Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Oktober 2012
UNIT4 Accountancy B.V. De Schutterij 27 Postbus 755 3900 AT Veenendaal Telefoon algemeen: 0318-581600 Telefoon Servicedesk: 0318-581750 Fax: 0318-581610 E-mail: servicedesk.accountancy@unit4.com Copyright 2012 UNIT4 Accountancy B.V., Veenendaal, Nederland Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van UNIT4 Accountancy B.V. De informatie in deze uitgave kan zonder enige voorafgaande waarschuwing worden gewijzigd. Tenzij anders vermeld, zijn alle in deze uitgave vermelde bedrijven, personen, gegevens en adressen fictief. Hoewel bij de uitgave van dit document de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor de aanwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaardt UNIT4 Accountancy B.V. deswege geen aansprakelijkheid. Alle in deze uitgave genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.
INHOUDSOPGAVE 1. Vooraf 1 1.1. Belangrijke informatie vóór de installatie van UNIT4 Business Suite 15.2.0 1 1.1.1. Microsoft.Net Framework 4.0 installeren als u UNIT4 DigiPoort gebruikt 1 1.1.2. Conversie van uw database kan langer duren dan u gewend bent 1 2. Samenvatting wijzigingen versie 15.2.0 1 2.1. Algemeen 2 2.2. UNIT4 Fiscaal 2 2.3. UNIT4 Relatiebeheer 3 2.4. Organizer 3 2.5. Planning en budgettering 4 3. Algemeen 4 3.1. Geen gegevensverlies meer na waarschuwing databasestoring 4 3.2. Afdrukken van rapporten 4 3.3. Nieuwe velden bij systeemonderhoud 5 3.4. Knop voor toevoegen favorieten in menu 'Start' opgenomen 7 4. UNIT4 Fiscaal 7 4.1. VA IB en VpB beschikbaar 7 4.2. F-biljet 2012 invullen en afdrukken 8 4.3. Overnemen cliëntgegevens VA IB naar het nieuwe jaar 8 4.4. Menu, vensters en biljetten voorlopige aangifte VpB aangepast 9 4.5. Automatische verwerking van FOR-dotaties 17 4.6. Meerdere aangiftes per entiteit in één boekjaar 21 4.7. Wisselen tussen toeslagpartners zonder opnieuw inloggen 28 5. UNIT4 Relatiebeheer 29 5.1. Direct een e-mail versturen vanuit de cliëntlijst 29 5.2. IBAN-nummers 31 5.3. Veldnaam aangepast 33 6. Organizer 34 6.1. Nieuwe vensterlay-out voor organizer-items 34 6.2. Standaard organizersoorten 35 6.3. Variabelen in organizer-bericht uitgebreid 38 6.4. E-mailsjabloon gebruiken in organizer-bericht 39 6.5. Melding e-mail ophalen uit Outlook 44 6.6. 'Bericht als e-mail via Outlook verzenden' bevestigen 45 6.7. Bijlagen direct afdrukken via het rechtermuismenu 46 7. Planning & budgettering 47 7.1. Aanvullende gegevens van geplande taken kopiëren naar een nieuw jaar 47
1. VOORAF 1.1. Belangrijke informatie vóór de installatie van UNIT4 Business Suite 15.2.0 1.1.1. Microsoft.Net Framework 4.0 installeren als u UNIT4 DigiPoort gebruikt Naast de installatie van UNIT4 Business Suite 15.2.0 moet u (als systeembeheerder) ook Microsoft.Net Framework 4.0 downloaden en installeren, als dit nog niet op uw systeem aanwezig is. U moet dit webinstallatieprogramma installeren op elke omgeving waar de UNIT4 Business Suite middleware draait. Het is niet nodig om Microsoft.Net Framework 4.0 in de clientomgeving van UNIT4 Business Suite te installeren. De installatie van Microsoft.Net Framework is onder andere noodzakelijk om een goede werking tussen UNIT4 Business Suite en UNIT4 DigiPoort te garanderen. Als Microsoft.Net Framework 4.0 niet is geïnstalleerd, krijgt u een foutmelding op het moment dat u vanuit UNIT4 Business Suite bijvoorbeeld een elektronische aangifte of een EKA naar UNIT4 DigiPoort wilt verzenden. Met de installatie van Microsoft.Net Framework 4.0 worden de volgende applicaties geïnstalleerd: - Microsoft.NET Framework 4 Client Profile - Microsoft Visual C++ 2010 Redistributable Package U kunt Microsoft.Net Framework 4.0 gratis downloaden via http://www.microsoft.com/nlnl/download/details.aspx?id=17851. 1.1.2. Conversie van uw database kan langer duren dan u gewend bent Afhankelijk van de omvang van uw database kan de conversie langer duren dan u gewend bent. Dit heeft te maken met het omzetten van VpB-cliënten (met meerdere aangiftes per entiteit) vanuit de vorige versie van UNIT4 Business Suite naar versie 15.2.0. Dit onderdeel is vernieuwd, (zie "Meerdere aangiftes per entiteit in één boekjaar" op pagina 21). 2. SAMENVATTING WIJZIGINGEN VERSIE 15.2.0 In dit hoofdstuk leest u de belangrijkste wijzigingen in versie 15.2.0. Deze wijzigingen worden in de hierop volgende hoofdstukken uitgebreider beschreven. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 1 van 48
2.1. Algemeen Eventuele technische fouten in de database van UNIT4 Business Suite leiden niet meer tot gegevensverlies. Zodra er in het systeem fouten optreden, wordt u direct gewaarschuwd in de vorm van een melding. Er worden op dat moment uit voorzorg geen gegevens meer naar de UNIT4 Business Suite-database gestuurd, u kunt tijdelijk geen gegevens opslaan en bewaren. Zodra de systeembeheerder de storing heeft opgelost en dit aan de gebruikers meldt, worden gegevens weer bewaard als u deze opslaat in UNIT4 Business Suite, (zie "Algemeen" op pagina 4). In het venster "Afdrukken" is het keuzeveld Alles afdrukken waarmee u alle gegevens in het venster in één keer kon afdrukken, niet meer aanwezig. Op die manier wordt voorkomen dat mogelijk gevoelige informatie, van bijvoorbeeld VIPgroepen, onbedoeld wordt afgedrukt, (zie "Afdrukken van rapporten" op pagina 4). Aan het venster "Systeemonderhoud, onderdeel "Algemene gegevens", tabblad Beveiliging zijn bij UNIT4 DigiPoort/UNIT4 T@xConnector nieuwe velden toegevoegd. Deze velden moet u invullen als u UNIT4 Business Suite in combinatie met UNIT4 DigiPoort (SaaS) voor het eerst gaat gebruiken, (zie "Nieuwe velden bij systeemonderhoud" op pagina 5). Als u al met UNIT4 DigiPoort (Saas) of met UNIT4 T@xConnector werkt, hoeft u niets te doen. De knop om grids toe te voegen aan een favorietenlijst is ook opgenomen in de groep Favorieten (via het tabblad Start). Deze knop was al aanwezig in de menubalk van de meeste grids, (zie "Knop voor toevoegen favorieten in menu 'Start' opgenomen" op pagina 7). 