Profiel Senior Project Management Officer ICT 18 september 2015 Opdrachtgever Alrijne Zorggroep Voor meer informatie over de functie Marcel ten Berge, adviseur Leeuwendaal Telefoon (070) 414 27 00 (06) 29 00 47 45 Voor sollicitatie www.leeuwendaal.nl Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden.
Inhoudsopgave 1 Organisatie 3 1.1 Missie en visie Servicecentrum I&A 4 1.2 Organigram 5 2 De functie van Senior Project Management Officer ICT 6 3 Profiel 8 4 De arbeidsvoorwaarden 9 5 De selectieprocedure 10 6 Reacties 11 profiel/alrijne Zorggroep/Senior Project Management Officer ICT/18 september 2015 2 van 11
1 Organisatie Alrijne Zorggroep (hierna kortweg aangeduid als Alrijne) is recent (begin 2015) ontstaan uit de fusie tussen het Diaconessenhuis Leiden en Rijnland Zorggroep (Rijnland Ziekenhuis en de verpleeghuizen Leythenrode en Oudshoorn). Onder Alrijne vallen tegenwoordig dan ook de volgende zorgorganisaties: Alrijne Ziekenhuis Leiden, Alrijne Ziekenhuis Leiderdorp, Alrijne Ziekenhuis Alphen aan den Rijn, Alrijne buitenpoli Katwijk, Alrijne buitenpoli Lisse, Alrijne buitenpoli Sassenheim en de verpleeghuizen Leythenrode en Oudshoorn. Bij Alrijne werken ruim 4200 medewerkers en 230 medisch specialisten verspreid over vijf locaties. Gezamenlijk heeft de nieuwe organisatie een omzet van ruim 300 miljoen. Alrijne is daarmee één van de grootste werkgevers in de regio. Alrijne is ambitieus en wil de beste zorg bieden aan iedere patiënt en cliënt in de regio Leiden, Leiderdorp en Alphen aan den Rijn. Alrijne heeft de overtuiging dat mensen beter worden van goede zorg mét persoonlijke aandacht. Samen met een patiënt/ cliënt wordt besloten over de te volgen behandeling. Alrijne past haar behandelwijze aan, aan de wensen en behoeften van de patiënt/cliënt. Ook wordt er nauw samengewerkt met huisartsen en andere zorgverleners in de eerstelijnszorg én met specialisten in bijvoorbeeld het LUMC. Om die beste zorg te bljven garanderen, zet Alrijne de komende jaren in op de realisatie van negen servicecentra waarin de bestaande ondersteunende diensten opgaan. Op het vlak van ICT is er momenteel binnen Alrijne een deels overlappend maar grotendeels verschillend applicatielandschap en bijbehorende infrastructuur. De informatievoorzieningen van de verschillende instellingen zijn nog grotendeels gescheiden waardoor er beperkte mogelijkheden zijn voor het delen en uitwisselen van gegevens. Alrijne is vernieuwend en investeert de komende jaren stevig in het verder optimaliseren en professionaliseren van het applicatielandschap, de ICT-infrastructuur en de bijbehorende ICTorganisatie zodat maximaal wordt bijgedragen aan de doelstellingen van de gehele organistie. Het delen en uitwisselen van gegevens zal vergemakkelijken en mogelijk zijn er financiële voordelen te behalen in het infrastructuur domein. Alrijne wil ook naar meer eenduidigheid in ICT-governance, - managementprocessen en herinrichting van de ICT-organisatie. Met deze professionaliseringsslag zal Alrijne eveneens beter in staat zijn in te spelen op de toekomstige, snelle ontwikkelingen in zorg en ICT. Afgelopen jaar (2014) is de Roadmap ICT (2015-2017) opgesteld waarin de belangrijkste doorontwikkelingen zijn opgenomen. De Roadmap ICT is recent in 2015 door de RvB vastgesteld. Er is een uitgebreide projectenkalender gemaakt. De komende jaren wordt dit plan gerealiseerd en tegelijkertijd zal de continuïteit van de dienstverlening aan de ziekenhuizen (en andere organisatieonderdelen) worden gewaarborgd. Er is een Stuurgroep ICT Roadmap. In de toekomst wordt de Stuurgroep Informatisering met vertegenwoordigers van de Medische Techniek, de zorggroepen en de bedrijfsvoering opgericht. De stuurgroep heeft een advies rol richting RvB en functioneert als Project Portfolio Board en Wijzigingen Advies Commissie. Op basis van een nieuw afdelingsplan zijn de bestaande onderdelen ICT en Servicecentrum Informatisering & Automatisering in augustus dit jaar samengevoegd tot het Servicecentrum Informatisering en Automatisering (I&A). Deze nieuwe afdeling is opgestart en de (her)plaatsing van het personeel is grotendeels afgerond. profiel/alrijne Zorggroep/Senior Project Management Officer ICT/18 september 2015 3 van 11
