Onderzoeksverantwoording Software voor Mode-, schoenen- en sportwinkels

Transcriptie

1 Onderzoeksverantwoording Software voor Mode-, schoenen- en sportwinkels Onderzoek Naar een onderbouwde advisering van ICT-oplossingen voor de Nederlandse detailhandelpraktijk, een opdracht van het Hoofdbedrijfschap Detailhandel (HBD). Pakket: ShopPlus Door: Dialogic en GBNED Datum: 29 april 2008 Bron: Disclaimer: Hoewel bij de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is betracht, aanvaarden Dialogic en onderzoeksbureau GBNED geen enkele aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventuele onjuistheden, (druk)fouten of onvolledigheden.

2 Contactgegevens Gegevens leverancier Naam leverancier: Retail Systems BV Naam contactpersoon: Berend Meijering contactpersoon: Gegevens pakket Naam pakket: ShopPlus Onderdelen pakket: Geïntegreerd pakket met standaard de modules artikelbeheer, beheer (parametrage), verkooppunt (kassa-afhandeling) en list (diverse rapporten en statistieken). Het pakket is uit te breiden met de opties: dimensies, Klantbestellingen, Reparaties,Reserveringen, Consignaties, klantenkaarten en koppeling met betaalautomaten. Versie pakket: V8 Gegevens onderzoeker Naam onderzoeker: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED onderzoeker: Dialogic en GBNED 2

3 Samenvatting De leverancier Retail Systems BV heeft de, hierna opgenomen, vragenlijst beantwoord. De antwoorden zijn doorgenomen op basis van een demonstratie door de leverancier. Vanuit de leverancier waren hierbij de volgende personen betrokken: Berend Meijering De demonstraties hebben plaatsgevonden in de periode: April 2008 Voor de demonstraties is gebruik gemaakt van de volgende omgeving: Een PC onder Windows. De demonstraties en beoordeling hebben betrekking op versie V8 van het pakket. Leverancier In Nederland wordt het pakket sinds 2005 geleverd door Retail Systems BV te Dalen. De producent van het pakket is Shopplus uit België, waar het pakket sinds 2003 op de markt is. Pakket ShopPlus is een geïntegreerd pakket met standaard de modules artikelbeheer, beheer (parametrage), verkooppunt (kassa-afhandeling) en list (diverse rapporten en statistieken). ShopPlus-POS kent een stand-alone versie, een netwerk versie en een versie voor meerdere filialen met verbinding naar het hoofdkantoor. Via synchronisatie van de gegevens, over een breedband Internet verbinding (ADSL of kabel) beschikken de verschillende locaties dan toch over dezelfde gegevens. Het pakket kent verder een koppeling naar meerdere boekhoudpakketten, zoals SnelStart, Exact en Multivers. Het pakket is uit te breiden met de volgende opties: Dimensies: de mogelijkheid om artikelen te gebruiken met maximaal 2 dimensies, zoals maten en kleuren of in een wijnhandel: het jaartal en de kleur van de wijn. Klantbestellingen, Reparaties, Reserveringen,, Consignaties: deze functies hebben als gemeenschappelijk kenmerk dat het eigenlijk twee verschillende maar nauw verbonden transacties zijn. Enerzijds het bestellen, het binnenbrengen van het defecte toestel, en anderzijds het afrekenen tijdens de verkoopstransactie op een veel later tijdstip. Klantenkaarten: hiermee ondersteunen we het gebruik van klantenkaarten waarop de verschillende aankopen van de klant genoteerd worden om later (bij een volle kaart) een korting te kunnen toepassen. Koppeling met betaalautomaten: ShopPlus kan gekoppeld worden met de volgende betaalautomaten: Bancontact, CCV CardFon en Smart Concepts. Doelgroep Het pakket is volgens de website gericht op alle branches. In de praktijk met name: - Modezaken en Lingeriezaken - Doe het zelf zaken (>65) - Huishoudelijke artikelen - Verfwinkels (25) - Bruin- en witgoed - Speelgoedbranche (>35) In samenwerking met Scriba de optiekbranche In samenwerking met HighFocus gemeentehuizen. Dialogic en GBNED 3

