Hoofd Bedrijfsvoering (Manager Operations) Utrecht

Transcriptie

1 Voor onze opdrachtgever, het Oranje Fonds, zijn wij op zoek naar een Hoofd Bedrijfsvoering (Manager Operations) Utrecht Achtergrondinformatie Het fonds Het Oranje Fonds is het grootste nationale fonds op sociaal gebied. Jaarlijks besteedt het 30 miljoen aan zijn doelstelling waarvan bijna 27 miljoen aan directe financiële bijdragen voor sociale initiatieven. Zowel in Nederland als in het Caribische deel van het Koninkrijk. Het Oranje Fonds bevordert de betrokkenheid in de samenleving. Daardoor ontmoeten mensen elkaar of vinden zij een nieuwe plek in de maatschappij. Het Oranje Fonds steunt projecten op het gebied van sociale cohesie en sociale participatie. Naast de traditionele steun aan vele projecten wil het Oranje Fonds een aanjaagfunctie vervullen. Te denken valt aan zaken als: ontwikkeling en vernieuwing op het werkterrein mogelijk maken uitvoerend werk op gang helpen of op een hoger plan brengen voorzien in tekorten in het aanbod van activiteiten en organisaties De organisatie Het Oranje Fonds is een relatief kleine, efficiënte en professionele organisatie (ca. 50 medewerkers). Het fonds is gehuisvest in een van de mooiste locaties midden in het land (Utrecht). Binnen het fonds heerst een open, informele cultuur waar de lijnen kort en helder zijn. Alle medewerkers hebben een sterke connectie naar het doel en oorsprong van het fonds. Directeur van het fonds is de heer ir. Ronald C. van der Giessen. Samen met de MT leden heeft hij de dagelijkse leiding in handen. Recentelijk is besloten, gezien de omvang, professionaliteit en verdere groei van de organisatie, om een nieuwe functie toe te voegen de organisatie en het MT: hoofd Bedrijfsvoering. Doel van de functie en plaats in de organisatie Doel Leiding geven aan de afdeling Bedrijfsvoering van het fonds, zodat een optimale ondersteuning wordt geboden aan de primaire processen, leidend tot lagere kosten en betere performance. Plaats in de organisatie Het hoofd Bedrijfsvoering ressorteert onder de directeur en geeft zelf leiding aan de receptie, catering, facilitair manager, projectadministratie (post, archief, projectbegeleiding), directiesecretariaat en aan de ICT. Het gaat hierbij om circa 15 medewerkers.

2 Resultaatgebieden Bedrijfsvoering Draagt zorg voor, dan wel ziet toe op processen en procedures op het gebied van de administratieve organisatie. ziet toe op kwaliteit en kwantiteit van de dienstverlening van directiesecretariaat, receptie, telefoonverkeer, post, archief en catering. ziet toe op kwaliteit en inzet van projectbegeleiding. ziet toe op kwaliteit en efficiëntie van gebouwbeheer en facilitair management. bevordert actief en ziet toe op kwaliteit en efficiëntie van ontwikkeling en beheer van alle ICT- en (relatie)bestanden. ziet toe op goed budgetbeheer van de afdeling. draagt in afstemming met het MT zorg voor ontwikkeling, uitvoering en bewaking van het personeelsbeleid, inclusief ziekteverzuimbeleid en overige personeelsinstrumenten. Rapportages aan derden draagt zorg voor rapportages aan derden (zoals CBF, FIN en de Nationale Postcode Loterij). stelt teksten op of geeft hiertoe - intern of extern - opdracht. Leidinggeven draagt zorg voor de juiste kwalitatieve en kwantitatieve bezetting van de eigen afdeling. draagt zorg voor de verdeling van taken en voor de afstemming van werkzaamheden binnen de afdeling. instrueert, begeleidt en coacht de medewerkers. voert functionerings-, beoordelings- en POP-gesprekken. fungeert als aanspreekpunt voor de afdeling. MT-lidmaatschap maakt deel uit van het MT en adviseert uit dien hoofde de directeur. draagt als MT-lid bij aan de totstandkoming van de begroting, het jaarverslag en het meerjarenbeleidsplan. draagt samen met de overige MT-leden zorg voor een optimale samenwerking tussen afdelingen en afstemming van werkzaamheden. Kennisniveau De kandidaat acteert op HBO / academisch niveau, heeft een afgeronde opleiding richting Bedrijfskunde.

