Quick Start Guide XBRLreports Versie XBRLreports 1.3.0.0 Oktober 2016
Disclaimer Dit document is eigendom van XBRLreports B.V. en blijft dit ook ten alle tijden. De informatie in deze documentatie is met grote zorgvuldigheid samengesteld. Desondanks kunnen wij niet instaan voor de compleetheid of juistheid van de hierin beschreven informatie. De inhoud kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor XBRLreports B.V.. De informatie die dit document bevat, is strikt vertrouwelijk. Inzage is alleen toegestaan aan die personen aan wie het door XBRLreports B.V. rechtstreeks ter beschikking is gesteld. Gebruik van deze informatie door derden en/of voor andere doeleinden dan waarvoor het is uitgereikt, is verboden. Openbaarmaking, vermenigvuldiging, verspreiding en/of verstrekking aan derden van (delen van) dit document is zonder schriftelijke toestemming vooraf van XBRLreports B.V. niet toegestaan. Door acceptatie van dit document stemt de ontvanger ermee in dat hij of zij dit document op verzoek zal retourneren aan XBRLreports B.V. Microsoft, Windows, Windows Vista, Excel en Office 365 zijn geregistreerde handelsmerken of handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde staten en/of andere landen. Quick Start Guide XBRLreports oktober 2016 2
Inhoud 1. Introductie... 4 2. Aan de slag met XBRLreports... 5 3. XBRL-cabinet importeren... 6 4. XBRL-rapportagemodel bewerken... 7 5. XBRL-instance aanmaken... 10 6. XBRL-instance verzenden... 13 Quick Start Guide XBRLreports oktober 2016 3
1. Introductie XBRLreports is een Excel invoegtoepassing voor het creëren en inlezen van XBRL-rapportages en het omzetten van XBRL-rapporten naar leesbare taal en vice versa. De invoegtoepassing integreert naadloos in de huidige Excel toepassingen. Met XBRLreports is het mogelijk om XBRL-rapportages te maken en in te lezen op basis van uitgangspunten die voldoen aan de Nederlandse Taxonomie Architectuur, zoals bijvoorbeeld: Alle KvK jaarrekeningen opgenomen in de Nederlandse Taxonomie vanaf 2012; Alle kredietrapportages opgenomen in de Bankentaxonomie vanaf 2013; Alle fiscale rapportages opgenomen in de Nederlandse Taxonomie vanaf 2014; Alle NBA-accountantsverklaringen; Alle CBS-statistiek uitvragen in de Nederlandse Taxonomie vanaf 2015; Alle horecarapportages opgenomen in de Horeca Taxonomie 1.0; Alle kredietverzoeken voor Fink. XBRLreports kan worden geïnstalleerd op een Windows systeem vanaf Windows Vista SP2 met daarop Microsoft Excel vanaf versie 2007. De installatieprocedure wordt beschreven in een separate handleiding, raadpleegt u hiervoor de Installatiehandleiding XBRLreports en XBRLreports Communication Manager. In deze handleiding worden de begrippen XBRL-rapport en XBRL-instance gebruikt. Een XBRL-instance betreft een bestand waarin de gegevens in XBRL-formaat zijn opgenomen en is gebaseerd op definities zoals vastgelegd in een taxonomie. In een taxonomie wordt beschreven aan welke structuur een of meerdere XBRL-instances moeten voldoen en welke gegevens hierin opgenomen moeten zijn. Hoewel één taxonomie definities kan bevatten voor meerdere soorten rapportages, kan het ook zijn dat de definities voor één rapportage zijn vastgelegd in meerdere taxonomieën. Om de juiste definities voor een rapportage te kunnen bepalen is er voor elke rapportage een uniek startpunt in een taxonomie. Dit startpunt wordt het entrypoint genoemd. Omdat entrypoint een niet alledaags begrip is, wordt het in deze handleiding en in de invoegtoepassing XBRLreports omschreven als XBRL-rapport. Hieronder de vindplaatsen van de meest gangbare taxonomieën: Naam Doel Website Nederlandse Taxonomie Fiscale rapportages, jaarrekeningen en statistiek uitvragen www.sbr-nl.nl/werken-met-sbr/softwareleveranciers/nederlandse-taxonomie/ Bankentaxonomie Kredietrapportages www.sbrbanken.nl/?page_id=201 NBA taxonomie Accountantsverklaringen www.nba.nl/vaktechniek/vaktechnischethemas/ictxbrl/nba-taxonomie/ Fink Taxonomie Financieringsaanvragen http://www.financieringslink.nl/downloads/ In deze Quick Start Guide zullen we beschrijven op welke wijze u gemakkelijk direct kunt starten met XBRLreports. Quick Start Guide XBRLreports oktober 2016 4
