SHL-GROEP DATAMANAGEMENT LEESWIJZER ZIP VOOR HUISARTSEN Auteur: SHL-Groep Datamanagement Versie Datum Wijziging Pg nr 8 Juni 2014 Declaratieoverzicht: de omschrijving van de diverse getallen en bedragen is gewijzigd. 13
1 INHOUD 1. Inleiding... 2 2. Inloggen in ZIP... 4 3. Hoofdscherm ZIP... 4 4. Extracties uploaden... 5 5. Bewerken & Aanleveren Patiëntenlijst... 8 6. Declaratieoverzicht... 12 7. Rapportages... 16 8. Oproepbrieven... 17 Bijlage 1: Bewerken & aanleveren patiëntenlijst (schematisch)... 20
2 1. INLEIDING Voor de uitwisseling van gegevens wordt gebruik gemaakt van de ZIP-applicatie. ZIP staat voor Zorggroep Informatie Programma. ZIP geeft u volledige transparantie en controle over de aanlevering en verwerking van uw patiënten binnen de diverse DBC s. In ZIP zijn de diensten DMR en Facturatie van SHL-Groep en de declaratiesoftware van Calculus geïntegreerd tot een gebruiksvriendelijk en overzichtelijk portaal voor de praktijk. In ZIP voor Huisartsen is dit herkenbaar aan de logo s van Calculus en SHL-Groep. Huisartsen kunnen per zorgprogramma online via het ZIP-portaal voor huisartsen per periode: de extracties uploaden het definitieve bestand met te includeren patiënten samenstellen en bevestigen. de betaalstatus door verzekeraars van de gedeclareerde patiënten voor de huisarts volgen. de voor de huisarts beschikbare rapportages ophalen. Oproepbrieven aanmaken. ZIP is een beveiligd internetportaal dat op elke gewenste locatie via internet te benaderen is. Naast dit portaal voor de huisartsen (viplive.nl) is er een tweede portaal voor de zorggroep (zorggroep.shlportaal.nl) waar gegevens van de zorggroep samenkomen. Het scherm in ZIP voor Huisartsen ziet er als volgt uit:
3 De huisarts kan via ZIP, per zorgprogramma, onder andere: Extracties uploaden voor de zorgprogramma s waaraan de huisarts deelneemt. Patiëntenoverzichten en Rapportages Downloaden. De Declaratie- en Betaalstatus volgen van de per kwartaal en per DBC aangeleverde patiënten. Oproepbrieven samenstellen.
4 2. INLOGGEN IN ZIP Om in te loggen in ZIP gaat u naar de website https://viplive.nl (het intypen van viplive.nl volstaat). Uw inloggegevens bestaan uit een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze inloggegevens worden uitgegeven en beheerd door Calculus. Als u voor de 1 e keer gebruik maakt van ZIP, ontvangt u de inloggegevens van SHL-Groep Datamanagement. Voor het inloggen in ZIP is een aparte instructie opgesteld SHL-Groep Datamanagement ZIP: Inloggen in ZIP. Deze instructie wordt uitgegeven en beheerd door SHL-Groep Datamanagement en wordt voor u beschikbaar gesteld via de website van SHL-Groep (http://www.shlgroep.nl/diensten/datamanagement/item155). Let op: Indien u ná de 1 e ingebruikname van ZIP, uw gebruikersnaam/wachtwoord vergeet of kwijtraakt, dient u contact op te nemen met Calculus. Zij kunnen dan uw wachtwoord resetten. Stuur in dit geval een e-mailbericht naar de helpdesk van Calculus via info@calculus-software.nl. 3. HOOFDSCHERM ZIP Na de inlogprocedure komt u in het hoofdscherm. Via Zorggroepen Overzicht, in het menu aan de linkerkant, komt u in het ZIP-portaal van SHL-Groep. Indien u geen gebruik maakt van Calculus/VIPLive voor uw reguliere praktijkdeclaraties gebruikt alleen deze knop. De overige menuitems zijn niet toegankelijk. Dit wordt geïllustreerd d.m.v. slotjes. Vervolgens heeft u in het hoofdscherm verschillende functionaliteiten tot uw beschikking. Zo heeft u per zorgprogramma inzicht in de status van uw declaraties (per kwartaal). Verder kunt u hier de extracties uploaden en patiëntenoverzichten en zorginhoudelijke rapportages downloaden. Het scherm is opgedeeld in kwartalen. Het meest recente kwartaal staat steeds bovenaan. De zorgprogramma s, waaraan u deelneemt, worden per tabblad weergegeven.
