KASSA S IN KAART. Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland VERSLAG LEVERANCIERSBEZOEK

Transcriptie

1 KASSA S IN KAART Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland VERSLAG LEVERANCIERSBEZOEK Leverancier Eact Software Nederland B.V. Gericht op Eact Globe (POS) pakket(configuratie) Datum bezoek 10 april 2009 Contactpersoon leverancier Onderzoeker Dialogic/GBNED Aleander de Jonge Gerard Bottemanne

2 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) 2. Leverancier en pakket algemeen: - Opbouw doelgroep pakket - Onderverdeeld gebruikersbestand Totaal aantal klanten: Meer dan 500 klanten met gebruik van van de module E-POS als onderdeel van Eact Globe. Waarvan winkels in de branches: Met name in de Non-food sector wordt het pakket gebruikt. Waarvan in Nederland en/of het buitenland: Ook Frankrijk, Duitsland en België. Veelal vestigingen van Nederlandse bedrijven. - Meest onderscheidend pluspunt van dit pakket volgens klanten Het pakket is onderdeel van het veelomvattende systeem Eact Globe, waarbij sprake is van een volledige integratie met andere ERP toepassingen en een boekhouding. - Aanvullende wensen / belangrijkste beperkingen pakket volgens klanten. Een koppeling met Eact Online (internetboekhouden volgens het SAAS model) is ontwikkeling. Verder het gebruik van een centraal magazijn en de doorontwikkeling van een loyaliteit systeem. - Algemeen. Standaard is sprake van een PC met toetsenbord en kassalade, alles op basis van de standaard OPOS. Eact Software biedt zelf geen ondersteuning op de (rand)apparatuur. Een touchscreen oplossing is behoort tevens tot de standaard mogelijkheden. 2

3 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) 3. Aanschaf van het pakket: NEE Kosten voorbeeldcase Vraag Apparatuur (voor 5 jaar) (PC, kassalade, bonprinter, barcodescanner, klantendisplay) Software (voor 5 jaar) Implementatie (voor 5 jaar) Supportkosten per jaar Updatekosten per jaar Niet aanwezig Maar wel verwacht Datum kostenopgave Opgave door - Eventuele overige uitleg prijsopbouw pakket NVT Eact Software levert alleen de (kassa)software. E-Account (boekhouding) altijd nodig als basis voor 2.000,-. Module E-POS kost 500,- Gemiddeld 2 dagen á 900,- per dag. Onderhoud E-Account: 289,- per jaar. Onderhoud E-POS: 90,- per jaar. Begrepen in Onderhoud Aleander de Jonge Eact POS is een module binnen Eact Globe. Om te gebruiken is altijd E-Account (grootboek, debiteuren en crediteuren) benodigd. 3

4 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) 4. Demonstratie algemene POS-functionaliteiten manier van betalen Scannen van barcodes aan de kassa (Meerdere scanners worden ondersteund) opzoeken artikelen vanuit kassascherm Op artikelcode(ean, ISBN, Eigen) (Een winkel wordt als magazijn beschouwd binnen Globe. Alle artikelen van de winkel kunnen geselecteerd worden. Er kan gezocht worden op artikelen, selecteren en sorteren is mogelijk op alle kolommen. Dit laatste is feitelijk een standaard functionaliteit binnen Globe. ) Op model (Kan als het model onderdeel uitmaakt van een assortiment.) Op omschrijving (Kan. Zie hetgeen genoemd bij opzoeken op artikelcode.) Op serienummer (Mogelijk met de module E-Serienummer in combinatie met een filiaalstructuur.) klanten Klant opzoeken op meerdere kenmerken (Kiezen voor debiteurselectie. Net als bij de artikelen kan geselecteerd en gesorteerd worden op meerdere kolommen.) 4

5 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) Vastleggen klantgegevens tijdens verkoop(tijdens verkoop nieuwe klant kunnen opnemen) (Via het selecteren van klanten kan gekozen worden voor het registreren van een nieuwe klant.) manier van betalen Betalen met creditcard (Binnen het pakket kan men zelf betaalwijzen definiëren, met daarbinnen groepen zoals contant, EFT (pinnen), Creditcard en op rekening.) Betalen met Pin (Afhankelijk van type automaat wordt het bedrag automatisch overgenomen op de betaalterminal volgens de leverancier. Onder andere een volledige integratie met CCV, Hypercom en Banksys. Op de kassa is dan de betaalstatus te volgen.) kassaverkopen Verkoop op rekening via kassa (Er zijn twee mogelijkheden voor verkoop op rekening, te weten: 1. Factuurgegevens worden doorgegeven aan de verkoopadministratie binnen Globe, waar dan ook de omzet wordt geboekt. Bijvoorbeeld van toepassing bij een periodieke factuur. 2. De methode van verrekenen: de factuur en boeking komen direct uit de kassa, waarbij direct de omzet wordt geboekt en er sprake is van een openstaande post binnen de boekhouding. ) loyaliteit Gesloten systemen(vanuit organisatie zelf) (Op basis van punten. Toe te kennen per o.a. artikel, groep en klant volgens de leverancier. Wordt in systeem bijgehouden op basis van klant, te herkennen via barcode op kaart) klantenkaart Klantenpas vervaardigen (De barcode komt uit Globe. Verder wel benodigde hardware nodig.) 5