3 Kerncompetenties Vakmanschap Biedt een excellent niveau van dienstverlening vanuit het eigen werkgebied. Toont zich deskundig in zijn of haar vakgebied. Heeft kennis van (nieuwe) ontwikkelingen in het vakgebied en gebruikt deze informatie effectief bij de uitvoering van het eigen werk. Grote affiniteit met processen en ICT ontwikkeling. Faciliterend Is er in zijn handelingen en contacten op gericht het de ander gemakkelijker te maken. Denkt actief mee en biedt actief hulp aan. Past dit toe in een juiste balans met prioriteiten en belangen in het eigen werk. Enthousiasme Werkt met overtuiging en enthousiasme. Focust zich op oplossingen en niet op problemen. Aantoonbare interesse en belangstelling met de doelgroep van het fonds en de achterliggende doelstellingen. Stabiele, evenwichtige persoonlijkheid die persoonlijke ambities in lijn weet te brengen met de doelstelling van de organisatie. Groepscompetenties Leidinggeven Geeft op een resultaatgerichte manier richting aan medewerkers; formuleert doelen en faciliteert middelen; bewaakt voortgang en corrigeert medewerkers. maakt concreet duidelijk welke resultaten verwacht worden. spreekt medewerkers op hun resultaten en functioneren aan. motiveert anderen voor de gestelde doelen. zorgt voor passende ondersteuning en begeleiding om doelen te bereiken. moedigt medewerkers aan om buiten de grenzen van de eigen afdeling te kijken. Visie Overstijgt de dagelijkse praktijk en werkt eigen ideeën uit voor de toekomst, kan feiten van een afstand bekijken en ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen. communiceert in hoofdlijnen en verliest zich niet in details. herkent vernieuwende ideeën in het eigen team en verbindt deze met elkaar. combineert verschillende maatschappelijke trends en ontwikkelingen met elkaar tot een geïntegreerd toekomstbeeld. ziet kansen en openingen voor de eigen organisatie die anderen (nog) niet zien en draagt deze uit. onderkent trends en ontwikkelingen al in een vroeg stadium en ziet de gevolgen voor de eigen organisatie.

4 Functie specifieke competenties Delegeren Geeft taken en verantwoordelijkheden door, rekening houdend met de interesse, ambitie, ontwikkeling en competentie van medewerkers; volgt de gedelegeerde taken op. houdt bij het delegeren van verantwoordelijkheden rekening met haalbaarheid en afbreukrisico. ziet het delegeren als ontwikkelingsmogelijkheid voor de betrokken medewerker en gebruikt het als zodanig. biedt voldoende speelruimte om de gedelegeerde taken naar eigen inzicht uit te voeren. geeft ook zijn/haar collega s en medewerkers de eer bij behaalde successen. Organisatiesensitiviteit Toont zich bewust van de effecten van keuzes, besluiten en/of activiteiten op de gehele organisatie en onderdelen daarvan. beschikt over kennis van het functioneren van organisaties. heeft zicht op de wijze waarop de verschillende werkprocessen van de verschillende afdelingen op elkaar aansluiten en elkaar beïnvloeden. anticipeert op de gevolgen van de eigen acties en beslissingen. onderkent de gevolgen van veranderingsprocessen voor de totale organisatie, de mensen, de werkprocessen en de relaties met opdrachtgevers en klanten. Resultaatgerichtheid Onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen te behalen of te overstijgen. ontwikkelt een doelgericht en concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing en budget stuurt op regelmatige basis het proces bij, gericht op de doelstellingen. legt de lat hoog, formuleert uitdagende, maar haalbare doelstellingen. spreekt anderen aan op het bereiken van die doelstellingen wanneer dit nodig blijkt. Sollicitatie Indien deze functie u aanspreekt en u meent aan de gestelde kwalificaties te voldoen, dan zien wij uw reactie graag tegemoet. U kunt direct solliciteren via dit formulier op onze website. In het veld Opmerkingen geeft u aan Oranje Fonds. Meer informatie? Voor meer inhoudelijke informatie over deze functie kunt u contact opnemen met Piet Hein de Sonnaville van Schaekel & Partners ( De contactgegevens zijn: Piet Hein de Sonnaville: pietheindesonnaville@schaekel.nl

5 Over Schaekel & Partners De beste mensen worden gevonden Ondernemingen en organisaties die de ambitie hebben de beste mensen aan te trekken, werken met Schaekel & Partners. In onze visie wordt de beste kandidaat voor een positie namelijk gevonden, deze meldt zich niet vanzelf. Schaekel & Partners kent hen of vindt hen. Wij bieden bedrijven een objectieve keuze van kandidaten. Dat is onze kracht. Wij richten ons op management- en specialistische functies rondom de bedrijfsvoering. De invulling van een functie is situatie-afhankelijk en kan in verschillende vormen: tijdelijk of vast of bijvoorbeeld project-gebaseerd. De situatie bepaalt de vorm. Schaekel & Partners is opgericht in 1987 en gevestigd in Utrecht.