Onderzoeksverantwoording - Colijn Onderzoek Naar een onderbouwde advisering van ICT-oplossingen voor de Nederlandse detailhandelpraktijk, een opdracht van het Hoofdbedrijfschap Detailhandel (HBD). Door: Dialogic en GBNED Datum: 24 april 2008 Disclaimer: Hoewel bij de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is betracht, aanvaarden Dialogic en onderzoeksbureau GBNED geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventuele onjuistheden, (druk)fouten of onvolledigheden.
Contactgegevens Gegevens leverancier Naam leverancier: Colijn IT Contactpersoon en e-mail: Marc Colijn mail@colijn-it.nl Gegevens pakket Naam pakket: Uni-Living 3.0 Andere softwarepakketten: Edishopper, Combiflex Versie pakket: 1232 patch set C Gegevens onderzoeker Naam onderzoeker: Antek worski Email onderzoeker: ahjaworski@gmail.com Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 2
Samenvatting De leverancier Colijn IT heeft de vragenlijst ontvangen om deze betrouwbaar te beantwoorden. Vervolgens zijn de antwoorden doorgenomen door Marc Colijn van Colijn IT. De antwoorden zijn doorgenomen op basis van een demonstratie door de leverancier. Vanuit de leverancier waren hierbij de volgende personen betrokken: Marc Colijn. De demonstraties hebben plaatsgevonden in de periode 9 april 2008. Voor de demonstraties is gebruik gemaakt van de volgende omgeving Een laptop met Windows XP gekoppeld aan een plasmascherm, waarop het beeld van de laptop werd getoond. Tevens is er een voorbeeld kassasysteem getoond waar o.a. een kassa aan bevestigd was, een handscanner, elektronische geldlade en een bonprinter. De demonstraties en beoordeling hebben betrekking op versie 3.0 1232 patch set C van het pakket. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 3
Leverancier Samenvatting over de producent en/of leverancier van het pakket. Colijn IT is opgericht in 1981 aan het begin van het personal computer -tijdperk en kan gezien worden als een familiebedrijf, hoewel er nu ook een aantal mensen werken die niet uit de familie komen. In totaal heeft Colijn IT 43 medewerkers: 12 ontwikkelaars, 6 helpdeskmedewerkers, 4 consultants, 5 medewerkers technische dienst en de overige mensen zijn verdeeld over o.a. administratie, secretariaat, inkoop, assemblage en verkoop. Het bedrijf is gevestigd in Goes in een ruim gebouw dat vorig jaar opgeleverd is. Colijn IT heeft vanaf de oprichting het pakket Uni-Living ontwikkeld. Sinds een aantal jaren geleden zijn hier de pakketten Edishopper (2004) en Combiflex (2000) aan toegevoegd door middel van overnames. Pakket Samenvatting over pakket. Er zijn drie pakketten beschikbaar die allemaal modulair zijn opgebouwd: Uni-Living: Meest uitgebreide pakket, waarvoor lijst hoofdzakelijk is ingevuld. Werkt op basis van relationele Oracle databases en is een totaaloplossing voor bedrijven met acht of meer werkplekken. De uitgebreide logistieke en commissie-orderafhandeling en facturering en alle gewenste managementinformatie wordt met het pakket volledig geautomatiseerd. EdiShopper: Dit pakket is gericht op de kleinere bedrijven met minder dan acht werkplekken. Het is wat minder uitgebreid dan Uni-Living, maar dat is dan ook in de prijs terug te zien. Combiflex: Dit pakket richt zich op bedrijven met een lage omzetsnelheid, zoals speciaalzaken in het hoge prijssegment. Hierin zijn de administratieve werkzaamheden niet de hoofdtoon, maar draait het vooral om de controle te behouden op lopende zaken. Dit pakket werkt eveneens met relationele Oracle databases. Doelgroep Hoe is de doelgroep van het pakket opgebouwd en in welke doelgroep bevinden zich de meeste afnemers? Enerzijds kan een onderverdeling worden gemaakt naar bedrijfsgrootte en anderzijds bijvoorbeeld naar branche of regio (Nederland, Europa, etc). Dit is feitelijk een samenvatting van hoofdstuk 3.3.01. Uniliving: De grotere bedrijven in de woon-, baby- en kinderbranche. (8 werkplekken of meer). Dit pakket is het meest gebruikte pakket. EdiShopper: De kleinere bedrijven in de woon-, baby- en kinderbranche. (minder dan 8 werkplekken). Combiflex: De speciaalzaken/hoge segmentzaken omtrent wonen, waarbij allerlei administratieve regels vaak minder gewenst zijn. De keuze voor een van de pakketten wordt o.a. gemaakt aan de hand van drie vragen: - Wat is de omvang van het bedrijf? - Hoe is het assortiment opgebouwd en hoe hoog ligt de omzetsnelheid? - Is er persoonlijke voorkeur voor bijvoorbeeld bepaalde modules? (Niet alle pakketten bezitten dezelfde modules) Colijn IT richtte zich voornamelijk op de Nederlandse markt, maar momenteel worden er voorbereidingen getroffen om de Belgische markt te betreden. Toch zit Colijn IT via enkelen van hun klanten ook al in België, Duitsland en Groot-Brittannië. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 4
