PROFIELSCHETS. Directeur Bedrijfsvoering. bij. Combiwel

Transcriptie

1 PROFIELSCHETS Bedrijfsvoering bij Combiwel PublicSpirit drs. Brenda Kamps senior consultant Februari 2018

2 Organisatie Combiwel Combiwel is een Amsterdamse zorg- en welzijnsorganisatie met een breed pakket aan diensten. Amsterdam is een dynamische grote stad. In die delen van de stad met een minder sterk sociaal weefsel, biedt Combiwel - in allerlei vormen - versteviging van de sociale structuur. Combiwel werkt in opdracht van de gemeente Amsterdam in de stadsdelen West, Zuid, Noord, Nieuw-West en Zuidoost. Met verschillende diensten, waar veel vrijwilligers actief zijn, draagt Combiwel bij aan de leefbaarheid en structuur van de stad. Nieuwe Koers Met het oog op toekomstige maatschappelijke ontwikkelingen en door goed te luisteren naar de gemeente Amsterdam, partners en de bewoners, heeft Combiwel haar werk op een andere manier georganiseerd: kleinschaliger, dichter bij de bewoners, de klanten en partners in de Amsterdamse wijken, flexibeler en slagvaardiger. Combiwel is onderverdeeld in drie werkorganisaties, elk met een eigen identiteit, herkenbaar voor de bewoners van de stad, de gemeente Amsterdam als opdrachtgever, de samenwerkingspartners en natuurlijk de eigen medewerkers. Het geheel wordt ondersteund door een gemeenschappelijk bedrijfsbureau (shared services). Deze drie werkorganisaties zijn: Combiwel voor Kinderen (circa 176 fte). Een organisatie VVE, kinderopvang, ontwikkelingsstimulering en opvoedingsondersteuning. Maatschappelijke dienstverlening en schulddienstverlening (circa 88 fte). Een organisatie voor preventie, ondersteuning en hulp, collectief en individueel. Buurtwerk (circa 98 fte). Een projectorganisatie die actief burgerschap faciliteert en vanuit de wijken georganiseerde activiteiten en -interventies ondersteunt. De eenheden functioneren onder leiding van een eigen directeur. Hun ondersteuning op het gebied van HRM, financiën en administratie krijgen ze van een gemeenschappelijk bedrijfsbureau, Combiwel Shared Services (circa 50 fte). De drie eenheden maken deel uit van een en dezelfde holding die wordt aangestuurd door de Algemeen directeur. In de praktijk werken ze met elkaar samen waar dat mogelijk is en meerwaarde oplevert.

3 Huidige organisatiestructuur De organisatie heeft een Algemeen directeur - vanaf april 2017 vast ingevuld - en een Raad van Toezicht, met thans 5 leden. De Algemeen directeur is verantwoordelijk voor beleid en organisatie, de Raad van Toezicht houdt toezicht op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken. Per 1 oktober 2017 heeft de directeur Bedrijfsvoering afscheid genomen van Combiwel. De Algemeen directeur heeft de afgelopen periode gebruikt om te onderzoeken op welke wijze de invulling van de functie directeur Bedrijfsvoering het best kan plaatsvinden. Samengevat heeft de controlkant de komende tijd extra aandacht nodig, maar tegelijkertijd is aandacht nodig voor (de ontwikkeling van) andere afdelingen van Combiwel Shared Services en dan met name de afdeling ICT. Naast het feit dat het pakket te omvangrijk geacht wordt, is het verstandig om de controllersfunctie te scheiden van de directiefunctie zodat deze beter gepositioneerd wordt om de organisatieonderdelen kritisch te volgen. Door apart invulling te geven aan zowel de controllersfunctie als de functie directeur Bedrijfsvoering die passend is bij de taakstelling en opdracht waar Combiwel als geheel en Combiwel Shared Services in het bijzonder voor staan, zal beter invulling kunnen worden gegeven aan het kritisch volgen en sturen van de werkorganisaties en de verbetertrajecten van Combiwel als geheel en Combiwel Shared Services in het bijzonder. Deze ontwikkeling sluit aan bij de thema s uit de jaarplannen van Combiwel Shared Services en de werkorganisaties. De wijziging heeft geen personele gevolgen gehad. Combiwel Shared Services ondersteunt de Algemeen directeur en het managementteam vanaf nu met de afdelingen ICT/facilitair, administratie, HRM en MO/secretariaat/ communicatie. De functiebeschrijving directeur Bedrijfsvoering is op de structuurwijziging aangepast, voor de Concerncontroller is een functiebeschrijving opgesteld. Daarbij is gekeken naar hoe deze zich verhoudt tot de functie van Businesscontroller en de functie hoofd Administratie. De functie hoofd Administratie wordt op dit moment op interim-basis ingevuld, in de loop van 2018 zal deze functie vast worden ingevuld. De afdeling Planning & Control blijft onderdeel van Combiwel Shared Services en daarmee dus onderdeel van de serviceteams werkorganisaties primair proces. Dit vraagt een goede afstemming en samenwerking tussen de directeur Bedrijfsvoering en de Concerncontroller. Voor de Planning & Controlcyclus is sprake van een essentiële samenwerking met de afdeling administratie. Het hoofd Administratie is verantwoordelijk voor de uitvoering van de AO/IC.

