Informatiedocument Beschrijving organisatie, positie en profiel Financieel Medewerker C Afdeling Financiën Directie Bedrijfsvoering en Ondersteuning Openbaar Lichaam Bonaire April 2012
1. Inleiding Voor u ligt het informatiedocument over de vacante positie van Financieel Medewerker C binnen de afdeling Financiën van de directie Bedrijfsvoering en Ondersteuning van het Openbaar Lichaam Bonaire (OL Bonaire). Dit document is opgesteld om u op hoofdlijnen een zo duidelijk mogelijk beeld te geven van de functie, de organisatie en de werving- en selectieprocedure. Aan bod komt achtergrondinformatie over de ambtelijke organisatie, het veranderproces wat de organisatie tot nu toe heeft doorgemaakt en welke ontwikkelstappen er in de toekomst nog gezet zullen worden. Vervolgens wordt ingegaan op de organisatiestructuur, de werkwijze en de aansturing van de gehele ambtelijke organisatie in het algemeen en de directie Bedrijfsvoering en Ondersteuning in het bijzonder. Tevens worden in dit document de organisatiestructuur, de doelstellingen, de hoofdtaken en de formatie op afdelingsniveau besproken. Daarnaast wordt aandacht besteedt aan het gewenste persoonsprofiel voor de functie van Financieel Medewerker C en de daarbij horende functie-eisen en vereiste competenties. Ook worden alle stappen waaruit de werving- en selectieprocedure voor deze functie bestaat toegelicht. 2
2. Achtergrond Gedurende de afgelopen jaren hebben er grote veranderingen binnen de voormalige Nederlandse Antillen plaatsgevonden. Conform afspraken binnen het Koninkrijk is Bonaire per 10-10-10 een openbaar lichaam binnen het Nederlands staatsbestel geworden. In de afgelopen maanden is hard gewerkt om invulling te geven aan de blauwdruk van de nieuwe ambtelijk bestuurlijke organisatie van het OL Bonaire. De staatkundige veranderingen zijn gepaard gegaan met onder andere nieuwe wet- en regelgeving en een herverdeling van de voormalige lands- en eilandstaken. Ook voor de organisatievorm van de lokale overheid heeft deze staatkundige verandering grote gevolgen. De nieuwe overheidsorganisatie zal worden ingericht volgens het zogenaamde directie-model, waarbij de bestaande diensten en afdelingen geclusterd worden naar zogenaamde directies. Deze nieuwe organisatiestructuur heeft gevolgen voor de eisen die aan het management en de medewerkers worden gesteld. Zo zal er onder andere meer samengewerkt en afgestemd moeten worden en wordt er meer nadruk gelegd op de beleidsfuncties. Het ontwerp van de nieuwe organisatiestructuur is reeds afgerond en de implementatie ervan is in volle gang. Verdere vervolgstappen in het transitieproces zijn het verder inrichten van de directies, het stroomlijnen van de werkprocessen, het opzetten van ontwikkeltrajecten voor het personeel, het versterken van de ambtelijk-bestuurlijke relatie en het versterken van de communicatie. Dit veranderplan is door het Bestuurscollege (BC) goedgekeurd. De organisatie heeft onlangs een grootschalige werving- en selectieprocedure op gang gezet voor de invulling van het topkader van het OL Bonaire. Dit traject is inmiddels afgerond en de nieuwe directeuren zijn recent aan de slag gegaan in hun nieuwe functie. Het is nu tijd de organisatie op afdelingsniveau verder aan te vullen met mensen die gaan bijdragen aan het verder vormgeven van de organisatie en gaan helpen een stevige, professionele en transparante overheidsorganisatie neer te zetten. De werving- en selectieprocedure voor de functie ven Financieel Medewerker C is daar onderdeel van. 3
3. De nieuwe ambtelijke organisatie 3.1. De organisatiestructuur De nieuwe overheidsorganisatie is ingericht volgens het zogenaamde directie-model. Aan deze nieuwe organisatiestructuur liggen de volgende uitgangspunten ten grondslag. 1. Versterken van de beleidsfunctie Ter versterking van de beleidsfunctie is het van belang de taken en capaciteit voor beleid in een aparte eenheid te bundelen. De stafafdeling Beleid en Strategie richt zich op de ontwikkeling van beleid dat directie-overstijgend is en dat gericht is op de toekomst van Bonaire in brede zin. Het gaat hierbij om de ontwikkeling van strategisch en lange termijn beleid. Hierbij hoort ook de coördinatie en regie van (directie-overstijgende) grootschalige (beleids)projecten. 