Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0
UNIT4 Accountancy B.V. De Schutterij 27 Postbus 755 3900 AT Veenendaal Telefoon algemeen: 0318-581600 Telefoon Servicedesk: 0318-581750 Fax: 0318-581610 E-mail: servicedesk.accountancy@unit4.com Copyright 2012 UNIT4 Accountancy B.V., Veenendaal, Nederland. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van UNIT4 Accountancy B.V. De informatie in deze uitgave kan zonder enige voorafgaande waarschuwing worden gewijzigd. Tenzij anders vermeld, zijn alle in deze uitgave vermelde bedrijven, personen, gegevens en adressen fictief. Hoewel bij de uitgave van dit document de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor de aanwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaardt UNIT4 Accountancy B.V. deswege geen aansprakelijkheid. Alle in deze uitgave genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.
INHOUDSOPGAVE 1. UNIT4 Client Portal 1 2. Inrichten Client Portal / Content Manager 2 2.1. Stap 1 - Identificatiegegevens invullen 3 2.2. Stap 2 - Regel de documentbeveiliging 4 2.3. Stap 3 - Voeg de tabbladen toe 6 2.4. Stap 4 - Voeg de standaardmappenstructuur toe 7 2.5. Stap 5 - Geef aan welke standaardmappencombinaties voorkomen 13 2.6. Stap 6 - Koppel de cliënten aan de standaardmappencombinaties 15 2.7. Stap 7 - Geef aan in welke mappen de aangifte geplaatst moeten worden 17 2.8. Stap 8 - Overige inrichtingsgegevens 19 2.9. Stap 9 - Creëer de portal 20 2.10. Stap 10 - Registreer UNIT4 Client Portal Fileprocessor 26 2.11. Stap 11 - Voeg de voortgangsomschrijvingen toe 27 2.12. Stap 12 - Koppel de gebruikers aan de voortgangsomschrijvingen 29 2.13. Stap 13 - Installeer de T@xConnector op de server 30 3. Nieuwsgroepen 31 3.1. Stap 1 - De nieuwsgroepen toevoegen 31 3.2. Stap 2 - De cliënten toevoegen aan nieuwsgroepen 32 3.3. Stap 3 - De nieuwsbrief in de nieuwsgroep plaatsen 33 4. Aangifte op de portal plaatsen 36 4.1. Aangiftetraject UNIT4 Fiscaal 36 4.2. De aangifte in UNIT4 Fiscaal invullen en op de portal plaatsen 38 4.3. De cliënt keurt de aangifte goed of af 41 4.4. De aangifte versturen naar de Belastingdienst 42 4.5. Overige aangiften 42 5. Content Manager 45 5.1. Werken met de Content Manager 45 6. Versiebeheer 50 7. Portal van de accountant 53 7.1. Contacten 53 7.2. Zoekfunctie 54 7.3. Aangiften 55 7.4. Dossier 57 7.5. Nieuws 58 7.6. Aangiftenarchief 59 7.7. Beheer 60 8. Portal van de cliënt 64 8.1. Welkom 64 8.2. Contacten 64 8.3. Zoekfunctie 65
8.4. Aangiften 66 8.5. Dossier 68 8.6. Nieuws 69 8.7. Aangiftenarchief 69 8.8. Beheer 70 8.9. Wachtwoorden 79 8.10. Bestanden up- en downloaden 84 9. Berichten verwijderen 91 10. Overige menukeuzes 93 10.1. Client Portal-berichten 93 10.2. Client Portal-berichtenhistorie 96 10.3. Standaardmappenstructuur voor gebruikers 97 10.4. Audittabellen - Audittrail 97 10.5. Deregistreer UNIT4 Fileprocessor 98 11. Index 99
1. UNIT4 CLIENT PORTAL UNIT4 Client Portal biedt u en ieder van uw cliënten een eigen portal. Via deze portal kunt u bijvoorbeeld aangiften of tussentijdse rapportages op de portal van een cliënt plaatsen, zodat deze op de snelst mogelijke wijze beschikt over de meest actuele informatie. De cliënt kan via de portal internetboekhouden, maar ook de salaris- en personeelsmutaties invoeren, zijn digitale handtekening plaatsen, aangiften accorderen, managementrapporten inzien, e-mailnieuwsbrieven lezen en de overige communicatie met u afhandelen. Verder kunt u actueel fiscaal nieuws op de portal publiceren. De onderstaande afbeelding is een voorbeeld van een portal van de cliënt: Een onderdeel van UNIT4 Client Portal is UNIT4 Content Manager. UNIT4 Content Manager beheert alle informatie in de dossiers en portals van de cliënten. Het bevat onder andere een digitaal archief, alle cliëntinformatie, medewerkerinformatie, managementinformatie en statusinformatie over de geplande activiteiten. Het ligt als een 'schil' om de bestaande kantoorapplicaties heen en structureert de aanwezige informatie. Het vormt daarmee een uitstekende aanvulling op het bestaande relatiebeheersysteem. Om gegevens op de portal te plaatsen, beschikt u over een actieve internetverbinding. De volgende domeinnamen mogen niet geblokkeerd zijn: acp.webconnector.nl WCWEB02.bedrijvenweb.nl. Daarnaast moeten de onderstaande poorten openstaan: poort 21 poort 2121 poorten 49152 t/m 49652. Hebt u vragen hierover, raadpleeg dan uw systeembeheerder. Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 1 van 100
2. INRICHTEN CLIENT PORTAL / CONTENT MANAGER Om met UNIT4 Client Portal en UNIT4 Content Manager te kunnen werken, moeten deze eerst ingericht worden. U kunt hiervoor, nadat u de portals hebt gekocht en de nieuwe licentie hebt ingelezen, de volgende stappen volgen. 1. Vul uw identificatiegegevens in die nodig zijn om toegang te krijgen tot de portal. Deze stap hoeft u niet uit te voeren als u alleen gebruik maakt van UNIT4 Content Manager (zie "Stap 1 - Identificatiegegevens invullen" op pagina 3). 2. Regel de documentenbeveiliging. Als u niet wilt dat iedere medewerker alle rechten heeft op de documenten en de mappen waarin deze opgeslagen zijn (bijvoorbeeld wijzigen en verwijderen), dan moet u de documentbeveiliging vastleggen (zie "Stap 2 - Regel de documentbeveiliging" op pagina 4). 3. Op de portal zijn in de rubriek "Dossier" de tabbladen Permanent I en Permanent II aanwezig. Onder beide tabbladen kunnen maximaal vijf tabbladen aanwezig zijn die u zelf toevoegt (zie "Stap 3 - Voeg de tabbladen toe" op pagina 6). 4. Voeg de standaardmappenstructuur toe. Op één centrale plek geeft u in een mappenstructuur voor alle cliënten aan hoe het cliëntendossier is opgebouwd (bijvoorbeeld een map voor advieswerkzaamheden, voor jaarrekeningen, voor aangiften inkomstenbelasting etc.). (zie "Stap 4 - Voeg de standaardmappenstructuur toe" op pagina 7) 5. Geef aan welke combinaties van standaardmappen voorkomen. Zo kunt u regelen dat bij een cliënt alleen die mappen getoond worden die voor hem van toepassing zijn (zie "Stap 5 - Geef aan welke standaardmappencombinaties voorkomen" op pagina 13) 6. Koppel de cliënten aan de standaardmappencombinaties (zie "Stap 6 - Koppel de cliënten aan de standaardmappencombinaties" op pagina 15) De stappen 7 tot en met 9 hoeft u alleen uit te voeren als u gebruik maakt van UNIT4 Client Portal. 7. Geef aan in welke mappen de aangiften geplaatst moeten worden, zodat deze automatisch in de portal van de cliënt getoond worden (zie "Stap 7 - Geef aan in welke mappen de aangifte geplaatst moeten worden" op pagina 17). 8. Vul de overige inrichtingsgegevens in (zie "Stap 8 - Overige inrichtingsgegevens" op pagina 19). 9. Creëer voor de betreffende cliënten de portals (zie "Stap 9 - Creëer de portal" op pagina 20). 10. Registreer UNIT4 Client Portal Fileprocessor (zie "Stap 10 - Registreer UNIT4 Client Portal Fileprocessor" op pagina 26). Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 2 van 100
