Voorstel Algemeen Bestuur

Transcriptie

1 Voorstel Algemeen Bestuur Zaakkenmerk: Documentkenmerk: Algemeen Bestuur: 23 juni 2015 Afdelingshoofd: J. Hulzebos Behandeld door: dhr. G. Olthof/mw. M. Brasjen Onderwerp: Voorstel ICT budgetten en vrijval bedrag uit reserve automatisering HET ALGEMEEN BESTUUR WORDT VOORGESTELD TE BESLUITEN OM: 1. Het structurele budget voor ICT per 1 januari 2015, zoals dat in de begroting is opgenomen, aan te merken als één totaalbudget, waarbij uitwisseling tussen kapitaallasten, lease, onderhoud en dienstverlening mogelijk is. 2. In te stemmen met de actualisatie van de ICT budgetten, waarmee een netto resultaat wordt gepresenteerd van ,-. In dit resultaat zijn de reeds genomen besluiten en de verplichtingen verwerkt. 3. Instemmen met verlaging van het genormeerde ICT-budget met (structureel) ten behoeve van: a. de bezuinigingstaakstelling BOH: ; b. realisatie van wensen gericht op doorontwikkeling ICT: In te stemmen met het overzicht van de te realiseren ICT-wensen en hiervoor (structureel) beschikbaar te stellen (dekking: netto resultaat actualisatie ICT budgetten door verlaging normbudget ideaalcomplex). 5. Om voor alle projecten in deze notitie, waarvan uitvoering wordt voorgesteld een krediet op te nemen in de begroting 2015 van de BOH. 6. De reserve automatisering af te toppen op een maximum bedrag van Het vrijvallende deel ad als volgt te verdelen: te storten in de te vormen reserve organisatieontwikkeling; over te maken aan de gemeente Ommen; over te maken aan de gemeente Hardenberg. 8. Na uitvoering van het ICT beleidsplan en het project informatieveiligheid de benodigde hoogte van de reserve automatisering opnieuw te beoordelen. 9. De jaarlijkse toevoeging / onttrekking aan de reserve automatisering te laten plaatsvinden vanuit het saldo op de ICT-budgetten, rekening houdend met het plafond in de reserve van ,- 10. Een spoedprocedure voor het beschikbaar stellen van kredieten vast te stellen, welke inhoud dat kredieten kunnen worden opgevoerd, wanneer de gevraagde aanschaf voldoet aan de criteria "dringend en zeer belangrijk" en er financiële dekking is binnen de meerjarige ICT budgetten. Besluitvorming vindt plaats door de directie op basis van een aanvraag die ingediend wordt door de teamleider ICTF, voorzien van een advies van de afdelingscontroller Dienstverlening. 1

2 11. In te stemmen met de ICT planning die richtinggevend is en met het oog op de realisatie als uitgangspunt heeft dat er binnen het vakgebied van een applicatiebeheerder een beperkt aantal projecten in uitvoering zijn en nieuwe projecten feitelijk ingepland worden als de oplevering van een lopend project in zicht is. 12. Bovenstaande te verwerken in de 7e Begrotingswijziging 2015 van de BOH. INLEIDING Het team ICTF heeft een uitwerking gemaakt van de actualisatie van het ICT-ideaalcomplex en overige ICT-budgetten. De uiteindelijke resultante van de actualisatie is (naast de structurele inzet van ten behoeve van de bezuinigingen en voor nieuwe ICT-projecten) een eenmalige vrijval uit de reserve automatisering van De directie doet hierbij een voorstel voor de verdeling van deze gelden. STRUCTURELE BEZUINIGINGEN Gelijktijdig met dit voorstel heeft u kennis kunnen nemen van het bezuinigingsplan Bezuinigingen BOH in perspectief Om de bezuinigingen te kunnen realiseren zijn alternatieve bezuinigingen aangedragen (door de organisatie of vanuit het voorstel van Hiemstra en de Vries). Hiermee heeft de BOH zelf oplossingen gevonden voor de ontstane gaten in de oorspronkelijke bezuinigingsopdracht, de BOH weet dus zelf de broek op te houden. Wij realiseren ons dat er door een deel van deze maatregelen (zoals inzet VTO-gelden, budget organisatieontwikkeling en subsidies voor activiteiten van medewerkers) structureel minder middelen beschikbaar zijn voor de ontwikkeling van medewerkers en de organisatie alsmede voor samenbindende activiteiten. In een periode waarin de BOH volop in beweging en ontwikkeling is, lijkt het in eerste oogopslag niet logisch om structureel te korten op budgetten. Daarom stellen we voor om voor 2 jaar incidenteel budget tot de beschikking te hebben, zodat we een overgangsperiode mogelijk kunnen maken naar een andere ondersteuning voor de activiteiten die de ontwikkeling van de organisatie ondersteunen en helpen stimuleren. Wij stellen daarom voor het bedrag maal een factor 2 ( ) te storten in de nieuw te vormen reserve organisatieontwikkeling. Voor het beschikbaar stellen van een budget voor organisatieontwikkeling en de ontwikkeling van medewerkers dient door de afdelingen bij de directie een verzoek ingediend te worden voor of bij aanvang van het jaar. Na akkoord van de directie zal een totaalverzoek aan het AB gedaan worden om dit uit de reserve organisatieontwikkeling te mogen onttrekken. Hierdoor creëren we de wenselijke situatie, dat activiteiten niet zonder meer worden voortgezet, maar dat hier jaarlijks een totaalafweging van wordt gemaakt en hier een mate van prioritering aan wordt gegeven. Weliswaar is er op deze wijze slechts incidenteel voor 2 jaar geld beschikbaar, maar ons streven is om de in het rapport van Hiemstra en de Vries opgenomen langetermijnvoorstellen ook nader te onderzoeken, zodat daaruit eventueel structurele gelden weer vrij gespeeld kunnen worden voor (een deel van) deze activiteiten. Verder staan we middenin een organisatieontwikkelingstraject. Om deze ontwikkeling handen en voeten te kunnen geven en de medewerkers ruimte te geven om te blijven leren en zichzelf te blijven ontwikkelen is enige financiële speelruimte een voorwaarde. Een grove inschatting van deze kosten geeft een benodigd bedrag van , gebaseerd op per ontwikkelspoor. Hiermee is het voorstel om een bedrag van te mogen storten in de nieuw te vormen reserve organisatieontwikkeling. 2

