*16.23542* VOORSTEL AAN DE GEMEENTERAAD Behandelend ambtenaar: P. Post Afdeling/cluster: / Telefoonnr.: 0591-535401 Portefeuillehouder: J. Seton, A. Souverein Registratienummer: 16.23542 Onderwerp: Voorstel voor het in balans brengen formatie Sociaal Domein, Bedrijfsvoering en enkele bestuurlijke prioriteiten Voorgestelde wijze van afdoening: In handen stellen van het college ter uitvoering. College rapporteert over voortgang en uitvoering bij de reguliere jaarcyclusproducten. Voorgesteld besluit: Bedrijfsvoering: A1. 283.000,-- uit de reserve Bedrijfsvoering ter beschikking stellen voor het afdekken van het restant van de frictiekosten in 2017. A2. Het voornemen uitspreken om de resterende structurele taakstelling van 100.000,-- op loonsom / bedrijfsvoering voor 2018 over te brengen naar de generieke taakstelling. Bestuurlijke prioriteiten B1. 132.000,-- uit de Vrije Reserve ter beschikking stellen voor de structurele uitbreiding van de functie van Gebiedscoördinator, als dekking voor het jaar 2017. B2. Het voornemen uitspreken om de structurele last van deze formatie-uitbreiding vanaf 2018 ten laste te brengen van het budget voor structureel nieuw beleid / beleidsintensivering B3. 110.000,-- uit de Vrije Reserve ter beschikking stellen voor de incidentele uitbreiding op de taken EZ/RT/Cittaslow en Duurzaamheid. 1. Aanleiding Twee jaar geleden zijn wij verantwoordelijk geworden voor de uitvoering van de nieuwe taken in het Sociaal Domein. Ons college heeft steeds aangegeven, dat er met man en macht werd gewerkt aan het in beeld krijgen van de structureel benodigde formatie voor de uitvoering van deze taken. Daarin zijn we recent geslaagd. De laatste losse eindjes in dit proces van bijna twee jaar kwamen bij elkaar rond de vaststelling van de begroting.
Daarnaast vult ons college al een aantal jaren diverse functies in de ambtelijke organisatie steeds tijdelijk in. Al enkele jaren melden we de gemeenteraad dat we extra budget nodig hebben, om werk dat er ligt, bestaand of nieuw, regulier of in ontwikkeling, te kunnen uitvoeren. Bureau Berenschot heeft begin 2016 geconcludeerd, dat onze organisatie piept en kraakt en de symptomen vertoont van een organisatie op de rand van overspannenheid, zoals structureel overwerk, verlofstuwmeren, onderuitputting van het opleidingsbudget en hoog verzuim. Uw raad heeft, vanuit dit gedeelde beeld, de structurele taakstelling op de bedrijfsvoering voor 2017 al geschrapt. In dit raadsvoorstel doen wij u een belangrijke aanzet 1 om de formatie weer structureel in balans te brengen met het werk dat er ligt en de ambities die we als gemeentebestuur hebben. Daarbij prijzen wij ons gelukkig dat sinds de septembercirculaire 2016, vertaald in onze begroting 2017 en in onze meerjarenbegroting 2017-2020, ons meerjarig financieel perspectief er positief uitziet. Wij doen dit voorstel nu, omdat we, na het verwerken van de september-circulaire in de begroting 2017, de tijd en de gelegenheid kregen om een goede afweging te maken binnen de bedrijfsvoeringswensen en de overige prioriteiten, zoals deze zijn vermeld op de Dynamische Prioriteitenlijst (DPL) in de begroting 2017. 2. Wettelijk of beleidskader Gemeentewet, Kaderbrief 2017, meerjarenbegroting 2017-2020, begroting 2017. 3. Beoogd resultaat De beschikbare structurele capaciteit van de organisatie weer in balans brengen met de structurele taken en ambities van het gemeentebestuur. 