De stappen 11 tot en met 13 hoeft u alleen uit te voeren als u werkt met UNIT4 Fiscaal. 11. Voeg de voortgangsomschrijvingen toe die horen bij de nieuwe voortgangsacties (zie "Stap 11 - Voeg de voortgangsomschrijvingen toe" op pagina 27). 12. Koppel de gebruikers aan de voortgangsomschrijvingen (zie "Stap 12 - Koppel de gebruikers aan de voortgangsomschrijvingen" op pagina 29). 13. Zorg ervoor dat de T@xConnector op de server is geïnstalleerd waarop UNIT4 Business Suite is geïnstalleerd (zie "Stap 13 - Installeer de T@xConnector op de server" op pagina 30). 2.1. Stap 1 - Identificatiegegevens invullen Wilt u toegang krijgen tot de portal, dan zijn hiervoor identificatiegegevens nodig. De identificatiegegevens vult u in via de menukeuze "Onderhoud Systeemonderhoud" bij het onderdeel "Client Portal" in het tabblad Registratie. Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 3 van 100
2.2. Stap 2 - Regel de documentbeveiliging Als u niet wilt dat iedere medewerker alle rechten heeft op de documenten en de mappen waarin deze opgeslagen zijn (bijvoorbeeld wijzigen en verwijderen), dan moet u dat via de documentbeveiliging vastleggen. Daarvoor maakt u eerst de documentbeveiligingen aan via de menukeuze "Onderhoud Algemeen Documentbeveiligingen". Als u een documentbeveiliging toevoegt, dan verschijnt het volgende venster: Vul in het veld Naam de naam van de documentbeveiliging in. Vult u het veld Categorie in, dan kunt u dit in de grid als groepeerveld gebruiken. Als u het veld Volgorde invult, dan bepaalt dit de volgorde waarin de documentbeveiligingen in de grid getoond worden. De onderstaande grid toont een aantal documentbeveiligingen waarbij de categorie gebruikt wordt als groepeerveld: Nadat u de documentbeveiligingen hebt aangemaakt, koppelt u deze via de menukeuze "Onderhoud Privilegegroepen" aan een privilegegroep. Aangezien u in een Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 4 van 100
privilegegroep aangeeft welke gebruikers toegang hebben tot deze privilegegroep, bepaalt deze koppeling welke gebruikers rechten hebben op de documenten. Welke rechten dat zijn, geeft u op in het tabblad Documentbeveiliging. Standaard zijn er geen rechten op de toegevoegde documentbeveiligingen toegekend. Om rechten toe te kennen, dubbelklikt u op de betreffende documentbeveiliging (u kunt ook de F2-toets of de optie "Wijzigen" van het snelmenu gebruiken). Er verschijnt het volgende venster: Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 5 van 100
De optie Toegangsrechten geeft u toegang tot de map waaraan deze documentbeveiliging wordt gekoppeld. Selecteert u deze optie, dan is deze map voor de gebruiker zichtbaar bij de cliënt. De optie Toegangsrechten wordt automatisch geselecteerd als u een of meer van de andere opties in dit venster selecteert. Nadat u de documentbeveiligingen hebt aangemaakt, moet de beveiliging nog geactiveerd worden. Dit doet u via de menukeuze "Onderhoud Systeemonderhoud" bij het onderdeel "Algemene gegevens" in het tabblad Beveiliging. Om de beveiliging te activeren, selecteert u in dit tabblad de optie Documentbeveiliging. Dit kunt u echter alleen als u ingelogd bent als zogenoemde backdoor. Hiervoor hebt u een wachtwoord nodig dat u kunt opvragen bij de afdeling Servicedesk, telefoonnummer 0318-581750. 2.3. Stap 3 - Voeg de tabbladen toe Op de portal zijn in de rubriek "Dossier" de tabbladen Permanent I en Permanent II aanwezig. Onder beide tabbladen kunnen maximaal vijf tabbladen aanwezig zijn die u zelf toevoegt. Dit doet u via de menukeuze "Onderhoud Systeemonderhoud". Bij het onderdeel "Client Portal" kunt u in het tabblad Tabbladen de namen van de tabbladen opgeven. Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 6 van 100
De tabbladen worden in de portal in de volgorde getoond zoals deze in dit venster zijn aangegeven (dus eerst tabblad 1, dan tabblad 2 enz.). De tabbladen worden per organisatie vastgelegd en niet per portal. Dit houdt dus in dat alle cliënten dezelfde tabbladen zien. Uiteraard kan de inhoud van de tabbladen per cliënt verschillen. 2.4. Stap 4 - Voeg de standaardmappenstructuur toe Op één centrale plek geeft u in een mappenstructuur voor alle cliënten aan hoe het cliëntendossier is opgebouwd (bijvoorbeeld een map voor advieswerkzaamheden, voor jaarrekeningen en voor aangiften inkomstenbelasting). Wijzigt u de naam van een map, dan zal deze wijziging automatisch bij alle cliënten doorgevoerd worden die aan de betreffende map gekoppeld zijn. Voegt u een map toe onder een gekoppelde map, dan wordt deze nieuwe map ook bij alle gekoppelde cliënten toegevoegd. Hoe de mappenstructuur opgebouwd is, bepaalt u zelf. Om de mappenstructuur toe te voegen, klikt u in de Outlook-balk op het onderdeel "Content Manager" en selecteert u de optie "Standaardmappenstructuur". Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 7 van 100
Om een map toe te voegen klikt u op de knop of opent u in het rechtergedeelte van het venster met de rechtermuisknop het snelmenu en kiest daarin de optie "Nieuwe map". Er verschijnt het volgende venster: Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 8 van 100
Naam Vul hier de naam van de standaardmap in. Toegestane bestanden Als in de map alleen bestanden van een bepaald formaat (bijvoorbeeld pdf-documenten) opgeslagen mogen worden, dan klikt u op. Er verschijnt het volgende venster met bestandsformaten: Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 9 van 100