6 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) Identificatie o.b.v. barcode (Standaard, zie hiervoor bij Loyaliteit.) spaarpunten Spaarsysteem (graag specificeren) (Via klantenkaart, zoals eerder genoemd) Spaarpunten bijwerken via kassa (Via klantenkaart, zoals eerder genoemd) Toekennen op artikelniveau 6

7 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) Toekennen per artikelgroep Anders toekennen(zo ja, specificeren) (Volgens de leverancier per debiteurengroep, hetgeen o.a. gebruikt wordt voor verenigingen.) Verzilveren door verrekening nieuwe aankoop (Punten komen retour en daarmee wordt een korting verstrekt op de nieuwe aankoop. Door het scannen van de klantenkaart is direct zichtbaar in het systeem hoeveel gespaard is en wat dus verzilverd kan worden.) cadeaubonnen Cadeaubonnen uitgeven (Pakket produceert geen eigen bonnen. Volgens de leverancier ondersteuning van andere bonnen, zoals VVV bon en IRIS check.) 7

8 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) Cadeaubonnen volgen Op serienummer Validatie cadeaubonnen mogelijk(zo ja, op welke wijze) Op basis van serienummer (niet uitgegeven is ook niet in te leveren) 8

9 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) klantorders+orders Orders vastleggen (Via de module E-Order kan het traject van offerte tot factuur afgehandeld worden. Als ook de module E-Voorraad is aangeschaft dan worden de voorraadtransacties geboekt.) Bijhouden orderstatus klantorders(met eventueel bericht aan klant bij statuswijziging) (Op het scherm komt direct een flow in beeld wat de status is van een offerte of order). Klantorder direct naar inkoop besteladvies Functie Bestellen op basis van klant prijsopgaven Samenstellen prijsopgave(mag ook tijdelijke bon zijn) Via offerte Historie prijsopgave opvragen Via offertehistorie Status prijsopgaven bijhouden Bevestigd, geannuleerd met opgaaf van reden. 9

10 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) ruilen en retourname Autorisatie retouren Via rechten en rollen Tegoedbon afdrukken bij retour Een retourbon heeft een negatieve waarde. Door een andere (layout)tekst op te nemen kan dit tegoedbon heten. Opgave reden van betalen bij retourname (Redenen zijn vooraf vast te leggen. Hierna kan uit een reden gekozen worden. Zelfde wijze geldt voor kortingen) Ruilen mogelijk via kassa (Altijd via retour of creditnota. Geen negatieve aantallen mogelijk) kassaverkopen Wachtstand kassa(andere klant eerst helpen) (Via bon in de wacht en dan weer terughalen. Een onbeperkt aantal bonnen is in de wacht te zetten. Er kan een wachtbon meegegeven worden aan een klant) Meerdere kassaschermen(meerdere medewerkers op 1 kassa) Door wisselen van kassier met opgave van een code. Aanwezige backoffice functies Onderhoud-, reparatie- en serviceadministratie Field Service Module 10

11 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) configuratie (rand)apparatuur Betaalautomaat koppelen(zo ja, specificeren welke) (Kan, zie eerder genoemd in dit rapport) Klantendisplay koppelen(zo ja, specificeren welke) Barcodescanner koppelen(zo ja, specificeren welke) Bonnenprinter koppelen(zo ja, specificeren welke) (Kan, meerdere merken gezien) 11

12 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) Barcode-/etikettenprinter koppelen(zo ja, specificeren welke) Op basis van Windows driver configuratie (rand)apparatuur Touchscreen koppelen (zo ja, specificeren welke) (Kan, meerdere merken) volgen artikelen op voorraad Naar artikel (Artikel selecteren, waarna de voorraad wordt getoond) Naar SKU (stock keeping unit, zoals per maat en/of kleur) (Via een raster getoond door de leverancier) 12