5 4. EXTRACTIES UPLOADEN Viermaal per jaar dient u voor zorgprogramma s waaraan u deelneemt extracties aan te leveren. U kunt starten met het uploaden vanaf de 1 e dag van een nieuw kwartaal (bijvoorbeeld 1 april 2013). Indien zeven dagen na openstellen van het portaal nog geen gegevens door u zijn aangeleverd, ontvangt u een geautomatiseerde herinnering per mail dat u nog extracties moet uploaden. Aanwijzingen van de zorggroep omtrent aanleveren van extracties prevaleren uiteraard boven de inhoud van dit geautomatiseerde bericht. De eerste keer dat u gebruik maakt van het ZIP portaal dient u ook uw HIS-type te selecteren. Deze staat standaard ingesteld op Medicom. Het selecteren van het juiste HIS-type is van belang voor het correct kunnen aanleveren van uw extracties en het opvragen van uw HIS-specifieke handleiding. Hierna verschijnt een scherm met uw Praktijkgegevens. U dient deze gegevens goed te controleren en indien nodig aan te vullen. Gegevens zoals Praktijkgrootte worden gebruikt voor verwerking in de zorginhoudelijke Rapportages. Note: Als u gebruik maakt van extractiebestanden afkomstig van een Medicom Clusteromgeving (d.w.z. uw extractiebestanden zijn in het verleden niet door SHL-Groep Datamanagement op uw lokale computer geïnstalleerd, maar heeft u vanaf uw Clusteromgeving gekopieerd naar uw lokale Medicomomgeving), dan dient u hier voor het HIS-type, Medicom-Cluster te kiezen. U kunt dan de voor u specifieke Medicom-Cluster handleiding downloaden. U kunt uw extracties, voor de zorggroep, beveiligd naar SHL-Groep versturen via de knop Extracties uploaden.
6 Voor het uitvoeren, uploaden, bewerken en aanleveren van uw extracties in ZIP, zijn er uitgebreide handleidingen opgesteld. De voor uw HIS-type benodigde handleiding kunt u in dit scherm downloaden: In deze handleiding staat beschreven hoe u de extracties in uw HIS samenstelt, hoe u deze gegevens kunt uploaden naar ZIP en hoe u uw gegevens vervolgens verder kunt verwerken voor correcte Facturatie en Rapportages. Deze handleidingen worden uitgegeven en beheerd door SHL-Groep Datamanagement. Wij raden u aan om periodiek te controleren of u nog de meest recente handleiding gebruikt. Dit kunt u snel zien aan het versienummer, dat op de voorpagina van de handleiding staat vermeld. Als tijdens het uploaden blijkt dat in uw aangeleverde extractie een aantal gegevens niet juist zijn (zoals een niet-bestaand BSN), dan wordt dit door middel van een melding in uw scherm getoond. In deze melding wordt inzichtelijk gemaakt welke fouten de door u aangeleverde extractie bevat.
7 Als u deze melding ziet, dient u een nieuwe extractie te maken en opnieuw aan te leveren. Voor u opnieuw kunt aanleveren moet u contact opnemen met Datamanagement zodat zij het portaal voor u kunnen heropenen. Let op: Voordat u een nieuwe extractie aanlevert, moet u eerst de gegevens in uw HIS aanpassen om er voor te zorgen dat u niet dezelfde melding ontvangt. Wanneer u de gegevens in uw HIS heeft aangepast en een nieuwe extractie heeft samengesteld, en het portaal door Datamanagement is heropend, kunt u via de knop Extracties opnieuw uploaden de vernieuwde extractie aanleveren. U hoeft dus niet alle stappen in ZIP opnieuw te doorlopen. Als u de extractiebestanden, conform de handleiding, succesvol heeft geüpload, worden de gegevens automatisch gecontroleerd. Er wordt o.a. een COV-check gedaan van de geüploade gegevens, controle op Hoofdbehandelaar/Ruitering, kwaliteit van de data, etc. Deze controles kunnen 15 tot 20 minuten duren. Let op! Per 1 juli 2013 voert VECOZO een wijziging door in de Controle op Verzekeringsrecht (COV). In de nieuwe versie (COV 3.0) kunnen in verband met de steeds strengere privacy- en beveiligingseisen geen gegevens meer worden gezocht op basis van achternaam en geboortedatum. Bij de COV-check na de aanlevering bij het portaal zal door deze wijziging de COV geen ontbrekende postcodes en huisnummers meer teruggeven. Patiënten waarvan de postcode en het huisnummer niet worden meegestuurd in de extractie, worden als fout aangemerkt en verwijderd uit de patiëntenlijst. Echter, postcode en huisnummer zijn verplicht voor het facturatiebericht, het is daarom van belang dat deze gegevens correct worden aangeleverd vanuit het HIS. Wanneer u deelneemt aan meerdere zorgprogramma s kunt u onder het betreffende tabblad uw overige extractiegegevens conform de handleiding uploaden. Indien u bestanden aanlevert voor CVRM krijgt u de mogelijkheid om naast de SP populatie ook de PP populatie aan te leveren. Het uploaden van de PP populatie is uiteraard niet verplicht en afhankelijk van de afspraken die de zorggroep met de zorgverzekeraars heeft gemaakt.
