Stappenplan aanvraag en verwerken certificaten voor elektronische Btw-aangifte

Transcriptie

1 Versie: Pagina 1 van 14 Stappenplan aanvraag en verwerken certificaten voor elektronische Btw-aangifte Hieronder vindt u de stappen om certificaten voor elektronische BTW-aangifte in SnelStart aan te vragen en te verwerken. Let op! Dit stappenplan is eigenlijk bedoeld voor geheel nieuwe aanvragen. Bij vervanging van Diginotar certificaten kunt u beginnen bij Stap 4. VOORBEREIDING: Let op! Zorg ervoor dat u minimaal versie van SnelStart geïnstalleerd heeft. U kunt dit controleren via menu Help(F1) en dan Info. U kunt deze versie downloaden door in te loggen via: Stap 1: Voordat u de aanvraag kunt doen, dient u in uw administratie uw bedrijfsgegevens in te voeren. Controleer dit bij Extra, Instellingen op het tabblad Bedrijfsgegevens. Alle velden met een rood sterretje * dienen ingevuld te zijn. Afbeelding bij stap 1

2 Versie: Pagina 2 van 14 Stap 2: Hierna dient u een aantal instellingen in het venster BTW-aangifte in te vullen. Ga naar Programma, BTW-aangifte en klik op Elektronische aangifte instellingen. Selecteer in het kader Algemeen bij Methode voor ondertekenen de optie Ondertekenen met certificaat. Vul de gegevensvelden in die zijn omcirkeld in de afbeelding hieronder. Afbeelding bij stap 2

3 Versie: Pagina 3 van 14 Stap 3: Zorg er voor dat Datapad op C:\SnelStart\ElektronischeAangifte\ (of een andere schijf waarop SnelStart is geïnstalleerd) en de Poort voor mailverkeer op 587 staat. Sla hierna de gegevens op en sluit het venster Elektronische aangifte instellingen. Afbeelding bij stap 3

4 Versie: Pagina 4 van 14 AANVRAGEN CERTIFICATEN KPN Stap 4: Om certificaten aan te kunnen vragen dient u zich te registeren als abonnee. U kunt zich registeren via de knop Abonnement aanvragen (in de Elektronische aangifte instellingen, zie vorige afbeelding). U komt dan terecht op de website van KPN waar u het abonnement kunt aanvragen. Deze registratie kan een aantal dagen duren. Ook kunt u zich registeren via de link: Let op: U kunt pas verder met stap 5 als u van de KPN een bevestiging heeft ontvangen dat u als abonnee geregistreerd bent. Uw abonneenummer dient u voordat u een certificaat aanvraagt in te vullen onder Elektronische aangifte instellingen. Afbeelding bij stap 4

5 Versie: Pagina 5 van 14 Stap 5: Klik in het venster BTW-aangifte op de knop Pin/certificaat aanvragen/verwerken. Kies bij Soort beveiliging voor Certificaten en klik op de knop Certificaten aanvragen. Afbeelding bij stap 5 Belangrijk: Bij het aanvragen worden er door SnelStart 2 bestanden (Decrypt kpn.key en Sign kpn.key) aangemaakt in de map SnelStart\ElektronischeAangifte\Certificaten\. Deze bestanden zijn nodig voor de verdere verwerking van de certificaten. Wij adviseren u dringend deze bestanden veilig te stellen door deze (ook) op te slaan op een usb-stick of externe schijf/server.

6 Versie: Pagina 6 van 14 Stap 6 (alleen van toepassing bij nieuwe aanvragen, niet bij vervanging Diginotar): Kies een wachtwoord voor het Certificaat voor authenticatie en vul dit tweemaal in. Doe hetzelfde voor het wachtwoord voor het Certificaat voor encryptie. Deze worden vervolgens opgeslagen in SnelStart bij Elektronische aangifte instellingen. LET OP: Uw wachtwoorden kunt u niet in het programma achterhalen als u deze vergeten bent. Wij adviseren u daarom de wachtwoorden ergens apart te noteren en te bewaren. Afbeelding bij stap 6 Afbeeldingen bij stap 6

7 Versie: Pagina 7 van 14 Stap 7: Bij het aanvragen wordt een aanvraagformulier afgedrukt en worden automatisch twee s naar KPN gestuurd: Het aanvraagformulier dient u in te vullen (dit is al gedeeltelijk gebeurd) en per post naar KPN Corporate Market B.V., t.a.v. BAPI-Validatie, Postbus 1082, 7301BH APELDOORN te sturen. Afbeelding bij stap 7 Ter informatie: Wanneer u bij de aanvraag van certificaten een foutmelding krijgt dat de s niet verstuurd kunnen worden, staat er mogelijk een poort op uw computer niet open of deze wordt geblokkeerd door uw antivirus software (firewall). Wij adviseren u in dit geval uw systeembeheerder, of computerleverancier te raadplegen. Na het oplossen van de eventuele problemen kunt u het certificaat nogmaals aanvragen. Gooi dan het eerste papieren aanvraagformulier weg. Per aanvraag wordt namelijk een nieuw formulier aangemaakt met een andere Fingerprint (een digitale handtekening).

