Loopbaanadvisering door HR

Transcriptie

1 Loopbaanadvisering door HR White paper Auteur: drs. Willem de Jong Februari 2014 Personeel & Organisatie Avans +, dé specialist in het ontwikkelen van mensen en organisaties.

2 Loopbaanadvisering door HR. Waarom dan wel? Waarom niet uitbesteden? Of is het geen taak van de manager dan? In onze visie is HR verantwoordelijk voor de juiste fit tussen kennis en competenties die nodig zijn op de werkvloer. Juist nu in deze tijd. Belangrijke ontwikkelingen die dit ondersteunen zijn: + + In veel organisaties is het belangrijk om actiever, concreter en soms ook harder op (loopbaan) ontwikkeling te sturen om de personele bezetting toekomst fit te houden. + + Er moet beter geroeid worden met de riemen die er zijn; boeien, binden, maar ook het benutten van talent, als ook het inzetbaar houden van medewerkers. + + Afdelingsmanagers alléén kunnen dat niet. Ontwikkeling van mensen is het vak van HR en dus is hier actieve samenwerking geboden tussen HR adviseur en manager. Een op afstand en op aanvraag -adviesrelatie vanuit HR is onvoldoende. + + Het aantal medewerkers met loopbaanvragen vanuit onvrede en/of ambitie neemt sterk toe. Zie: Dit biedt voor HR de kans om mobiliteit te faciliteren en te zoeken naar een meer plezierige en productieve match tussen medewerker en werk, het belang van een ieder. Het probleem Voor afdelingsmanagers wordt het een steeds lastigere opgave om de bezetting op orde te houden, kwantitatief en kwalitatief. Continue strategische verandering en de instroom van nieuwe generaties liggen hieraan ten grondslag: + + Reorganisatie, krimp en groei leiden tot toe- en afname in taken en daardoor tot schaarste en/ of overschot aan mensen. + + Nieuwe technieken, producten, diensten en marktbenaderingen vragen aanhoudend om ontwikkeling van competenties. + + Naast de permanente zorg voor inzetbaarheid komt een nieuwe generatie medewerkers binnen, die om een specifieke benadering vraagt. Zij zijn assertief, gaan bewust om met hun talenten, competenties en motivatie en verlangen ontwikkeling en uitdaging. Kortom, het management heeft het moeilijk. De juiste man met de juiste motivatie en competenties op het juiste moment op de juiste plaats houden of krijgen, terwijl het succes van de afdeling daar wel van af hangt. + + Hoe zorg ik voor voldoende mensen met de juiste kwaliteiten? + + Hoe zorg ik dat zij presteren en zich doelgericht ontwikkelen? + + Hoe krijg ik inzicht in hun drijfveren en motivatie en hoe kan ik die kennis gebruiken? Managers zelf zijn overigens ook deel van het probleem. Zij kennen hun medewerkers goed en kunnen uitstekend aangeven hoeveel mensen met welke kwaliteiten zij nodig hebben, maar ze doen te weinig aan coaching. Zij zijn zakelijk geïnteresseerd in de resultaten en willen vooruit, maar hebben onvoldoende contact met medewerkers over presteren, motivatie en ontwikkeling en sturen daar dus niet concreet op. Dat komt ook door een gebrek aan praktische taal over zachte onderwerpen als persoonlijkheid en talent, drijfveren, behoeften en competenties. 2

3 In de praktijk komen hierdoor slecht uit de verf: + + Inzicht krijgen in talent en ambities van medewerkers en dat inzicht gebruiken bij bemensing van taken en projecten. + + Medewerkers aanspreken en uitnodigen zichzelf te ontwikkelen richting minder sterke competenties naar de toekomst en daarbij aansluiten bij iemands natuurlijke aanleg/talent. + + Aanspreken van medewerkers die zich niet voldoende ontwikkelen of onder gewenst niveau blijven presteren, en zonodig daarvan afscheid nemen. Uitdaging voor HR Eerstelijns loopbaanadvisering Voor HR leidt dit alles tot een toename van het aantal loopbaangerelateerde vragen, zowel geïnitieerd door het management als door medewerkers. Ze komen bij de meeste HR adviseurs dagelijks langs en de achtergrond is divers; conflict/niet functioneren, ziekte, reorganisatie, vastlopen/niet meekunnen, ambitie-/talentgerelateerd e.d. Lang niet alle organisaties beschikken over een interne loopbaanadviseur. Dat geldt zeker voor de kleine en middelgrote organisaties. Het is dus belangrijk dat de integraal opgestelde HR adviseur goed met die loopbaanvragen om kan gaan. DIt betekent: het gesprek aangaan, de vraag verhelderen, mogelijkheden verkennen op basis van een persoons- en motivatieprofiel van de medewerker, adviseren over verdere ontwikkeling en/of kansen in de organisatie of verwijzen naar een adviseur van buiten. Deze eerstelijnslijns loopbaanadvisering helpt niet alleen de medewerker naar de juiste plek. Zij levert ook waardevolle informatie op over talenten en ambities van de medewerkers, die gebruikt kan worden in de HR rol als makelaar tussen interne vraag en aanbod van werk. Mét organisatiefocus Loopbaanadvisering door HR is niet eendimensionaal. Het gaat niet alleen om de medewerker die een stap wil of moet maken, het gaat ook om matching met wat de organisatie kan, wil en met name nodig heeft. Die organisatiefocus krijgt vooral ook vorm in het overleg tussen de HR adviseur en de manager over de personele bezetting van de afdeling. Dit Human Capital Maintenance - overleg (zie figuur 1) kent de volgende onderdelen: + + De taken van de afdeling nu en in de toekomst (1-3 jaar). + + De gevolgen daarvan voor de behoefte aan mensen en hun competenties (soll). + + Kenmerken van het huidige personeelsbestand (ist), afgezet tegen de soll situatie: - evt. overschot en tekort aan medewerkers, hoe aanpakken? - hoe staat het met het functioneren, motivatie en talent van ieder? - wie zijn deel van de oplossing naar de toekomst? - wat is nodig om dat zo te houden? Hoe hun talent ontwikkelen en benutten? - wie zijn of worden mogelijk deel van een probleem in de toekomst? - welke preventie- en herstelacties zijn hierop mogelijk? - welke acties zijn nodig, gericht op versneld afscheid, in- of externe mobiliteit? 3

