Onderdeel Begroting Resultaat Verschil Projectleiding

Transcriptie

1 Raadsvoorstel Griffiersnummer: B17 Onderwerp: aanvullend krediet herindeling Datum B&W-vergadering: 1 april 2014 Datum raadsvergadering: 24 april 2014 Datum carrousel: 24 april 2014 Portefeuillehouder: Burgemeester H.W.C.G. Keereweer Ambtenaar: Gemeentesecretaris_GSB adres: W.Looijen@groesbeek.nl Telefoonnummer: Zaaknummer: MUG Documentnummer: Aan de gemeenteraad, Voorstel 1. Een aanvullend krediet ter grootte van beschikbaar te stellen in verband met de kosten voor huisvesting, ICT, archief en overige uitgaven. 2. Het onder 1 genoemde bedrag te dekken uit de integratie- en frictiekostenvergoeding die van het Rijk wordt ontvangen voor de gemeentelijke herindeling. 1. Inleiding Door de gemeenteraden van Millingen aan de Rijn, Ubbergen en Groesbeek is voor de uitvoering van het plan van aanpak voor de gemeentelijke herindeling een totaalkrediet beschikbaar gesteld ter grootte van ,-. In onderstaand overzicht wordt aangegeven hoe het krediet is opgebouwd. Tevens wordt weergegeven wat de uitgaven tot januari 2014 zijn geweest. bedragen in Onderdeel Begroting Resultaat Verschil Projectleiding Communicatie (inhuur communicatieadviseur, internet, intranet, publicaties, herindelingskrant, bruiloftsbus, inloopbijeenkomsten) Algemene kosten (bijeenkomsten raden, personeel, personeelsmiddag, etc.) Uren secretariaat en ambtelijke werkgroepen Inhuur derden Kosten inrichting organisatie Nieuwe werken Kosten huisvesting Kosten ICT Onvoorzien Totaal

2 Per kwartaal wordt gerapporteerd over de stand van zaken voor wat betreft het verloop van het krediet. Tot op heden is er geen sprake van overschrijdingen. Inschatting kosten Bij de aanvraag van het krediet was het niet mogelijk om een goede inschatting te maken van alle kosten en de hoogte daarvan. Vooral op het terrein van huisvesting en ICT waren nog geen concrete ramingen voorhanden en daarom is een aantal stelposten opgenomen: huisvesting ICT onvoorzien Nu voor deze onderdelen concrete plannen en calculaties zijn uitgewerkt blijken de gereserveerde bedragen niet toereikend te zijn. Bij het reserveren van de bedragen waren wij er naar nu blijkt te optimistisch van uitgegaan dat de benodigde aanpassingen beperkt konden blijven, omdat we al in MUG-verband samenwerken op het gebied van ICT en omdat we er van uitgingen dat het benutten van het bestaande gebouw in een flexibel kantoorconcept, tot beperkte kosten zou leiden. Verder hebben we te maken met kosten die in eerste instantie niet in beeld waren (archief, uitbesteding WABO). Hieronder volgt een toelichting op de verschillende onderdelen. Huisvesting Uitgangspunt is om het nieuwe bestuur en alle medewerkers vanaf 1 januari 2015 te huisvesten in het gemeentehuis van Groesbeek. In het FMP (financieel meerjarenperspectief) is in dit kader een structureel voordeel ter grootte van per jaar ingeboekt voor de nieuwe gemeente (afstoten locatie Ubbergen). Om bestuur en medewerkers te kunnen huisvesten en om de dienstverlening op een adequate wijze vorm te kunnen geven is een verbouwing van het gemeentehuis van Groesbeek nodig en een investering in indeling, vergaderfaciliteiten, kabels/leidingen en meubilair. De conclusie is getrokken dat het huisvesten van alle medewerkers op één centrale locatie in Groesbeek haalbaar is, maar dan moet ook echt alle ruimte worden benut en dus ook bruikbaar worden gemaakt. De totale kosten van de huisvesting worden geraamd op In een apart voorstel is dit toegelicht en er is een gespecificeerde berekening van de kosten opgenomen. Zoals uit dat voorstel blijkt is er een splitsing tussen de kosten voor de facilitaire opdracht (kantoordeel) en het architectendeel (raadszaal, hal, receptie, vergaderruimten). De kosten voor het architectendeel zijn gebaseerd op het programma van eisen en ontwerp van de architect en bedragen Dit is besproken in de klankbordgroep huisvesting en heeft de instemming van de daarin zittende raadsleden. ICT Voor de totale harmonisatie van soft- en hardware van de gemeenten is een aantal projecten benoemd, namelijk: Pagina 2 van 7