2. Versterken management/aansturing organisatie Het management van het ambtelijk apparaat wordt versterkt door het invoeren van een directieteam. Dit directieteam geeft gezamenlijk sturing aan de ambtelijke organisatie. Tevens wordt de span of control van de eilandsecretaris fors gereduceerd, hetgeen de aansturing van de organisatie ten goede komt. Ook binnen de directies wordt de aansturing verder versterkt, door onder meer de invoering van een managementteam per directie. 3. Bundeling van taken die met elkaar te maken hebben De primaire taken, die sterk met elkaar samenhangen, zijn zoveel mogelijk gebundeld binnen één directie. Dit komt de onderlinge afstemming en samenwerking ten goede. 4. Versterking toezicht en handhaving Binnen de ambtelijke organisatie zijn de taken op het gebied van toezicht, inspectie en handhaving ondergebracht in een aparte directie. Daarmee is eveneens een functiescheiding doorgevoerd tussen gunnende en handhavende taken (inspectie en toezicht). Dit zal bijdragen aan versterking van de toezicht- en handhavingstaken. 5. Bedrijfsvoeringsfuncties geconcentreerd Ook op het gebied van de bedrijfsvoering zijn de taken gebundeld en ondergebracht in een aparte directie. Hiermee is de afstemming en de samenwerking versterkt tussen de verschillende onderdelen/aspecten van bedrijfsvoering. Op basis van bovenstaande uitgangspunten ziet de hoofdstructuur voor de nieuwe ambtelijke organisatie er als volgt uit: Eilandsecretaris Bureau Eilandsecretaris Beleid en Strategie Ruimte en Ontwikkeling Samenleving en Zorg Toezicht en Handhaving Bedrijfsvoering en Ondersteuning 4
3.2. De aansturing en werkwijze De Eilandsecretaris is algemeen directeur en voorzitter van het directieteam en daarmee eindverantwoordelijk voor het functioneren van de gehele ambtelijke organisatie van Bonaire. De Eilandsecretaris ziet erop toe dat de directieplannen binnen de gestelde kaders worden gerealiseerd. Over de realisatie wordt door middel van periodieke voortgangsrapportages, door de directiedirecteuren aan de Eilandsecretaris gerapporteerd. De directies worden aangestuurd door directeuren. De directiedirecteuren zijn verantwoordelijk voor het behalen van de operationele en financiële doelstellingen zoals vermeld in het directieplan van hun eigen directie. Om deze resultaten te kunnen realiseren worden er duidelijke afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van mandaten in de uitvoering en van de organisatie (budgethouderschap). De directiedirecteur ondersteunt het Bestuurscollege en de desbetreffende gedeputeerde bij de realisatie van de vastgestelde doelen. Daarnaast adviseert de directiedirecteur gevraagd en ongevraagd het Bestuurscollege en de desbetreffende gedeputeerde over het te voeren beleid. De relatie tussen directeur en Bestuurscollege/gedeputeerde is een essentiële schakel in de bestuurlijk-ambtelijke samenwerking. Vanuit de Planning en Control Cyclus die voor de gehele organisatie geldt, worden er ook prestatieafspraken gemaakt en vastgelegd in een management contract. De directeuren stellen jaarlijks een directieplan op en rapporteren periodiek zowel schriftelijk als mondeling over de voortgang aan de Eilandsecretaris. Het directieteam stuurt de ambtelijke organisatie gezamenlijk aan en bestaat uit de Eilandsecretaris, het hoofd van de afdeling Strategie en Beleid en de directiedirecteuren. In het directieteam worden zaken van algemeen (organisatorisch) belang afgestemd, knelpunten in de uitvoering besproken die directie overstijgend van aard zijn en nieuwe opdrachten besproken. Het managementteam per directie bestaat uit de directiedirecteur, die optreedt als voorzitter van het managementteam en de afdelingshoofden van de desbetreffende directie. Hierdoor zijn alle afdelingen van de directie vertegenwoordigt in het managementteam. In het managementteam worden zaken besproken en knelpunten opgelost die van belang zijn voor het werkterrein van de directie. 5