Selecteer in dit venster een of meer bestandsformaten. Vult u in het veld Toegestane bestanden niets in, dan mogen bestanden van elk formaat in de map opgeslagen worden. Selecteert u hier bestandsformaten, dan moet u ervoor zorgen dat bij de mappen van de aangiften IB en VpB ten minste de bestandsformaten pdf en imp geselecteerd zijn. Het formaat pdf kunt u uit de bovenstaande lijst selecteren. Om het bestandsformaat imp toe te voegen, vult u in het veld Aangepast masker *.imp in en klikt u vervolgens op. Gebruikt u bestandsformaten voor de aangiften ICP, Omzetbelasting en Loonbelasting, dan moet ten minste het formaat xml geselecteerd zijn. Wijzigen toestaan Als u deze optie selecteert, dan mogen de opgeslagen documenten in deze map gewijzigd worden. Wilt u deze map gebruiken als permanent dossier waarin geen gegevens gewijzigd mogen worden, dan moet u deze optie niet selecteren. Hebt u bij het veld Documentbeveiliging een beveiliging geselecteerd waarmee het is toegestaan gegevens te wijzigen, en u selecteert de optie Wijzigen toegestaan niet, dan mogen de gegevens niet gewijzigd worden. Door deze optie niet te selecteren, hebt u dus altijd de zekerheid dat niemand de documenten kan wijzigen. Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 10 van 100
Verwijderen toestaan Als u deze optie selecteert, dan mogen de opgeslagen documenten in deze map verwijderd worden. Wilt u deze map gebruiken als permanent dossier waarin geen gegevens verwijderd mogen worden, dan moet u deze optie niet selecteren. Hebt u bij het veld Documentbeveiliging een beveiliging geselecteerd waarmee het is toegestaan gegevens te verwijderen, en u selecteert de optie Verwijderen toegestaan niet, dan mogen de gegevens niet verwijderd worden. Door deze optie niet te selecteren, hebt u dus altijd de zekerheid dat niemand de documenten kan verwijderen. Aanvullende gegevens invullen Als u deze optie selecteert, en de gebruiker plaatst een document in deze standaardmap, dan kan de gebruiker in het volgende venster een aantal gegevens invullen. De velden die u in dit venster ziet, voegt u toe via de menukeuze "Algemeen Aanvullende gegevens". Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 11 van 100
Versiebeheer toepassen Werkt u met de content manager, dan is het mogelijk om een document, dat reeds eerder bij een cliënt in een (web)map is opgeslagen, in die map te wijzigen waarbij de oude versie bewaard wordt. Elke versie van een document krijgt hierbij automatisch een nummer. De oudere versie kan dan nog steeds geraadpleegd worden. Wordt een document in een webmap gewijzigd, dan krijgt de cliënt een e-mail dat op zijn client portal een rapportage ververst is. De cliënt ziet alleen het laatst gewijzigde document en kan geen oudere versies raadplegen. Om ervoor te zorgen dat in een map meerdere versies van een document aanwezig kunnen zijn, selecteert u de optie Versiebeheer toepassen(zie "Versiebeheer" op pagina 50) Documentbeveiliging Hebt u in de vorige stap documentbeveiligingen toegevoegd, en wilt u dat in deze standaardmap een van deze beveiligingen van toepassing is, dan selecteert u hier de betreffende documentbeveiliging. UNIT4 Client Portal Webmap Hier geeft u aan of de inhoud van de map op de portal geplaatst moet worden (de zogenoemde webmap). Een map waarvan de inhoud op de portal geplaatst wordt, herkent u aan. U hebt de volgende opties: Geen De map wordt niet op de portal geplaatst. Aangiften De map wordt in de portal geplaatst bij de rubriek "Aangiften". Deze optie is alleen actief als u beschikt over de licentie "UNIT4 Client Portal". Rapportages De map wordt in de portal geplaatst bij de rubriek "Dossier". Deze optie is alleen actief als u beschikt over de licentie "UNIT4 Client Portal". Aangiften Soort webmap Als u in het vorige veld de optie "Aangiften" geselecteerd hebt, dan geeft u hier aan in welk tabblad van de portal (Omzetbelasting, Loonbelasting, Inkomstenbelasting, Vennootschapsbelasting of ICP) het document, dat in deze standaardmap geplaatst wordt, getoond wordt. Aangiften moeten door de cliënt goedgekeurd worden. Als een aangifte door de cliënt afgekeurd is of door de Belastingdienst goedgekeurd is, dan wordt deze op de portal in het archief geplaatst. Rapportages Webtabblad In dit veld geeft u aan in welk tabblad van de portal het document, dat in deze standaardmap geplaatst wordt, getoond wordt. U hebt hierbij drie opties: Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 12 van 100
Rapportage Het document wordt op de portal bij de rubriek "Dossier" geplaatst in het tabblad Tijdelijk. U geeft dan tevens aan in welke van de tabbladen die u onder het tabblad Tijdelijk vindt (Advies, Fiscaal, Salaris, Jaarrekening of Financieel) het document geplaatst wordt. Permanent I Het document wordt op de portal bij de rubriek "Dossier" geplaatst in het tabblad Permanent I. U geeft dan tevens aan in welke van de tabbladen die u onder het tabblad Permanent I hebt aangemaakt (zie "Stap 3 - Voeg de tabbladen toe" op pagina 6) het document geplaatst wordt. Permanent II Het document wordt op de portal bij de rubriek "Dossier" geplaatst in het tabblad Permanent II. U geeft dan tevens aan in welke van de tabbladen die u onder het tabblad Permanent II hebt aangemaakt (zie "Stap 3 - Voeg de tabbladen toe" op pagina 6) het document geplaatst wordt. Dit veld Webtabblad is alleen actief als u in het veld Webmap de optie "Rapportages" geselecteerd hebt. Rapportagesoort Hier geeft u aan of het document dat op de portal van de cliënt geplaatst wordt ter inzage is of dat de cliënt het document moet goedkeuren. Dit veld is alleen actief als u in het veld Webmap de optie "Rapportages" geselecteerd hebt. Rapportages die ter goedkeuring op de portal geplaatst worden, kunnen niet meer van de portal verwijderd worden. Aangezien er voor de rapportages geen archief is, blijven deze rapporten altijd in de overzichten aanwezig. Daarom adviseren wij u rapporten alleen ter inzage op de portal te plaatsen. Deze kunt u dan altijd zelf verwijderen. 2.5. Stap 5 - Geef aan welke standaardmappencombinaties voorkomen Met de standaardmappencombinaties regelt u dat bij een cliënt alleen die mappen getoond worden die voor hem van toepassing zijn. Om een standaardmappencombinatie toe te voegen selecteert u de menukeuze "Content Manager Standaardmappen Standaardmappencombinatie cliënten". Als u een standaardmappen-combinatie toevoegt, dan komt u in het volgende venster: Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 13 van 100
Vul in het veld Omschrijving de naam van de standaardmappencombinatie in en sla de gegevens op met de knop tabblad Standaardmappen. of de toetsencombinatie CTRL+S. Er verschijnt het Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 14 van 100
