KASSA S IN KAART. Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland VERSLAG LEVERANCIERSBEZOEK.

Transcriptie

1 KASSA S IN KAART Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland VERSLAG LEVERANCIERSBEZOEK Leverancier Reeleezee Gericht op Reeleezee Kassa pakket(configuratie) Datum bezoek 7 april 2009 Contactpersoon leverancier Onderzoeker Dialogic/GBNED Jan Jacobs Gerard Bottemanne

2 2. Leverancier en pakket algemeen: - Opbouw doelgroep pakket - Onderverdeeld gebruikersbestand Totaal aantal klanten: Op dit moment (april 2009) draaien zo n 10 pilot klanten met het pakket. Waarvan winkels in de branches: Er is sprake van een algemeen toepasbaar pakket, waarbij branchespecifieke eigenschappen gerealiseerd worden op basis van eisen en wensen uit de markt. Waarvan in Nederland en/of het buitenland: Vooralsnog is Nederland de afzetmarkt van het pakket. - Meest onderscheidend pluspunt van dit pakket volgens klanten Hoewel sprake is van een SAAS oplossing kan er gewoon doorgewerkt worden op de kassa als internet uit de lucht is. Er is sprake van het SAAS model, waardoor altijd met de laatste versie van het pakket wordt gewerkt. Alle kassa s in het veld werken met de laatste versie. Er kan ook gewerkt worden met een online boekhouding die automatisch wordt bijgewerkt vanuit het Kassasysteem. - Aanvullende wensen / belangrijkste beperkingen pakket volgens klanten. Op dit moment wordt het pakket nog volop uitgebreid van mogelijkheden. De leverancier heeft bewust gekozen om te starten met een generiek pakket en dan om snel in te spelen wat de markt vraagt. 2

3 3. Aanschaf van het pakket: NEE Vraag Kosten voorbeeldcase Apparatuur (voor 5 jaar) (PC, kassalade, bonprinter, barcodescanner, klantendisplay) Software (voor 5 jaar) Implementatie (voor 5 jaar) Supportkosten per jaar Updatekosten per jaar Niet aanwezig Maar wel verwacht Datum kostenopgave 7 april 2009 Opgave door Vanaf 31,05 euro per maand een instap touchscreen systeem. vanaf 44,05 euro per maand een toucscreen systeem met klantendisplay, kassalade, barcode scanner en printer. Reeleezee Kassa 34,95 per maand. Installatiekosten 99,- euro eenmalig. Begrepen in de kosten per maand. Hardware support o.b.v. 1 jaar carry-in service. Eventueel tegen meerkosten een uitgebreid servicecontract o.b.v. 4 uur onsite service ma-za. Begrepen in de kosten per maand. Jan Jacobs - Eventuele overige uitleg prijsopbouw pakket De oplossing wordt feitelijk via 2 modellen aangeboden, te weten: 1. Een touchscreen oplossing met hardware van Acam Data; In dit geval wordt de hardware geleverd en geïnstalleerd door Acam Data. Eventueel kan de aansluiting op Reeleezee Kassa (software) geregeld worden voor 99,- euro eenmalig, maar in de praktijk kunnen detaillisten dat laatste zelf als er maar sprake is van een internetaansluiting in de winkel. 2. Een PC oplossing; in dit geval moet de afnemer de hardware, en het onderhoud daarop, zelf regelen. Via Reeleezee wordt dan de software (Reeleezee Kassa) afgenomen. Additioneel kunnen modules aangeschaft worden voor bijvoorbeeld inkoop, voorraadadministratie en boekhouding. In alle gevallen is sprake van het SAAS model en hosting door Reeleezee. 3

4 4. Demonstratie algemene POS-functionaliteiten manier van betalen Scannen van barcodes aan de kassa Zit standaard begrepen in de touchscreen oplossing. Of afnemer moet zelf hardware en dus barcode lezer aanschaffen. opzoeken artikelen vanuit kassascherm Op artikelcode(ean, ISBN, Eigen) Verwacht Op model Verwacht Op omschrijving Verwacht klanten Klant opzoeken op meerdere kenmerken Verwacht 4