2.2. UNIT4 Fiscaal Vanaf deze versie is de voorlopige aangifte voor inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting voor het belastingjaar 2013 beschikbaar, (zie "UNIT4 Fiscaal" op pagina 7). Het is vanaf deze versie mogelijk het F-biljet 2012 in te vullen en af te drukken. Vanaf 1 januari 2013 is het mogelijk dit bericht ook elektronisch in te dienen bij de Belastingdienst, (zie "F-biljet 2012 invullen en afdrukken" op pagina 8). Via het tabblad Inkomstenbelasting, groep Voorlopige aangifte, Conversies en dan Overnemen cliëntgegevens naar het nieuwe jaar kunt u nu VAcliëntgegevens overnemen naar het nieuwe belastingjaar. Deze menukeuze is in de plaats gekomen van de mogelijkheid voor het inlezen van VA-cliëntgegevens, (zie "Overnemen cliëntgegevens VA IB naar het nieuwe jaar" op pagina 8). De menustructuur en een aantal vensters van de voorlopige aangifte VpB zijn aangepast, (zie "Menu, vensters en biljetten voorlopige aangifte VpB aangepast" op pagina 9). U kunt er vanaf deze versie voor kiezen om in een winstaangifte inkomstenbelasting de FOR automatisch te verwerken. Deze optie geldt voor winstaangiftes IB per cliënt, vanaf 2007, (zie "Automatische verwerking van FOR- Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 2 van 48
dotaties" op pagina 17). Het gebeurt in de praktijk dat een entiteit (BV) in één fiscaal jaar meerdere aangiftes moet indienen. Bijvoorbeeld in het geval van een oprichting of wisseling van boekjaar. Daarom kunt u nu in één fiscaal boekjaar meerdere aangiftes per entiteit maken. Deze wijziging heeft als consequentie dat de begin- en einddatum van het boekjaar aan moet sluiten met die van de opvolgende aangifte. Aaneengesloten boekjaren zijn uiteraard vanzelfsprekend, maar die werkwijze werd tot deze versie niet afgedwongen in UNIT4 Fiscaal. Vanaf deze versie is dat wel het geval, (zie "Meerdere aangiftes per entiteit in één boekjaar" op pagina 21). 2.3. UNIT4 Relatiebeheer U kunt nu rechtstreeks vanuit de cliëntenlijst een e-mailbericht naar de cliënt versturen, zonder eerst de cliëntkaart te openen, (zie "UNIT4 Relatiebeheer" op pagina 29). U kunt nu IBAN-nummers opnemen in de cliëntkaart en in het venster vestigingsdetails, (zie "IBAN-nummers" op pagina 31). 2.4. Organizer De indeling van het organizer-item is aangepast, (zie "Organizer" op pagina 34). Via de knop, Onderhoud, Systeemonderhoud, onderdeel Relatiebeheer, tabblad Organizer 2 ziet u een nieuw venster waarin u standaard Organizersoorten kunt vastleggen. Deze soorten zijn vervolgens standaard ingevuld in het veld Soort in het organizer-item dat u wilt versturen, (zie "Standaard organizersoorten " op pagina 35). Het aantal variabele objecten dat u kunt gebruiken bij het samenstellen van een organizer-bericht is uitgebreid. Deze variabelen zorgen ervoor dat elementen, zoals bijvoorbeeld de naam van de geadresseerde, al ingevuld zijn op het moment dat u het bericht maakt, (zie "Variabelen in organizer-bericht uitgebreid" op pagina 38). Aan het organizer-item voor het versturen van e-mailberichten is het veld E-mailsjabloon toegevoegd. Via dit veld kunt u standaardteksten in het bericht plaatsen waardoor u het bericht niet zelf hoeft te schrijven. Op die manier kost het versturen van (standaard) e-mailberichten minder tijd, (zie "E-mailsjabloon gebruiken in organizer-bericht" op pagina 39). U kunt bijlagen die aan Organizer-items zijn gekoppeld nu direct via het rechtermuismenu afdrukken. Zodoende hoeft u het Organizer-item zelf niet eerst te openen.u kunt deze functie alleen gebruiken als u met UNIT4 DocumentManager werkt, (zie "Bijlagen direct afdrukken via het rechtermuismenu" op pagina 46). Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 3 van 48
2.5. Planning en budgettering In het venster "Planningstaken kopiëren" is een nieuw veld opgenomen waarmee u aangeeft of aanvullende gegevens van planningtaken naar een nieuw jaar moeten worden gekopieerd, (zie "Planning & budgettering" op pagina 47). 3. ALGEMEEN 3.1. Geen gegevensverlies meer na waarschuwing databasestoring Eventuele technische fouten in de database van UNIT4 Business Suite leiden niet meer tot gegevensverlies. Zodra er in het systeem fouten optreden, wordt u direct gewaarschuwd in de vorm van de volgende melding: Er worden op dat moment uit voorzorg geen gegevens meer naar de UNIT4 Business Suite-database gestuurd, u kunt tijdelijk geen gegevens opslaan en bewaren. Zodra deze melding verschijnt moet u als gebruiker de systeembeheerder waarschuwen, zodat deze het probleem kan oplossen. Als u op klikt, keert u terug naar het programma. U kunt ondertussen verder werken maar houd er rekening mee dat gegevens tijdelijk niet worden opgeslagen, zolang het probleem niet is opgelost door de systeembeheerder. U wordt daarom aangeraden het programma niet tussentijds af te sluiten. Zodra de systeembeheerder de storing heeft opgelost en dit aan de gebruikers meldt, worden gegevens weer bewaard als u deze opslaat in UNIT4 Business Suite. 