Stappenplan Strategische Personeelsplanning Stap 1: Breng het gewenste toekomstig personeelbestand in kaart. Stap 3: Analyseer het spanningsveld tussen het huidige en gewenste personeelsbestand Stap 4: Maak een HR- actieplan: Hoe verschillen overbruggen? Stap 2: Inventariseer en beoordeel uw huidige personeelsbestand Inleiding Met aandacht voor strategische personeelsplanning verbindt u de door u gesignaleerde toekomstige marktontwikkelingen met de daarbij gewenste kwalitatieve en kwantitatieve personeelsbezetting. U kunt met de kennis en inzichten uit de strategische personeelsplanning gerichter in-, uit-, en doorstroom van uw personeel beïnvloeden én anticiperen op de ontwikkelingen die in het verschiet liggen. Bij strategische personeelsplanning gaat u uit van een toekomstscenario, dat u zelf maakt en dat gevolgen heeft voor uw organisatie en de daarbij behorende personeelsbezetting. Het doel van strategische personeelsplanning is dat u toekomstgericht de gewenste capaciteit vaststelt en via een HR actieplan de daarvoor benodigde acties uitwerkt en in gang zet. Het gaat bij het maken van een strategische personeelsplanning niet alleen om het eindresultaat, in dit geval het HR-Actieplan. Belangrijk is ook hoe u de benodigde activiteiten hiertoe uitvoert en met wie u dat doet. Het is wenselijk om u gezamenlijk met alle sleutelfiguren in uw organisatie te buigen over met name het bepalen van de toekomst (stap 1) en het analyseren van het spanningsveld (stap 3) om vervolgens gezamenlijk tot de contouren van het HR-Actieplan (stap 4) te komen. Denk bij de sleutelfiguren aan een afvaardiging van P&O, OR of PVT en direct leidinggevenden. De inventarisering en beoordeling van het personeelsbestand kan ook altijd door een P&O-adviseur of een werkgroep personeelsplanning worden voorbereid, net zoals de definitieve uitwerking van het HR-Actieplan. Stap 1: Breng het gewenste toekomstig personeelbestand in kaart Bespreek met elkaar wat het toekomstscenario voor uw organisatie is over een aantal jaren. Maak het daarbij voor u zo concreet mogelijk, kies een jaar dat voor de hand ligt: bijvoorbeeld uw organisatie in 2015. Kijk daarbij of er nog ontwikkelingen op uw organisatie afkomen die de keuze van een bepaald jaar Alvorens uw gewenste/benodigde personeelsbestand meer concreet in kaart te brengen, is het belangrijk om de toekomstige context van uw organisatie te schetsen. De volgende vragen kunnen u hierbij van dienst zijn:
Marktontwikkelingen Wat zijn uw verwachtingen ten aanzien van de marktontwikkelingen binnen uw branche? Zal er sprake zijn van een sterk veranderende marktvraag, zoja hoe ziet die er dan uit? Denk hierbij aan bijvoorbeeld verdergaande digitalisering? Zal uw producten- en adviesaanbod meer op-maat worden of gaat u juist meer generiek aanbieden? Strategische organisatiedoelstellingen. Waar bevindt de organisatie zich over drie tot vijf jaar? Welke diensten en producten gaat u leveren? Welk onderscheidend vermogen heeft uw organisatie ten opzichte van uw concurrenten en/of con-collega s? Gaat u nieuwe doelgroepen aanspreken? Zoja, wie zijn dat dan? Arbeidsmarkt Wat zijn uw verwachtingen ten aanzien van de arbeidsmarkt in uw regio? Verwacht u bijvoorbeeld verlies van werkgelegenheid door verplaatsing productie naar elders, uitbesteding van werk en veranderende marktvraag. Kunt u uit hetzelfde arbeidsaanbod putten als de voorgaande jaren? Is er voldoende arbeidsaanbod dat passend is geschoold? Wat betekent de bovenstaande geschetste organisatiecontext voor: Organisatiestructuur- en organisatiecultuur Zijn er wijzigingen in omvang/gelaagdheid van uw organisatie te verwachten? Verwacht u substantiële wijzigingen in de omvang van afdelingen of mate waarin op zelfstandig professioneel niveau gewerkt wordt? En heeft dat dan consequenties voor het aantal managementfuncties en ondersteunende functies? Taken & Competenties 1) Schat in welke taken dan uitgevoerd zullen worden en welke competenties (specifieke kennis en niveau, kwaliteiten, houding) nodig zijn om daarin succesvol te zijn. Let op! Ga nog steeds uit van een ideale situatie, kijk in dit stadium niet naar de huidige personeelsbezetting. 2) Schat in hoe de kwalitatieve en kwantitatieve bezetting er dan idealiter uit ziet. Noem zoveel mogelijk concrete getallen per niveau, functiesoort en specifieke competenties; in elk geval voor managementfuncties en nieuwe specialistische functies. 