5 Vastleggen klantgegevens tijdens verkoop(tijdens verkoop nieuwe klant kunnen opnemen) Verwacht, via de backoffice manier van betalen Betalen met creditcard (Kan. Onbeperkt aantal betaalwijzen, waaronder creditcard) Betalen met Pin Is betaalwijze binnen pakket. Overname bedrag op pinapparaat is verwacht. kassaverkopen Verkoop op rekening via kassa Verwacht loyaliteit Gesloten systemen(vanuit organisatie zelf) Als betaalwijze binnen het pakket kan stempelen/of kraskaart aangemaakt worden. 5

6 spaarpunten Spaarkaart(met spaarzegels) (Als betaalwijze aan te maken) Spaarsysteem (graag specificeren) (Zegels die weer als betaalwijze aangemaakt kunnen worden) tegoed-/waardebonnen Tegoed-/waardebonnen uitgeven (Tegoedbon zelf uitschrijven en vervolgens als betaalmiddel toepassen) 6

7 klantorders+orders Orders vastleggen (Binnen het systeem kunnen conceptfacturen vastgelegd worden. De conceptfactuur wordt dan op het scherm getoond. Een conceptfactuur kan vervolgens omgezet worden in een definitieve factuur) Bijhouden orderstatus klantorders(met eventueel bericht aan klant bij statuswijziging) (De status van een factuur (concept of factuur) is direct zichtbaar. Er wordt geen bericht aan de klant gestuurd bij een statuswijzigng) prijsopgaven Samenstellen prijsopgave(mag ook tijdelijke bon zijn) Via de backoffice Historie prijsopgave opvragen Via de backoffice (Oordeel bezoeker) Status prijsopgaven bijhouden (Kan. Een overzicht offertes met status concept of definitief. Ook de geldigheidsduur wordt weergegeven) 7

8 ruilen en retourname Autorisatie retouren (Een negatieve bon boeken op basis van bevoegdheid) Tegoedbon afdrukken bij retour Een negatieve bon kan gemaakt worden. Ruilen mogelijk via kassa (Kan door het boeken van een negatieve en een positieve regel.) kassaverkopen Wachtstand kassa(andere klant eerst helpen) (Kan. Er wordt gekozen voor doorvoeren van de huidige kassabon die dan feitelijk in de wachtstand komt waarna een andere kassamedewerker kan inloggen en een bon kan maken. Door weer in te loggen wordt de kassabon in de wachtstand weer actueel.) Meerdere kassaschermen(meerdere medewerkers op 1 kassa) (Door opgave van een medewerkerscode. Volgens de leverancier kan dit ook via een kaart met medewerkerscode.) Continuïteit: Als internet niet beschikbaar is werken de lokale kassa s gewoon door met de daar aanwezige artikelbestanden en prijsinformatie. Kassaverkopen worden dan lokaal opgeslagen en in de backoffice bijgewerkt als er weer verbinding is via internet. De leverancier demonstreert dit door de internetkabel uit het kassasysteem te halen. Er verschijnt een rood teken, waarna duidelijk is dat er lokaal wordt gewerkt. Er kan gewoon doorgewerkt worden en er worden ook kassabonnen geprint. Als de internetverbinding is hersteld verschijnt er een teken in groen, waarna de backoffice automatisch wordt bijgewerkt. 8

9 rapportages Effecten promotionele acties (Via de boekhouding kunnen de financiële resultaten van de kassaverkopen in beeld worden gebracht.) configuratie (rand)apparatuur Betaalautomaat koppelen(zo ja, specificeren welke) Verwacht Klantendisplay koppelen(zo ja, specificeren welke) (Standaard onderdeel van touchscreen systeem) Barcodescanner koppelen(zo ja, specificeren welke) (Idem) Bonnenprinter koppelen(zo ja, specificeren welke) (Idem) 9

