Inhoud Inhoud... 1 Zaalverhuur : Dupliceren van een reservatie... 2 Zaalverhuur : Dagoverzicht met horizontale lay-out... 3 Zaalverhuur : Weekoverzicht met horizontale lay-out... 5 Zaalverhuur : Historiek per gebruiker... 7 Zaalverhuur : Beveiliging per presentatie... 8 Berekeningsnota : één met waarborg en huur samen... 9 Berekeningsnota : Extra info bij manuele toegevoegde detaillijnen... 12 Berekeningsnota : Wijzigen status na aanmaak berekeningsnota... 13 Berekeningsnota : Aanmaak blanko berekeningsnota vanuit de reservatie... 14 Berekeningsnota : Volledige of gedeeltelijke creditnota... 15 Berekeningsnota : Lijst vervallen waarborgen.... 16 Berekeningsnota : Koppeling mercurius-bbc-boekhouding... 17 Berekeningsnota : Koppeling daphne... 18 1/18
Zaalverhuur : Dupliceren van een reservatie Menu [ZAALVERHUUR] programma Beheer Reservaties Klik met de rechtermuisknop op de reservatie en kies de optie dupliceren Geef datum in en klik op dupliceren Reservatie wordt volledig gedupliceerd. 2/18
Zaalverhuur : Dagoverzicht met horizontale lay-out De lay-out kan bepaald worden via de parameter Voorkeursinstellingen dagoverzicht horizontaal. o Start module [BEHEER] o Menu [EXTRA] programma Beheer subcodes o Groepscode Parameters Overzicht o Code Voorkeursinstellingen dagoverzicht horizontaal Afwijkingen aan de standaardinstellingen (uur van/tot) kunnen gekoppeld worden aan de presentatie zelf. Let wel de eigenschap UURTOT en UURVAN moeten bestaan en bij de detail van deze eigenschappen moeten de afwijkende uren moeten worden gedefinieerd. Daarna moeten deze gekoppeld worden aan de presentatie. 3/18
Eigenschap UURTOT / UURVAN Bepalen uren bij detail Koppelen uren aan de presentatie 4/18
Zaalverhuur : Weekoverzicht met horizontale lay-out De lay-out kan bepaald worden via de parameter Voorkeursinstellingen weekoverzicht horizontaal. o Start module [BEHEER] o Menu [EXTRA] programma Beheer subcodes o Groepscode Parameters Overzicht o Code Voorkeursinstellingen weekoverzicht horizontaal 5/18
Let wel er kunnen maximum 9 zalen opnemen in het overzicht Afwijkingen aan de standaardinstellingen (uur van/tot) kunnen gekoppeld worden aan de presentatie zelf. Let wel de eigenschap UURTOT en UURVAN moeten bestaan en bij de detail van deze eigenschappen moeten de afwijkende uren moeten worden gedefinieerd. Daarna moeten deze gekoppeld worden aan de presentatie. Eigenschap UURTOT / UURVAN Bepalen uren bij detail Koppelen uren aan de presentatie 6/18
Zaalverhuur : Historiek per gebruiker Module [LIJSTEN] menu [LIJSTEN ZALEN ALGEMENE LIJSTEN] programma Historiek gebruiker De blauwe lijnen zijn reeds gewijzigde lijnen. De zwarte zijn lijnen zoals ze nu geregistreerd staan. 7/18
Zaalverhuur : Beveiliging per presentatie De parameter Rechten op een presentatie/zaal toekennen moet worden geactiveerd. Module [BEHEER] menu [EXTRA] programma Beheer Subcodes Groepscode Parameters reservatie Code Rechten op een presentatie/zaal toekennen Gebruikers koppelen aan presentatie Module [BEHEER] menu [BEHEER ENTITEITEN] programma Beheer hoofdentiteiten Selecteer de presentatie bezetting waarvoor rechten moeten worden toegekend. Open tabblad Koppeling organisatie Koppel de persoon welke deze zalen mag reserveren aan de presentatie. Enkel de zalen die in deze presentatie zitten zijn reserveerbaar voor de gekoppelde personen. De persoon kan wel lijsten aanmaken van andere presentatie, doch zalen reserveren kan niet. 8/18