3 1. Techniek 2. Telefonie 3. Applicaties 4. Uitvoering met leveranciers 5. Gebouw (hulpmiddelen) Per project is een doorrekening gemaakt van de kosten die ontstaan. In bijgevoegde bijlage treft u een specificatie van de kosten aan. De totale kosten zijn berekend op een bedrag ter grootte van Omdat we op het gebied van ICT al jaren in MUG verband samenwerken en de applicaties van de MUG-gemeenten op één centraal serverpark en netwerk draaien, gingen we er aanvankelijk van uit dat de herindeling geen grote aanpassingen met zich mee zou brengen. Bij nader inzien is dat een te optimistische aanname geweest. De voorbereiding op de herindeling vereist op het gebied van ICT toch aanzienlijke investeringen. De belangrijkste kostenposten hebben te maken met: - het realiseren van extra opslagcapaciteit en backupmogelijkheden: door de herindeling is niet alleen ruimte nodig voor een nieuwe omgeving, maar moeten ook oude gegevens bewaard blijven en geraadpleegd kunnen worden. Daarnaast worden steeds meer processen gedigitaliseerd, waardoor een steeds grotere behoefte aan opslag- en backupmogelijkheden ontstaat. Tot slot wordt ook het wifi-netwerk verbeterd, ter ondersteuning van het toegenomen gebruik van ipads, smartphones en laptops. - het samenvoegen van applicaties en daarin opgeslagen gegevens is een complex proces, waar vele leveranciers bij betrokken worden en dat door de onderlinge samenhang en verbondenheid van applicaties en gegevens ook logistiek gezien zeer complex is. Wij kunnen dat niet zelf en hebben daarvoor de hulp nodig van onze huisleverancier PinkRoccade. Over de prijs is scherp onderhandeld, maar de intensiteit en doorlooptijd van het proces maakt dat de kosten van deze begeleiding en ondersteuning aanzienlijk zijn. Het steeds verder digitaliseren van onze dienstverlening en bedrijfsvoering (e-overheid/nup, Antwoord, Zaakgericht Werken, Het Nieuwe Werken e.d.) vereist het koppelen van applicaties, het stroomlijnen van het gebruik van daarin opgeslagen gegevens en het toepassen van moderne werkconcepten en hulpmiddelen. Het betreft investeringen die ook in de oude situatie gedaan hadden moeten worden, maar die door de herindeling urgent geworden zijn, omdat er op een geïntegreerd werkend systeem beschikbaar moet zijn. Voor deze investeringen (in WiFi ; Decos ; Binnengemeentelijk gebruik basisadministraties ) ten bedrage van totaal is in de reguliere begroting van de MUG-ICT echter geen budgettaire ruimte beschikbaar. Overige kosten Archief Op het terrein van archief bestaan grote achterstanden binnen de gemeenten. Door een extern bureau is een quick scan uitgevoerd en is een berekening gemaakt van kosten om het geheel weer op orde te brengen. Dit zou tot een kostenpost van ,- leiden. Geadviseerd wordt om enkel de meest noodzakelijke zaken uit te voeren, zodat een werkbare situatie ontstaat en de verhuizing van de stukken van Ubbergen naar Groesbeek kunnen plaatsvinden. Wanneer Pagina 3 van 7