3.2. Afdrukken van rapporten Via de knop drukt u rapporten af die aan het betreffende venster gekoppeld zijn. Deze functie is ook te activeren met de toetsencombinatie CTRL+P en de optie "Afdrukken" van het snelmenu. Deze functie is pas te activeren als één of meer regels in het venster geselecteerd zijn. Nadat u de functie hebt opgestart, verschijnt een venster waarin u onder meer aangeeft welk rapport afgedrukt moet worden. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 4 van 48
In dit venster is het keuzeveld Alles afdrukken waarmee u alle gegevens in het venster in één keer kon afdrukken, niet meer aanwezig. Op die manier wordt voorkomen dat mogelijk gevoelige informatie, van bijvoorbeeld VIP-groepen, onbedoeld wordt afgedrukt. U moet nu eerst zelf via Selectie op of Selectie op een verzameling van objecten een selectie maken. Als u toch alle gegevens in een venster in één keer wilt afdrukken (bijvoorbeeld declaratie-overzichten), kunt u via de toetsencombinatie CTRL+A eerst de selectie maken om deze via CTRL+P vervolgens af te drukken. VIP-groepen worden niet meegenomen in deze selectie. 3.3. Nieuwe velden bij systeemonderhoud Aan het venster "Systeemonderhoud, onderdeel "Algemene gegevens", tabblad Beveiliging zijn bij UNIT4 DigiPoort/UNIT4 T@xConnector nieuwe velden toegevoegd. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 5 van 48
Actief Dit veld staat standaard op UNIT4 T@xConnector als u niet met UNIT4 DigiPoort (SaaS) werkt en versie 15.2.0 installeert. Als u met UNIT4 T@xConnector of al met UNIT4 DigiPoort (SaaS) werkt, hoeft u niets te doen. Als u met UNIT4 DigiPoort gaat werken, moet u dit veld aanpassen naar UNIT4 DigiPoort. SaaS actief Als u voor de eerst keer met UNIT4 DigiPoort SaaS gaat werken, moet u dit veld aanvinken om de velden Bedrijfsidentificatienummer en Bedrijfscode in te vullen. Bedrijfsidentificatienummer Vul in dit veld het bedrijfsidentificatienummer in. Dit nummer werd meegeleverd bij uw aanschaf van UNIT4 DigiPoort SaaS. Bedrijfscode Hier vult u uw bedrijfscode in. Deze code werd meegeleverd bij uw aanschaf van UNIT4 DigiPoort SaaS. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 6 van 48
Service (URL) Vul hier de URL van UNIT4 DigiPoort in die voor u van toepassing is: https://digipoortsvc.unit4.com (als u met UNIT4 DigiPoort SaaS werkt). of (voorbeeld, vul hier uw eigen servernaam en poortnummer in) http://servernaam:poort (als u met UNIT4 DgiPoort werkt). Als de velden juist zijn ingevuld, controleert u met de knop verbinding met UNIT4 DigiPoort tot stand wordt gebracht. of de 3.4. Knop voor toevoegen favorieten in menu 'Start' opgenomen De knop om grids toe te voegen aan een favorietenlijst is ook opgenomen in de groep Favorieten (via het tabblad Start). Deze knop was al aanwezig in de menubalk van de meeste grids. Via deze knop kunt u vensters als favoriet aanmaken en opslaan in een eigen favorietenlijst. Voorlopig kunt u alleen gridvensters als favoriet bewaren. 4. UNIT4 FISCAAL 4.1. VA IB en VpB beschikbaar Vanaf deze versie is de voorlopige aangifte voor inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting voor het belastingjaar 2013 beschikbaar. De structuur en werking van deze aangifte is gelijk gebleven aan die van 2012. Wel zijn in het aangiftebericht VpB een aantal inhoudelijke wijzigingen doorgevoerd (zie "Menu, vensters en biljetten voorlopige aangifte VpB aangepast" op pagina 9). U kunt vanaf 1 november 2012 de VA-IB-2013-berichten elektronisch naar de Belastingdienst verzenden. U kunt vanaf 1 januari 2013 de VA-VpB-2013-berichten elektronisch naar de Belastingdienst verzenden. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 7 van 48
4.2. F-biljet 2012 invullen en afdrukken Het is vanaf deze versie mogelijk het F-biljet 2012 in te vullen en af te drukken. Vanaf 1 januari 2013 is het mogelijk dit bericht ook elektronisch in te dienen bij de Belastingdienst. 4.3. Overnemen cliëntgegevens VA IB naar het nieuwe jaar Via het tabblad Inkomstenbelasting, groep Voorlopige aangifte, Conversies en dan Overnemen cliëntgegevens naar het nieuwe jaar kunt u nu VA-cliëntgegevens overnemen naar het nieuwe belastingjaar. Deze menukeuze is in de plaats gekomen van de mogelijkheid voor het inlezen van VA-cliëntgegevens. Overnemen van jaar In dit veld vult u het jaar in van waaruit de gegevens overgenomen moeten worden. Als u voor een cliënt een jaar geen aangifte hebt gemaakt, dan moet u de gegevens twee keer overnemen. Als u bijvoorbeeld voor 2010 een aangifte hebt ingevuld en u wilt vervolgens voor 2012 een aangifte invoeren, dan zult u eerst de gegevens van 2010 naar 2011 moeten overnemen. Vervolgens neemt u de gegevens over van 2011 naar 2012. Geselecteerde cliënten U selecteert hier een of meer IB-cliënten van wie u de gegevens wilt overnemen naar het nieuwe jaar. In het venster dat bij dit veld verschijnt, kunt u via de toetsencombinatie CTRL+A ook alle cliënten selecteren. Hierdoor hoeft u maar eenmalig de gegevens van het oude naar het nieuwe jaar over te nemen. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 8 van 48