Omgeving Samenvatting van de benodigde hardware, software en infrastructuur om met het pakket te kunnen werken. De pakketten hebben geen zware systeemeisen. Bij een kleine opstelling voldoet een pc met Windows 2000 Pro of XP Pro al. Normaliter wordt er per drie werkplekken een dedicated server met Windows server 2003/2008 of Redhat Linux geïnstalleerd voor stabiliteit en betrouwbaarheid. Er is geen infrastructuur, behalve als er meerdere werkplekken zijn. Deze infrastructuur kan dan door Colijn IT aangelegd worden. De pakketten kunnen eenvoudig gekoppeld worden aan de meest gangbare kassasystemen. Aandachtspunten voor aanschaf In te vullen door beoordelaar. Van tevoren moet besloten worden welk van de pakketten het best aansluit bij uw organisatie. Zoals in de omschrijvingen van de pakketten aangegeven wordt, zijn dit de aandachtspunten voor aanschaf. Support Samenvatting over de support door de leverancier. Er is een helpdesk, zowel telefonisch als via e-mail. Er is zelfs een servicesysteem in gebruik waarbij het support gestructureerd wordt en er met e-mailnotificaties gewerkt wordt. Ook is er een buitendienst waar 5 medewerkers van de technische dienst op locatie problemen kunnen verhelpen. Er is zit standaard garantie op de software zodat eventuele problemen daarmee gedekt zijn. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 5
Kosten Samenvatting over de kosten van aanschaf, installatie, implementatie en onderhoud. Er zijn drie pakketten en deze zijn allemaal modulair opgebouwd, wat het lastig maakt om een duidelijke prijs te geven. Dit hangt van de hoeveelheid werkplekken af, alsmede het pakket dat gekozen wordt. Vanaf-prijzen waaraan gedacht moet worden bij Uni-Living voor de software van één server en vier werkplekken is 2240 euro, inclusief 14% voor de Oracle licentie en exclusief het jaarlijks tarief van 20% van de softwarewaarde voor onderhoud, helpdesk en updates. Met hardware erbij zal dit in totaal tussen de 4000 en 6000 euro komen te liggen bij een basissysteem met enkele veelgebruikte modules. De software voor EdiShopper heeft een vanaf-prijs van 1700 euro voor een dergelijke opstelling. Bij Edishopper wordt daarentegen geen gebruik gemaakt van Oracle databases, dus de licentie hoeft daarbij niet betaald te worden. Oordeel In te vullen door de beoordelaar, gerelateerd aan de doelgroep van het pakket. Colijn IT geeft een zeer professionele en ambitieuze indruk met functionaliteiten in hun software. In de loop der jaren zijn ze ook de gebieden waarin ze minder goed scoorden, in gaan vullen met passende softwarepakketten. Het bedrijfspand van Colijn IT geeft ook de professionaliteit weer, met mogelijkheden tot groepsmeetings en veel ruimte voor iedere medewerker om zijn werk in uit te voeren. Het lijkt erop dat ze voor bijna iedere onderneming binnen de woonbranche een passend pakket kunnen maken, waarbij een groot aantal individuele keuzes kunnen worden gemaakt met de benodigde modules. Het systeem lijkt prima te werken en hoewel de demoversie grafisch gezien niet spectaculair genoemd mag worden, heb ik ook voorbeelden gezien van een nieuwe versie, waarin het systeem grafisch bijgewerkt was. Deze versie was nog in de testfase, maar lijkt binnenkort in gebruik te worden genomen. Ik denk dat Colijn IT met hun softwarepakketten een betrouwbaar product afleveren waarbij het pakket Uni-Living zeker voor de grote ondernemingen uitermate interessant kan zijn. Dit komt mede door de grote hoeveelheid ervaring die Colijn IT lijkt te hebben met dergelijke ondernemingen. Voor de kleinere ondernemingen kunnen de kosten een punt zijn om rekening mee te houden aangezien deze iets hoger lijken te liggen dan bij sommige concurrenten. Beperkingen De belangrijkste beperkingen van het pakket worden hier opgesomd