Onderzoeksverantwoording - Softwear

Transcriptie

1 Onderzoeksverantwoording - Softwear Onderzoek Naar een onderbouwde advisering van ICT-oplossingen voor de Nederlandse detailhandelpraktijk, een opdracht van het Hoofdbedrijfschap Detailhandel (HBD). Door: Dialogic en GBNED Datum: 24 april 2008 Disclaimer: Hoewel bij de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is betracht, aanvaarden Dialogic en onderzoeksbureau GBNED geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventuele onjuistheden, (druk)fouten of onvolledigheden.

2 Contactgegevens Gegevens leverancier Naam leverancier: Softwear Contactpersoon en Jeroen de Vries Gegevens pakket Naam pakket: Softwear Onderdelen pakket: Modulair Versie pakket: Gegevens onderzoeker Naam onderzoeker: Joost van Wollingen onderzoeker: Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 2

3 Samenvatting De leverancier Softwear heeft de vragenlijst ontvangen om deze betrouwbaar te beantwoorden. Vervolgens zijn de antwoorden doorgenomen door Jeroen de Vries van Softwear. De antwoorden zijn doorgenomen op basis van een demonstratie door de leverancier. Vanuit de leverancier waren hierbij de volgende personen betrokken: Dimitri Honkoop De demonstraties hebben plaatsgevonden in de periode Voor de demonstraties is gebruik gemaakt van de volgende omgeving Presentatie/Vergader ruimte bij Softwear vestiging te Wormerveer, Laptop met Windows XP/Beamer De demonstraties en beoordeling hebben betrekking op versie van het pakket. Leverancier (Samenvatting over de producent en/of leverancier van het pakket). Softwear is opgericht in 1988 en begonnen met een ERP systeem voor modegroothandels. Inmiddels is het bedrijf uitgegroeid tot zo n 19 werknemers en richt zich volledig op de modebranche. Pakket (Samenvatting over pakket). Het Softwear pakket is specifiek gericht op de modebranche en modulair opgezet, hierdoor kunnen klanten exact die modules afnemen die gebruikt zullen gaan worden. Doelgroep (Hoe is de doelgroep van het pakket opgebouwd en in welke doelgroep bevinden zich de meeste afnemers? Praktisch alle afnemers van het pakket zijn in Nederland gevestigd. Het pakket wordt door zo n 80 groothandels en 420 detaillisten gebruikt. Enerzijds kan een onderverdeling worden gemaakt naar bedrijfsgrootte en anderzijds bijvoorbeeld naar branche of regio (Nederland, Europa, etc). Dit is feitelijk een samenvatting van hoofdstuk ). Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 3

4 Omgeving (Samenvatting van de benodigde hardware, software en infrastructuur om met het pakket te kunnen werken). Een computer met internet aansluiting is voldoende, Softwear verzorgt servers voor de klant. Support (Samenvatting over het support door de leverancier). Er zijn vier verschillende support abonnementen beschikbaar: Telefonische support Mail support Telefonisch & Mail support Prioriteit Prijzen variëren van 15 euro tot 60 euro per maand Kosten (Samenvatting over de kosten van aanschaf, installatie, implementatie en onderhoud). Softwear hanteert een abonnement structuur, het te betalen maand bedrag is afhankelijk van welke modules er door de klant afgenomen worden. Een gemiddelde detaillist betaald ongeveer 200 euro per maand. Updates zijn hierbij inbegrepen. Aanschaf kosten zijn dan niet van toepassing. Uiteraard moet er wel geïnvesteerd worden in hardware en/of internetaansluiting om de software te kunnen gebruiken. Oordeel (In te vullen door de beoordelaar, gerelateerd aan de doelgroep van het pakket): Het pakket doet compleet aan, bijna alle functies uit de short list zijn aanwezig. Sommige functies, zoals voorraadbeheer en inkoopbeheer zijn niet expliciet aanwezig, maar dit zijn taken die door middel van rapportages die het systeem kan weergeven toch uitgevoerd kunnen worden. Beperkingen (De belangrijkste beperkingen van het pakket worden hier opgesomd en toegelicht). Door het gebruik van ASP technologie kan er bij het wegvallen van de internetverbinding geen gebruik van het systeem gemaakt worden. Onderscheidende elementen van het pakket ten opzichte van anderen Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 4