10 Barcode-/etikettenprinter koppelen(zo ja, specificeren welke) Van Epson portable data terminals (pdt) Koppeling portable data terminals (Kan. De leverancier demonstreert een PDT met het kassascherm erop.) configuratie (rand)apparatuur Touchscreen koppelen (zo ja, specificeren welke) (kan, via Acam) volgen artikelen op voorraad Naar artikelgroep (Via kassascherm gezien. Artikelgroepen op kassascherm kunnen vrij ingedeeld worden, los van de artikelgroep indeling in de backoffice. Via de backoffice kan de indeling van iedere kassa afzonderlijk beheerd worden. Via synchronisatie worden de kassa s dan bijgewerkt met de juiste gegevens. Voorraadbeheer zelf is een optie) Naar artikel (Kan) 10

11 voorraadgegevens Instellen van minimale/maimale bestelniveau's(instelbaar per maand i.v.m. seizoensinvloeden) (Kan, m.u.v. seizoensinvloeden) Minimum voorraad (Kan, via de backoffice) Maimum voorraad (Kan, via de backoffice) inkoop+functies Inkoopplanning/budgetten (Reeleezee levert ook online boekhouden met daarbinnen budgetten per grootboekrekening) 11

12 5. Demonstratie branchespecifieke POS-functionaliteiten bloemen, planten en tuinartikelen Bestelorders registreren en afhandelen (Standaard verkooporders in systeem) boekenbranche ISBN nummer (Kan via de artikelcode) 12

13 Functionaliteitenlijst van Reeleezee Kassa Abonnementenregistratie (Via aparte module in Reeleezee) Uniforme artikelbestanden Kan via import en eport 13

14 brood en banket Bestellingen afnemers, winkels en winkelklanten Via standaard verkoopfuncties binnen pakket Factureren bestellingen Facturering maakt onderdeel uit van de verkoopfuncties. Inkopen bakkerij Inkoopadministratie is een optie. 14

15 assortimenten Model (Binnen het artikelbeheer kan een onderverdeling worden gemaakt naar producttypes en productgroepen. Hiernaast kan een eigen groepering op de kassa worden samengesteld.) Kopiëren assortimentsgegevens (Kan. Voor de groepering per kassa.) Slagers Bestellingen Van institutionele afnemers (Kan via standaard verkooporders) slijterijen Cateringorders (verkoop) ( Kan via standaard verkooporders) 15

16 tabakswaren Prijs onderdeel van barcode (Kan) 16

17 6. Demonstratie POS-functionaliteiten mbt ketendigitalisering elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Elektronisch bestellen(inkooporders doorzetten naar systeem van leverancier, zo ja, specificeren volgens welke standaards) Import en eport via XML openstaande posten administratie Autom. betalingen aan leveranciers(minimaal betalingsvoorstel en opdrachten voor de bank t.b.v. telebankieren) (In Reeleezee boekhouding is standaard een openstaande postenadministratie opgenomen) Elektronische bankafschriften verwerken(zowel inlezen als automatisch afletteren van de elektronische bankafschriften). (is een standaard functionaliteit binnen Reeleezee boekhouding.) elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Elektronisch factuur ontvangen(zo ja, specificeren) (Kan. Functionaliteit met de mogelijkheid om elektronische facturen op meerdere manieren te ontvangen, Per met bijlage in bijvoorbeeld PDF of direct via een standaard formaat als UBL) 17

18 Elektronisch artikelbestanden ontvangen(zo ja, specificeren) (Kan. Via import in XML, webservices of Ecel bestand) elektronische uitwisseling artikelgegevens Import elektronische artikelmutaties leveranciers(zo ja, specificeren welke) ( Kan. Via import in XML, webservices of Ecel bestand ) 18

19 elektronische uitwisseling (kassa)verkoopgegevens Overige import/eport (Specificeren) Via XML voorraad filialen Voorraad filialen onderling raadplegen voorraadgegevens Raadplegen voorraad centraal magazijn (Via de internet kan inzicht worden gekregen in de verschillende administraties door daar in te loggen.) interfiliaalverkeer Centraal artikelen/prijzen filialen onderhouden(vanuit hoofdkantoor) (Via de internet backoffice kunnen de gegevens voor de individuele kassa s bijgewerkt worden.) Uitwisseling gegevens via internet(zo ja, specificeren) Alle informatie uitwisseling loopt via internet 19

20 20 Functionaliteitenlijst van Reeleezee Kassa