8 5. BEWERKEN & AANLEVEREN PATIËNTENLIJST Als uw gegevens zijn gecontroleerd, wordt uw patiëntenlijst samengesteld. Om uw patiëntenlijst definitief voor Declaratie te kunnen verwerken, moet u de patiëntenlijst eerst Bewerken en vervolgens Aanleveren. Om u deze belangrijke stap niet te laten vergeten sturen wij na 48 uur een geautomatiseerde herinneringsmail, naar de opgegeven e-mailadressen, om uw patiëntenlijst alsnog aan te leveren. Als er, nadat alle controles zijn uitgevoerd, missende gegevens betreffende de Hoofdbehandelaar in uw patiëntenlijst worden gevonden, verschijnt hiervan een melding in uw overzicht. U dient deze missende gegevens te corrigeren/aan te vullen via de knop Bewerken. Als er géén missende Hoofdbehandelaar-gegevens worden gevonden, verschijnt in het overzicht een melding over het totaal aantal patiënten in de patiëntenlijst. U dient de patiëntenlijst te controleren op juistheid en evt. missende COV-gegevens via de knop Bewerken.
9 Uw patiëntenlijst bestaat uit twee onder elkaar geplaatste lijsten (bij CVRM uit drie lijsten): 1 2 In de bovenste lijst (nummer 1) staan de patiënten waarbij de hoofdbehandelaar Onbekend is. U moet voor iedere patiënt aangeven of deze onder de Eerstelijns of Tweedelijns zorg valt. Daarnaast moet u voor patiënten met CVRM aangeven of zij in onder primaire preventie (PP) of secundaire preventie (SP) vallen.
10 Het is essentieel dat u de ontbrekende hoofdbehandelaars ( NB-ruiters ) corrigeert. Eerder zal het portaal uw extractie niet kunnen verwerken. De eerstelijns patiënten worden, d.m.v. Bijwerken hoofdbehandelaar, toegevoegd aan de onderste lijst (nummer 2) van Te declareren patiënten. Deze lijst wordt op alfabetische volgorde weergegeven. Niet te muteren patiënten Sinds 1 juli 2013 worden enkel diabeten met een ICPC T90.02 opgenomen in de populatie en meegenomen voor facturatie. Diabeten met bijvoorbeeld een ICPC T90 worden weergegeven bij de niet te muteren patiënten. Het is niet mogelijk deze patiënten in ZIP aan te passen. Indien deze patiënten onterecht niet mee worden genomen voor de facturatie dient u de registratie in uw HIS aan te passen en een nieuwe extractie aan te bieden. Wanneer u gebruik maakt van een KIS, dient u deze patiënten te excluderen in het KIS. De aanlevering van CVRM patiënten met een ICPC T90* worden op een aparte lijst gepresenteerd. Deze lijst is in ZIP niet aan te passen en deze patiënten worden dus niet meegenomen voor facturatie van CVRM. U dient zelf te beoordelen of deze patiënten opgenomen moeten worden in de DBC DM óf CVRM. Alleen door de registratie in uw HIS aan te passen, kunt u er voor zorgen dat uw patiënten in de juiste DBC worden opgenomen. Het is mogelijk afzonderlijke lijsten te printen van Onbekende hoofdbehandelaars, Nietmuteerbare patiënten en Declarabele patiënten. Dit doet u door op Tabel afdrukken te klikken. Het kan voorkomen dat er patiënten in de lijst Te declareren patiënten zijn opgenomen, die hier volgens u onterecht in staan. Door middel van het rode kruisje kunt u de gehele patiëntenregel verwijderen. Vervolgens klikt u op Opslaan en terugkeren, deze patiënten worden uit de lijst verwijderd en zullen niet worden gedeclareerd.