4. Directie van Bedrijfsvoering en Ondersteuning 4.1 De organisatiestructuur De directie Bedrijfsvoering en Ondersteuning richt zich op de voorbereiding en uitvoering van werkzaamheden op het gebied van de bedrijfsvoering en ondersteuning van de taken omtrent personeel, organisatie, financiën, juridische zaken, inkoop, facilitair, post en archief en communicatie. Hieronder is de organisatiestructuur van de Directie Bedrijfsvoering en Ondersteuning weergegeven. Directeur Bedrijfsvoering en Ondersteuning Staf Personeel en Organisatie Informatie en Communicaie Technologie Financien Facilitaire Zaken Juridische en Algemene Zaken Post en Archief Communicatie 4.2. Doelstellingen en (hoofd)taken 1. ontwikkelen en uitvoeren van het organisatie- en personeelsbeleid en personeelsbeheer 2. ontwikkelen en uitvoeren van het ICT beleid en beheer 3. ontwikkelen en uitvoeren van het financieel beleid en beheer 4. bewaken van de regelgeving en het verzorgen van juridische advisering 5. verzorgen van de documentaire informatievoorziening 6. ontwikkelen en verzorgen van de facilitaire ondersteuning 7. ontwikkelen en verzorgen van de communicatie en voorlichting 4.3. Formatie overzicht Dienst Formatie Staf 2 Personeel en Organisatie 14 Informatie en Communicatie Technologie 12 Facilitaire Zaken 47 Juridische en Algemene Zaken 8 Post en Archief 14 Communicatie 4 Financiën 19 Totaal 120 6
5. De afdeling Financiën 5.1. Doelstelling en hoofdtaken De afdeling Financiën is belast met het ontwikkelen en uitvoeren van het financieel beleid en beheer. De hoofdtaken die hieronder vallen, zijn: initiëren en mede ontwikkelen van financieel beleid en instrumenten (P&C cyclus, subsidieverordening, AO/IC) adviseren van de ER, het BC en het ambtelijk apparaat van het OL Bonaire over het beleid betreffende financiële en economische aspecten verzorgen van de financiële administratie en de uitvoering van het beleid betreffende de financiële aspecten en instrumenten van het OL Bonaire 5.2. Formatie overzicht Hieronder is het formatieoverzicht van de afdeling Financiën weergegeven. Op dit moment is men bezig om meer balans aan te brengen in de formatie van de subafdeling Financiële Administratie. De werving van een Afdelingshoofd Financiële Administratie en een Financieel Medewerker C is hier onderdeel van. Functienaam Formatie (fte) Afdelingshoofd Financiën 1 Afdelingshoofd Financiële Administratie 1 Financieel Medewerker C 1 Beleidsadviseur C 2 Beleidsadviseur A 3 Senior Controller 1 Medewerker gegevens en applicatiebeheer 1 Financieel administratief medewerker 4 Medewerker Financiële Administratie 4 Secretarieel Administratief medewerker B 1 Totaal 19 7
6. Het functieprofiel 6.1. Algemeen De Financieel Medewerker C is een inhoudelijk sterke financiële professional die als hoogste financieel medewerker een bijdrage levert aan de begrotingsvoorbereiding en uitvoering en het financieel beheer. Mee helpen bouwen aan een gezonde boekhouding, inrichten van zorgvuldige processen en bewaken van de uitvoering daarvan zijn kernelementen van de functie. Zorgdragen voor een accuraat liquiditeitsbeheer en een bijdrage leveren aan de inrichting van het boekingsschema. Verantwoordelijk voor het applicatiebeheer van het geautomatiseerde (financiële) systeem en de advisering aan gebruikers. De Financieel Medewerker C genereert (financiële) managementinformatie en formuleert op basis hiervan adviezen aan het BC. Zorgvuldigheid en accuraatheid zijn cruciale competenties. De punten op de i zetten, daar gaat het om. Gezamenlijk de afdeling FA verder ontwikkelen en streven naar een optimaal functionerend financieel beheer van de gehele organisatie. Volop participeren in deze veranderprocessen en trots zijn op het gezamenlijke resultaat. 6.2. Functie-eisen afgeronde HBO opleiding richting bedrijfskunde of bedrijfseconomie (SPD, HEAO) met een sterke affiniteit met het vakgebied Financiële Administratie kennis van de relevante wet- en regelgeving op het gebied van de financiën va het OLB en van de hoofdlijnen van begrotings- en financieel-economisch beheer kennis van en vaardigheid in het werken met key2financien (centric) kennis van en inzicht in rechtspositionele regelingen voor overheidspersoneel en daaraan verbonden procedures vaardigheid in het adviseren over financiële en rechtspositionele aangelegenheden vaardigheid in het beoordelen, controleren en opstellen van financiële informatie (financiële) managementinformatie tenminste 3 jaar werkervaring in een soortgelijke positie affiniteit met de Bonairiaanse samenleving 6.3. Competenties Betrouwbaar Vakmanschap Klantgericht Efficiënt Samenwerken Teamgericht Discreet Plannen Verantwoordelijkheidsgevoel 8