4 Omgeving Om met het pakket te kunnen werken is een PC nodig met een recente versie van Windows. Excel is benodigd voor import en export van gegevens. De leverancier kan de levering van apparatuur verzorgen, feitelijk een compleet POS-systeem, bestaande uit PC, kassalade, klantendisplay en bonprinter. Aandachtspunten voor aanschaf Het pakket wordt ondersteund vanaf Windows Support Een onderhoudsabonnement is verplicht bij ingebruikname. Inbegrepen is support, herstel en updates. Voor bijzondere openingstijden (denk aan de koopzondag) kunnen speciale afspraken gemaakt worden. Kosten Uitgaande van een winkel met 1 verkooppunt wordt uitgegaan van de volgende kosten: Hardware: vanaf 1.425,- (PC met kassalade, bonprinter, barcodescanner en klantendisplay). Software: Compleet standaard pakket vanaf 900,- Meerdere opties, waaronder: - Offertes en bestellingen, 150,- - Maten en kleuren, 150,- - Klantenkaart, 150,- - Geschenkenlijst, 150,- Implementatie, 500,- (installatie, uitleg en layout aanpassen) Supportkosten, vanaf 250,- per jaar voor de software (inclusief updates) Oordeel Er is sprake van een pakket dat duidelijk is afgestemd op de zelfstandige detaillist. Het pakket ziet er verder verzorgd uit en is afgestemd op Windows. Het pakket komt op ons gebruikersvriendelijk over. De leverancier toont dat het pakket zowel via functietoetsen als touchscreen gestuurd is. Opvallend is de beperkte vraag naar ondersteuning tijdens onze bezoeken aan de leverancier. Beperkingen Het pakket kan ook ingezet worden voor meerdere filialen. Voor het grootwinkelbedrijf is het pakket minder geschikt omdat de (voorraad)gegevens via synchronisatie, over een breedband Internet verbinding (ADSL of kabel) wordt bijgewerkt op de verschillende locaties. Onderscheidende elementen van het pakket ten opzichte van anderen Wat maakt het betreffende pakket anders maakt dan andere pakketten en waarom detaillisten dit pakket zouden moeten kiezen?. De leverancier heeft deze vraag als volgt beantwoord: De goede prijs/prestatieverhouding is aangetoond in de praktijk. We werken niet met advertenties en hebben toch veel klanten door mond op mond reclame. Dialogic en GBNED 4

5 Beantwoording vragen testprotocol Er is een uitgebreide functionele vragenlijst beschikbaar die is onderverdeeld naar inkoop, voorraad- /artikelbeheer en Point of sale. Daarnaast kunnen er branchegerichte vragen aanwezig zijn. Vanuit de functionele vragenlijst is een (korte) selectie gemaakt van vragen die zijn getoetst door een beoordelaar. Van de functionele vragenlijst zijn elk geval de volgende vragen bekeken, c.q. beoordeeld door een demo en/of output vanuit het systeem, als de leverancier aangeeft dat de vraag is verwerkt in het systeem: 1. Toets enkele algemene functionaliteiten van het pakket a. Beschikt het pakket over on-line helpteksten? Tijdens de demo kijken op welk niveau dit is (scherm, ingave). b. Kent het pakket exportmogelijkheden naar HTML, Word, Excel en/of XML? Enkele voorbeelden vragen in elk van de opgegeven exportformaten. Antwoord door leverancier, met functietoets F1 functiegebonden, naar PDF, MS Excel en CSV. Geldt voor alle uitvoer die naar een printer gestuurd wordt. Evaluatie beoordelaar. We hebben een kassaverslag (met datum en van t/m tijd) gezien dat naar Excel is gestuurd. 2. Toets enkele inkoopadministratiefunctionaliteiten van het pakket a. Kan het systeem omgaan met zowel verkoopals besteleenheden? Bijvoorbeeld verkopen per stuk en inkoop per dozijn (12 stuks dus). b. Kan in het systeem een alert worden gedefinieerd o.b.v. overschrijding levertermijn? Bijvoorbeeld automatisch een melding op het scherm of zelf een overzicht vragen van de overschrijding(en). c. Als gegevens automatisch uitgeleverd worden met systemen van derden, dan een demo bekijken. Bijvoorbeeld bij: - Ordergegevens sturen aan leverancier - Ontvangen orderinformatie van leverancier - Elektronische artikelgegevens uitwisselen via een EAN-DAS dienst d. Kan een factuur van een ontvangen order automatisch in het systeem ingevoerd worden? Verwacht De voorraad wordt altijd per stuk bijgehouden. Voor inkoop geldt een verpakkingseenheid. Bij verkoop geldt een prijs per stuk of via een samengesteld artikel bijvoorbeeld per overdoos. Er wordt een aparte signaleringslijst opgevraagd. 3. Toets enkele artikelbeheer- functionaliteiten van het pakket a. Indicatie wel/geen voorraadartikel? Bij kappers is bijvoorbeeld sprake van salonproducten (voor behandeling zelf) en verkoopproducten aan klanten. b. Wordt gewerkt met uniforme artikelbestanden? Dat wil zeggen standaards die gelden voor een bepaalde branche. c. Gelden alle (verkoop)prijzen per ingangsdatum?, Bijvoorbeeld voor Märklin en Histor. - Wel met kortingen e.d. bij voorraadbeheer. Functie importeren artikelen gezien. Importdefinities gezien. Matchen op basis van Excel kolommen. - Dialogic en GBNED 5