4.4. Menu, vensters en biljetten voorlopige aangifte VpB aangepast De menustructuur en een aantal vensters van de voorlopige aangifte VpB zijn aangepast. Menu Het VA-menu ziet er nu als volgt uit. Conversies Nieuw in deze menugroep is de knop menuopties:, met in het uitklapmenu de volgende Overnemen cliëntgegevens Va VpB naar het nieuwe jaar Import VA VpB Export VA VpB Menukeuze "Overnemen cliëntgegevens Va VpB naar het nieuwe jaar". Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 9 van 48
Overnemen van jaar In dit veld vult u het jaar in van waaruit de gegevens overgenomen moeten worden naar het nieuwe jaar. Geselecteerde cliënten U selecteert hier een of meer VA VpB-cliënten van wie u de gegevens wilt overnemen naar het nieuwe jaar. In het venster dat bij dit veld verschijnt, kunt u via de toetsencombinatie CTRL+A ook alle cliënten selecteren. Hierdoor hoeft u maar eenmalig de gegevens van het oude naar het nieuwe jaar over te nemen. Menukeuze "Import VA VpB". Bestand In dit veld kunt u het importbestand selecteren. Het gaat om bestanden met de extensie.va1, of.u4p als de bestanden gecomprimeerd zijn. Cliënt Na het selecteren van het importbestand wordt in dit veld het aantal cliënten getoond dat geïmporteerd wordt alsmede de naam van de eerste cliënt. Zo ziet u eenvoudig of u het juiste bestand geselecteerd hebt. Jaar Dit veld laat het jaar van de geïmporteerde VA-berichten zien. Status geëxporteerd opheffen Om een geblokkeerde voorlopige aangifte te kunnen wijzigen, selecteert u bij het importeren de optie Status geëxporteerd opheffen als Import/Export voortgangsstatus in het venster "Systeemonderhoud" (via de knop ), onderdeel "Fiscaal", tabblad Algemeen (2) op Optioneel staat. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 10 van 48
Menukeuze "Export VA VpB". Jaar Dit veld wordt automatisch gevuld met het belastingjaar. Jaren voor 2009 worden niet ondersteund. Cliënten Dit veld toont de gegevens van cliënten van wie de gegevens kunnen worden geëxporteerd. U kunt één of meerdere cliënten selecteren. Pad In het opgegeven pad worden de exportbestanden opgeslagen. Batchgewijs exporteren Als dit veld is aangevinkt, worden de exportgegevens van de geselecteerde cliënten opgeslagen in de directory <pad>/vabatch/xx/<jaar VA>/. Als dit veld niet is aangevinkt, wordt per voorlopige aangifte een directory aangemaakt waarin de exportbestanden worden opgeslagen. Status geëxporteerd zetten Als dit vakje aanstaat, wordt gecontroleerd of de voorlopige aangifte wel of niet geëxporteerd is. U ziet dit veld alleen als Import/Export voortgangsstatus in het venster "Systeemonderhoud" op Optioneel staat. Aangifte Via de knop VpB". in het VA-menu opent u het venster "VA-cliëntjaargegevens details Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 11 van 48
Dit venster is aangepast, het tabblad Algemeen heeft nu de volgende velden: Zoek in jaar Het veld Zoek in jaar wordt automatisch ingevuld. Zoek cliëntjaargegevens In het veld Cliëntjaargegevens selecteert u de cliënt voor wie een voorlopige aangifte moet worden aangemaakt. U kunt hier alleen cliënten selecteren bij wie in de cliëntkaart de optie Vennootschapsbelasting aanstaat en van wie de VA-cliënt voor dat jaar aanwezig is. Begin boekjaar De begindatum van het boekjaar wordt automatisch ingevuld als u de biljetsoort hebt geselecteerd en de gegevens in het venster bewaart. U kunt het veld aanpassen. Eind boekjaar De einddatum van het boekjaar wordt automatisch ingevuld als u de biljetsoort hebt geselecteerd en de gegevens in het venster bewaart. U kunt het veld aanpassen. Regeling Functionele Valuta In eerdere versies van UNIT4 Business Suite was de functionele valuta opgenomen in het aangiftescherm. U kunt nu onder Regeling Functionele Valuta de vreemde valutagegevens invoeren in het venster "VA-cliënt jaargegevens details VpB", zodat deze al buiten de aangifte bekend zijn in UNIT4 Business Suite. Als u vanuit UNIT4 Fiscaal versie 15.10 versie 15.2.0 installeert, zijn in het venster "VA-clientjaargegevens details VpB" de velden bij Regeling Functionele Valuta (RFV) niet automatisch ingevuld als functionele valuta van toepassing is voor de bewuste cliënt. Nadat u vanuit dit venster de voorlopige aangifte voor de eerste keer hebt geopend en daarna terugkeert naar het venster "VA-clientjaargegevens details VpB", worden de Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 12 van 48