en toegelicht. Elk pakket richt zich op een bepaalde doelgroep waar de kwaliteiten van dat pakket liggen. De Oracle databases die in Uni-Living en CombiFlex gebruikt worden vragen relatief veel van een systeem en lijken daardoor overbodig voor de kleinere ondernemingen. EdiShopper is daarentegen weer niet geschikt om een grote hoeveelheid werkplekken aan te kunnen. Onderscheidende elementen van het pakket ten opzichte van anderen Het grote verschil met andere pakketten is dat de grotere filiaalbedrijven bij automatisatie de meeste mogelijkheden kan leveren. Ook loopt Colijn IT voorop in de ketendigitalisering in de woonbranche, zodat zij als enige een certificaat voor EDI bezitten. Dit maakt een koppeling mogelijk tussen leveranciers en de detaillisten, waar een algemeen secretariaat de EDI catalogus opstelt. Op deze manier kun je met de softwarepakketten van Colijn IT de automatisatie binnen (en buiten) de onderneming het verst doorvoeren. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 6
Colijn IT kan alle facetten van een geautomatiseerd systeem leveren. Van de offerte die gekoppeld kan worden aan het financiële pakket, tot een order dat via orderbewaking gekoppeld is aan de voorraadbeheer en magazijnbewaking. Alles zit in dit softwarepakket, waarin zelfs een zelf ontwikkeld financieel pakket kan worden opgenomen. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 7
Beantwoording vragen testprotocol 1. Toets enkele algemene functionaliteiten van het pakket a. Beschikt het pakket over online helpteksten? Tijdens de demo kijken op welk niveau dit is (scherm, ingave). b. Kent het pakket exportmogelijkheden naar HTML, Word, Excel en/of XML? Enkele voorbeelden vragen in elk van de opgegeven exportformaten. 2. Toets enkele inkoopadministratiefunctionaliteiten van het pakket a. Kan het systeem omgaan met zowel verkoop- als besteleenheden? Bijvoorbeeld verkopen per stuk en inkoop per dozijn (12 stuks dus). b. Kan in het systeem een alert worden gedefinieerd o.b.v. overschrijding levertermijn? Bijvoorbeeld automatisch een melding op het scherm of zelf een overzicht vragen van de overschrijding(en). c. Als gegevens automatisch uitgeleverd worden met systemen van derden, dan een demo bekijken. Bijvoorbeeld bij: - Ordergegevens sturen aan leverancier - Ontvangen orderinformatie van leverancier - Elektronische artikelgegevens uitwisselen via een EAN-DAS dienst Antwoord leverancier 1) 2) : Pricat, TIS, CSV, XLS, XML voor o.a. EDI in wonenbranche en verder alle formaten t.b.v. formulegroepen. 3) Nee Evaluatie beoordelaar Nee, er is wel een lokale helpfunctie waar per onderdeel helpteksten te vinden zijn. PDF en Excel gezien, waarbij Excel heel erg uitgebreid is en uit alle variabelen kan worden opgesteld. De PDF bestanden kunnen van vrijwel iedere rapportage uitgedraaid worden. Aankoop en Verkoopeenheden zijn instelbaar, gezien. Nee, geen automatische alert, aangezien klanten aangaven dat er dan teveel meldingen zouden zijn. Er is een lijst op te vragen via de lijst van leveringen. 1) Gezien (EDI catalogus in Pricat indeling GS1) 2) Ontvangen van orderinformatie van Auping moet mogelijk zijn, maar kon niet worden getoond Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 8
d. Kan een factuur van een ontvangen order automatisch in het systeem ingevoerd worden? 3. Toets enkele artikelbeheerfunctionaliteiten van het pakket a. Indicatie wel/geen voorraadartikel? Bij kappers is bijvoorbeeld sprake van salonproducten (voor behandeling zelf) en verkoopproducten aan klanten. b. Wordt gewerkt met (uniforme) artikelbestanden? Dat wil zeggen standaards die gelden voor een bepaalde branche. Laat ook ruimte voor eventuele andere (uniforme) artikelbestanden! c. Gelden alle (verkoop)prijzen per ingangsdatum? Verwacht, indien goed gekeurd door EDI stuurgroep (MeubelOnline), Meubelonline en Logifurn (wonen nationaal) Fenanet (wonen internationaal) door lokale opstelling. (Desalniettemin geeft de certificering van MeubelOnline en Logifurn wel de garantie dat het aanwezig aangezien daar deze alleen verstrekt worden wanneer dit operationeel is) Niet als specifiek item, maar door het aanmaken van een speciaal magazijn kan dit worden opgelost. Gezien, catalogus Pullman. (Ook hier heeft Colijn IT heeft een certificaat voor deze service, wat laat zien dat zij deze functionaliteit verzorgen.), dit is instelbaar met in- en uitgangsdatum, voor kortingen of totaal nieuwe prijzen. 