11 Let op!!: U kunt geen gegevens wijzigen in deze lijst. Eventuele ontbrekende gegevens, dient u in uw HIS aan te passen en vervolgens een hernieuwde extractie uit te voeren en opnieuw te uploaden. Als u uw patiëntlijst heeft bewerkt, ziet u in uw overzicht hoeveel patiënten uw definitieve lijst bevat. U heeft nu een aantal opties: U kunt de lijst nogmaals inzien door op Bewerken te klikken of besluiten om een geheel nieuwe extractie te uploaden. Als laatste kunt u de lijst met de Te declareren patiënten definitief Aanleveren. Als uw patiëntenlijst de correcte gegevens bevat, moet u de lijst definitief aanleveren. Deze knop is pas zichtbaar als de patiëntenlijst bewerkt en opgeslagen is. Hiermee sluit u de aanlevering voor het huidige kwartaal en verandert de status in uw overzicht van Samenstellen naar Aangeleverd.
12 6. DECLARATIEOVERZICHT Let op! Dit hoofdstuk is alleen van toepassing indien declaraties van de DBC door SHL-Groep worden uitgevoerd! Het declaratieoverzicht biedt per zorgprogramma inzicht in de status van de declaratie per kwartaal. 6.1 Aantal patiënten in het betreffende kwartaal Figuur 1 Overzicht huisarts voor het moment van aanleveren, voor een huisarts die ook extracties aanlevert.
13 Figuur 2 Overzicht huisarts na aanlevering. Aangeleverd Zonder contract Gedeclareerd Goedgekeurd Aangeleverd ( ) Goedgekeurd ( ) Waarvan betaald ( ) Het aantal patiënten dat in aanmerking komt voor declaratie (COV-goedgekeurd, hoofdbehandelaar huisarts). Het aantal patiënten dat is aangeleverd bij de zorggroep, maar waarvoor nog geen contract met de zorgverzekeraar is ingeregeld. Dit is nuttig om te zien, omdat dan duidelijk is waarom sommige patiënten nog niet gedeclareerd zijn. Het aantal patiënten dat door de zorggroep is gedeclareerd bij de zorgverzekeraar. Het verschil tussen aangeleverd en gedeclareerd is óf afgekeurd door de zorggroep óf wacht nog op de inregeling van een contract met de verzekeraar. Het aantal declaraties dat door de verzekeraar is goedgekeurd en dus ook zal worden uitbetaald aan de huisarts. De waarde van de declaraties die de huisarts heeft aangeleverd. Het bedrag dat is of wordt uitbetaald aan de huisarts op basis van de goedgekeurde declaraties. Het bedrag dat inmiddels door de zorggroep is uitbetaald (opgenomen in een exportbestand) Het is mogelijk dat het aantal bij Aangeleverd lager is dan het aantal patiënten dat in de patiëntenlijst is opgenomen. Dit verschil kan ontstaan tijdens het aanleveren en bestaat uit patiënten waarvan de gebruiker heeft aangegeven dat de specialist hoofdbehandelaar is of waarvan de COV geen (goed) resultaat heeft opgeleverd. Niet muteerbare patiënten, die alleen maar ter kennisgeving worden getoond, worden in dit aantal niet meegenomen. Mochten er patiënten zijn afgekeurd, dan kunt u door op details te klikken de reden hiervan bekijken.
14 Enkele voorbeelden van redenen voor afkeuren zijn: 6.2 Downloaden: Patiëntenoverzicht Door op de knop Patiëntenoverzicht te klikken, wordt er een Excelbestand gedownload, dat uit twee of meer tabbladen kan bestaan. De tabbladen in het Excelbestand bevatten de informatie over de actuele betaalstatus van de gedeclareerde patiënten. Tabblad 1: Overzicht declaratie op Praktijkniveau Tabblad 2: (en evt. overige): Overzicht declaratie op Zorgverlenerniveau De indeling in de tabbladen is als volgt: BSN Geboortedatum Naam Voorletters Huisnummer Huisnummertoevoeging Postcode Geslacht UZOVI Verzekerdennummer Zelf aangeleverd Gedeclareerd Goedgekeurd
15 Te ontvangen bedrag Betaald bedrag Afkeurreden
16 7. RAPPORTAGES Per periode worden de door SHL-Groep geleverde rapportages, in het ZIP-portaal gepubliceerd voor uw zorggroep. De rapportages worden door uw zorggroep voor u vrijgegeven en beschikbaar gemaakt. Door op Rapportages te klikken, ziet u welke rapporten voor u toegankelijk zijn. U kunt de beschikbare rapportages downloaden en bekijken. U kunt de rapporten desgewenst ook opslaan. De rapportages, van de in het overzicht getoonde kwartalen, blijven voor u toegankelijk in ZIP en kunt u ook op een later tijdstip nog inzien en downloaden.