8 Versie: Pagina 8 van 14 DOWNLOADEN CERTIFICATEN KPN: Stap 8: Na enkele werkdagen krijgt u een van KPN om de certificaten te downloaden. De te downloaden certificaten dienen allen opgeslagen te worden in C:\SnelStart\KPN Certificaten. VERWERKEN CERTIFICATEN KPN: Stap 9: Voor het verwerken van de certificaten klikt u in het venster BTW-aangifte op Pin/certificaat aanvragen/verwerken. Kies bij Soort beveiliging voor Certificaten en klik op Certificaten verwerken. Blader naar C:\SnelStart\KPN Certificaten en klik op Selecteren. SnelStart zal zelf de juiste certificaatbestanden verwerken. Wanneer de wachtwoorden voor Encryptie en Authenticatie nog niet zijn ingevuld (zie Elektronische aangifte instellingen), zal SnelStart hier om vragen bij het verwerken van de certificaten. Afbeelding bij stap 9

9 Versie: Pagina 9 van 14 Stap 10: Na het verwerken zullen de bestandspaden in de Elektronische aangifte instellingen automatisch worden ingevuld. Afbeelding bij stap 10 LET OP: Het veld CA-Certificaat (Diginotar) is alleen gevuld als er nog met certificaten van Diginotar gewerkt wordt. Indien nodig kunt u dit veld leeg maken.

10 Versie: Pagina 10 van 14 AANVRAGEN of AANMELDEN POSTBUS BELASTINGDIENST: Stap 11: Na het verwerken van de certificaten dient u zich bij de Belastingdienst (opnieuw) aan te melden. Kies in het venster Pin/certificaat aanvragen/verwerken in het venster Soort beveiliging voor Certificaten. Klik op de knop Aanmeldformulier pki en vervolgens voor Aanvraagformulier afdrukken. Let op! Zolang de Belastingdienst dit aanmeldformulier pki niet heeft ontvangen, kan de berichtenuitwisseling met de Belastingdienst niet goed plaatsvinden. Afbeelding bij stap 11 Stap 12: Vul bij vraag 3b van het aanmeldingsformulier ( Voor welk proces wenst u uitbreiding? ) alle processen in waarvoor u vanuit SnelStart aangifte wilt versturen, bijvoorbeeld OB en ICL. Tip! Indien u de certificaten vanuit SnelStart wilt gebruiken in andere programma s dan kunt u dit ook opgeven op dit formulier. Afbeelding bij Stap 12

11 Versie: Pagina 11 van 14 Afbeelding bij Stap 12

12 Versie: Pagina 12 van 14 VERWERKEN POSTBUSGEGEVENS BELASTINGDIENST: Stap 13: Na enkele werkdagen ontvangt u van de Belastingdienst brieven voor uw elektronische postbus. De gegevens vult u in het kader Mailboxgegevens van de Elektronische aangifte instellingen in. De volgende gegevens dient u over te nemen: 1) Mailboxnaam: vul hier in Gebruikersnaam POP3/IMAP4 mailbox. 2) Mailbox wachtwoord: vul hier in Wachtwoord POP3/IMAP4 mailbox (deze wordt u in een aparte brief toegestuurd). 3) Proces-ID (PKI): vul hier in Proces-ID. Afbeelding bij Stap 13

13 Versie: Pagina 13 van 14 Stap 14: Het keuzemenu Aangifte instellingen is alléén beschikbaar bij gebruik van pakket SnelStart Accountant. BPL: Belastingplichtige (eigen administratie) INT: Intermediair (Accountantskantoor) SEB: Servicebureau (Verstuurt alleen aangiftes) Afbeelding bij Stap 14

14 Versie: Pagina 14 van 14 Stap 15: U kunt hierna de elektronische aangifte instellingen overnemen in uw andere administraties. Open hier toe een andere administratie en ga naar de Elektronische aangifte instellingen. Klik op Aangifte instellingen overnemen uit andere administratie en selecteer de administratie waarin de instellingen correct staan. Afbeelding bij Stap 15 Stap 16: Alle instellingen zijn nu correct verwerkt en de btw-aangifte kan berekend en verstuurd worden.