7. Het werving en selectieproces Fase Planning Acties Sollicitatie Week 14 16 vacatures worden gepubliceerd in de lokale kranten en diverse websites solliciteren kan door CV en motivatiebrief uiterlijk 24 april 2012 te e-mailen naar info@balance.an Briefselectie Week 17 de meest geschikte kandidaten worden per e-mail uitgenodigd voor een 1 e gesprek kandidaten die niet worden uitgenodigd voor een 1 e gesprek ontvangen per e-mail een reactie 1 e selectiegesprek Week 18-19 het eerste selectiegesprek worden gevoerd met twee ervaren adviseurs van Balance kandidaten die doorgaan naar de 2 e ronde worden per e-mail uitgenodigd voor een 2 e selectiegesprek kandidaten die niet worden uitgenodigd voor een 2 e gesprek ontvangen per e-mail een reactie 2 e selectiegesprek Week 20 het 2 e selectiegesprek wordt gevoerd door de selectiecommissie (bestaande uit o.a. het hoofd van de afdeling Financiën en een adviseur van de afdeling P&O) een adviseur van Balance zal aanwezig zijn om het gesprek te faciliteren de opgegeven referenten worden gebeld de selectiecommissie draagt maximaal 2 kandidaten per positie voor die doorgaan naar het assessment kandidaten die niet worden uitgenodigd voor het assessment ontvangen per e-mail een reactie Assessment Week 21 de kandidaten ontvangen per e-mail de uitnodiging voor het assessment naar aanleiding van het assessment wordt een rapport opgesteld welke de kandidaat per e-mail ontvangt de kandidaat dient expliciet toestemming te verlenen om het rapport te gebruiken in de vervolgprocedure Voordracht Week 22 Balance adviseert de selectiecommissie over de uitkomsten van het assessment de selectiecommissie adviseert het Bestuurscollege en geeft een gemotiveerde prioriteitstelling in haar advies de kandidaten ondergaan een medische keuring en integriteitstoets het Bestuurscollege benoemt de kandidaten 9
8. Balance Consultancy Group Het werving- en selectietraject wordt uitgevoerd door Balance Consultancy Group (Balance). De selectiecommissie is verantwoordelijk voor het doen van een voordracht en het Bestuurscollege van het OLB is eindverantwoordelijk voor het maken van een definitieve keuze. 8.1. Bedrijfsprofiel Balance Balance is een jonge, groeiende organisatie met zeer ervaren adviseurs. De twee partners, Jan Willem de Serière en Martin van den Blink, zijn gedegen professionals op het gebied van HR- en organisatie inrichtingsvraagstukken. Begin 2010 hebben ze besloten om kennis en expertise te bundelen om klanten nog beter van dienst te zijn. Inmiddels bestaat Balance uit vijf adviseurs met veel lokale kennis en ervaring. Daarnaast maakt Balance gebruik van een aantal zeer bekwame netwerkprofessionals. Balance streeft er naar om samen met de organisatie inrichtingsvraagstukken zo optimaal mogelijk te implementeren. Het primaire aandachtsgebied van ons bureau is dan ook change. Onder change verstaan wij het begeleiden van organisatieverandering en individuele ontwikkeling. Daar wordt invulling aan gegeven vanuit onze expertise op drie onderliggende aandachtsvelden, namelijk organisatie inrichting, HR-beleid en instrumenten en het opstellen en begeleiden van werving en selectie trajecten in complexe en politiek lastige omgevingen. Onder het laatste valt ook het inzicht creëren in persoonlijkheidsstructuren door het uitvoeren van selectie- en ontwikkelingsassessments. Balance beschikt over specifieke werving en selectiekennis, ervaring en expertise om dit werving- en selectietraject tot een goed einde te brengen. In het recente verleden heeft Balance, in verschillende werving en selectie opdrachten op Curaçao, aangetoond heel goed in staat te zijn om succesvol te opereren in politiek complexe omgevingen. 8.2. Contactgegevens Voor meer informatie over de beschikbare functies en de werving- en selectieprocedure, wordt verwezen naar www.balance.an of kan contact opgenomen worden met Jan Willem de Seriere via e- mail info@balance.an. 10