6 4. Toets enkele kassapunt functionaliteiten van het pakket a. Bestellen van klanten registreren?. Ook vastleggen aanbetaling gezien. b. Maken van facturen (voor klanten die op rekening bestellen of kopen)? c. Wachtstand kassa; andere klant eerst helpen en dan weer doorgaan met vorige klant c.q. bon? d. Realtime inzicht inzicht in ALLE voorraad? Dus in voorraad lokaal, andere filialen en eventueel centraal magazijn. e. Minimaal 3 BTW percentages; laten zien hoe eenvoudig BTW-percentage in te stellen (in verband met wijziging naar 20% per ). 5. Toets enkele relatiebeheer functionaliteiten van het pakket a. Inzicht in reeds gedane aankopen van klant tijdens kassaverkopen? Bij opmaken bestelling factuur afdrukken of later een verzamelfactuur. Gaat via terminal Server of replicatie van gegevens (bijvoorbeeld iedere 10 minuten). b. Klantenpas vervaardigen? Via een aparte printer met barcode of gewone printer. c. Mailing per ? Bij dit punt inzicht krijgen - - in de mogelijkheden om een mailing te sturen. d. Analyse koopprofiel van klanten? - -. Raadpleegscherm gezien. Via kassaverkoop het opvragen van klantenkaart en historie gezien. Niet gecontroleerd. 6. Toets enkele management-informatie functionali- teiten van het pakket a. Is een overzicht met de effectiviteit per medewerker beschikbaar? (per dag, per week en per maand). b. Managementinformatie omzet opvragen; naar periodiciteit, verbijzondering en verkoopwijze. Zelf selecties samenstellen Zelf selecties samenstellen Dialogic en GBNED 6

7 Beantwoording branche-specifieke vragen modebranche over het pakket Van de branche specifieke vragenlijst zijn elk geval de volgende vragen bekeken, c.q. beoordeeld door een demo en/of output vanuit het systeem, als de leverancier aangeeft dat de vraag is verwerkt in het systeem: Eigenschappen software voor mode-, schoenen en sportwinkels Antwoord door leverancier Evaluatie beoordelaar Inkoop Inkoopbudget per maat en per kleur - - Voorraad en artikelbeheer Meerdere maatbalken Vrij aantal maten per maatbalk dat per categorie maten en kleuren bepaald kunnen worden. Specifieke maatbalken lingerie Zie hiervoor Specifieke maatbalken schoenen Zie hiervoor Gebruik standaard maatverdeling Zie hiervoor Voorraad op maatniveau Prijsranges (één prijs voor meerdere maten en/of kleuren) Assortimenten Model Standaard dezelfde prijs, daarna individueel aan te passen. Via categorie en daarbinnen subcategorie Kleuren Maten Materialen Via categorie of subcategorie Kopiëren assortimentsgegevens (naar volgende kleur, materiaal, etc) Per subcategorie (subcategorie leder naar katoen) Point of Sale Maatbalken (meerdere) Kleurbalken Assortimentsbeheer Filiaaladministratie Raadpleegfunctie gezien Transfer naar andere winkel Voorraad ander filiaal raadplegen, real time via Terminal Server of synchronisatie. Klachtenregistratie - - Kledingreparaties Algemene reparatiemodule aanwezig met ook mogelijkheid factuur te maken. Voorraadbeheer Globaal gezien opvragen/zoeken artikelen met totalen (inkoop, verkoop, Inkoopbeheer Inclusief automatisch barcode etiketten bij ontvangst. voorraad). Historie via aparte functie. bestelvoorstel en ontvangst. Dialogic en GBNED 7