Berekeningsnota : één met waarborg en huur samen Waarborg en huur kunnen nu samen op één berekeningsnota. Via de parameter Waarborgberekening kan er worden ingesteld dat er maar één waarborg (hoogste) moet worden aangerekend. Module [B EHEER] menu [EXTRA] programma Beheer subcodes - groepscode Parameters Berekeningsnota - parameter Waarborgberekening 9/18
10/18
Om waarborg en huur toch op afzonderlijke berekeningsnota s te drukken, moeten deze vanuit de reservatie zelf afzonderlijk worden aangemaakt. 11/18
Berekeningsnota : Extra info bij manuele toegevoegde detaillijnen Bij het toevoegen van een extra lijn op een berekeningsnota kan extra info toegevoegd worden: Info periode Info data Deze info kan via de bookmarks #!(periode_info) en #!(data_info) op het formulier worden afgedrukt. 12/18
Berekeningsnota : Wijzigen status na aanmaak berekeningsnota De status van de reservatie zal nu pas worden aangepast in Berekeningsnota als alles ook daadwerkelijk is aangerekend en niet meer automatisch na het aanmaken van de laatste factuur. Stel reservatie loopt van januari tot mei. Bij het aanmaken van de berekeningsnota s van de maand mei, werd de status van deze reservatie aangepast in Berekeningsnota. Nu wordt er eerst gecontroleerd of alles ook effectief werd gefactureerd. Stel dat om één of andere reden de verbruiken van maart niet werden aangerekend dan zal de status niet NIET meer worden aangepast; 13/18
Berekeningsnota : Aanmaak blanko berekeningsnota vanuit de reservatie Open de eigenschappen van een reservatie Klik op de knop Berekeningsnota Extra mogelijkheid : Berekeningsnota aanmaken zonder detaillijnen 14/18
Berekeningsnota : Volledige of gedeeltelijke creditnota Open het scherm Eigenschappen van een berekeningsnota Als de nota is doorgeboekt of betaald zal de knop Opbouwen creditnota actief zijn. Bij het aanmaken van een creditnota verschijnt nu volgend scherm Opmerkingen: Bij een volledige creditnota kan er opnieuw een berekeningsnota worden aangemaakt Bij een gedeeltelijke is het niet mogelijk om opnieuw een berekeningsnota aan te maken. Het is mogelijk om een creditnota af te printen. De bedragen negatief op het formulier geprint. 15/18
Berekeningsnota : Lijst vervallen waarborgen. Module [Verhuur] - menu [Berekeningsnota - Berekeningsnota extra - Terugbetaling waarborg ] programma Lijst waarborgen reservatie Geef de periode op waarin de reservaties aflopen. Er wordt een lijst gemaakt met daarop de waarborgen die moeten worden terugbetaald. (enkel als er gewerkt worden met aparte waarborgfacturen) 16/18
Berekeningsnota : Koppeling mercurius-bbc-boekhouding Stel de parameter Keuze van boekhouding in op 7. o Open module [BEHEER] menu [Parameters berekeningsnota] programma Subcode systeem o Open de groepscode Parameters INV o Dubbelklik op de parameter Keuze van boekhouding om door te boeken o Vul de nodige parameters in 17/18
Berekeningsnota : Koppeling daphne Bij de eigenschappen van een berekeningsnota kan er onmiddellijk gecheckt worden of dat deze betaald is via de knop Code ontvangst. Let wel dit werkt enkel als er gekoppeld wordt met de boekhouding DAPHNE. Via het programma Lijst in de menu [Berekeningsnota Berekeningsnota extra Ontvangsten uit boekhouding] in de module [VERHUUR] is het mogelijk om een lijst van de ontvangsten uit DAPHNE op te vragen. Let wel de berekeningsnota moeten wel eerst doorgeboekt zijn vanuit ZAALVERHUUR naar DAPHNE. 18/18