4 enkel de meest noodzakelijke acties worden uitgevoerd en om een tijdelijk tekort aan gekwalificeerde opslagruimte op te lossen, bedragen de kosten Overige kosten De stuurgroep herindeling heeft besloten om het Wabo takenpakket van de nieuwe gemeente te laten uitvoeren door de ODRN. Het gaat om de taken KCC/Front-office, vergunningverlening, toezicht, handhaving en administratieve ondersteuning. Overdracht van dit takenpakket sluit naadloos aan op de werkzaamheden die de ODRN momenteel ook uitvoert voor de gemeente Nijmegen. Als uitgangspunt is gehanteerd dat Wabo-taken op het gebied van beleid, coördinatie en advisering in eigen huis blijven, e.e.a. conform het regiemodel voor de nieuwe gemeente. De ODRN houdt zich momenteel ook niet bezig met beleidsmatige taken. Bij overdracht van het Wabo-takenpakket krijgt de nieuwe gemeente van de ODRN een rekening met structurele kosten van (all-in). Daar tegenover staan wegvallende kosten van structureel Derhalve een structureel jaarlijks voordeel van Dit voordeel zal zich de eerste jaren nog niet volledig voordoen omdat er ook frictiekosten ontstaan en bestaande overhead afgebouwd moet worden. De herindeling biedt echter goede mogelijkheden om deze kosten snel af te bouwen. Bij het op afstand plaatsen van uitvoerende taken is het noodzakelijk te kunnen beschikken over (actuele) digitale dossiers. Die zijn nu nog niet beschikbaar. Er zal een inhaalslag in de digitalisering van de bestaande bouw- en milieuarchieven moeten worden gemaakt. De totale eenmalige kosten voor de overdracht bedragen Deze zijn niet voorzien bij het oorspronkelijke herindelingskrediet. Uit bovenstaande cijfers blijkt echter dat deze kosten een zeer korte terugverdientijd kennen. Digitaliseren van de Wabo-dossiers zou los van herindeling of takenoverdracht op enig moment toch aan de orde zijn gekomen, maar dan zou een meer geleidelijke aanpak mogelijk zijn geweest. Overdracht van WABO-taken is een rendabele investering. Totale kosten De totale kosten bedragen: Onderdeel Kosten Waarvan niet herindelingsgerelateerd Huisvesting ICT Archief Overig TOTAAL benodigd Beoogd effect Adequate voorwaarden te scheppen in huisvesting, ICT en archief voor de nieuwe organisatie en de WABO taken over te kunnen dragen aan de ODRN. Pagina 4 van 7