5 Softwear onderscheidt zich door volledig online te zijn. Ongeveer 70% van de klanten werkt al met deze ASP dienst. Het voordeel hiervan is dat de klant altijd en overal het systeem kan gebruiken, zo lang er maar een internet aansluiting beschikbaar is. Ook kunnen updates centraal gedaan worden en verzorgt Softwear backups voor haar klanten. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 5

6 Beantwoording vragen testprotocol 1. Toets enkele algemene functionaliteiten van het pakket a. Beschikt het pakket over on-line helpteksten? Tijdens de demo kijken op welk niveau dit is (scherm, ingave). b. Kent het pakket exportmogelijkheden naar HTML, Word, Excel en/of XML? Enkele voorbeelden vragen in elk van de opgegeven exportformaten. 2. Toets enkele inkoopadministratiefunctionaliteiten van het pakket a. Kan het systeem omgaan met zowel verkoop- als besteleenheden? Bijvoorbeeld verkopen per stuk en inkoop per dozijn (12 stuks dus). b. Kan in het systeem een alert worden gedefinieerd o.b.v. overschrijding levertermijn? Bijvoorbeeld automatisch een melding op het scherm of zelf een overzicht vragen van de overschrijding(en). c. Als gegevens automatisch uitgeleverd worden met systemen van derden, dan een demo bekijken. Bijvoorbeeld bij: - Ordergegevens sturen aan leverancier Antwoord leverancier, Excel, CSV, PDF. EDI: EANCOM/EDIFACT, PRICAT (FashionConnect) Evaluatie beoordelaar Offline is er een word document beschikbaar. Online is er hulp beschikbaar via de browser. De helpfunctie opent de sectie die van toepassing is op het huidige scherm van de applicatie. Er zijn veel verschillende export formaten beschikbaar, de output wordt automatisch naar de klant g ed. Het systeem kan hiermee omgaan, in de modebranche is dit meestal alleen van toepassing op basis artikelen. Nee, dit valt echter wel op te maken uit de verschillende rapportages die beschikbaar zijn in het systeem. Gegevens kunnen automatisch uitgewisseld worden met systemen van derden middels verschillenden Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 6

7 - Ontvangen orderinformatie van leverancier - Elektronische artikelgegevens uitwisselen via een EAN-DAS dienst d. Kan een factuur van een ontvangen order automatisch in het systeem ingevoerd worden? 3. Toets enkele artikelbeheerfunctionaliteiten van het pakket a. Indicatie wel/geen voorraadartikel? Bij kappers is bijvoorbeeld sprake van salonproducten (voor behandeling zelf) en verkoopproducten aan klanten. b. Wordt gewerkt met uniforme artikelbestanden? Dat wil zeggen standaards die gelden voor een bepaalde branche. c. Gelden alle (verkoop)prijzen per ingangsdatum? 1) Elektronisch factuur ontvangen -> Nee 2) Elektronisch pakbon ontvangen -> ja [DESADV] (=voorraadeenheid/verkoopeenheid) Nvt standaarden. Dit is mogelijk via EDI. Het systeem kent de mogelijkheid om onderscheid te maken tussen voorraadeenheden en verkoopeenheden N.v.t Per product kan een prijs opgegeven worden en een datum wanneer deze prijs in moet gaan. 4. Toets enkele kassapunt functionaliteiten van het pakket a. Bestellen van klanten registreren? Met de inkoopmodule kunnen bestellingen van klanten geregistreerd worden. b. Maken van facturen (voor klanten die op rekening bestellen of kopen)? c. Wachtstand kassa; andere klant eerst helpen en dan weer doorgaan met vorige klant c.q. bon? Het systeem laat de gebruiker facturen maken via de kassa of via rekening. Dit is mogelijk door een klant in de buffer te zetten en later weer uit de buffer op te Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 7

