Raadsvoorstel Zaakkenmerk: 554161 Raad 30 mei 2013 Documentkenmerk: 554163 B. en W. 7 mei 2013 Onderwerp: Verzamelvoorstel Financiën bestuursdienst Ommen-Hardenberg Inleiding In de begroting 2013 van de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg is het merendeel van de bedrijfsvoeringkosten van de beide gemeenten overgeheveld naar de BOH. Na de vaststelling van de begroting 2013 en de jaarrekening 2012 zijn er vanuit verschillende invalshoeken voorstellen opgesteld waarvoor besluitvorming nodig is om het fusieproces vanuit de financiële invalshoek af te ronden. Het gaat om de volgende voorstellen: 1. Budgetoverhevelingen tussen de gemeente Ommen en de BOH 2. Over te dragen activa/kredieten van de gemeente Ommen naar de BOH 3. Frictiegelden In dit verzamelvoorstel zijn bovenstaande voorstellen uitgewerkt. Voorstel 1 Budgetoverheveling tussen de gemeente Ommen en de BOH Inleiding In de begroting 2013 van de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg is het merendeel van de bedrijfsvoeringkosten van de beide gemeenten overgeheveld naar de BOH. Hierbij is als uitgangspunt gehanteerd, dat onder bedrijfsvoeringkosten wordt verstaan: kosten die betrekking hebben op de ambtelijke organisatie, die door gezamenlijk gebruik niet rechtstreeks aan één van de individuele gemeenten toegerekend worden. Deze definitie is richtinggevend en kent uitzonderingen. Voorbeelden van bedrijfsvoeringkosten zijn: - salarissen ambtelijk apparaat - huisvestingskosten ambtelijk apparaat - inhuur tijdelijk personeel - kosten hard- en software - drukwerk/repro/portokosten - etc. 1
Het is gebleken, dat binnen de programma s nog sprake is van budgetten, die betrekking hebben op de bedrijfsvoeringkosten. In dit voorstel wordt verzocht om deze budgetten alsnog over te hevelen naar de BOH. Hierbij gaat het met name om budgetten voor het inhuren van derden/adviezen van derden, overige diensten, onderhoudskosten, taxatiekosten e.d. Daarnaast zijn budgetten overgeheveld naar de BOH, waarvan bij nader inzien is gebleken dat het beter is deze bij de gemeenten te laten. Hiervoor wordt voorgesteld om deze weer terug te brengen naar de betreffende gemeente. Overheveling budgetten van de gemeente Ommen naar de BOH 5930000000 Uitvoering Wet WOZ 120.000 dienstverlening door derden 5210000000 Asfaltwegen 50.000 voorbereiding en toezicht 5210000000 Elementverharding 40.047 klein-/klachtenonderhoud 5210000000 Bermen en sloten 98.300 dienstverlening door derden 5210001500 gladheidsbestrijding 11.969 dienstverlening door derden 5210200000 straatverlichting 35.180 dienstverlening door derden 5340003000 bossen 12.000 dienstverlening door derden 5560000000 Openbaar groen 32.950 dienstverlening door derden 5722000000 riolering 10.000 dienstverlening door derden 5724000000 begraafplaatsen 30.000 dienstverlening door derden 5530503000 Zwembad de Carrousel 73.195 aangenomen personeel 5530503500 Zwembad de Olde Vechte 76.580 aangenomen personeel 5530604500 Sporthal Carrousel 3.445 aangenomen personeel 5580200000 Cultureel centrum Carrousel 14.265 aangenomen personeel 5120102000 Repressie brandweer 2.000 apparaatskosten Veiligheidsregio 5330000000 Nutsbedrijven 3.000 onderhoud software 5003003000 Kadaster 9.255 contracten derden/overige opbrengsten 5002006000 Bestuursondersteuning 14.077 overige kosten (betreft werkzaamheden geo-informatie) 5480100000 Uitvoering leerplichtwet 19.884 contracten derden 5922000500 