RFV-velden gevuld met de RFV-gegevens uit de voorlopige aangifte. Dit is een eenmalige handeling. Functionele valuta Als u dit vakje aanvinkt, wordt na het invullen van de RFV-velden de voorlopige aangifte in vreemde valuta en niet in euro ingevoerd. Ingangsdatum In dit veld vult u in wanneer de vreemde valuta voor de voorlopige aangifte moet ingaan. Valutacode Uit dit keuzemenu kiest u de vreemde valuta aan de hand van een valutacode. Gebruik afwijkende koers Als dit vakje is aangevinkt, kunt u het bedrag in het veld Koers aanpassen. Koers Dit veld toont de koers die aan de geselecteerde vreemde valuta is gekoppeld. U kunt dit veld niet aanpassen, tenzij het vakje Gebruik afwijkende koers is aangezet. Biljetsoort U selecteert hier de biljetsoort die voor de cliënt ingevuld moet worden, het A- of C-biljet. Het C-biljet is het aangifteformulier voor buitenlandse belastingplichtigen. Status In dit veld wordt de status van de voorlopige aangifte getoond. De status wordt automatisch bijgewerkt aan de hand van de acties die u uitvoert in het vennootschapsbelastingpakket en de ingerichte voortgangsomschrijvingen. U kunt de status van dit veld niet wijzigen. Voortgang Client Portal In dit veld wordt de voortgang van de voorlopige aangifte in UNIT4 Client Portal getoond. U kunt dit veld niet wijzigen. Met de knop jaar. in het VA-menu opent u het venster met de lijst van VA VpB-cliënten per Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 13 van 48
Met de knop in dit venster maakt u een nieuw VA-cliëntjaar VpB aan. Daarna kunt u de voorlopige aangifte VpB aanmaken voor de cliënt. Afdrukken Het venster voor het afdrukken van de voorlopige aangifte ( via de knop vernieuwd. ) is eveneens Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 14 van 48
Hier kunt u een voorlopige aangifte-rapport afdrukken. Deze dient alleen voor intern gebruik. Jaar In dit veld geeft u aan voor welk jaar het overzicht afgedrukt moet worden. Het huidige belastingjaar is standaard geselecteerd, u kunt dit aanpassen. Het is niet mogelijk om belastingjaren voor 2010 te selecteren. Cliënten In dit veld kunt u een of meer belastingcliënten selecteren van wie u de gegevens wilt afdrukken. Berekening Door het selecteren van deze optie drukt u een overzicht af waarin getoond wordt hoe de verschillende berekeningen tot stand zijn gekomen. Controle Door het selecteren van deze optie wordt een aangiftecontrole van de Va VpB afgedrukt. Daarop worden aandachtspunten vermeld naar aanleiding van het ingevulde biljet. Kolommenrapport Het fiscale rapport met kolomopstellingen en transporttotalen wordt afgedrukt als u deze optie selecteert. Afdrukvoorbeeld Als u deze optie selecteert, dan worden de gegevens op het venster getoond. Wilt u de gegevens op papier afgedrukt hebben, dan moet u dit veld niet selecteren. Documentontwerper Dit veld is alleen aanwezig als u ingelogd bent als gebruiker "0" of als gebruiker met beheerdersrechten. Door het selecteren van dit veld start u de documentontwerper op. Elektronische aangifte De mogelijkheid voor het aanmaken van de elektronische voorlopige aangifte ( via ) is ongewijzigd. Aangiftebiljet Aangiftebiljet De lay-out van het aangifteformulier voor de voorlopige aangifte is vanaf versie 15.2.0 aangepast. Deze ziet er als volgt uit: Voorlopige aangifte De velden gerelateerd aan functionele valuta worden in dit venster automatisch ingevuld als in het venster "VA-cliënt jaargegevens details VpB" de regeling functionele valuta is toegepast. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 15 van 48
Belasting berekening De belastingberekening wordt eveneens automatisch gedaan, u kunt de velden niet handmatig invullen. XML Het onderdeel XML toont eventuele fouten in het XML-bericht. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 16 van 48
4.5. Automatische verwerking van FOR-dotaties U kunt er vanaf deze versie voor kiezen om in een winstaangifte inkomstenbelasting de FOR automatisch te verwerken. Deze optie geldt voor winstaangiftes IB per cliënt, vanaf 2007. Als u een winstaangifte opent die (nog) niet automatisch de FOR verwerkt, krijgt u eenmalig de volgende keuze: Als u op klikt, is in het aangiftevenster "Winst uit onderneming", tabblad Oudedagsreserve het veld Wilt u de oudedagsreserve doorboeken naar de winstaangifte? aangevinkt. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 17 van 48
Bij iedere nieuwe aangifte van de betreffende cliënt is dit veld standaard aangevinkt, u kunt dit veld ook niet meer uitzetten. Dit geldt ook voor het overnemen van een aangifte naar een nieuw jaar. Als u bij de melding voor kiest en de aangifte opent, staat het veld Wilt u de oudedagsreserve doorboeken naar de winstaangifte? uit. U kunt het veld desgewenst alsnog aanzetten. In dat geval zal bij iedere nieuwe aangifte de FOR voor de betreffende cliënt automatisch worden verwerkt. Als u het veld niet aanzet, kunt u de FOR voor de cliënt handmatig blijven invoeren. Na de conversie Via het tabblad Ondernemingsvermogen hebt u een fiscaal overzicht van de gehele onderneming. Na automatische FOR-doorboeking kunnen de velden bij de post Ondernemersvermogen ex fiscale reserves niet meer rechtstreeks worden ingebracht maar uitsluitend via de aangemaakte specificatie. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 18 van 48
Op basis van de percentages van de ondernemer(s) in de betreffende onderneming worden de balanstotalen in het voorgaande scherm verdeeld over de venno(o)t(en). Dit betekent dus dat u deze bedragen en de verdeling goed moet controleren. Zeker wanneer de percentages niet correct zijn ingevuld. De bedragen van deze post worden automatisch berekend uit het verschil tussen de bedragen Eigen vermogen, Fiscale Oudedagsreserve, Herinvesteringsreserve (HIR) en Egalisatiereserve. Door de automatische doorberekening bestaat de koppeling tussen de kolommen "Fiscaal" en "Begin boekjaar" met de velden bij de post Ondernemersvermogen ex fiscale reserves niet meer. De bedragen in deze velden zijn vanwege de automatische doorboeking niet meer handmatig in te brengen. Het is nog wel mogelijk om een specificatie in te voeren via. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 19 van 48