17 8. OPROEPBRIEVEN Met ingang van 2013 biedt ZIP de mogelijkheid dynamische oproepbrieven te genereren. In ZIP vindt u links in het menu het item Oproepbrieven. Zodra u dit menu-item kiest komt u in een keuzescherm. In dit scherm selecteert u de gewenste filters en peildatum. Zo maakt u een selectie van patiënten bij wie behandelgegevens niet volledig zijn. In de volgende stap kunt u voor deze patiëntenselectie oproepbrieven genereren. De inhoud van de oproepbrief staat vast, uiteraard is de opmaak van de brief aan te passen aan uw huisstijl. Om in het ZIP venster dynamische oproepbrieven te genereren doorloopt u de volgende stappen. Kies in het menu links het item Oproepbrieven. Er opent zich een selectiescherm waarin u per DBC waaraan u deelneemt, filters kunt selecteren. In dit scherm maakt u een keuze uit de filters. Kies vervolgens de peildatum. Hiermee bepaalt u vanaf welke datum de controle wordt uitgevoerd op onvolledige behandelgegevens. Voor de meeste filters wordt een jaar terug gekeken vanaf de peildatum. U kunt kiezen om als peildatum de begindatum van het huidige kwartaal te hanteren of die van het vorige kwartaal. De peildatum is standaard ingesteld op het huidige kwartaal.
18 Indien u oproepbrieven wilt aanmaken voor patiënten in de DBC CVRM heeft u bovendien de mogelijkheid om onderscheid te maken tussen patiënten in de categorie primaire preventie (PP) of secundaire preventie (SP). Zie onderstaande figuur. Als u tevreden bent met de filters die u heeft ingesteld kan de patiëntenselectie uitgevoerd worden door te klikken op Haal selectie op. Vervolgens krijgt u een overzicht van de patiënten die aan de door u opgegeven selectiecriteria voldoen. In dit scherm kunt u vervolgens bepalen voor welke van deze patiënten u een oproepbrief wilt genereren. U kunt alle patiënten tegelijk of afzonderlijke patiënten (de-)selecteren. Daarna klikt u op Genereer brieven. Het bestand met oproepbrieven wordt voorbereid.
19 Het is niet mogelijk de inhoud van de oproepbrief te wijzigen, wel kunt u uiteraard de opmaak van de brief aanpassen aan uw praktijkstijl. Via mijn instellingen kunt u de opmaak wijzigen. (Er staat patiëntfacturen als kop boven, dit is omdat deze functionaliteit reeds bestond in VIPlive voor het incidenteel aanmaken van patiëntfacturen, deze tekst zullen we niet wijzigen) U kunt kiezen op welke positie de praktijk- en de patiëntinformatie wordt weergegeven en u bent in de gelegenheid een logo van de praktijk te uploaden voor op de brief. Het veld begeleidende tekst is niet van toepassing voor de oproepbrief.
20 BIJLAGE 1: BEWERKEN & AANLEVEREN PATIËNTENLIJST (SCHEMATISCH) BEWERKEN & AANLEVEREN PATIËNTENLIJST IN ZIP Inloggen, indien niet in ZIP (https://viplive.nl) Kies tabblad Zorgprogamma Nieuw extractie uploaden Zichtbaar; de door ZIP gecontroleerde extractie van aangeboden periode verplicht JA Melding Bepaling hoofdbehandelaar vereist? Kies Bewerken en Bepaal hoofdbehandelaar, klik op Bijwerken hoofdbehandelaar NEE Kies Bewerken en controleer Te declareren patiënten Opties voor 1 2 bewerking optioneel optioneel = Verwijder patientregel, indien patiënt verder niet in DBC-bestand = fout bij COV controle, corrigeer in HIS en biedt nieuwe extractie aan Klik op Opslaan en terugkeren Bij Te declareren patiënten 1 2 Patientenlijst correct? NEE Opties voor correctie JA Aanleveren