4 Het instrument vlootschouw kan worden gebruikt om medewerkers kernachtig te typeren en door te spreken wat betreft functioneren, motivatie, talent/potentieel (zie figuur 2). Uiteindelijk wordt vastgesteld of (kwantitatief) in- en externe werving en uitstroom/mobiliteit nodig zijn en (kwalitatief) welke ontwikkelacties voor iedere medewerker gewenst zijn, zoals: + + Bewustmaken: aanspreken, loopbaangesprek, verbredende opleiding. + + Bewegen voor inzetbaarheid en mobiliteit: coachen/opleiden t.b.v. ontwikkeling, EVC, andere functie/taken, demotie, detacheren, outplacement. + + Binden/boeien: introductieprogramma, inwerkcoach, mentor, functie-opleiding, extra taken/ project, promotie/doorstroom naar andere functie. Resultaat is een overzicht van acties per afdeling, én niet onbelangrijk, ontwikkeling van de manager in sturing op ontwikkeling en performance van zijn medewerkers. Voor die ontwikkeling is het belangrijk dat de HR adviseur bewaakt welke acties op zijn bordje en die van de manager komen. Dit overleg wordt hier voor de duidelijkheid formeel beschreven, maar kan ook meer informeel plaatsvinden of gekoppeld worden aan bestaande overlegmomenten. Ook frequentie en agenda worden tussen HR en manager vastgesteld, daarmee recht doend aan wat in de betreffende situatie gewenst is. 4

5 Wat heeft HR hiervoor nodig? Professionalisering De HR adviseur is meestal niet voldoende geëquipeerd om hier met voldoende kwaliteit mee aan de slag te gaan. De ervaring leert dat een praktische en toepassingsgerichte duik in het loopbaanadviesvak voldoende verdieping oplevert voor een ervaren HR adviseur. Het is nodig om zicht te hebben op de essentie van het loopbaanadviesproces (zie figuur 3) om met de medewerker goed te kunnen praten over wie ben je?, wat wil je? en wat kun je?. Praktische instrumenten en tests op het terrein van persoonlijkheid, drijfveren, competenties en ambities zorgen ervoor dat efficiënt over de goede dingen wordt gesproken. Dat is nodig om de gewenste diepgang in gesprekken te bereiken. 5

6 De toegenomen vaardigheid in loopbaangesprekken helpt ook in het gesprek met de manager over de personele bezetting. Mogelijke koudwatervrees hiervoor (aanwezig als het een nieuwe taak is) wordt verder overwonnen door enige voorbereiding, gewoon doen! en het zo praktisch en concreet mogelijk houden van het gesprek. Praktijk laat zien dat dit tot prima overleg en resultaat leidt. Heldere positionering Afhankelijk van de mogelijkheden in de eigen HR omgeving kan worden gekozen voor: + + Loopbaanadvisering erbij blijven doen als voorheen, maar dan meer bewust en verdiept. + + HR adviseurschap met specialisme loopbaanadvisering, waarvoor tijd wordt vrij gemaakt. Hierbinnen wordt de loopbaanwinkel ingericht, rekening houdend met wat er aan loopbaanvragen speelt, de eigen polsstok en affiniteit. Voor de hand ligt om vooral werk te maken van die activiteiten, die de organisatie de meeste toegevoegde waarde leveren: + + Loopbaanadvisering richting de manager m.b.t. onderhoud en ontwikkeling van de bezetting. + + Loopbaanadvisering richting de medewerkers rond loopbaanvragen, die te maken hebben met ambities/talent, versterking van kwaliteiten/inzetbaarheid en vrijwillige of geholpen mobiliteit. Outplacement, re-integratie 2 e spoor en complexe vragen zullen eerder in aanmerking komen voor uitbesteding aan externen, omdat ze veel tijd, specifieke deskundigheid of een mate van onafhankelijkheid vragen, die de HR adviseur niet kan bieden. 6

7 Programma Avans + Avans + is gestart met een 6 daags post HBO programma voor HR adviseurs: Loopbaanadvisering door HR. Een eerste programma is recent zeer succesvol afgesloten en is gericht op praktisch ermee aan de slag gaan. Deelnemers na afloop van de training: + + Hebben zicht op het loopbaanvak en kennis van methodes/instrumenten om medewerkers in hun loopbaan te begeleiden. + + Hebben zicht op de eigen rol en positie als HR in loopbaanadvisering. + + Kunnen zelfstandig loopbaantrajecten uitvoeren en de manager concreet ondersteunen en adviseren bij het optimaliseren van de personele bezetting. Naast de organisatie en de medewerker komt de loopbaanadviseur zelf aan bod. Wat is de visie op mijzelf en mijn toekomst? Wat wil en kan ik met de rol als loopbaanadviseur? Hoe omgaan met een aantal dilemma s?. De doelgroep bestaat uit HR medewerkers die binnen hun rol actiever aan de slag willen met talent, mobiliteit, inzetbaarheid etc. Breda, februari

8 Avans +, Heerbaan 14-40, 4817 NL Breda, T (lokaal tarief) info@avansplus.nl