4. Motivering A) Sociaal Domein Ons college heeft de intern benodigde structureel benodigde formatie voor de uitvoering van onze nieuwe taken in het Sociaal Domein inmiddels vastgesteld. Dit betreft zowel de formatie voor het beleid en de monitoring van de uitvoering, als de formatie voor de uitvoering van de administratieve taken voor de Stichting Sociale Teams Borger-Odoorn en, gedurende drie jaar, de aansturing daarvan. Tegen het eind van die periode zullen wij bezien, of wij die administratieve taken zullen blijven uitvoeren, of dat we daar een betere oplossing voor zien. Tevens hebben wij gemeend de garantiebanen en de begeleiding daarvan vooralsnog uit programma 6 te dekken. Of dit haalbaar blijkt en blijft zal afhangen van hoe het inkomsten- en uitgavenpatroon in programma 6 zich ontwikkelt. Omdat wij voor uw raad volledig transparant in onze bedrijfsvoering willen zijn, delen wij u mede, dat wij de benodigde budgetten voor deze formatie uit programma 6 zullen putten. Daarnaast zullen wij nog gedurende de drie jaren dat de Administratie Sociale Teams in ieder geval nog in onze organisatie is ondergebracht, een bedrag van 46.200,-- per jaar uit programma 1 Zie ook verderop, onder het kopje Doorkijk
6 besteden aan de coördinerende taken op dit werkveld. Ten aanzien van de haalbaarheid daarvan geldt het zelfde voorbehoud als hierboven bij de garantiebanen vermeld. B) Bedrijfsvoering In onze reguliere bedrijfsvoering ervaren wij, zoals aangegeven, spanning. Naast de bezuinigingen van de afgelopen jaren, is er bij een aantal werksoorten sprake van toename van werkdruk (juridische functie), heeft de organisatie weinig capaciteit voor ontwikkeling (ICT-ontwikkelingen, zaakgericht werken, proces-optimalisatie) en blijken we de afgelopen jaren op een aantal onderdelen te zwaar bezuinigd te hebben (Bouwkunde, P&O, management) Daarnaast vullen we een aantal functies tijdelijk in, omdat deze nog niet formeel aan de formatie zijn toegevoegd. Dit doet zich m.n. voor bij ons KCC en P&O, en bij de ondersteuning van ons management. Tijdelijke invulling van functies levert enerzijds flexibiliteit op, maar kost anderzijds ook meer: gemiddeld een opslag van 1,4x de brutoloon van een vaste kracht. Wij stellen uw raad nu dan ook voor om een belangrijke aanzet 2 te doen, om onze formatie structureel in overeenstemming te brengen met wat nodig is voor de uitvoering van ons reguliere werk en passend bij het uitvoeringsniveau, dat we als gemeentebestuur ambiëren. Omdat een groot deel van de benodigde gelden kan worden gevonden binnen de reguliere bedrijfsvoering, zijn onze voorstellen voor het beschikken over aanvullende middelen relatief beperkt. Onderdeel daarvan is wel om het voornemen uit te spreken om de resterende structurele taakstelling op de bedrijfsvoering van 100.000,-- voor 2018 over te brengen naar de generieke taakstelling (zie de meerjarenbegroting: 519.500,-- structureel vanaf 2018, dat wordt dan 619.500,--. Deze beide bedragen zijn ook vermeld in de tabel Effect op meerjarenbegroting in bijlage 2. C) Bestuurlijke prioriteiten Ons college stelt voor, gelet op de richtinggevende uitspraken van uw raad bij de begrotingsbehandeling op 3 november jl. om de bestaande rol van gebiedscoördinator een structurele plaats in onze organisatie te geven en deze uit te breiden met 1 fte. Daarnaast stelt ons college voor om in deze college- en raadsperiode een vooralsnog tijdelijke intensivering in te zetten op de taken Economische Zaken / Recreatie en Toerisme / Cittaslow en op de taak Duurzaamheid. Beleidsvelden, waar wij zien, dat onze beschikbare capaciteit al langere tijd niet voldoende is om onze ambities en maatschappelijke noodzaak - waar te maken. Doorkijk Hierboven benoemen wij onze huidige voorstellen als een belangrijke aanzet. Wij hechten er aan u een doorkijk te geven, voor zover mogelijk, naar dingen die nog komen gaan, maar waar nu nog weinig of niets concreets over te zeggen valt. Daarop wachten, om u een integraal, samenhangend voorstel aan te bieden, achten wij niet zinvol en zelfs risicovol, omdat dan alles stagneert. 2 Zie ook verderop, onder het kopje Doorkijk