De komende jaren zal het Servicecentrum I&A zich doorontwikkelen en de slag maken van een deskundige harde ICT dienstverlener naar een professionele, meer service - en adviesgerichte afdeling. 1.1 Missie en visie Servicecentrum I&A Missie Het Servicecentrum I&A heeft de ambitie om Alrijne optimaal te ondersteunen door middel van; een stabiele en interne klant ondersteunende ICT-operations, voorspelbare ICT vernieuwing, het faciliteren van samenwerking met externe partners, en het stimuleren van innovatie. Visie De kern van de ICT organisatie is stabiel met daarom heen een flexibele schil die met behulp van innovatie de vernieuwingen in de zorg faciliteert en ondersteunt. De harde ICT (automatisering) is een nutsvoorziening die continuïteit en flexibiliteit biedt. Onderdelen van deze harde automatisering worden uitbesteed (outsourcing). Het Servicecentrum I&A krijgt meer een regiefunctie en zal meer focus leggen op business ondersteunende dienstverlening en informatiemanagement. Op het vlak van applicatiebeheer zal de afdeling zich doorontwikkelen naar een kenniscentrum die ondersteunend en kaderstellend is bij de inrichting van decentrale processen. profiel/alrijne Zorggroep/Senior Project Management Officer ICT/18 september 2015 4 van 11
1.2 Organigram NB: Informatie Advies en Applicatiebeheer: hebben een sterke klantoriëntatie. Geclusterde teams die maximaal aansluiten bij de processen van de klant. Structurele onderlinge coördinatie. Operations en Projectmanagement: competentiegerichte onderdelen, geclusterde teams gericht op de borging van noodzakelijke ICT competenties. Maximalisatie voorspelbaarheid en betrouwbaarheid van de dienstverlening. Beleid en Architectuur: sterke focus op verbetering waaronder projectmanagementstandaarden, projectreviews, - audits, resource-/capaciteitsplanning, informatiearchitectuur, richtlijnen voor risico-/beveiligingsmanagement, IT management- en beheerprocessen. profiel/alrijne Zorggroep/Senior Project Management Officer ICT/18 september 2015 5 van 11
2 De functie van Senior Project Management Officer ICT Als Senior Project Management Officer ICT (hierna kortweg aangeduid als PMO er) vervult u een geheel nieuwe en belangrijke functie binnen het recent opgerichte Servicecentrum I&A van Alrijne. U maakt deel uit van het nieuwe team Beleid en Architectuur (drie medewerkers) en rapporteert in deze functie direct aan de Manager I&A. Uw functie en de afdeling zullen zich de komende periode verder ontwikkelen en daarmee sterk bijdragen aan de realisatie van de ambities van Alrijne op het vlak van informatisering en automatisering en (bijbehorende) Roadmap ICT. U bent op uw vakgebied de directe adviseur van de manager I&A en inhoudelijk aangehaakt bij de Stuurgroep Informatisering en het lopende projectportfolioberaad. U werkt eveneens nauw samen met de andere onderdelen van het Servicentrum I&A, waaronder de Teamleider Informatie Advies en de senior projectleider van Projectmanagement. Er lopen de komende drie jaar bij Alrijne tussen de 40 en 50 projecten op het gebied van informatisering en automatisering. Als PMO er bent u dé expert binnen Alrijne die staat voor de doorontwikkeling van aanwezige ICT projectmanagement methodieken, processen en structuren en realiseert verdere professionalisering van de ICT projectorganisatie. U adviseert over de wijze waarop Alrijne zijn ICT projectmanagement nu en de komende jaren kan verbeteren. Er is op het vlak van ICT projectmanagement onder meer behoefte aan meer overzicht, stuur- en beslisinformatie op het vlak van lopende en op te starten ICT projecten. U zorgt voor de ideeën, het draagvlak en de follow up. U realiseert en borgt de noodzakelijke innovaties. Van de introductie van Alrijne breed toe te passen projectmanagementstandaarden, instrumenten voor projectbeheersing, projectreviews en audits, tot methodieken voor voortgangsrapportages, resource overzichten, - planningen en toewijzingen. Bij Alrijne past een PMO er die enerzijds gestuctureerd (op de lange termijn) zaken oppakt en realiseert maar anderzijds ook pragmatisch (op de korte termijn) de nodige verbeterslagen weet te maken. Op de korte termijn is de verbetering van het projectenportfolio overzicht en de resourceplanning voor lopende en toekomstige projecten, wijzigingsverzoeken en dagelijks beheer aan de orde. Als PMO er bent u vakdeskundig en samenwerkingsgericht. U denkt in kansen en beschikt over een stevige drive, actie- en resultaatgerichtheid. Sociaal en communicatief sterk. profiel/alrijne Zorggroep/Senior Project Management Officer ICT/18 september 2015 6 van 11