4 De organisatiestructuur ziet er als volgt uit: Raad van Toezicht Algemeen Kamers met Kansen Beleidsadviseur Concerncontroller Planning & Control Combiwel Shared Services Buurtwerk MaDi/SDV Combiwel voor Kinderen Afdelingen: ICT/facilitair HRM Administratie MO/secretariaat/comm. Teams Teams Teams Gelijktijdig met de werving van een directeur Bedrijfsvoering is gestart met de werving- en selectieprocedure voor een Concerncontroller. Functie De functie directeur Bedrijfsvoering betreft een functie op strategisch niveau. De directeur is verantwoordelijk voor de uitvoering en realisatie van het strategisch en tactisch beleid. De directeur is onder verantwoording van de Algemeen directeur belast met leidinggevende taken voor alle afdelingen van Combiwel Shared Services. De directeur neemt hierbij de beleidskaders op het gebied van financiën, personeel et cetera in acht. De focus ligt op het aandachtsgebied ICT en facilitair. De directeur Bedrijfsvoering is lid van de directie en (mede)verantwoordelijk voor het bedrijfsresultaat en voor effectieve samenwerking tussen de werkorganisaties en CSS. Doel van de functie Het realiseren van de operationele, beleidsmatige, financiële en personele doelstellingen van Combiwel Shared Services.

5 Resultaatgebieden 1. Draagt er zorg voor dat strategisch beleid is voorbereid en gerealiseerd, zodanig dat randvoorwaarden zijn gecreëerd en concrete doelstellingen geformuleerd en behaald zijn. 2. Zorgt ervoor dat bedrijfsvoering gerealiseerd en geoptimaliseerd is, zodanig dat een bijdrage is geleverd aan de realisatie van de doelstellingen van CSS en daarmee de organisatiedoelstellingen. 3. De financiële doelstellingen zijn behaald, zodanig dat voldaan is aan de begroting. 4. Medewerkers worden zodanig aangestuurd dat ze in staat zijn gesteld om de afdelingsdoelstellingen te bereiken en daardoor de continuïteit van de afdeling is gewaarborgd en zodanig dat het vastgestelde strategische en organisatiebeleid is of wordt gerealiseerd. Profiel De directeur Bedrijfsvoering opereert op verschillende werkterreinen en in verschillende samenwerkingsrelaties, met elk eigen opgaven, waarbij telkens andere vaardigheden gevraagd worden. De directeuren van Combiwel zijn primair en in toenemende mate exclusief verantwoordelijk voor de medewerkers van de eigen werkorganisatie. De directeur Bedrijfsvoering heeft een voorbeeldfunctie en toont in zijn gedrag de competenties die in het kader van de cultuurverandering voor alle medewerkers gelden: resultaatgerichtheid, klantgerichtheid, flexibiliteit. De directeur Bedrijfsvoering is thuis in de diverse vraagstukken, heeft ervaring met verandermanagement en denkt in oplossingen. Hij stimuleert met de teamleiders rolbewustzijn bij medewerkers en hij helpt en adviseert de teamleiders bij de ontwikkeling van de medewerkers. Hij stimuleert kwaliteitsdenken en het werken met kwaliteitssystemen. Als directeur fungeert hij als coach en sparringpartner van de leidinggevenden en geeft waar nodig rugdekking. Hij heeft oog voor de verschillende wensen en behoeften van de teams en de leidinggevenden binnen de organisatie en speelt hier soepel en adequaat op in. Hij coacht waar dit kan en stuurt waar dit moet. Hij stimuleert de onderlinge samenhang tussen de teams.