Ons college realiseert zich, dat de kerntakendiscussie nog niet is afgerond en mogelijk nog tot nieuwe inzichten of accenten aanleiding geeft. Die zullen wij dan, na afronding van de kerntakendiscussie, met uw raad samen, in concrete maatregelen vertalen. Wij beraden ons nog op maatregelen op het gebied van Duurzame Inzetbaarheid van m.n. onze oudere medewerkers, in combinatie met instroom van jonge medewerkers. Wij achten het waarschijnlijk, dat we hiervoor ook incidenteel budget voor nodig zullen hebben. Wij willen hierover nog voor de zomer van 2017 een voorstel aan uw raad voorleggen. Wij willen een plan ontwikkelen om onze huisvesting aan te passen aan de eisen van deze tijd, inclusief maatregelen op het gebied van duurzaamheid / energieneutraliteit. Dit vraagt om een totaalaanpak, waarvoor in eerste instantie een projectbudget voor planvorming nodig zal zijn. Pas daarna kunnen we aangeven, of, en zo ja hoeveel, extra middelen er benodigd zijn om de huisvesting van onze organisatie up to date te brengen. We hebben in onze berekeningen wel rekening gehouden met een projectleider voor de invoering van de Omgevingswet, maar nog geen projectbudget geraamd, omdat er nog erg veel onzeker is rond de invoering en uiteindelijke reikwijdte van deze wet.. Wij zijn bezig met het maken van een Strategische Personeelsplanning (SPP), rekening houdend met uitstroom in de komende jaren, maar ook met onze veranderende rol in de samenleving, vragend om een ander profiel van (een deel) van onze medewerkers. Ook de effecten van de invoering van de Omgevingswet zullen wij daar t.z.t. in meenemen. Daarbij is zeker niet uit te sluiten, dat dit vrijval van formatie zal opleveren, of op zijn minst verschuivende taken. Wij hebben, in de aanloop naar de behandeling van dit voorstel, toestemming gegeven om de lopende contracten van tijdelijk personeel, voor zover nodig, te verlengen. Dit in verband met de noodzakelijke continuïteit in de bedrijfsvoering. Een belangrijk deel van deze contracten kan worden omgezet in vaste aanstellingen, met de daarbij behorende lagere kosten, als uw raad ons voorstel honoreert. De meerkosten van deze verlenging bedragen 20.000,-- per maand. Wij streven er naar de tijdelijke contracten en daarmee zo beperkt mogelijk te houden en op te vangen binnen de budgetten voor de bedrijfsvoering. 5. Risico s Risico s zijn de blijvende spanning en onzekerheid op onze organisatie / medewerkers. Deze worden in belangrijke mate weggenomen met het honoreren van bijgaande voorstellen. Een ander risico is, dat onze bestuurlijke prioriteiten niet adequaat kunnen worden uitgevoerd, als deze voorstellen niet worden overgenomen. 6. Kosten, baten en dekking De voorstellen zijn geformuleerd als concrete bedragen met de bron van de dekking. Daarnaast wordt een aantal voornemens gevraagd, die t.z.t concreet zullen worden gemaakt als het om de dekking gaat, bij de begroting 2018 e.v. 7. Communicatieve aspecten 8. Uitvoering en evaluatie Ons college stelt u voor om bij de reguliere jaarcyclus producten te rapporteren over de uitvoering en effecten van de maatregelen waar we nu de ruimte voor vragen.
9. Ter inzage liggende stukken B&W-voorstel d.d. 2016-11-17 Bijlage bij raadsvoorstel, met daarin formatie-overzicht, totaaloverzicht van kosten en dekking, effect op de meerjarenbegroting, en stand van de reserves na uitvoering van de voorgestelde onttrekkingen. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Borger-Odoorn, de secretaris, de burgemeester, mr. P. Post mr. J. Seton