Algemene baten/lasten 123.803 tijdelijk personeel 5922000500 Algemene baten/asten 95.000 2% loonontwikkeling cfm kadernota 2013 5922000500 Algemene baten/asten 120.000 (INC) 1,3% hogere ABP-premie 5140200000 Integrale veiligheid 28.500 dienstverlening door derden Overheveling budgetten van de BOH naar de gemeente Ommen 2200068000 Vrijwillige brandweer 63.409 div. kosten gerelateerd aan m.n. de brandweerauto s 2200011000 Brandweer 76.606 aangenomen personeel (betreft brandweercommandant) 2300610000 DOEK Lasten 41.056 en Opbrengsten 77.100 Vanwege (gedeeltelijke) verhuur van het DOEK is het belastingtechnisch nadelig om dit gebouw in de BOH onder te brengen. Vandaar is het voorstel om dit budget terug te brengen naar de gemeente Ommen. 2
Reserve automatisering De reserve automatisering van Ommen is op basis van de begrotingscijfers 2013 overgegaan. Uit de jaarrekening van Ommen blijkt ultimo 2012 in de reserve automatisering nog een bedrag van 14.796 te resteren. Het voorstel is het bedrag ad 14.796 in de reserve automatisering in de gemeente Ommen ook over te brengen naar de BOH. Voorstel 1: - Budgetten in 2013 over te hevelen vanuit de programmakosten Ommen naar de BOH voor een bedrag van 1.023.450 ( 903.450 structureel, 120.000 incidenteel) - Budgetten in 2013 over te hevelen vanuit de BOH naar de programmakosten Ommen voor een bedrag van 103.971 (structureel) - Per saldo de bijdrage 2013 aan de BOH structureel te verhogen met 799.479 en 120.000 incidenteel. Het restantbedrag ultimo 2012 ad 14.796 in de reserve automatisering in Ommen in te brengen in de reserve automatisering in de BOH. - Dit te verwerken in de 7 e begrotingswijziging 2013 van Ommen. Voorstel 2 Over te dragen activa/kredieten van de gemeente Ommen naar de BOH In de raadsvergaderingen in mei 2012 van de gemeente Ommen en de gemeente Hardenberg is het onderwerp samenwerking Hardenberg-Ommen: treffen van een gemeenschappelijke regeling en instemmen met het financieel verdeelmodel aan de orde geweest. De raden van beide gemeenten hebben besloten om: 1. In te stemmen met het door beide colleges opgestelde Financieel Verdeelmodel ten behoeve van de samenvoeging van de ambtelijke organisaties van de gemeente Hardenberg en Ommen (m.u.v. de griffie van Ommen); 2. Het college van burgemeester en wethouders toestemming te verlenen voor het treffen van de gemeenschappelijke regeling werkorganisatie gemeenten Hardenberg en Ommen. In het Financieel Verdeelmodel zijn de afspraken vastgelegd over de verdeling van de bedrijfsvoeringkosten tussen beide gemeenten. In de opgestelde notitie wordt ingegaan op de opdrachtformulering, de aanpak, uitgangspunten en besluiten met betrekking tot de kostenverdeling alsmede een aantal andere financieel getinte onderwerpen. Aangegeven is dat voor het Financieel Verdeelmodel niet alleen goede afspraken van belang zijn voor de verdeling van de kosten tussen Hardenberg en Ommen maar dat er ook duidelijkheid nodig is voor wat betreft: - het onderscheid tussen programmakosten en bedrijfsvoeringkosten (definitie), - het aandeel van Hardenberg en Ommen in de nieuwe organisatie als onderligger voor de te hanteren verdeelsleutel (verhouding loonsommen of toch anders?), - de nadere verdeling van de bedrijfsvoeringkosten per gemeente naar de afzonderlijke programma s, - het wel / niet overbrengen van de activa en passiva. In hoofdstuk 5.3 van het Financieel Verdeelmodel wordt nader ingegaan op de vraag of de activa en passiva die betrekking hebben op de bedrijfsvoering ook overgaan naar de nieuwe gemeenschappelijke regeling (Bestuursdienst Ommen-Hardenberg = BOH). Besloten is (besluit H in de notitie); het eigendom van de gebouwen (inclusief reserve kapitaallasten) bij de gemeenten te laten en deze om niet ter beschikking te stellen aan de BOH. Alle andere activa en passiva overdragen aan de BOH. 3