8 d. Realtime inzicht inzicht in ALLE voorraad? Dus in voorraad lokaal, andere filialen en eventueel centraal magazijn. e. Minimaal 3 BTW percentages; laten zien hoe eenvoudig BTWpercentage in te stellen (in verband met wijziging naar 20% per ). roepen., door dat het hier een ASP dienst betreft worden alle bewerkingen realtime uitgevoerd. Het BTW percentage is eenvoudig in te stellen, het is niet mogelijk om een datum op te geven voor het nieuw in te gaan BTW percentage. 5. Toets enkele relatiebeheer functionaliteiten van het pakket a. Inzicht in reeds gedane aankopen van klant tijdens kassaverkopen? Er kan een klant historie opgevraagd worden met aankopen uit het verleden. b. Klantenpas vervaardigen? Het systeem kan barcodes uitprinten die gebruikt kunnen worden op een klantenpas. c. Mailing per ? Bij dit punt inzicht krijgen in de mogelijkheden om een mailing te sturen. d. Analyse koopprofiel van klanten? Nee Nee Het systeem maakt het mogelijk om mailings op papier of digitaal te doen. Ook kunnen SMS mailings gedaan worden. 6. Toets enkele managementinformatie functionaliteiten van het pakket a. Is een overzicht met de effectiviteit per medewerker beschikbaar? (per dag, per week en per maand). De effectiviteit van medewerkers kan voor een zelf op te geven Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 8

9 b. Managementinformatie omzet opvragen; naar periodiciteit, verbijzondering en verkoopwijze. periode opgevraagd worden. De gebruiker kan informatie opvragen door zelf een groepering op te geven en een periode te selecteren. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 9

10 Branche-specifieke kenmerken van het pakket Vraag Antwoord leverancier Evaluatie beoordelaar Inkoopbudget per maat en per kleur Nee Het systeem kent geen budgettering module. Meerdere maatbalken Het systeem stelt de gebruiker in staat zijn eigen maatbalken samen te stellen. Vrij aantal maten per maatbalk Specifieke maatbalken lingerie Specifieke maatbalken schoenen Gebruik standaard maatverdeling Maatverdelingen zijn vrij in te vullen Voorraad op maatniveau Prijsranges (één prijs voor meerdere maten en/of kleuren) Het systeem kan 1 prijs voor meerdere maten en/of kleuren hanteren, maar de gebruiker kan ook verschillende prijzen opgeven. Assortimenten Model Dit kenmerk kan bijgehouden worden door een omzet groep aan artikelen toe te kennen. Kleuren Dit kenmerk kan bijgehouden worden door een omzet groep aan artikelen toe te kennen. Maten Dit kenmerk kan bijgehouden worden door een omzet groep aan artikelen toe te kennen. Materialen Dit kenmerk kan bijgehouden worden door een Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 10

11 omzet groep aan artikelen toe te kennen. Kopiëren assortimentsgegevens Producten kunnen gekopieerd en aangepast worden. Maatbalken (meerdere) Kleurbalken Assortimentsbeheer Door middel van omzetgroepen. Filiaaladministratie Het is mogelijk de administratie per filiaal te raadplegen. Klachtenregistratie Per klant kan een opmerkingen veld gebruikt worden voor ondermeer klachtenregistratie. Kledingreparaties Het is mogelijk kledingreparaties in het systeem op te nemen als een artikel. Hier kan dan een barcode van gescanned worden. Voorraadbeheer Het voorraadbeheer kan via verschillende rapportage functies gedaan worden. Inkoopbeheer Het inkoopbeheer kan via verschillende rapportage functies gedaan worden. Onderzoeksbureau GBNED & Dialogic 11