Als een map getoond moet worden, dan verplaatst u die met de knoppen in het midden van dit venster van Beschikbaar naar Gerelateerd. 2.6. Stap 6 - Koppel de cliënten aan de standaardmappencombinaties Nadat de standaardmappencombinaties zijn aangemaakt, koppelt u deze aan de cliënten zodat bij de cliënten alleen die mappen getoond worden, die voor hen van toepassing zijn. Selecteer hiervoor de menukeuze "Content Manager Standaardmappen Gekoppelde standaardmappencombinaties cliënten". Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 15 van 100
Om de cliënten te koppelen, selecteert u de betreffende cliënten en klikt u op de knop. Er verschijnt het venster met de aanwezige standaardmappencombinaties. Kies hier de standaardcombinatie die u aan de geselecteerde cliënten wilt koppelen. Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 16 van 100
Tip: Groepeer de gegevens in de grid zodanig dat u in één keer een groep cliënten kunt koppelen. Pas hiervoor indien nodig de grid aan via de knop volgende grid is hiervan een voorbeeld:. De Als u in dit voorbeeld de omschrijving "Particulieren" selecteert en u klikt op de knop, dan worden alle cliënten die deel uit maken van deze groep, in één keer gekoppeld. Het is ook mogelijk om een cliënt in het cliëntendetailvenster (menukeuze "Relatiebeheer Cliënten") te koppelen. Dit doet u bij het onderdeel "Instellingen" in het tabblad Algemeen. In het veld Standaardmappencombinatie selecteert u de betreffende combinatie waaraan de cliënt gekoppeld moet worden. Met de knop verwijdert u een eerder gemaakte koppeling. De stappen 7 tot en met 9 van de inrichting zijn alleen van belang als u gebruik maakt van UNIT4 Client Portal. 2.7. Stap 7 - Geef aan in welke mappen de aangifte geplaatst moeten worden Om ervoor te zorgen dat de aangiften automatisch in de portal van de cliënt terechtkomen, moet u de mappen aangeven waarin de aangiften geplaatst worden. Dit Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 17 van 100
doet u via de menukeuze "Onderhoud Systeemonderhoud" bij het onderdeel "Client Portal" in het tabblad Standaardwebmappen. Om de map te selecteren klikt u op. Het volgende venster verschijnt: De standaardwebmap die u hier ziet, hebt u aangemaakt in stap 4 (zie "Stap 4 - Voeg de standaardmappenstructuur toe" op pagina 7). Hebt u in uw standaardmappenstructuur voor elk jaar een map aangemaakt, dan is dit hier aangegeven door %jaar%. Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 18 van 100
2.8. Stap 8 - Overige inrichtingsgegevens Via de menukeuze "Onderhoud Systeemonderhoud" vult u bij het onderdeel "Client Portal" in het tabblad Algemeen de overige inrichtingsgegevens in. Selecteert u de optie Automatisch via T@xConnector versturen, dan wordt een aangifte, als deze via de portal door de cliënt is goedgekeurd, automatisch via de T@xConnector doorgestuurd naar de Belastingdienst. Selecteert u deze optie niet, dan moet u handmatig de aangiften naar de T@xConnector versturen. Hierdoor bepaalt u zelf het moment dat een aangifte naar de Belastingdienst verstuurd wordt. Wilt u dat bij iedere wijziging in de cliëntgegevens van de Client Portal-cliënt een e-mail naar de cliënt wordt gestuurd waarin aangegeven wordt wat er gewijzigd is, dan moet u de optie E-mail verzenden indien cliëntgegevens worden gewijzigd selecteren. UNIT4 Agresso Online Werkt u met UNIT4 Agresso Online, dan vult u hier het webadres in. Client Portal-voortgang Werkt u met UNIT4 Fiscaal, dan moet u in het veld Gebruiker een gebruiker selecteren. Deze gebruiker is nodig voor het registreren van de voortgang van de aangiften. Tip: Creëer hiervoor een nieuwe gebruiker zodat u eenvoudig kunt zien welke voortgangen door de portal zijn aangemaakt. Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 19 van 100
2.9. Stap 9 - Creëer de portal Om de portal voor de cliënt te creëren gaat u naar de cliënt (menukeuze "Relatiebeheer Cliënten"). Kies vervolgens in de Outlookbalk de optie "Client Portal". U komt in het volgende venster: Selecteer in het tabblad Webconnector de optie Webportal actief. In het veld Contactpersoon geeft u aan wie bij de cliënt alle e-mails ontvangt met betrekking tot UNIT4 Client Portal (zorg er dus voor dat het e-mailadres bij de contactpersoon correct is ingevuld; een contactpersoon bij wie het e-mailadres niet is ingevuld, kunt u niet selecteren). Deze contactpersoon ontvangt ook per e-mail het eerste gedeelte van het wachtwoord dat nodig is om op de portal te komen. Het tweede gedeelte van het wachtwoord ontvangt u nadat de portal is aangemaakt. Dit gedeelte moet u vervolgens doorgeven aan de contactpersoon van de cliënt. Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 20 van 100
Zorg ervoor, vanuit het oogpunt van aansprakelijkheid, dat de cliënt u niet het eerste gedeelte van het wachtwoord geeft. Hebt u dat namelijk wel, dan kunt u een aangifte die op de portal is geplaatst, namens de cliënt goedkeuren. Als de contactpersoon voor de client portal van een cliënt wijzigt waarbij wordt vastgesteld dat de voornaam, de achternaam en e-mailadres van deze contactpersoon anders zijn, wordt voor portal toegang automatisch een nieuw wachtwoord en een nieuwe gebruikersnaam gegenereerd. Deze worden in twee e-mails verzonden, een naar de cliënt en een naar de intermediair. Indeling venster cliënt details Applicatietabbladen Selecteer hier de tabbladen van de applicaties die in de portal van de cliënt getoond moeten worden. Als u de optie UNIT4 Agresso Online selecteert, dan moet het httpadres via de menukeuze "Onderhoud Systeemonderhoud" bij het onderdeel "Client Portal" ingevuld zijn (zie "Stap 8 - Overige inrichtingsgegevens" op pagina 19). Selecteert u de optie Salaris, dan moet hier ook het bijbehorende http-adres ingevuld worden. Als een cliënt meerdere portals heeft (bijvoorbeeld een cliënt met meerdere bv s), en de cliënt wil alle portals van zijn bv s bekijken, dan is het mogelijk dat de cliënt maar één keer hoeft in te loggen en vervolgens al zijn portals kan bekijken. U moet daarvoor de optie Holdingportal actief aanvinken. Met het aanvinken van de optie Holdingportal beheer in Business Suite beheert u zelf en niet de cliënt de portals van de betreffende cliënt. Na het aanvinken van dit veld wordt het tabblad Holdingportal cliënten zichtbaar, nadat een retourbericht is ontvangen. Dit kan tot 5 minuten duren. Aan de hand van de optie Taal webportal kunt u instellen of de content op de webportal in het Nederlands of in het Engels wordt weergegeven. Die taalinstelling kan de cliënt op de webportal zelf weer wijzigen, als dat gewenst is. Met de optie Extra cliëntgebruikers kunt u maximaal 10 gebruikers bij de cliënt valideren voor portaltoegang. Sla vervolgens de gegevens op. Op het moment dat de portal is aangemaakt, krijgt u ter bevestiging een e-mail. Dat de portal aangemaakt is, wordt ook aangegeven in het tabblad WebConnector (2) in het veld Status. In dit tabblad wordt in het veld Wachtwoord het tweede gedeelte van het wachtwoord getoond. Dit wachtwoord moet u doorgeven aan de contactpersoon van de cliënt, zodat deze op de portal kan komen. Middelen Hier kunnen per belastingmiddel één of meerdere intermediairs worden opgegeven. Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 21 van 100