Bij deze (overige) activa en passiva valt te denken aan ICT, voertuigen en gereedschappen. Inmiddels is vanuit de staat activa bij de jaarrekening 2012 voor beide gemeenten een overzicht (zie bijlage) opgesteld van (overige) activa welke over kunnen gaan naar de BOH. De in dit overzicht opgenomen posten betreffen, om fiscaal juridische redenen (geen BTW correctie meer van toepassing), actiefposten welke ouder zijn dan 2 jaar. Totale balans (boek)waarde per 31-12-2012 bedraagt (specificatie is bijgevoegd): 710.560 Voor wat betreft de actiefposten van de laatste 2 jaar zal het moment van overdracht de komende jaren aan de orde zijn. Jaarlijks bij het opstellen van de 1 e bestuursrapportage zal worden bepaald welke actiefposten hiervoor in aanmerking komen. Ook is een overzicht opgesteld van de in de gemeenten beschikbaar gestelde kredieten ICT, voertuigen en gereedschappen. Het betreft kredieten waarop in het afgelopen jaar nog geen uitgaven zijn verantwoord; dus het volledige krediet is nog beschikbaar. Door deze kredieten over te dragen naar de BOH zullen de uitgaven hiervoor ingaande 2013 binnen de BOH worden gedaan. Totaal beschikbaar bedraagt (specificatie is bijgevoegd): 132.978. In het Financieel Verdeelmodel wordt gemeld dat met de accountant overleg is gevoerd over de overdrachtsdatum van de (overige) activa. Vanuit praktisch oogpunt is er voor gekozen om de kapitaallasten voor heel 2012 nog ten laste van de individuele gemeente te verantwoorden en per 1 januari 2013 tot een overdracht van deze activa naar de BOH over te gaan. Ingaande 2013 worden de kapitaallasten van de overgedragen activa juist (volledig) in de administratie van de BOH verantwoord. Voorgesteld wordt om uitvoering te geven aan het genoemde raadsbesluit en de in de bijgevoegde overzichten genoemde actiefposten en beschikbare kredieten per 1 januari 2013 over te dragen aan de bestuursdienst Ommen-Hardenberg; financiële verwerking via de 1 e bestuur rapportage 2013. 4
Overzicht over te dragen actiefposten gemeente Ommen. Objectnr Omschrijving Boekwaarde 31-12-2012 CMD 2101.06 Vervanging zoutstrooiers 78.135,50 5004.24 Vervanging veegmachine 20.681,68 5004.24 Opbouw veegauto 8.327,55 5004.22 Vervanging Pick Up 5.963,70 5004.26 Aanschaf 5-delige kooimaaier 18.046,47 5004.21 Aanschaf vrachtwagen 109.285,21 5004.27 Aanschaf houtversnipperaar 8.648,76 5004.25 Vervanging tractoren 84.793,51 5004.22 Vervanging transportmiddel Taro 24.135,33 5004.22 Transporter OW 14.250,39 5004.26 Gazonveger 7.510,46 5004.22 Vervanging Pick-up 2009 26.357,97 5004.27 Vervanging Klepelmaaier 2009 39.841,36 5004.25 Vervanging Tractor 2009 63.746,13 5004.27 Materieel tbv kunstgrasvelden 2.996,02 5004.25 Vervanging Fendt 304C 63.122,18 5004.26 Verv Ransomes 7-delige kooimaaier 51.347,09 5001.51 Aanschaf RO-applicatie 3.142,14 5001.26 GBA als basisregistratie 465,51 5001.26 Terugmeldingsfaciliteit 670,91 5003.53 Vervanging paternosterkasten CO 5.953,00 5003.61 Vervanging meubilair 1e fase 19.794,00 5003.61 Vervanging meubilair 2e fase 