4. Toets enkele kassapuntfunctionaliteiten van het pakket a. Bestellingen van klanten registreren? Gezien, heel overzichtelijk en veel mogelijkheden. b. Kunnen klanten op rekening kopen? Gezien. c. Wachtstand kassa; andere klant eerst helpen en dan weer doorgaan met vorige klant c.q. bon?, door middel van nieuw venster over de ander heen. d. Realtime inzicht inzicht in ALLE voorraad? Dus in voorraad lokaal, andere filialen en eventueel centraal magazijn. Gezien, staat duidelijk aangegeven per locatie etc. e. Minimaal 3 BTW percentages; laten, oneindig aantal Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 9
zien hoe eenvoudig BTW-percentage in te stellen (in verband met wijziging naar 20% per 1-1-2009). percentages instelbaar. Ook ingangsdatum is instelbaar. 5. Toets enkele relatiebeheerfunctionaliteiten van het pakket a. Inzicht in reeds gedane aankopen van klant tijdens kassaverkopen? b. Klantenpas vervaardigen? Nee c. Mailing per email? Bij dit punt inzicht Via tussenbestand in krijgen in de mogelijkheden om een Excel mailing te sturen. Gezien, lijst vanuit klant is te vervaardigen. Mailingfunctie is zelf niet aanwezig, maar er kan een lijst met personen uitgedraaid worden die aangegeven hebben dat ze erop willen staan. Dit kan naar Excel, wat dan eenvoudig in een mailapplicatie kan worden ingevoerd. d. Analyse koopprofiel van klanten? Je kunt alle variabelen gebruiken om koopprofielen te genereren. Van de soorten artikelen, kleuren, etc. 6. Toets enkele managementinformatiefunctionaliteit en van het pakket a. Is een overzicht met de effectiviteit per medewerker beschikbaar? (per dag, per week en per maand). b. Managementinformatie omzet opvragen; naar periodiciteit, verbijzondering en verkoopwijze. Gezien, verkoopstatistiek, veel metingen per filter. Gezien, periodiciteit kon helemaal ingevuld worde, alle variabelen kunnen gekozen worden en de verkoopwijze was instelbaar voor Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 10
facturatie of kassaverkopen. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 11
Branche-specifieke kenmerken van het pakket Vraag Onderscheidt collectie nieuw, lopend, uitlopend Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Vormen van collectienering zijn door de gebruikers zelf aan te geven. Zo waren ook voorbeelden als uitlopend bij leverancier of uitlopend bij inkooporganisatie te zien. Collectienummer Niet expliciet aanwezig. Niettemin, een collectie wordt in Uni-Living middels een hoofdartikel, c.q. een model of collectie groep vast gelegd. Onder dit hoofdartikel vallen diverse Indicatie Toonzaalartikel Via zelf in te stellen magazijnen zou je een magazijn met toonzaalartikelen kunnen aanmaken. Specifieke gegevens vloerbedekking (o.a. punten per m2) Specifieke gegevens voor meubels (o.a. gelaagde structuur) Gegevens karpetten, zonwering, gordijnen Vraag Calculatiemodule (zo ja specificeren waarvoor, zoals: gordijnen, vloerbedekking, karpet, vouwgordijn, zonwering en trap) Atelieradministratie (Werkorderadministratie) Planning met puntensysteem (Berg en Berg groep) Nee Antwoord leverancier, kun je zelf definiëren. EDI toont een gelaagde structuur met alle specifieke kenmerken. Gezien. Evaluatie beoordelaar Calculatiemodule voor gordijnen, wandbedekking en vitrage gezien. Kan via de offerte en order worden opgeroepen. Gezien, via atelierbonnen en statussen kan er een speciale lijst met lopende orders worden opgeroepen. Er is een planning aanwezig. Geen Berg en Berg groep puntensysteem aanwezig, maar voor rittenplanning wordt wel gebruik gemaakt van een systeem voor de inhoud van de wagens. Meetbon met meetdatum, werkbon Werkbon wordt opgesteld in winkel, meetafspraken kunnen in de agenda worden opgenomen. Rittenplanning, er is een rittenplannings-module, maar deze kent geen routeoptimalisatie. Via slepen kan de inhoud naar de beschikbare wagens worden gesleept. Er is ook een chauffeurslijst aan gekoppeld. Plaatsbon, werkbon Afleverbon instelbaar. Orderarchief (materiaal en uren), gezien voor materiaal. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 12
Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 13