Dit betekent dat wanneer een notificatie (aangifte, notitie etc.) naar de client portal wordt verstuurd, de geselecteerde intermediair op de client portal daarover een e-mail ontvangt en niet de medewerker die de aangifte indient. Dit kunt u voor iedere cliënt afzonderlijk instellen. In dit venster kunt u de velden bij Middelen aanzetten om vervolgens bij Afwijkende contactpersonen bij intermediair de intermediair(s) per middel te kiezen. Klik op de knop (opslaan) om de gegevens te bewaren. Als de velden bij Afwijkende contactpersonen bij intermediair niet zijn ingevuld, wordt de e-mail verstuurd naar de ingelogde gebruiker die de aangifte (of ander document) heeft ingestuurd. Fiscaal nieuws Het is met UNIT4 Client Portal mogelijk dat cliënten fiscaal en ondernemersnieuws ontvangen. Of en welke informatie een cliënt krijgt, geeft u aan in het tabblad Fiscaal nieuws. Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 22 van 100
Selecteer de optie Fiscaal nieuws als de cliënt nieuwsberichten op zijn portal mag ontvangen. Verder geeft u hier de branche en doelgroep aan. De keuze die u hier maakt, bepaalt welke nieuwsberichten de cliënt ontvangt. Het veld Soort fiscaal nieuws kunt u niet wijzigen, maar wordt bepaald door de optie (Inkomstenbelasting of Vennootschapsbelasting) die bij de cliënt is geselecteerd. Als bij de cliënt is aangegeven dat deze op zijn portal nieuwsberichten kan ontvangen, dan is op de portal het tabblad Fiscaal nieuws aanwezig. In dit tabblad worden de nieuwsberichten geplaatst. Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 23 van 100
Klikt u hier op een bericht, dan verschijnt er meer informatie. Client Portal-berichten In het tabblad Client Portal-berichten wordt een overzicht van de gegenereerde Client Portal-berichten getoond. In het snelmenu dat verschijnt bij het gebruik van de rechtermuisknop zijn een aantal opties aanwezig die specifiek betrekking hebben op de Client Portal-berichten: "Ophalen berichten" Via deze optie haalt u de T@xConnector-berichten op. "Intrekken" Hiermee verwijdert u een aangifte die op de portal geplaatst is en nog niet door de cliënt is goed- of afgekeurd van de portal. U kunt deze optie niet gebruiken bij een rapportage die op de webportal geplaatst is. U kunt een aangifte ook intrekken bij de cliënt (menukeuze "Relatiebeheer Cliënten) bij het onderdeel "Documenten". "Geforceerd goedkeuren" Mocht het noodzakelijk zijn dat een aangifte met spoed goedgekeurd moet worden, en de cliënt kan deze zelf niet goedkeuren (bijvoorbeeld omdat hij gedurende een langere periode in het buitenland is), dan kunt u met deze optie de aangifte goedkeuren. Een aangifte die door u goedgekeurd is, krijgt de voortgang "Geforceerd goedgekeurd door intermediair". Tevens krijgt het bijbehorende Client Portal-bericht de status "Aangifte geforceerd goedgekeurd". Als u de aangifte geforceerd goedkeurt, dan verschijnt een venster waarin u een notitie moet invoeren. Per e-mail wordt vervolgens aan de cliënt doorgegeven dat er een nieuwe notitie is. "Verstuur naar T@xConnector" Met deze optie stuurt u een goedgekeurde aangifte naar de T@xConnector, die de aangifte naar de Belastingdienst verzendt. "Heropen aangifte" Als een aangifte goedgekeurd is, dan kunt u de betreffende aangifte wel openen, Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 24 van 100
maar u kunt deze niet meer wijzigen. Met de optie "Heropen aangifte" kunt u de aangifte weer wijzigen. "Voeg commentaar toe" Hiermee opent u een venster waarin u commentaar kunt invoeren. "Verstuur herinneringsmail" Deze optie is actief als het bericht de status "Bericht staat ter goedkeuring op de webportal" heeft. Met deze optie verstuurt u een e-mail naar de cliënt waarin hij eraan herinnerd wordt dat een aangifte of rapport op de portal is geplaatst en nog niet is goedgekeurd. "Bekijk document" Met deze optie wordt de inhoud van het document getoond. "Update de portalstatus" Deze optie is een herstelfunctie waarmee u de status die een bericht heeft in UNIT4 Business Suite bijwerkt naar UNIT4 Client Portal. Standaard zijn de opties "Intrekken", "Geforceerd goedkeuren", "Heropen aangifte" en "Update de portalstatus" alleen beschikbaar voor gebruiker "0" en gebruikers met beheerdersrechten. Als deze opties ook voor andere gebruikers beschikbaar moeten zijn, dan moet u dit met privileges regelen via de menukeuze "Onderhoud Privilegegroepen". Nieuwsgroepen In het tabblad Nieuwsgroepen selecteert u de nieuwsgroep(en) waartoe de cliënt behoort. Holdingportal cliënten In het tabblad Holdingportal cliënten dat zichtbaar is als het veld Holdingportal beheer in Business Suite is aangezet, ziet u de dochterportalen die aan de cliënt zijn gekoppeld. Als u deze optie gebruikt, kan de cliënt op de portal zelf geen dochterportals meer toevoegen of verwijderen. nn Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 25 van 100
2.10. Stap 10 - Registreer UNIT4 Client Portal Fileprocessor Bij het plaatsen van een aangifte op de portal van de cliënt maken wij het volgende onderscheid: het betreft een aangifte IB of VpB die in UNIT4 Fiscaal is gemaakt; het betreft de overige aangiften: omzetbelasting, loonbelasting of ICP alsmede de aangiften IB of VpB die niet in UNIT4 Fiscaal gemaakt zijn. Om de laatstgenoemde groep aangiften op de portal te kunnen plaatsen, moet het programma "UNIT4 Client Portal Fileprocessor" geregistreerd worden. Dit hoeft alleen op de werkplekken te gebeuren waarop de aangifte verstuurd wordt. Het registreren doet u via de menukeuze "Onderhoud Algemeen Registreer UNIT4 Fileprocessor". Er verschijnt na het selecteren van deze menukeuze het volgende venster: Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 26 van 100