22.632,00 5003.61 Vervanging meubilair 3e fase 15.003,00 5003.61 Aanpassing computerruimte 15.710,00 Totaal 710.559,87 Overzicht over te dragen kredieten gemeente Ommen. Krediet Openstaand Actiefnr I.O. nr Omschrijving verstrekt in krediet 5001.51 7065,01 Modernisering GBA 2010 28.660,00 5001.26 7066.10 Aanschaf NHR 2011 10.000,00 5001.51 7067.10 Migratie SAP Platform 2012 22.000,00 5001.26 7067.20 Digitalisering documenten Decos (2) 2012 5.000,00 5001.26 7067,30 Gegevensmagazijn (3) 2012 5.000,00 5001.51 7068.00 Topdesk 2012 5.000,00 5001.51 7068.10 Windows7 2012 12.000,00 5001.51 7068.20 Harmonis. software H'berg/Ommen 2012 45.318,00 Totaal 132.978,00 5
Kredieten, die nog in Ommen blijven, maar op termijn overgaan naar de BOH Boekwaarde Objectnr Omschrijving 31-12-2012 260008 2 sneeuwschuivers 8909,16 260009 Publieksbalie-telefooncentrale 54.000,00 260010 Pick-up 2010 37.387,92 260011 Pick-up 2010 (2) 37.387,92 260012 Midi kraan 2011 77.862,09 260013 klepelmaaier 2011 6.591,82 260014 gazonmaaier 2011 67.064,23 260015 Voorbouwborstel 8.811,00 270074 diversen automatisering 1.534,91 270075 Doorontw. Digitale dienstverlening 3.239,36 270076 Gegevensmagazijn (1) 8.847,28 270077 Doorontw. Digitale dienstverlening (2) 6.073,33 270078 Vergunningensysteem WABO 14.986,76 270079 Aansluiting landelijke voorzng. 2.087,06 270080 GWS4all 3.994,96 270081 Gegevensmagazijn (2) 3.680,01 270082 Klantvolgsysteem 11.508,29 270083 Thuiswerkfaciliteiten 5.348,94 270084 Int. en ext. authenticatie 68.898,44 270085 Overige centrale voorzieningen 21.235,81 270086 Uniform. platform/database 40.347,63 270087 ResPowerfuse 15.765,99 280000 meubilair 4e fase (O) 37.720,00 280001 meubilair 5e fase (O) 1.913,51 536.287,26 Voorstel 2: - Per 1 januari 2013 de genoemde actiefposten ad 710.560 over te dragen aan de BOH - Per 1 januari 2013 de genoemde beschikbare kredieten ad 132.978 over te dragen aan de BOH. 6
Voorstel 3 Frictiegelden Inleiding De gemeenteraad van de gemeente Ommen heeft begin 2009 besloten financiële middelen te genereren om uitvoering te kunnen geven aan het college uitvoeringsplan (CUP) en om externe ontwikkelingen op te kunnen opvangen. Om invulling te geven aan de opdracht van de raad van de gemeente Ommen is besloten een taakstelling op te leggen aan de ambtelijke organisatie. Deze taakstelling had zowel direct als indirect consequenties voor de formatie; de formatie is in omvang teruggebracht. Er zijn specifiek functies benoemd waarop de bezuiniging betrekking op had. Met deze medewerkers zijn vanaf het moment van vaststelling gesprekken gevoerd en deze medewerkers zijn concreet aangewezen als bovenformatief. Om de personele kosten als gevolg van de bezuinigingstaakstelling op te vangen, is door uw raad frictiebudget vrijgemaakt voor de periode 2012, 2013 en 2014. Effect van de ambtelijke fusie op de bezuinigingtaakstelling Vanaf het moment van vaststelling van de taakstelling is door de organisatie hard gewerkt aan de realisatie van de taakstelling. De uitvoering van het bezuinigingsprogramma heeft in de periode 2012 en 2013 dan ook al geleid tot een feitelijke reductie van de personeelsformatie. Ondanks de maximale inspanningen is de taakstelling met betrekking tot de formatie nog niet volledig geëffectueerd. Eén oorzaak is dat de betreffende personen de pensioengerechtigde leeftijd nog niet hebben bereikt. Een andere belangrijke oorzaak dat hiervoor gegeven kan worden is de ambtelijke