13 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) Naar serienummers Module Serie/batch artikelbeheer Verplichte artikelcombinatie Module E-variant voorraadgegevens Instellen van minimale/maimale bestelniveau's(instelbaar per maand i.v.m. seizoensinvloeden) (Kan, m.u.v. seizoensinvloeden) Minimum voorraad Maimum voorraad voorraadinformatie Rapportage snellopers(zo ja, specificeren) (Volgens de module Verkoopanalyse volgens de leverancier) Rapportage langzaamlopers (Volgens de module Verkoopanalyse volgens de leverancier) 13

14 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) rapportages Omloopsnelheden(ABC analyses, hardlopers, langzaamlopers) (Volgens de module Verkoopanalyse volgens de leverancier) inkoop+functies Inkoopplanning/budgetten (E-Budgetten is module financiële budgettering) verwerken inkooporders Orders elektronisch aanleveren aan leverancier of inkooporganisatie(aanleveren via EDI, internet of webservices) (Alleen EDI) 14

15 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) 5. Demonstratie branchespecifieke POS-functionaliteiten boekenbranche ISBN nummer (Via etra veld) huisdierenbranche Aanvullende klantgegevens Module ecrm 15

16 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) Huishoudelijke artikelen Certificaten Field Service module Materiaaltype (goud, zilver) Via assortiment juweliers Printen op juwelierslabels kleding, schoenen en sportartikelen Maatbalken (meerdere) (Kan, via de module E-Tetiel met X en Y as) Kleurbalken (Kan, via de module E-Tetiel met X en Y as) 16

17 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) maatvoering Meerdere maatbalken (Kan, via de module E-Tetiel met X en Y as) Vrij aantal maten per maatbalk (Kan, via de module E-Tetiel met X en Y as) Voorraad op maatniveau ( Kan, via de module E-Tetiel) 17

18 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) Prijsranges (Via module E-tetiel) Maatbalken 2-dimensionaal (Via module E-tetiel) assortimenten Model (Zelf definiëren) Materialen (Zelf definiëren) Kopiëren assortimentsgegevens (kan) 18

19 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) tweewielerbranche Verzekeringsdocumenten vervaardigen (Hiervoor is de Field Service module beschikbaar) Servicebon vervaardigen (Hiervoor is de Field Service module beschikbaar) Servicebeurten bijhouden (Hiervoor is de Field Service module beschikbaar) 19

20 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) Verkopen op framenummer (Via optie Serie/batch) Service aan huis registratie (Hiervoor is de Field Service module beschikbaar) Reserve onderdelen (Hiervoor is de Field Service module beschikbaar, waamee onderdelen gekoppeld kunnen worden aan een hoofdartikel) wit- en bruingoedzaken Energielabel per product (Via vrij veld) 20

21 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) 6. Demonstratie POS-functionaliteiten mbt ketendigitalisering elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Elektronisch bestellen(inkooporders doorzetten naar systeem van leverancier, zo ja, specificeren volgens welke standaards) (Volgens EDI. De leverancier noemt als voorbeeld de optiekbranche) goederenontvangst Ontvangst automatisch binnenboeken(op basis van inkooporder) (kan) Ontvangst via elektronische pakbon binnenboeken (Import is mogelijk op basis van XML en CSV formaat) openstaande posten administratie Autom. betalingen aan leveranciers(minimaal betalingsvoorstel en opdrachten voor de bank t.b.v. telebankieren) (Module E-Account) Elektronische bankafschriften verwerken(zowel inlezen als automatisch afletteren van de elektronische bankafschriften). (Module Cashflow) elektronisch uitwisselen inkoopgegevens Elektronisch factuur ontvangen(zo ja, specificeren) (Import via XML/CSV of EDI) 21

22 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) elektronische uitwisseling artikelgegevens Eport artikelgegevens(zo ja, specificeren) (Via XML eport) 22

23 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) elektronische uitwisseling (kassa)verkoopgegevens CBS Statistieken(Intrastat) Overige import/eport (Specificeren) (CSV of XML) elektronisch uitwisselen inkoopgegevens CBS Statistieken(intrastat) voorraad filialen Voorraad filialen onderling raadplegen (Module Filiaalbeheer m.b.v. Synergie) voorraadgegevens Raadplegen voorraad centraal magazijn (Module Filiaalbeheer m.b.v. Synergie) interfiliaalverkeer Centraal artikelen/prijzen filialen onderhouden(vanuit hoofdkantoor) (Is standaard werkwijze binnen pakket volgens de leverancier) 23

24 Functionaliteitenlijst van Eact Globe (POS) Uitwisseling gegevens via internet(zo ja, specificeren) (Filiaalverkeer m.b.v. internet) 24