhankelijk als een zaak te behandelen waarbij alle bijbehorende gegevens in het proces worden toegevoegd aan het zaakdossier. We kunnen deze informatie onafhankelijk van plaats en tijd opvragen en de inwoners en bedrijven informeren over de voortgang van de zaak. De scope van de invoering van zaakgericht werken is dan ook als volgt: We bieden optimale digitale dienstverlening aan onze burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijven, krijgen grip op onze informatiehuishouding en verhogen de kwaliteit van onze interne bedrijfsvoering. Hierdoor kan de gemeente haar inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties, maar ook haar medewerkers op het gewenste en toekomstgerichte niveau bedienen. Daadwerkelijke resultaten die door de invoering van zaakgericht werken ontstaan zijn: - Verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening aan de burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijven - Hogere transparantie doordat burgers, maatschappelijke instellingen en bedrijven in staat zijn om online zaken te regelen en inzicht te krijgen in de status van de zaak (zelfredzaamheid). - Verbetering kwaliteit, grip en betere toegankelijkheid van de informatiehuishouding - Verbetering van de interne bedrijfsvoering - Verbetering van de onderlinge afstemming met ketenpartners