Vul hier uw inloggegevens in van UNIT4 Business Suite. Het programma wordt nu gestart en blijft op de achtergrond actief. Het programma controleert om de tien seconden of er aangiften op portals geplaatst moeten worden. Is het programma "UNIT4 Client Portal Fileprocessor" geregistreerd, dan wordt het voortaan automatisch gestart op het moment dat u de pc start. Standaard is de menukeuze "Onderhoud Algemeen Registreer UNIT4 Client PortalFP" alleen beschikbaar voor gebruiker "0" en gebruikers met beheerdersrechten. Als deze menukeuze ook voor andere gebruikers beschikbaar moet zijn, dan moet u dit met privileges regelen via de menukeuze "Onderhoud Privilegegroepen". De stappen 11 tot en met 13 van de inrichting zijn alleen van belang als u werkt met UNIT4 Fiscaal. 2.11. Stap 11 - Voeg de voortgangsomschrijvingen toe Om de voortgang van de aangiften door UNIT4 Business Suite te kunnen laten bijhouden zijn in verband met de portal en T@xConnector de voortgangsacties "13 Ter goedkeuring aangeboden aan cliënt" tot en met "23 Goedkeuring aangevraagd door intermediair" aanwezig. Voor elke voortgangsactie moet u een voortgangsomschrijving toevoegen die u aan de voortgangsactie koppelt. Dit gebeurt via de menukeuze "Inkomstenbelasting Algemeen Voortgangsomschrijvingen" en "Vennootschapsbelasting Algemeen Voortgangsomschrijvingen". Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 27 van 100
Voortgangsactie U selecteert hier de voortgangsactie die aan de voortgangsomschrijving gekoppeld moet worden. Een voortgangsactie kan slechts aan één voortgangsomschrijving gekoppeld worden. Volgnummer U vult hier een volgnummer in dat past binnen de volgnummerstructuur die bij u gebruikt wordt. Dit volgnummer is het statusnummer van de aangifte. Omschrijving Hier vult u een omschrijving in. Status Hier kunt u een statusomschrijving invullen. Verplicht Door het selecteren van dit veld geeft u aan dat de voortgangsomschrijving verplicht is. Dit houdt in dat een aangifte deze status toegekend moet hebben gekregen, voordat de aangifte een hogere status kan krijgen. Bijwerken voortgangstatus Met deze optie geeft u aan of en zo ja wanneer door het toevoegen van een voortgang de status van een aangifte bijgewerkt moet worden. De opties zijn: Status niet bijwerken De status van de aangifte wordt niet bijgewerkt; Status altijd bijwerken De status van de aangifte wordt altijd bijgewerkt; Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 28 van 100
Status bijwerken indien een hoger volgnummer De status van de aangifte wordt bijgewerkt als het volgnummer van de voortgangsomschrijving die toegevoegd wordt hoger is dan het volgnummer van de huidige status. Standaard wordt de laatste status weergegeven. Sla de gegevens vervolgens op met tabblad Gebruikers.. In het bovenstaande venster verschijnt het 2.12. Stap 12 - Koppel de gebruikers aan de voortgangsomschrijvingen Nadat u via de knop de gegevens opgeslagen hebt, kunt u in het tabblad Gebruikers de gebruikers selecteren die de betreffende voortgangsomschrijving mogen vastleggen. Het volgende venster is een voorbeeld van dit tabblad: U kunt in het linkergedeelte van het venster bij Beschikbare gebruikers aangeven wie de betreffende voortgangsomschrijving mag vastleggen. Door het selecteren van een afdeling mogen automatisch alle medewerkers van die afdeling de betreffende voortgangsomschrijving vastleggen. U kunt ook door op "+" te klikken een afdeling openen. Daardoor kunt u binnen die afdeling aangeven welke medewerkers de betreffende voortgangsomschrijving mogen vastleggen. De geselecteerde medewerkers worden in het rechtergedeelte van het venster bij Gerelateerde gebruikers getoond. Als u bij stap 8 een gebruiker (zie "Stap 8 - Overige inrichtingsgegevens" op pagina 19) hebt geselecteerd die speciaal voor de Client Portal-voortgang is aangemaakt, zorg er Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 29 van 100
dan voor dat deze gerelateerd wordt (in het bovenstaande venstervoorbeeld is dit gebruiker 9999). 2.13. Stap 13 - Installeer de T@xConnector op de server Om de aangiften die via de portal goedgekeurd zijn via de T@xConnector te kunnen versturen naar de Belastingdienst, moet u ervoor zorgen dat een clientinstallatie van de T@xConnector bij de middleware server(s) van UNIT4 Business Suite is geïnstalleerd. U kunt de T@xConnector en de installatiehandleiding downloaden vanaf onze Selfservicesite. Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 30 van 100
3. NIEUWSGROEPEN In UNIT4 Client Portal is het mogelijk om nieuwsbrieven gelijktijdig op portals van meerdere cliënten plaatsen. Hiervoor voegt u in UNIT4 Business Suite nieuwsgroepen toe waaraan u clienten koppelt. Door een nieuwsbrief in een nieuwsgroep te plaatsen, krijgen alle Client Portal-cliënten die bij die nieuwsgroep horen de nieuwsbrief automatisch op hun portal. Zo kunt u eenvoudig uw cliënten op de portal voorzien van informatie. Om een nieuwsbrief gelijktijdig op de portals van meerdere cliënten te plaatsen, voert u de volgende stappen uit: 1. Voeg de nieuwsgroepen toe. 2. Voeg de cliënten toe aan de nieuwsgroepen. 3. Plaats de nieuwsbrief in de nieuwsgroepen. 3.1. Stap 1 - De nieuwsgroepen toevoegen De nieuwsgroepen voegt u toe via de menukeuze "Content Manager Nieuwsgroepen". Als u een nieuwsgroep toevoegt, dan verschijnt het volgende venster: Hier vult u de naam van de nieuwsgroep in. Klik op om de nieuwsgroep toe te voegen. Er verschijnt in het venster het tabblad Cliënten. Hier voegt u de clienten toe aan de nieuwsgroep. Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 31 van 100
3.2. Stap 2 - De cliënten toevoegen aan nieuwsgroepen In het tabblad Cliënten geeft u aan welke cliënten bij de nieuwsgroep horen. Per cliëntgroep worden alleen de Client Portal-cliënten getoond. Cliëntgroepen die geen Client Portal-cliënten hebben, worden niet getoond. Ook kunt u via de cliënt (menukeuze "Relatiebeheer Cliënten") een cliënt toevoegen aan een nieuwsgroep. Dit doet u bij het onderdeel "Client Portal" in het tabblad Nieuwsgroepen. Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 32 van 100