2. Aan de slag met XBRLreports Na installatie van de invoegtoepassing XBRLreports, is de meest eenvoudige manier om een XBRLinstance te genereren, door gebruik te maken van een vooraf gedefinieerd XBRL-rapportagemodel. Het grote voordeel hiervan is dat in de meeste gevallen niet tot nauwelijks mappingcodes hoeven te worden aangebracht. Na het verkrijgen van de juiste gegevens in de betreffende cellen met mapping codes, het eventueel aanpassen van de perioden en het opgeven van de juiste entiteit, kan de inhoud van het Excel werkblad omgezet worden in een XBRL-instance. Om snel aan de slag te kunnen met XBRLreports is het nodig om een XBRL-cabinet te downloaden en te importeren in XBRLreports. Een XBRL-cabinet bevat een ingelezen XBRL-rapport en de bijbehorende meta data en kunnen worden verkregen door deze te downloaden vanaf de website van XBRLreports: www.xbrlreports.nl/downloads/. Via dezelfde link kunt u ook de diverse XBRLrapportagemodellen ten behoeve van de bank, het CBS, de KvK en de omzetbelasting (tevens suppletie) downloaden. Vrijwel alle taxonomieën worden minimaal eens per jaar geüpdatet of aangevuld met een extensie (nieuwe XBRL-rapporten), bijvoorbeeld door wijzigingen in wet- en regelgeving. Dit houdt in dat er voor elk boekjaar een nieuwe taxonomie beschikbaar komt en er dus een nieuw XBRL-cabinet ingelezen moet worden. Daarnaast is het nodig om na het importeren van het XBRL-cabinet, een nieuw bijbehorend XBRL-rapportagemodel te downloaden of aan te passen. In deze Quick Start Guide zal worden beschreven hoe, na installatie van XBRLreports, op snelle wijze gebruik kan worden gemaakt van XBRLreports voor het aanmaken van een XBRL-instance, zodat deze eventueel verzonden kan worden met de XBRLreports Communication Manager. Het is met behulp van XBRLreports ook mogelijk om zelf een XBRL-rapportagemodel te bouwen. In dit geval wordt gestart met een leeg Excel werkblad, waarbij de verschillende velden naar eigen inzicht kunnen worden bepaald en voorzien van een mappingcode. Hiervoor is de aparte handleiding XBRLreports Mappen beschikbaar. Quick Start Guide XBRLreports oktober 2016 5
3. XBRL-cabinet importeren Het is mogelijk om in XBRLreports, XBRL-cabinets te importeren en exporteren. Een XBRL-cabinet bevat een ingelezen XBRL-rapport en de bijbehorende meta data, zoals de identifier scheme en de rapportage data en kan worden gebruikt om back-ups te maken van de ingelezen XBRL-rapporten of om deze uit te wisselen. XBRL-cabinets zijn te downloaden via onze website: http://www.xbrlreports.nl/xbrlreports-gratis-downloaden/ Een XBRL-cabinet kan worden ingelezen door in XBRLreports te kiezen voor Rapporten beheer. Hierna komt het volgende scherm naar voren, kiest u hier voor Cabinet/Importeren: Bij het importeren kunnen meerdere cabinets worden geselecteerd (met de standaard shift toets of control toets combinatie) en daarmee ook gelijktijdig worden geïmporteerd. Cabinets waarvan het XBRL-rapport al aanwezig is, worden niet overgeschreven. Let op: Het inlezen van een XBRL-rapport (die is opgenomen in het XBRL-cabinet) kan slechts éénmalig gebeuren. Indien een XBRL-rapport opnieuw ingelezen moet worden, dan dient eerst het XBRL-rapport in het onderdeel Rapporten Beheer te worden verwijderd. Quick Start Guide XBRLreports oktober 2016 6
4. XBRL-rapportagemodel bewerken De volgende XBRL-rapportagemodellen kunnen gedownload worden vanaf de website van XBRLreports: http://www.xbrlreports.nl/xbrlreports-gratis-downloaden/ BANK Krediet Klein Fiscaal Categoriaal 2015; BANK Krediet Micro Categoriaal 2015; BANK Krediet Micro Categoriaal 2015 AccountView; CBS maandstatistiek 2016; KvK Klein Commercieel Horizontaal 2015; KvK Klein Commercieel Horizontaal 2015 AccountView; KvK Klein Fiscaal Horizontaal 2015; KvK Klein Fiscaal Horizontaal 2015 AccountView; KvK Micro Fiscaal Horizontaal 2015 KvK Micro Fiscaal Horizontaal 2015 AccountView; OB-aangifte 2015; Suppletieaangifte 2015 en 2016. Mocht het door u benodigde XBRL-rapportagemodel niet als download beschikbaar zijn, dan kunt u deze aanvragen via de supportafdeling van XBRLreports, per mail te bereiken op support@xbrlreports.nl. Wanneer het XBRL-cabinet is ingelezen, kan het gewenste XBRL-rapportagemodel worden geopend met de Excel menu-optie Bestand/Openen. U selecteert hier het gewenste XBRL-rapportagemodel, deze wordt geopend in een nieuw Excel werkblad. In onderstaand voorbeeld is gekozen voor het gebruik van het XBRL-rapportagemodel KvK Klein Fiscaal Horizontaal 2015. Quick Start Guide XBRLreports oktober 2016 7