Als u in hetzelfde tabblad Ondernemingsvermogen in de kolom "Fiscaal" op klikt, krijgt u een gespecificeerd overzicht van de ondernemers die onderdeel zijn van het bedrijf. Dit overzicht krijgt u in hetzelfde tabblad ook onder Kapitaalverdeling, via de knoppen en. Door te dubbelklikken op een ondernemerregel krijgt u een detailvenster. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 20 van 48
4.6. Meerdere aangiftes per entiteit in één boekjaar Het gebeurt in de praktijk dat een entiteit (BV) in één fiscaal jaar meerdere aangiftes moet indienen. Bijvoorbeeld in het geval van een oprichting of wisseling van boekjaar. Daarom kunt u nu in één fiscaal boekjaar meerdere aangiftes per entiteit maken. Deze wijziging heeft als consequentie dat de begin- en einddatum van het boekjaar aan moet sluiten met die van de opvolgende aangifte. Aaneengesloten boekjaren zijn uiteraard vanzelfsprekend, maar die werkwijze werd tot deze versie niet afgedwongen in UNIT4 Fiscaal. Vanaf deze versie is dat wel het geval. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 21 van 48
Vanaf 2012 verandert het aangifte doen voor een gebroken boekjaar voor VpB C- biljet aangiftes (IB Cw/Cp-biljetten blijven ongewijzigd). Uw aangifte voor 2012 gaat dan over het jaar waarin dit boekjaar begint, in plaats van het jaar waarin dit boekjaar eindigt. Als u in 2012 cliënten met een C-biljet met zo'n gebroken boekjaar overneemt naar een nieuw jaar (via de menu-optie ) zal de conversie van deze specifieke cliënten daarom niet naar 2013 worden gedaan maar naar 2012. In het venster "Eenheid" (via het tabblad Vennootschapsbelasting, groep Algemeen, Algemeen en dan Eenheden (Fiscaal)) kunt u via het rechtermuismenu of de F2-toets een entiteit wijzigen. In het venster dat volgt vult u een ontvoegingsdatum in. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 22 van 48
Als u de wijziging bewaart en het venster afsluit, kunt u de volgende melding krijgen: Deze melding waarschuwt u voor niet-aansluitende boekjaren van een of meerdere van de (voormalige) entiteiten van de fiscale eenheid. U herstelt dit in de cliëntenstructuur (tabblad Vennootschapsbelasting, groep Definitieve aangifte, Cliëntstructuur) door boekjaren aan te passen of te verwijderen zodat deze weer aaneensluiten. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 23 van 48
De melding in dit voorbeeld waarschuwt dat de boekjaren voor 'De Kruimels BV' niet aansluiten. Als u via de cliëntenstructuur naar de eigenschappen (via het rechtermuismenu) van de cliënt gaat, kunt u de foutieve boekjaren aanpassen. Het veld of de velden die u moet aanpassen zijn toegankelijk. Het veld of de velden die wel goed zijn ingevuld, kunt u niet invullen. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 24 van 48
Via het privilegerecht "Boekjaar aanpassen" kunnen gebruikers rechten krijgen om in elke omstandigheid boekjaren te veranderen. Voor gebruikers met beheerdersrechten geldt dit recht altijd. Privilegerechten worden beheerd via Privilegegroepen., Onderhoud, Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 25 van 48
In de cliëntenstructuur is verder te zien dat bij de ontvoegde entiteit voor belastingjaar 2011 een extra jaargegeven is toegevoegd. De eerste is voor de periode dat de entiteit onderdeel was van de fiscale eenheid, de tweede voor de nieuw gecreëerde zelfstandige aangifte. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 26 van 48
Via de rechtermuismenuoptie Eigenschappen van het jaargegeven opent u het nieuwe zelfstandige jaargegeven van de cliënt. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 27 van 48
4.7. Wisselen tussen toeslagpartners zonder opnieuw inloggen Het is voor een gebruiker 0 nu mogelijk om van toeslagpartner te wisselen zonder eerst opnieuw te moeten inloggen via het 'wachtwoord van de dag'. Deze optie is in een Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 28 van 48
toeslagenvenster beschikbaar via de menukeuze "Overige, Wissel aanvrager en partner". 5. UNIT4 RELATIEBEHEER 5.1. Direct een e-mail versturen vanuit de cliëntlijst Voor dit onderdeel moet u over een Outlookkoppeling beschikken. U kunt nu rechtstreeks vanuit de cliëntenlijst een e-mailbericht naar de cliënt versturen, zonder eerst de cliëntkaart te openen. Hiervoor is in de knoppenbalk van de cliëntlijst de knop opgenomen. U ziet deze knop alleen als in de gebruikerskaart bij het onderdeel "Parameters", tabblad Relatiebeheer het veld Mijn berichten versturen via Outlook aangevinkt is. Selecteer in de cliëntlijst een cliënt, en klik op de knop om een e-mail te genereren. Bij één contactpersoon ziet u direct het bericht. Zijn er meerdere contactpersonen van de cliënt geregistreerd, dan ziet u eerst een venster waarin u de gewenste contactpersoon kunt selecteren. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 29 van 48
Daarna wordt het berichtvenster geopend. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 30 van 48
