Regionale bijeenkomsten Nevi en Pianoo.....< ICT, met de i van inkoop! Aanbesteden van ICT: de business case Mr J.A. (John) Konijn 31 maart 2009.
Voorstel agenda Kennismaking Uitgangspunten Inventarisatie: vragen uit de zaal? Business case: vijf aspecten Sturing en bewaking via de business case Wrap-up 2
Kennismaking John Konijn - bedrijfsjurist / contract manager ICT-afdeling PZH - zelfstandig adviseur En U bent? uw naam / functie? welke (soort) organisatie? uw ervaring met ict? 3
Uitgangspunt: Fasering Inkoopproces 1. Van behoeftestelling naar business case 2. Voorbereiding aanbesteding 3. Uitvoering aanbesteding (t/m voornemen tot gunning ) 4. Opdracht: contract, uitvoering opdracht, beëindiging Bij voorkeur projectmatig (Prince2, of gelijkwaardig ) Vandaag focus op stappen 1 t/m 3 4
Uitgangspunt: Business case Zakelijke afweging om een project of taak te initiëren Verantwoording van kapitaal/arbeid, ingezet ter verbetering van Leidend tot afdoende opdrachtbeschrijving (Financiële omvang <> aanbestedingsdrempels) Vastgelegd in schriftelijk stuk Waar nodig: betrek marktinzichten! 5
Inventarisatie: Vragen uit de zaal? Welk thema wilt u aan de orde stellen? Graag op schrift, in steekwoorden 6
Business case: de wat-vraag (het gewenste eindresultaat) product/dienst combinatie business requirements informatie requirements (informatie) beveiliging aanbodmodel / eigendom ict requirements koppelingen met bestaande omgeving performance (snelheid / capaciteit) continuïteit deliverables service levels waarborgen Vanuit de perspectieven: - inhoudelijk - functioneel - technisch - organisatorisch - bedrijfsprocessen - kwaliteit - vervanging of vernieuwing - zelf doen/uitbesteden - beheerst veranderen - gebruik / beheer - personeel - juridisch 7
Business case: de hoe-vraag (hoe ziet de life cycle eruit?) Ontwikkelfase: analyse, ontwerp, bouw, implementatie, testen, acceptatie, documentatie, opleidingen Opstartfase: Migratie van processen / koppelingen / bronnen / gebruikers Conversie van gegevensbestanden / informatiesystemen Verandermanagement en communicatie Bedrijfsfase: Gebruik, beheer en onderhoud Beheerst wijzigen Risico management Organisatiestructuur en rapportages Exit management / volgende cyclus 8
Business case: besturing Ontwikkel- en opstartfase contract, projectdocumenten managen van t-o-k-i-g marges passende organisatiestructuur bij beide partijen rapportages oplevering / acceptatie Bedrijfsfase contract, SLA leveranciersorganisatie die aansluit op die van opdrachtgever aansluiting op bedrijfs- en itil-processen opdrachtgever leveranciers- en prestatiemanagement 9
Business case: begroting Financiële aspecten te gunnen opdracht Eigendom, intellectuele eigendom, huur/lease, gebruik (waar betaal ik voor) investering en exploitatie (wat kost het) betalingsmodel (hoe wil ik ervoor betalen) financieringsmodel (uit welke beschikbare middelen) Begroot totale financiële waarde voor gehele life cycle (TCO) 10
Business case: begroting Total Cost of 'Ownership': alle directe en indirecte kosten: - Aanschaf / ontwikkeling / opstart - beheer / exploitatie - Gebruik én niet kunnen gebruiken (downtime) - Uitfaseren Open source: Geen licenties, wel beheerkosten 11
Business case: Contract Degelijk contract: looptijd, mogelijke verlenging (meestal cyclus 4/5 jr) 'levende' projectdocs en 'deliverables' in bindend kader aansprakelijkheden mogelijkheden voor beëindiging exit strategie (en bereid je voor op contractbeheer / - management ) rollen / bevoegdheden volledige en geldende versie, wijzigingsbeheer monitoring en nakoming gemaakte afspraken leverancier- en prestatiemanagement tijdige, zinvolle rapportages 12
Sturing en bewaking in Voorbereiding : Waarderingsmodel Van business case naar aan te besteden opdracht 1. Analyse - alle gestelde eisen ook echt eisen? (hardheid) - relatieve gewicht van de gestelde wensen? - In welke vorm moet de offerte gevraagde informatie geven 2. Integraal gunningsmodel - alle relevante (sub)gunningscriteria en hun relatieve gewicht - sluitende waarderingsberekening - evalueer het model op voor de hand liggende risicoscenario's - check de elasticiteit (de werking) van het model 13
Sturing en bewaking bij Uitvoering : Communicatie Tussen publicatie bestek en voornemen tot gunning : vraag en antwoord via de Nota( s) van Inlichtingen reacties op voorgestelde model/concept documenten bezoek technische omgeving / schouw bij aanbesteder presentatie / demonstratie / proof of concept vraag en antwoord via verzoek nadere toelichting verificatie ingediende inschrijvingen Beperkte ruimte om business case nog bij te sturen 14
Wrap-up / rondvraag Alle thema s voldoende besproken? Nieuwe vragen / inzichten? Verdieping: leidraad kosten/batenanalyse voor ict projecten Ecorys nederland bv en Conict, december 2007 www.ictu.nl/index.php?option=com_content&task=view&id=467&itemid=45 15
Dank voor uw aandacht/bijdrage j.konijn@pzh.nl www.linkedin.com/in/john.konijn mob: 06 28 877 878 16
Provincie Zuid Holland ICT-profiel PZH: 2400 werkplekken, meerdere vestigingen MS office / Livelink IDMS / Citrix / VMware / Webcast OT2006 / PT2006 / extern beheerde netwerkdiensten Ca 180 ict-ers / 8 Mio exploitatie Uitdagingen voor 2009: Itil 3, storage en backup, E-HRM (ASP), NUP, DIV 17