fusie met de gemeente Hardenberg. Deze ambtelijke fusie heeft direct effect gehad op het tempo waarmee de taakstelling kon worden gerealiseerd. Zo zijn mobiliteitstrajecten uitgesteld in afwachting van kansen die de fusie zouden bieden. Effect van de nog niet geeffectueerde taakstelling op de Bestuursdienst Ommen- Hardenberg Bij de aanloop richting de ambtelijke fusie is een nieuw functieboek opgesteld. Bij de totstandkoming van het nieuwe functieboek is, bij het beschikbaar stellen van de totale loonsom, rekening gehouden met de bezuinigingstaakstelling (in formatie) die bij de gemeente Ommen en gemeente Hardenberg waren vastgesteld. Na de vaststelling van het functieboek is het plaatsingsproces van start gegaan. De afspraak in dit proces was dat alle medewerkers van de gemeente Hardenberg en de gemeente Ommen geplaatst zouden worden binnen de nieuwe bestuursdienst Ommen Hardenberg. Aangezien de formatiereductie uit de bezuinigingsprogramma s van de gemeente Ommen en de gemeente Hardenberg nog niet volledig geëffectueerd waren, zijn er op diverse functies meer medewerkers geplaatst dan dat er formatie beschikbaar was. Anderzijds was er weliswaar een aantal vacatures, maar de match tussen vraag en aanbod was in kwalitatieve zin niet in alle gevallen intern te realiseren. Er is dus sprake van boventalligheid vanuit de afzonderlijke bezuinigingsprogramma s en deze boventalligheid dient voor 1 januari 2015 opgelost te zijn. De beide afzonderlijke gemeentes hebben hierin een eigen verantwoordelijkheid om een gezonde financiële nul situatie te creëren voor de Bestuursdienst Ommen Hardenberg per 1 januari 2012 door het beschikbaar stellen van frictiebudget voor de ingezette bezuinigingen. De boventalligheid is overigens onafhankelijk van eventuele nieuwe bezuinigingen en de nog te realiseren efficiencywinst voor de BOH. De gemeente Ommen heeft tot en met 2014 geld geoormerkt voor de frictie die is ontstaan door de CUP bezuinigingen. 7
Bij het beschikbaar stellen van het frictiegeld door de raad van de gemeente Ommen zijn heel concreet functies en namen benoemd. Door de start van de ambtelijke fusie met ingang van 1 juli 2012 is dit principe losgelaten. De benoemingen binnen de Bestuursdienst Ommen Hardenberg hebben tot verschuivingen geleid ten aanzien van de bovental die vanuit CUP gedefinieerd was. Een aantal medewerkers is door het nieuwe functieboek ingepast in een structurele functie waarbij, door vacatureruimte, geen sprake meer was van bovental. Een aantal medewerkers is door het nieuwe functieboek juist in een bovental situatie beland. Uitgangspunt is de loonsom die ingebracht is en de te realiseren bezuinigingen. Het totaalbedrag aan te realiseren bezuinigingen moet voor de komende jaren wel als frictiegeld ingezet worden. Echter, er is voor de jaren 2013 en 2014 gekozen voor de loonsombenadering in plaats van het concreet benoemen van functies en medewerkers. Analyse loonkosten Om de impact van de beide bezuinigingen van de gemeenten Ommen en Hardenberg op de loonsom van de BOH goed in beeld te hebben heeft een analyse plaatsgevonden van de loonkosten betreffende het jaar 2013, 1 e kwartaal, waarbij de cijfers geëxtrapoleerd zijn naar een volledig jaar. Uit deze analyse blijkt dat er in 2013 een tekort op de loonsom zal ontstaan als gevolg van voornoemde bezuinigingsmaatregelen ten bedrage van 1.320.000. Dit bedrag is in totaal benodigd als frictiegeld, vanwege het doorbetalen van salarissen van niet vertrokken medewerkers. De verdeling van de frictiegelden zal plaatsvinden conform het vastgestelde financieel verdeelmodel, waarbij 25% van de kosten voor rekening komt voor de gemeente Ommen en 75% van de kosten komt voor rekening van de gemeente Hardenberg. Conform het financieel verdeelmodel is de verdeling als volgt. 