Selecteer hier de nieuwsgroep(en) waaraan de cliënt toegevoegd moet worden. 3.3. Stap 3 - De nieuwsbrief in de nieuwsgroep plaatsen U kunt op twee manieren de brieven naar uw cliënten sturen: U plaatst in UNIT4 Business Suite via de menukeuze "Content Manager Nieuwsgroepen" de nieuwsbrief in de betreffende nieuwsgroep. Open de nieuwsgroep en kies het onderdeel "Documenten". Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 33 van 100
Klik op de knop en selecteer de nieuwsbrief die u wilt versturen. Deze wordt vervolgens geplaatst op de portal van de cliënten die aan de nieuwsgroep gekoppeld zijn. Als de cliënt naar zijn portal gaat, dan wordt in de rubriek "Welkom" getoond hoeveel nieuwsbrieven er zijn. Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 34 van 100
Let op: Hier worden het aantal nieuwsbrieven getoond die op de portal staan, en niet het aantal nieuwe nieuwsbrieven. De cliënt kan de nieuwsbrief openen in de rubriek "Nieuws". Een nieuwsbrief die u in een nieuwsgroep hebt geplaatst, kunt u niet rechtstreeks verwijderen. U moet de nieuwsbrief in UNIT4 Business Suite via de menukeuze "Content Manager Nieuwsgroepen" intrekken (klik hiervoor met de rechtermuisknop op de betreffende nieuwsbrief en selecteer de optie "Intrekken"). De nieuwsbrief wordt dan in het archief van de nieuwsgroep geplaatst. Vanuit dit archief kunt u de nieuwsbrief verwijderen. Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 35 van 100
4. AANGIFTE OP DE PORTAL PLAATSEN Bij het plaatsen van een aangifte op de portal van de cliënt maken wij het volgende onderscheid: het betreft een aangifte IB of VpB die in UNIT4 Fiscaal is gemaakt; het betreft de overige aangiften: omzetbelasting, loonbelasting of ICP alsmede de aangiften IB of VpB die niet in UNIT4 Fiscaal gemaakt zijn. Alleen aangiften vanaf 2004 kunnen op de portal geplaatst worden. Als de aangifte op de portal van een cliënt geplaatst is, dan is deze aangifte ook bij de cliënt te zien bij het onderdeel "Documenten". 4.1. Aangiftetraject UNIT4 Fiscaal De volgende afbeelding geeft bij het gebruik maken van UNIT4 Client Portal het traject weer dat een aangifte in UNIT4 Fiscaal kan doorlopen vanaf het moment dat de aangifte ingevuld wordt tot en met het moment dat de aangifte naar de Belastingdienst wordt doorgestuurd. Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 36 van 100
Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 37 van 100
Het traject kan in de volgende fasen onderverdeeld worden: 1. U vult de aangifte IB of VpB in en verstuurt deze elektronisch waardoor de aangifte op de portal geplaatst wordt. 2. De cliënt keurt de aangifte goed of af. 3. De goedgekeurde aangifte wordt naar de Belastingdienst verstuurd. 4. De Belastingdienst verwerkt de aangifte. 5. Het retourbericht komt via de T@xConnector van de Belastingdienst en wordt vanuit UNIT4 Business Suite doorgestuurd naar de portal. De cliënt ontvangt een e-mail over de goed- of afgekeurde aangifte. 4.2. De aangifte in UNIT4 Fiscaal invullen en op de portal plaatsen Nadat u de aangifte IB of VpB hebt ingevuld, selecteert u de menukeuze "Inkomstenbelasting Elektronische aangifte IB" of "Vennootschapsbelasting Elektronische aangifte VpB" om de aangifte op de portal te plaatsen. Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 38 van 100
Vul hier het jaar en de cliënten in van wie u de aangiften op de portals wilt plaatsen. Voor elke cliënt wordt een afzonderlijk pdf-bestand gemaakt dat op de portal van de betreffende cliënt geplaatst wordt. Het veld Pad hoeft u niet te wijzigen. Bij het verzenden van de elektronische aangifte wordt bij de cliënt gecontroleerd of de portal gecreëerd is (zie "Stap 9 - Creëer de portal" op pagina 20). Is de portal gecreëerd, dan wordt de aangifte naar de portal verzonden; in het andere geval wordt de aangifte naar de Belastingdienst verzonden. Als de aangifte naar de portal is verzonden, dan wordt dit in het venster Meldingen aangegeven. Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 39 van 100
Het kan ook voorkomen dat in het venster de melding "De standaardmap is niet goed ingesteld" verschijnt. Dit kan een van de volgende oorzaken hebben: De betreffende belastingsoort (IB of VpB) is niet opgenomen in de standaardmappencombinatie waaraan de cliënt gekoppeld is (zie "Stap 5 - Geef aan welke standaardmappencombinaties voorkomen" op pagina 13). De betreffende cliënt is niet gekoppeld aan een standaardmappencombinatie (zie "Stap 6 - Koppel de cliënten aan de standaardmappencombinaties" op pagina 15). De standaardwebmap voor de betreffende belastingsoort (IB of VpB) is niet geselecteerd (zie "Stap 7 - Geef aan in welke mappen de aangifte geplaatst moeten worden" op pagina 17). Een aangifte die naar de portal is verzonden krijgt de voortgang "Ter goedkeuring aangeboden aan cliënt". Tevens wordt een Client Portal-bericht met de status "Aangifte wacht op goedkeuring van cliënt" aangemaakt. De Client Portal-berichten kunt u bekijken via de menukeuze "Content Manager Client Portal-berichten". Vanaf het moment dat de aangifte naar de portal is gestuurd, is de aangifte geblokkeerd, waardoor u geen gegevens in de aangifte meer kunt wijzigen. Wilt u de aangifte toch nog Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 40 van 100
wijzigen, en de cliënt heeft de aangifte nog niet goed- of afgekeurd, dan kunt u de aangifte van de portal verwijderen. Dit doet u via de menukeuze "Content Manager Client Portal-berichten" of bij de cliënt bij het onderdeel "Client Portal" in het tabblad Client Portal-berichten. U selecteert met de rechtermuisknop het betreffende Client Portal-bericht en kiest de optie "Intrekken". De aangifte kan vervolgens weer gewijzigd worden. Een aangifte die door u ingetrokken is, krijgt de voortgang "Ingetrokken van Web-portal". Tevens krijgt het Client Portal-bericht de status "Aangifte is door ons ingetrokken". 4.3. De cliënt keurt de aangifte goed of af Op het moment dat de aangifte IB of VpB die gemaakt is in UNIT4 Fiscaal op de portal van de cliënt is geplaatst, wordt de cliënt hierover per e-mail geïnformeerd. Als de cliënt naar zijn portal gaat, dan worden de detailgegevens van de aangifte getoond. Tevens is in dit venster de aangifte als pdf-document aanwezig. Om de aangifte te bekijken, klikt de cliënt op "Rapportage inzien". In het venster Notitie toevoegen kan de cliënt nog opmerkingen toevoegen, die met de knop [Notitie toevoegen] worden opgeslagen. Gaat de cliënt akkoord met de aangifte, dan vinkt hij het vakje boven de knop [Accepteren] aan en klikt vervolgens op de knop [Accepteren]. Is de cliënt het niet eens met de aangifte, dan moet hij op de knop [Weigeren] klikken. Als de Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 41 van 100