3) Omschrijf gezien het toekomstscenario de algemeen gewenste competentie-ontwikkeling Benodigde capaciteit Schat in hoeveel medewerkers per functiesoort op welk opleidingsniveau met welke compententies nodig zijn. Gebruik hiervoor onderstaande Tabel I. Stap 2: Inventariseer en beoordeel uw huidige personeelsbestand A) Uw gehele personeelsbestand nu en over 5 jaar: wat valt u op? Om te weten hoe over 5 jaar uw gehele personeelsbestand er uitziet is het goed om met behulp van het Rekentool personeelsplanning uw huidige personele bezetting (bij ongewijzigd in- en uitstroombeleid) te extrapoleren. Stel u zelf bij de staafdiagram de volgende vragen: - Is uw personeelsbestand evenwichtig opgebouwd? Zonee, hoe komt dat? - Komt uw personeelsbestand overeen met de regionale beroepsbevolking? Zonee, waar ligt dat aan? - Is er sprake van een kennislek door uitstroom van ervaren oudere medewerkers? Zoja, heeft u daar al maatregelen opgenomen? Weet u wat de betrokken medewerkers voorstellen om tot het borgen van kennis en ervaring te komen? - Is er sprake van voldoende aanwas in de organisatie? Zoja,is dit toeval of heeft u hier bewust beleid op? Met andere woorden kunt u op voldoende aanwas sturen? Zonee, waar ligt dit volgens u aan? B) Een inventarisatie per functiegroep nu en over 5 jaar: wat valt u op?
Zijn er functiegroepen waarvan u verwacht dat in-, door- en uitstroom wat minder evenwichtig eruit ziet, of waarvan u deze graag nog eens wil checken? Gebruik hiervoor opnieuw de Rekentool personeelsplanning en vul deze voor de verschillende functiegroepen in. Let op dat u de titels steeds verandert! Kijk opnieuw wat u opvalt en of u weet waarom bepaalde tendensen plaatsvinden. C) Uw personele bezetting naar niveau en competentie: wat kan en moet verbeteren? Maak een inschatting van de verdeling naar opleidingsniveaus en de bijbehorende competenties. Inventariseer in Tabel II per functiegroep, opleidingsniveau en de specifieke competenties van de medewerkers die nu in dienst zijn. Stap 3: Analyseer het spanningsveld tussen het huidige en gewenste personeelsbestand Bekijk en bespreek met elkaar in hoeverre stap 1 en 2 elkaar overlappen en waar de wenselijke situatie niet overeenkomt met de toekomstige situatie bij ongewijzigd beleid. Leg de ingevulde Tabellen I en II naast elkaar: - Kwantitatief: Waar ontstaat overschot of tekort gegeven de becijfering over 5 jaar? - Kwalitatief: Op welk niveau en met welke specialismen is tekort/overschot? - Welke algemene competentie-ontwikkeling vindt u vereist gezien de marktontwikkelingen? Geldt dit voor alle opleidingsniveau s en voor alle functies? - De ontwikkelmogelijkheden: Beschikken de medewerkers over de juiste talenten en competenties? Welke competenties ontbreken om uitvoering te kunnen geven aan de strategische organisatiedoelstellingen? Kunnen medewerkers benodigde en gewenste capaciteiten ontwikkelen? Hoeveel wel/niet? En op welke manier? Stap 4: Maak een HR- actieplan: hoe verschillen te overbruggen? Aan de hand van de analyse maakt u een HR actieplan. Hierbij kan gedacht worden aan acties op HR gebied, let op dat u in het definitieve HR-Actieplan uw geplande activiteiten SMART maakt! - Training en Competentie-ontwikkeling Welke bijscholings-, ontwikkelactiviteiten en training gaat u inzetten? - Werving Welke competenties mist in de toekomst in de organisatie en welke acties gaat u daarop ondernemen? - Doorstroom Welke doorstroming is mogelijk? - Kennisoverdracht Op welke manier kan kennis en capaciteiten voor de organisatie behouden blijven? Denk ook aan mentorschap, coaching en digitale overdracht. - Uitstroom Welke uitstoom is wenselijk? En hoe kan de niet-wenselijke uitstroom tegen gegaan worden en gewenste mobiliteit bevorderd worden?
Tabel I: Toekomstige personele bezetting met benodigde competenties Specialistische Functie Management functies Schadebehandelaar. Acceptant Baliemedewerker Administratieve ondersteuning Staffuncties & overige ondersteuning Totaal Niveau Aantal Toekomstige Competenties Totaal
Tabel II: Personele bezetting nu met benodigde competenties Specialistische Functie Management functies Schadebehandelaar. Acceptant Baliemedewerker Administratieve ondersteuning Staffuncties & overige ondersteuning Totaal Niveau Aantal Huidige Competenties Totaal