6 Functie-eisen en competenties Kennis Academisch werk- en denkniveau op het gebied van bedrijfsvoering; Kennis van bedrijfs- en bestuurskundige principes (beleid, planning, budgetten et cetera); Kennis van en inzicht in de betrokken werkgebieden, met name ICT en facilitair management; Kennis van en ervaring met projectmatig werken; Kennis van de organisatie en de positie van de organisatie in de maatschappij; Kennis van organisatie-, personeels-, financieel- en kwaliteitsbeleid. Specifieke functiekenmerken Analytisch vermogen voor het doorzien van ontwikkelingen; Sociale en communicatieve vaardigheden voor het inspireren, motiveren en corrigeren van medewerkers en voor het verwerven van draagvlak bij veranderingen; Adviesvaardigheden voor het creëren van draagvlak; Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid voor het formuleren van werkprocessen, richtlijnen en procedures, de afdelingsstrategie en voor het profileren van d emissie/visie/cultuur van de organisatie; Resultaatgericht voor het behalen van doelstellingen en het nemen van verantwoordelijkheid hiervoor. Competenties Resultaatgerichtheid, klantgerichtheid, flexibiliteit; Overtuigend, onderhandelingsvaardig, diplomatiek; Initiatiefrijk, ontwikkelingsgericht, organisatiesensitiviteit, samenwerkend, coachend; Zelfreflectie, (zelf)relativering. Arbeidsvoorwaarden Zowel de Algemeen directeur als de directeuren (MT) vallen als werknemer onder de CAO Sociaal Werk. De functie van directeur Bedrijfsvoering is ingeschaald in schaal 13. Het betreft een aanstelling voor een jaar en deze wordt bij goed functioneren omgezet in een aanstelling voor onbepaalde tijd. Invulling van de functie op parttime basis behoort tot de mogelijkheden. Gelet op de complexiteit van de functie betreft het een minimum formatie van 0,8 fte.

7 Meer informatie PublicSpirit kan u meer informatie verschaffen over de vacature. Voor inhoudelijke vragen over de functie kunt u contact opnemen met Brenda Kamps. Heeft u vragen over de sollicitatieprocedure, dan kunt u terecht bij projectassistente Audrey Valentijn; beiden zijn bereikbaar via telefoonnummer U kunt uw vraag tevens per aan ons voorleggen: info@publicspirit.nl. Solliciteren De search, werving en selectie voor deze functie worden begeleid door PublicSpirit. Uw sollicitatie kunt u uiterlijk woensdag 7 maart 2018 indienen via onze website Vanuit de vacature op de website kunt u directie solliciteren en een motivatiebrief en een cv indienen. Indien uw sollicitatie correct door ons is ontvangen krijgt u een automatisch gegenereerde ontvangstbevestiging. Mocht de optie direct solliciteren onverhoopt niet werken, dan kunt u uw sollicitatie ook mailen naar info@publicspirit.nl t.a.v. Brenda Kamps, onder vermelding van het vacaturenummer (6353). Procedure: PublicSpirit verricht de voorselectie (briefselectie en oriënterende gesprekken) en draagt op 22 maart 2018 de sollicitaties van potentieel geschikte kandidaten voor aan de selectiecommissie. Vervolgens wordt een aantal kandidaten uitgenodigd voor een selectiegesprek. De eerste selectieronde met de selectiecommissie vindt plaats op maandag 26 maart of woensdag 28 maart a.s. De tweede selectieronde, bestaande uit een gesprek met de adviescommissie en een gesprek met de selectiecommissie, zal op dinsdag 10 april of donderdag 12 april a.s. plaatsvinden. Zodra de exacte gespreksdata zijn vastgesteld, zullen deze in het functieprofiel worden vermeld. Een assessment en een referentieonderzoek kunnen onderdeel uitmaken van de procedure.