Algemene taken/resultaatsgebieden Beheersing van projecten Het beschikbaar stellen van templates en tooling voor plannen en rapportages. Het ondersteunen van urenboeking en rapportage. Het communiceren van genomen besluiten. Projectmanagementprocessen Het organiseren en faciliteren van projectreviews en audits. Het rapporteren over (het gebruik van) de projectmanagementprocessen aan de senior projectleider, de manager informatisering en automatisering en de Raad van Bestuur. Het adviseren van projectleiders binnen en buiten de eigen afdeling en opdrachtgevers op basis van bevindingen. Rapporteren Het verzamelen van voortgangsinformatie op alle beheer aspecten (tijd, geld, kwaliteit, informatie, communicatie, organisatie) op basis van input van projectleiders. Het verzamelen van voortgangsinformatie en risico s door het organiseren van audits en reviews. Het rapporteren over de inhoudelijke voortgang van individuele projecten en over de geconsolideerde projectportfolio aan opdrachtgevers en stuurgroep informatisering. Het tijdig aanbieden van resultaten en besluitvormingsdocumenten aan de stuurgroep informatisering en de Raad van Bestuur en uitbrengen van advies hierover. Het monitoren van de realisatie van de business case. Resourceplanning Het opstellen en onderhouden van de basis resourceverdeling over operationele activiteiten en projectactiviteiten. Het inzichtelijk maken van de beschikbare expertise binnen ICT. Het in overleg met teamleiders en projectleiders toewijzen van resources aan projecten. Het in overleg met teamleiders en projectleiders selecteren en inhuren van additionele externe resources. Projectmanagementstandaarden Het onderzoeken en analyseren van projectmanagementmethodieken en standaarden en in samenspraak selecteren van juiste middelen. Het uitwerken van de methodiek in templates en selecteren van tooling. Het jaarlijks evalueren van de methodiek, templates en tooling en op basis daarvan verbeteringen doorvoeren in (gebruik van) methodiek, templaten en tooling. profiel/alrijne Zorggroep/Senior Project Management Officer ICT/18 september 2015 7 van 11
3 Profiel Kennis en ervaring U beschikt over een academisch werk- en denkniveau en een afgeronde HBO- of universitaire opleiding met bij voorkeur een bedrijfskundig en/of informaticacomponent. Meerjarige relevante ervaring op het gebied van (het opzetten en realiseren van) projectmanagement binnen IT in zorginstellingen of andere complexe instellingen of bedrijven. Kennis van projectmanagementmethodieken zoals Prince 2 en IPMA. Gedragscriteria en vaardigheden Sociaal en communicatief sterk. Organisatiesensitiviteit. Samenwerkingsgericht. Overtuigingskracht, adviesvaardigheden. Zelfstartend vermogen. Flexibel, oplossings- en servicegericht. Resultaatgericht. Daadkracht. Relativeringsvermogen, humor. profiel/alrijne Zorggroep/Senior Project Management Officer ICT/18 september 2015 8 van 11
4 De arbeidsvoorwaarden U kunt in deze positie écht bijdragen aan de ontwikkeling van de ICT projectorganisatie van Alrijne en de dienstverlening van het Servicecentrum I&A. Fulltime functie voor 36 uur per week. Salaris (full time) max. 4.303,-- bruto per maand (fwg 60 CAO Z), exclusief vakantiegeld en eindejaarsuitkering (8,33%). Standplaats Leiden en/of Leiderdorp (nog nader te bepalen). Er wordt standaard gestart met een jaarcontract dat na één jaar bij goed functioneren wordt omgezet in een vast dienstverband. profiel/alrijne Zorggroep/Senior Project Management Officer ICT/18 september 2015 9 van 11
5 De selectieprocedure De selectie kent twee fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal Gesprekken door de adviseur van Leeuwendaal met kandidaten op kantoor van Leeuwendaal in Woerden of Den Haag in de week van 5 en 12 oktober. 2 Selectiegesprekken bij Alrijne De vervolgprocedure bij Alrijne is in de weken van 19 en 26 oktober. Een assessment, CVcheck en referentieonderzoek kunnen onderdeel uitmaken van de procedure. Afronding van de procedure zal zo mogelijk vóór eind oktober plaats vinden. profiel/alrijne Zorggroep/Senior Project Management Officer ICT/18 september 2015 10 van 11
6 Reacties Bij interesse ontvangen wij graag uw CV met motivatiebrief zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk vóór 5 oktober aanstaande. U kunt uw reactie kenbaar maken via de vacature op de site www.leeuwendaal.nl Voor nadere informatie zie: www.alrijnezorggroep.nl profiel/alrijne Zorggroep/Senior Project Management Officer ICT/18 september 2015 11 van 11