1.320.000 * 75% = 990.000 ten laste van de gemeente Hardenberg. 1.320.000* 25% = 330.000 ten laste van de gemeente Ommen. Van de mensen, die vanwege de CUP-bezuinigingen in de bovental zaten zijn bij de overgang van de budgetten naar de BOH ook de loonsombudgetten van deze mensen overgegaan, voor de jaren 2013 en 2014. De reserve frictiegelden is overigens in de gemeente Ommen gebleven. De vrijval van deze reserve gebruikt de gemeente Ommen ter compensatie van de ingebrachte loonsombudgetten/bijdrage aan de BOH. Voor de gemeente Ommen betekent dit dat in 2013 en 2014 vooralsnog voldoende middelen gereserveerd zijn voor de frictiekosten. Uiteraard wordt maximaal ingestoken op uitstroom, echter gezien de arbeidsmarktomstandigheden en de beperkt aanwezige speelruimte om verplichte uitstroom te stimuleren, moet rekening gehouden worden met het feit dat de medewerkers ook in 2014 nog op de loonlijst staan van de Bestuursdienst Ommen Hardenberg. 8
Voorstel 3: Voorgesteld wordt: - vanuit de bestaande frictiereserve de bijdrage aan de BOH te handhaven voor 2013 en 2014. Burgemeester en wethouders van de gemeente Ommen, Secretaris, Burgemeester, L. Dennenberg M.J. Ahne 9
Raadsbesluit Zaakkenmerk: 554161 Documentkenmerk: 554163 Onderwerp: Verzamelvoorstel Financiën bestuursdienst Ommen-Hardenberg. De raad van de gemeente Ommen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 7 mei 2013 ; Besluit: 1. M.b.t. Voorstel 1 Budgetoverhevelingen tussen de gemeente Ommen en de BOH: - Budgetten over te hevelen vanuit de programmakosten Ommen naar de BOH voor een bedrag van 1.023.450 ( 903.450 structureel, 120.000 incidenteel) - Budgetten over te hevelen vanuit de BOH naar de programmakosten Ommen voor een bedrag van 176.789 - Per saldo de bijdrage aan de BOH structureel te verhogen met 726.661 en 120.000 incidenteel. - Het restantbedrag ultimo 2012 ad 14.796 in de reserve automatisering in Ommen in te brengen in de reserve automatisering in de BOH. - Dit te verwerken in de 7 e begrotingswijziging 2013 van Ommen. 2. M.b.t. Voorstel 2 Over te dragen activa/kredieten van de gemeente Ommen naar de BOH: - Per 1 januari 2013 de genoemde actiefposten ad 710.560 over te dragen aan de BOH - Per 1 januari 2013 de genoemde beschikbare kredieten ad 132.978 over te dragen aan de BOH. 3. M.b.t. Voorstel 3 Frictiegelden t.b.v. afbouw bovental: - Vanuit de bestaande frictiereserve de bijdrage aan de BOH te handhaven voor 2013 en 2014. 10
4. M.b.t de begroting 2013 van Ommen: - De 6e begrotingswijziging 2013 van de gemeente Ommen vast te stellen, waarin de gevolgen voor de BOH m.b.t. de eerder vastgestelde 1e begrotingswijziging 2013 van de begroting van de gemeente Ommen worden verwerkt. - De 7e begrotingswijziging 2013 van de gemeente Ommen vast te stellen, waarin voorstellen 1, 2 en 3 zijn verwerkt.. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Ommen d.d. 30 mei 2013. De raad voornoemd, De griffier, De voorzitter, J.A.R. Tenkink M.J. Ahne afschrift aan: - besluitenregister (origineel besluit) - Financien - Marcel de Ruiter (secretaris DB) - Archief 11