Na het openen van het XBRL-rapportagemodel, kunt u de cellen in het werkblad Basisgegevens voorzien van de juiste gegevens. De waarden kunnen rechtstreeks worden ingebracht of kunnen berekend worden door Excel formules. Het XBRL-rapportagemodel bestaat uit verschillende tabbladen, bovenstaande afbeelding betreft een schermafdruk van het eerste tabblad Basisgegevens. In de afbeelding hierboven kunnen de cellen met een opmerking herkend worden aan de rode driehoeken rechtsboven in de cel. Het is mogelijk dat bij sommige velden in het XBRLrapportagemodel gevuld dienen te worden door een selectie te maken uit de keuzelijst, zoals bij het voorbeeld hieronder: Op het tweede tabblad XBRL KvK Klein zijn de velden met de benodigde mappingcodes terug te vinden. Ook hier hebben de velden verschillende kleuren, die in de legenda worden verklaard: Quick Start Guide XBRLreports oktober 2016 8
Op het derde tabblad worden de grondslagen die in het XBRL-rapportagemodel zijn opgenomen, nader omschreven. Deze grondslagen worden gebruikt op tabblad XBRL KvK Klein. Wanneer bijvoorbeeld de waarde op de balans van de materiële vaste activa groter is dan 0, wordt de grondslag uit dit tabblad gehaald, de tekst van de grondslag kan desgewenst aangepast worden. In het vierde tabblad worden de verschillende SBI-codes met omschrijving getoond, deze moet gevuld worden op het eerste tabblad in cel B12. Deze tabel wordt gebruikt om de omschrijving bij de SBIcode te halen. Als u de SBI-code niet weet (is wel verplicht) dan kunt u in deze tabel een SBI-code opzoeken. Standaard staat de SBI-code op het uittreksel van de KvK, echter deze SBI-code hoeft niet (meer) correct te zijn. Velden die voorzien zijn van een mapping code, te herkennen aan het rode driehoekje in de rechterbovenhoek, kunnen niet gekopieerd en geplakt worden door middel van de toetsencombinatie CTRL-C en CTRL-V (knippen en plakken) omdat de mappingcode in dat geval verloren gaat, maar kunnen gekopieerd en geplakt worden door de sneltoetsen CTRL + ALT-V. Er komt dan een scherm omhoog, waarbij aangegeven kan worden dat de Waarden geplakt moeten worden (CTRL + W). Let op: Om opgenomen te kunnen worden in het XBRL-instance, is het noodzakelijk dat velden waarin bedragen vermeld worden, afgerond op hele bedragen opgenomen worden. Quick Start Guide XBRLreports oktober 2016 9
5. XBRL-instance aanmaken Het is altijd mogelijk om het document als Excel bestand op te slaan en opnieuw te openen via de Excel functionaliteit Bestand/Opslaan. Wanneer alle benodigde gegevens zijn aangebracht, is het document gereed om als XBRL-instance vervaardigd te worden. Om een XBRL-instance te genereren, dient in de menubalk van XBRLreports de button Opslaan te worden gebruikt: Wanneer er geen mapping codes worden aangetroffen op het betreffende tabblad, verschijnt de volgende melding: Let op: Het kan voorkomen dat er in het Excel-bestand wel mappingcodes opgenomen zijn, maar dat deze niet aanwezig zijn op het tabblad dat op dat moment geselecteerd is. Wanneer dan wordt gekozen voor Opslaan in XBRLreports, verschijnt de melding dat er geen cellen aanwezig zijn met een mappingcode. Dit kan worden voorkomen door het tabblad met mappingcodes te selecteren (in ons voorbeeld tabblad XBRL KvK Klein ) en hierna te kiezen voor Opslaan. Wanneer er mapping codes worden aangetroffen, verschijnt het volgende venster: Quick Start Guide XBRLreports oktober 2016 10