3 GEMEENTELIJKE BIJDRAGEN Indien u akkoord gaat met de reservering van resteert een bedrag van dat kan worden overgemaakt aan de gemeenten. Hiervoor wordt de verdeelsleutel 25/75% gehanteerd. Dit betekent een bedrag van voor de gemeente Ommen en voor de gemeente Hardenberg. Er zijn geen zienswijzen door de gemeenten ingediend. Het Dagelijks Bestuur van de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg, De secretaris, De voorzitter, L. Dennenberg P.H. Snijders 3

4 Onderwerp Voorstel ICT budgetten Documentkenmerk : Het Algemeen Bestuur van de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg Gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 8 juni 2015 Besluit 1. Het structurele budget voor ICT per 1 januari 2015, zoals dat in de begroting is opgenomen, aan te merken als één totaalbudget, waarbij uitwisseling tussen kapitaallasten, lease, onderhoud en dienstverlening mogelijk is. 2. In te stemmen met de actualisatie van de ICT budgetten, waarmee een netto resultaat wordt gepresenteerd van ,-. In dit resultaat zijn de reeds genomen besluiten en de verplichtingen verwerkt. 3. Instemmen met verlaging van het genormeerde ICT-budget met (structureel) ten behoeve van: a. de bezuinigingstaakstelling BOH: ; b. realisatie van wensen gericht op doorontwikkeling ICT: In te stemmen met het overzicht van de te realiseren ICT-wensen en hiervoor (structureel) beschikbaar te stellen (dekking: netto resultaat actualisatie ICT budgetten door verlaging normbudget ideaalcomplex). 5. Om voor alle projecten in deze notitie, waarvan uitvoering wordt voorgesteld een krediet op te nemen in de begroting 2015 van de BOH. 6. De reserve automatisering af te toppen op een maximum bedrag van Het vrijvallende deel ad als volgt te verdelen: te storten in de te vormen reserve organisatieontwikkeling; over te maken aan de gemeente Ommen; over te maken aan de gemeente Hardenberg. 8. Na uitvoering van het ICT beleidsplan en het project informatieveiligheid de benodigde hoogte van de reserve automatisering opnieuw te beoordelen. 9. De jaarlijkse toevoeging / onttrekking aan de reserve automatisering te laten plaatsvinden vanuit het saldo op de ICT-budgetten, rekening houdend met het plafond in de reserve van ,- 10. Een spoedprocedure voor het beschikbaar stellen van kredieten vast te stellen, welke inhoud dat kredieten kunnen worden opgevoerd, wanneer de gevraagde aanschaf voldoet aan de criteria "dringend en zeer belangrijk" en er financiële dekking is binnen de meerjarige ICT budgetten. Besluitvorming vindt plaats door de directie op basis van een aanvraag die ingediend wordt door de teamleider ICTF, voorzien van een advies van de afdelingscontroller Dienstverlening. 4

5 11. In te stemmen met de ICT planning die richtinggevend is en met het oog op de realisatie als uitgangspunt heeft dat er binnen het vakgebied van een applicatiebeheerder een beperkt aantal projecten in uitvoering zijn en nieuwe projecten feitelijk ingepland worden als de oplevering van een lopend project in zicht is. 12. Bovenstaande te verwerken in de 7e Begrotingswijziging 2015 van de BOH. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van 23 juni Het bestuur voornoemd, De secretaris, De voorzitter, L. Dennenberg P.H. Snijders 5