Als in de cliëntkaart (bij het onderdeel "Algemeen", tabblad Communicatie) een e- mailadres is vastgelegd, wordt dit adres standaard getoond in het berichtvenster. U kunt dit adres 'uitzetten' door het vinkje voor het adres weg te halen. Het bericht wordt dan niet naar dit adres gestuurd. Als bij, Onderhoud, Systeemonderhoud, onderdeel Relatiebeheer, tabblad Organizer 2 organizersoorten zijn vastgelegd, dan is het veld Berichtsoort al ingevuld (zie "Standaard organizersoorten " op pagina 35). De gekleurde velden moeten worden ingevuld om de e-mail te versturen. Als u met e- mailsjablonen werkt, kunt u deze in het veld E-mail sjabloon selecteren. Hebt u in het venster "Systeemonderhoud" (knop, Onderhoud, Systeemonderhoud en dan Relatiebeheer, tabblad Organizer 2 een standaard e-mailsjabloon geselecteerd, dan wordt dit sjabloon in dit venster weergegeven (zie "E-mailsjabloon gebruiken in organizer-bericht" op pagina 39). Als alle gegevens zijn ingevuld kunt u het bericht verzenden. 5.2. IBAN-nummers U kunt nu IBAN-nummers opnemen in de cliëntkaart. Ga in de cliëntkaart naar het onderdeel "Instellingen" en klik vervolgens op het tabblad Bank/Postrekening. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 31 van 48
Als u het veld Gebruik acceptgiro/incasso hebt aangevinkt, kunt u het veld IBAN nummer invullen. Het veld IBAN nummer is ook opgenomen in het venster "Vestiging details" (via het tabblad Organisatie, groep Organisatie, Cliëntgroepen.) Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 32 van 48
5.3. Veldnaam aangepast In het venster "Gebruiker details", onderdeel "Parameters", tabblad Relatiebeheer is de veldnaam Mijn interne berichten toch naar Outlook aangepast naar Mijn berichten versturen via Outlook. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 33 van 48
De functie van dit veld blijft ongewijzigd. Als u e-mailberichten vanuit UNIT4 Business Suite in Outlook wilt toevoegen, selecteert u dit veld. 6. ORGANIZER 6.1. Nieuwe vensterlay-out voor organizer-items De indeling van het organizer-item is aangepast en ziet er nu als volgt uit: Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 34 van 48
De meest in het oog springende aanpassing in de vensters is de positie van het Organizer-itemmenu en die van de bijlage(n). Het eerste vindt u nu boven in het venster, de bijlage(n) in het midden. Deze waren voorheen linksboven in het venster gepositioneerd. Veldnaam aangepast In het organizer-item "Bericht" is de veldnaam Alleen via Business Suite aangepast naar Niet versturen via Outlook. Dit veld is alleen actief als u in de gebruikerskaart bij het onderdeel "Parameters" in het tabblad Relatiebeheer de optie Mijn berichten versturen via Outlook hebt geselecteerd. Als u deze optie uitzet, wordt dit bericht niet naar Outlook doorgestuurd. De oude veldnaam Prioriteit is aangepast naar Urgentie. 6.2. Standaard organizersoorten Via de knop, Onderhoud, Systeemonderhoud, onderdeel Relatiebeheer, tabblad Organizer 2 ziet u een nieuw venster waarin u standaard Organizer-soorten kunt vastleggen. Deze soorten zijn vervolgens standaard ingevuld in het veld Soort in het organizer-item dat u wilt versturen. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 35 van 48
Standaard Organizer soorten voor nieuwe items Afspraaksoort Selecteer hier de standaardafspraaksoort die u standaard gebruikt voor organizer-items. Berichtsoort Selecteer hier de standaardberichtsoort die u standaard gebruikt voor organizer-items. Faxsoort Selecteer hier de standaardfaxsoort die u standaard gebruikt voor organizer-items. Poststuksoort Selecteer hier de standaardpoststuksoort die u standaard gebruikt voor organizer-items. Taaksoort Selecteer hier de standaardtaaksoort die u standaard gebruikt voor organizer-items. Notitiesoort Selecteer hier de standaardnotitiesoort die u standaard gebruikt voor organizer-items. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 36 van 48
Als er nog geen organizersoorten zijn, maakt u deze aan in het venster "Soorten organizer-item" via de knop. Standaard e-mail sjabloon E-mailsjabloon In dit veld selecteert u een e-mailsjabloon dat wordt meegezonden met het organizersoort 'Berichten'. Een sjabloon bevat een standaardtekst voor de cliënt die de e-mail ontvangt. Als er nog geen sjablonen zijn, kunt u deze aanmaken via het tabblad Algemeen, groep Algemeen en dan E-mail-sjablonen. In het volgende voorbeeld is een standaardorganizersoort voor een e-mailbericht ingericht om een relatie de status van een EKA te delen: Als u nu in de knoppenbalk van de cliëntlijst (tabblad Relatiebeheer, groep Algemeen, Cliënten) klikt op, dan ziet u dat het berichtenvenster al helemaal is ingevuld (zie "UNIT4 Relatiebeheer" op pagina 29). Alleen de bijlage moet nog handmatig worden toegevoegd. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 37 van 48