aangifte IB of VpB door de cliënt goed- of afgekeurd is, dan wordt u hierover per e-mail geïnformeerd. Een aangifte die door de cliënt is goedgekeurd, krijgt de voortgang "Goedgekeurd door cliënt". Tevens krijgt het Client Portal-bericht de status "Aangifte goedgekeurd door cliënt". Wilt u een goedgekeurde aangifte alsnog wijzigen, dan moet u deze heropenen. Dit doet u via de menukeuze "Content Manager Client Portal-berichten" of bij de cliënt bij het onderdeel "Client Portal" in het tabblad Client Portal-berichten. U selecteert met de rechtermuisknop het betreffende Client Portal-bericht en kiest de optie "Heropen aangifte". De aangifte kan vervolgens weer gewijzigd worden. Een aangifte die heropend is, krijgt de voortgang "Heropend door intermediair". Tevens krijgt het Client Portalbericht de status "Aangifte is heropend". Een afgekeurde aangifte krijgt de voortgang " Afgekeurd door cliënt"; het bijbehorende Client Portal-bericht krijgt de status "Aangifte geweigerd door cliënt". Een afgekeurde aangifte is niet meer geblokkeerd en kan dus gewijzigd worden. De Client Portal-berichten kunt u bekijken via de menukeuze "Content Manager Client Portal- berichten". 4.4. De aangifte versturen naar de Belastingdienst Als u hebt aangegeven dat een goedgekeurde aangifte automatisch naar de Belastingdienst verstuurd moet worden (zie "Stap 8 - Overige inrichtingsgegevens" op pagina 19), dan wordt deze aangifte automatisch via de T@xConnector doorgestuurd naar de Belastingdienst. Hebt u aangegeven dat een goedgekeurde aangifte niet automatisch naar de Belastingdienst mag worden verstuurd, dan moet u deze aangifte handmatig naar de T@xConnector versturen. Dit doet u: via de menukeuze "Content Manager Client Portal-berichten" of; bij de cliënt bij het onderdeel "Client Portal" in het tabblad Client Portal-berichten of; via de menukeuze "Inkomstenbelasting IB-cliënt jaargegevens details (zoeken)" of "Vennootschapsbelasting VpB-cliënt jaargegevens details (zoeken)" in het tabblad Client Portal-berichten. U selecteert met de rechtermuisknop het betreffende Client Portal-bericht en kiest de optie "Verstuur naar T@xConnector". Een aangifte die via de T@xConnector naar de Belastingdienst is verstuurd, krijgt de voortgang "Verzonden via T@xConnector". Hebt u in de T@xConnector bij het betreffende proces de optie Direct versturen bij aanmaken geselecteerd, dan krijgt het Client Portal-bericht de T@xConnector-berichtstatus "Bericht verzonden"; is deze optie niet geselecteerd, dan wordt de status van het T@xConnector-bericht "Bericht gecreëerd". 4.5. Overige aangiften Wilt u op de portal een aangifte omzetbelasting, loonbelasting of ICP plaatsen of een aangifte IB of VpB die niet in UNIT4 Fiscaal gemaakt is, dan moet het programma "UNIT4 Client Portal Fileprocessor" geregistreerd zijn (zie "Stap 10 - Registreer UNIT4 Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 42 van 100
Client Portal Fileprocessor" op pagina 26). Tevens moet u ervoor zorgen dat deze aangifte wordt weggeschreven in de map die speciaal voor de portal gecreëerd is. Standaard is dit de map "C:\Autoweb". Wilt u deze standaardlocatie wijzigen, dan doet u dit in de Balance.ini. U voegt daar de volgende regels toe: [Client Portal] Autoweb=... (vul op de plaats van de puntjes de locatie in, bijvoorbeeld D:\Portal) Maakt u bijvoorbeeld een aangifte omzetbelasting in UNIT4 Accounting, dan vult u de locatie in in het venster van de aangifte (menukeuze "Taken Btw Elektronische btwaangifte" in het veld locatie uitvoerbestand); voor de aangifte omzetbelasting in ADM-E PLUS geeft u de locatie op via de menukeuze {02.35} "elektronische aangifte omzetbel." in het veld dosdirectory. U kunt hier alleen een lokale schijf gebruiken. Als een aangifte in de map geplaatst wordt, dan wordt automatisch aan de hand van het administratienummer, het cliëntnummer in OMREL, het loonbelastingnummer, het burgerservicenummer en het btw-nummer die ingevuld zijn bij de cliënten gecontroleerd of de aangifte op de portal van een cliënt kan worden geplaatst. Wordt een of meerdere van de genoemde nummers gevonden, is het btw-nummer in de aangifte gelijk aan het btw-nummer dat bij de betreffende client is ingevuld én hebt u voor de betreffende cliënt een portal aangemaakt, dan wordt de aangifte op de portal geplaatst. Worden een of meerdere van de bovengenoemde nummers gevonden, maar wijkt het btw-nummer in de aangifte af van het btw-nummer dat bij de betreffende client is ingevuld, dan wordt de aangifte niet op de portal geplaatst. U wordt hiervoor door de volgende melding gewaarschuwd: Is het administratienummer, het cliëntnummer in OMREL, het loonbelastingnummer, het sofi-nummer of het btw-nummer niet aanwezig bij een van de cliënten of is er voor de betreffende cliënt nog geen portal aangemaakt, dan verschijnt het volgende venster: Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 43 van 100
In het veld Cliënt kunt u de cliënt selecteren van wie de aangifte op de portal geplaatst moet worden. In het veld Soort selecteert u de aangiftesoort en in het veld Jaar vult u het jaar van de aangifte in. Als de aangifte van een cliënt is voor wie nog geen portal is aangemaakt, dan klikt u op de knop [Verwijderen]. De aangifte wordt dan in de map "C:\Autoweb\NA" geplaatst (ervan uitgaande dat de map van de portal "C:\Autoweb" is). Om de aangifte op de portal te kunnen plaatsen, maakt u eerst de portal voor de cliënt aan. Vervolgens verplaatst u de bestanden van de map "C:\Autoweb\NA" naar "C:\Autoweb". U kunt ook op een andere werkplek de portal aanmaken en in het bovenstaande venster op [Annuleren] klikken. Vervolgens verschijnt het bovenstaande venster weer. U kunt nu de betreffende cliënt selecteren. U kunt de aangifte ook direct naar de T@xConnector sturen via de Content Manager. Dit kan als de nummers waarop gecontroleerd wordt juist zijn en er geen portal voor de cliënt aanwezig is of als de portal wel aanwezig is maar er geen tabblad is voor de betreffende aangifte. Handleiding UNIT4 Client Portal 15.0 Pagina 44 van 100