5 3. Argumenten 1.1 De herindeling leidt tot het samenvoegen van bestuur, organisatie en bedrijfsvoering waarvoor kosten moeten worden gemaakt. De herindeling van de MUG-gemeenten brengt met zich mee dat bestuur, organisatie en bedrijfsvoering worden samengevoegd. De hoogte van de kosten wordt aanzienlijk beperkt doordat er voor gekozen is en het nu ook daadwerkelijk mogelijk blijkt, om iedereen te huisvesten in het bestaande gemeentehuis van de gemeente Groesbeek. Op het moment van de eerste kredietaanvraag was de hoogte van een aantal kosten vooral huisvesting en ICT nog niet uitgewerkt. De stelposten die waren geraamd blijken onvoldoende te zijn. Die inschatting moet worden bijgesteld. 1.2 Het Rijk verstrekt daarvoor een integratie- en frictiekostenvergoeding Voor de kosten die moeten worden gemaakt wordt door het Rijk een frictiekostenvergoeding uitgekeerd. In totaliteit gaat het om 10 miljoen (aanvankelijk 8.0 mln plus later extra 2.0). 4. Kanttekening 1.1 Er blijft minder geld over voor het oplossen van eventuele andere knelpunten. De integratie- en frictiekostenvergoeding van het Rijk wordt als lumpsum beschikbaar gesteld. Het staat de gemeente(n) vrij om deze middelen naar eigen inzicht te besteden. Nu een groter beslag op deze middelen wordt gedaan, blijft er minder over om eventuele overige knelpunten op te vangen (of om b.v. begrotingstekorten in de eerste jaren op te vangen). 1.2 Voor Groesbeek: Aanpassing van de voorgevel en creëren extra ingang aan de Dorpsstraat De wethouders Giesbers en Thijssen nemen ten aanzien van de door de architect voorgestelde aanpassing van de voorgevel van het gemeentehuis een minderheidsstandpunt in. Zij zijn van mening, dat deze aanpassing allerminst leidt tot de beoogde verfraaiing van de gevel aan de Dorpsstraat en daarom haaks staat op de inspanningen, die ondernemers zich getroosten om het aanzien van de panden aan de Dorpsstraat te verbeteren. Zij zijn bovendien van mening, dat de gewenste entree aan de Dorpsstraat op deze wijze wordt weggestopt en dat het beoogde doel een meer uitnodigend karakter van het gemeentehuis naar de Dorpsstraat - daarmee niet wordt bereikt. Dat betekent hoe spijtig ook, dat in hun ogen moet worden afgezien van het aanbrengen van deze entree. Beide wethouders stellen zich op het standpunt, dat het aan u gevraagde krediet zou moeten worden verlaagd met een bedrag van ,00, zijnde de kosten, die gemoeid zijn met het aanbrengen van de beoogde uitbouw. 5. Financiële onderbouwing Voor huisvesting en ICT is in totaal beschikbaar ,-. Daarnaast is, met het inzicht van nu, de verwachting dat binnen het eerder voor herindeling beschikbaar gestelde krediet een ruimte van ongeveer ,- aanwezig is. Diverse kosten blijken in de praktijk lager uit te vallen. Ook is er voor de verbouw een deel van de dekking te vinden in enkele onderhoudsfondsen van gebouwen ter grootte van Per saldo ontstaat daardoor het volgende tekort: Pagina 5 van 7

6 Beschikbaar Ruimte binnen krediet Dekking uit onderhoudsfondsen Opbrengst verkoop gemeentehuis p.m. Ubbergen TOTAAL beschikbaar TOTAAL benodigd TEKORT Tot het moment van herindeling worden investeringen tussen de gemeenten verdeeld op basis van inwoneraantal. De kosten voor de gemeente Groesbeek bedragen Communicatie Besluitvorming over dit onderwerp zal op de gebruikelijke wijze in- en extern worden gecommuniceerd. 7. Aanpak/uitvoering Na beschikbaarstelling van het krediet zal onder verantwoordelijkheid van de Stuurgroep de uitvoering ter hand worden genomen. Burgemeester en wethouders van Groesbeek De secretaris, De burgemeester, J.W. Looijen H.W.C.G. Keereweer Bijlagen digitaal ter inzage - Kostenraming vertrouwelijk in te zien na inloggen - architectenkeuze Bijlagen ter inzage fractiekamer Bijlage ter inzage griffier Pagina 6 van 7

7 Raadsbesluit De raad van de gemeente Groesbeek; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 1 april 2014; overwegende dat: - de herindeling leidt tot het samenvoegen van bestuur, organisatie en bedrijfsvoering, waardoor onder meer kosten voor huisvesting, ICT, archief en de overdracht van Wabotaken gemaakt moeten worden; - hiervoor in de eerste kredietaanvraag voor de herindeling onvoldoende middelen zijn geraamd, omdat de kosten op dat moment onvoldoende in beeld waren; - het Rijk voor de bestrijding van deze kosten een integratie- en frictiekostenvergoeding verstrekt. b e s l u i t : 1. een aanvullend krediet ter grootte van in verband met de kosten voor huisvesting, ICT, archief en overige uitgaven. 2. Het bedrag te dekken uit de integratie- en frictiekostenvergoeding die van het Rijk wordt ontvangen voor de gemeentelijke herindeling. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Groesbeek op 24 april De raadsgriffier, De voorzitter, J.A.M. van Workum H.W.C.G. Keereweer Pagina 7 van 7