6.3. Variabelen in organizer-bericht uitgebreid Het aantal variabele objecten dat u kunt gebruiken bij het samenstellen van een organizer-bericht is uitgebreid. Deze variabelen zorgen ervoor dat elementen, zoals bijvoorbeeld de naam van de geadresseerde, al ingevuld zijn op het moment dat u het bericht maakt. De volgende variabelen zijn in het veld Variabelen van het e-mailsjabloon ( via tabblad Algemeen, groep Algemeen, E-mail-sjabloon) beschikbaar, (zie "E-mailsjabloon gebruiken in organizer-bericht" op pagina 39). Omschrijving Voornaam Initialen Achternaam Tussenvoegsel Aanhef voor Aanhef na Aanschrijftitel Persoon, initialen, tussenvoegsel en achternaam Persoon, voornaam, tussenvoegsel en achternaam Persoon, tussenvoegsel en achternaam Code @[FRSTNM] @[INTLS] @[LSTNM] @[PRFX] @[SLTNB] @[SLTNA] @[SMNS] @[PRSNFLNMINTL] @[PRSNFLNMSRNM] @[PRSNFLNMPRFX] Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 38 van 48
Persoon, aanhef, tussenvoegsel en achternaam Persoon, aanhef, initialen, tussenvoegsel en achternaam Persoon, aanhef, voornaam, tussenvoegsel en achternaam Klant: naam Klant: vervolgnaam Klant: aanhef, initialen, tussenvoegsel en achternaam Klant: initialen, tussenvoegsel en achternaam Klant: adres Klant: postcode Klant: locatie Klant: postadres Klant: postcode van postadres Klant: locatie van postadres Klant: bezoekadres Klant: postcode van bezoekadres Klant: locatie van bezoekadres Factuur: nummer Factuur: nettobedrag Factuur: totaalbedrag Factuur: totaalbedrag btw @[PRSNSLTNPRFX] @[PRSNSLTNINTL] @[PRSNSLTNSRNM] @[CLNTNM] @[CLNTADTNLNM] @[CLNTSLTNINTL] @[CLNTFLNMINTL] @[CLNTADRS] @[CLNTADRSZPCD] @[CLNTADRSLCTN] @[CLNTMLNGADRS] @[CLNTMLNGADRSZPCD] @[CLNTMLNGADRSLCTN] @[CLNTVSTNGADRS] @[CLNTVSTNGADRSZPCD] @[CLNTVSTNGADRSLCTN] @[INVCNMBR] @[INVCNTAMNT] @[INVCTLAMNT] @[INVCTLVTAMNT] 6.4. E-mailsjabloon gebruiken in organizer-bericht Aan het organizer-item voor het versturen van e-mailberichten is het veld E-mailsjabloon toegevoegd. Via dit veld kunt u standaardteksten in het bericht plaatsen waardoor u het bericht niet zelf hoeft te schrijven. Op die manier kost het versturen van (standaard) e-mailberichten minder tijd. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 39 van 48
Om e-mailsjablonen in het organizer-item te gebruiken moet u deze eerst selecteren in UNIT4 Business Suite. Dat doet u via, Onderhoud, Systeemonderhoud en dan Relatiebeheer, tabblad Organizer 2. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 40 van 48
Als er nog geen e-mailsjablonen beschikbaar zijn, moet u deze eerst maken. Open via het tabblad Algemeen, groep Algemeen en dan E-mail-sjabloon het venster "E-mailsjabloon". Dit venster ziet u ook als u in het vorige venster bij het veld E-mail sjabloon op klikt. Klik in de knoppenbalk op. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 41 van 48
In het venster "E-mailsjabloon" kunt u vervolgens het sjabloon samenstellen. Een e- mailsjabloon bevat vaste tekstelementen aangevuld met variabelen. (zie "Variabelen in organizer-bericht uitgebreid" op pagina 38). Een ingevuld e-mailsjabloon kan er als volgt uitzien: Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 42 van 48
Klik op om het sjabloon op te slaan. Als u vervolgens een nieuw organizer-bericht maakt en u selecteert de gewenste cliënt, contactpersoon en e-mailsjabloon, dan ziet u dat het tekstveld al is ingevuld. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 43 van 48
Klik op om het bericht te versturen. 6.5. Melding e-mail ophalen uit Outlook Als u een koppeling hebt met Outlook ziet u vanaf deze versie eerst onderstaand venster als u UNIT4 Business Suite start. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 44 van 48
Dit venster geeft weer hoeveel e-mailberichten en agenda-afspraken vanuit Outlook in UNIT4 Business Suite worden gearchiveerd. Aansluitend wordt het venster met de gesynchroniseerde items getoond: 6.6. 'Bericht als e-mail via Outlook verzenden' bevestigen Als u een bericht via de organizer verstuurt, ziet u vanaf deze versie eerst de volgende melding voordat u via het bericht verzend: Met de extra handeling die voortkomt uit deze melding wordt voorkomen dat het bericht ongewenst via Outlook wordt verzonden. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 45 van 48
Als in het berichtvenster het keuzevakje Niet versturen via Outlook is aangevinkt, krijgt u deze melding niet. 6.7. Bijlagen direct afdrukken via het rechtermuismenu U kunt deze functie alleen gebruiken als u met UNIT4 DocumentManager werkt. U kunt bijlagen die aan Organizer-items zijn gekoppeld nu direct via het rechtermuismenu afdrukken. Zodoende hoeft u het Organizer-item zelf niet eerst te openen. Via de menuoptie "Snel afdrukken" wordt het document direct afgedrukt. Deze optie is ook in de cliëntkaart beschikbaar. Klik in de cliëntkaart op het onderdeel "Mail/Agenda" en vervolgens op "Berichten". Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 46 van 48
Via het rechtermuismenu kunt u de bijlage direct afdrukken. 7. PLANNING & BUDGETTERING 7.1. Aanvullende gegevens van geplande taken kopiëren naar een nieuw jaar In het venster "Planningstaken kopiëren" is een nieuw veld opgenomen waarmee u aangeeft of aanvullende gegevens van planningtaken naar een nieuw jaar moeten worden gekopieerd. U opent dit venster via het tabblad Planning, groep Cliënten, Planning. Kies in het uitklapmenu Acties van het venster "Planning cliënten" vervolgens voor Kopieer planningsregels. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 47 van 48
Vink hier het veld Aanvullende gegevens aan als u aanvullende gegevens wilt kopiëren. Wijzigingen UNIT4 Business Suite 15.2.0 Pagina 48 van 48