Het opslaan van XBRL-bestand en het genereren van een XBRL-instance is in vijf stappen onderverdeeld: Stap 1 De eerste stap betreft de selectie van het XBRL-rapport. Indien voor meerdere XBRL-rapporten een mapping code is aangebracht, dient hier het XBRL-rapport te worden geselecteerd, waarvoor de XBRL instance moet worden aangemaakt. Indien één XBRL-rapport is gedetecteerd, dan wordt deze automatisch geselecteerd en is hier geen keuze mogelijk. Stap 2 Bij stap 2 moet het juiste identifier scheme worden aangegeven, deze wordt automatisch geselecteerd. De identifier scheme is een verplicht onderdeel in de XBRL-instance dat de opgenomen identificatie beschrijft. Een type identificatie kan bijvoorbeeld een inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel zijn of een BTW-nummer. Standaard wordt het identifier scheme getoond zoals deze is opgegeven bij het inlezen van het XBRL-cabinet. Het is in dat geval niet mogelijk om hier een ander identifier scheme te selecteren. Stap 3 In de derde stap moet de taal worden geselecteerd. In het keuzemenu worden alleen de talen getoond die toegestaan zijn voor het geselecteerde XBRL-rapport. Stap 4 In stap 4 moet(en) de juiste entiteit waarde(n) worden geselecteerd waarvoor de XBRL-instance wordt vervaardigd. Indien er sprake is van één entiteit, wordt deze automatisch geselecteerd. De inhoud van de entiteit is afhankelijk van het geselecteerde identifier scheme. Als het identifier scheme betrekking heeft op het handelsregister van de Kamer van Koophandel, dan dient de identiteit een valide inschrijvingsnummer handelsregister te bevatten. Wanneer het identifier scheme betrekking heeft op een omzetbelasting identificatie van de Belastingdienst, dan dient de identiteit een valide omzetbelastingnummer te zijn. Quick Start Guide XBRLreports oktober 2016 11
Stap 5 De laatste voorbereidende stap voor het aanmaken van de XBRL-instance bestaat uit het opgeven van de locatie en de bestandsnaam van de XBRL-instance. De locatie en de bestandsnaam kunnen met Selecteer worden opgegeven. Kies hierna voor Opslaan. De XBRL-instance wordt hierna opgeslagen na het opnieuw klikken op Opslaan. De voortgang van het opslagproces wordt getoond in de Voortgang sectie. Na het opslaan van de XBRL-instance wordt gecontroleerd of de opgenomen gegevens in de instance voldoen aan de eisen zoals deze zijn opgenomen in het XBRL-rapport. Wanneer dit het geval is, verschijnt het volgende scherm: Wanneer de XBRL-instance niet voldoet verschijnt een scherm met een overzicht van de validatie resultaten: In het scherm wordt de omschrijving van de fout getoond en wat de locatie is in het Excel-werkblad. Het is ook mogelijk om een export naar Excel te maken van de validatieresultaten. Voordat een XBRL-instance elektronisch kan worden verstuurd, dienen de aangetroffen fouten te worden gecorrigeerd. Een niet-valide XBRL-instance zal altijd door de ontvangende partij worden geweigerd. Quick Start Guide XBRLreports oktober 2016 12
6. XBRL-instance verzenden Het verzenden van een XBRL-instance bestaat uit zeven stappen. Het verloop van deze stappen is volledig afhankelijk van het XBRL-rapport waarop de XBRL-instance gebaseerd is en de eventuele inhoud van de XBRL-instance. Een deel van de informatie die nodig is voor het juist verzenden van een XBRL-instance is afkomstig van de uitvragende partij. Deze gegevens worden door XBRLreports beschikbaar gesteld als een berichtentabel. Een actuele versie van de berichtentabel kunt u downloaden op de website van XBRLreports. Een andere voorwaarde voor het verzenden van XBRL-instances voor de BIV, is dat een PKIoverheidscertificaat is geselecteerd. Dit betreft een beveiligingscertificaat dat ervoor zorgt dat de communicatie tussen u en de ontvangende partij is beveiligd. Bij het verzenden van XBRL-instances naar Digipoort (overheid) met XCM kunt u er voor kiezen om een eigen PKI-overheidscertificaat te gebruiken of het interne (verzamel)certificaat van XBRLreports. Voor de instellingen met betrekking tot de XBRL Communication Manager verwijzen wij u naar de aparte handleiding Gebruikershandleiding XBRLreports Communication Manager. Met de menu-optie Communicatie start u het scherm van de XBRLreports Communicatie Manager, waarmee u in staat wordt gesteld om XBRL-instances te versturen naar Digipoort en de Bancaire Infrastructurele Voorzieningen. U komt dan in het volgende scherm van de XBRLreports Communication Manager: Om de XBRL-instance te verzenden, kiest u voor de button Verzenden bestand : Hierna verschijnt een scherm, waarin zeven stappen doorlopen worden. Deze stappen worden nader omschreven in de aparte handleiding Gebruikershandleiding XBRLreports Communication Manager. Quick Start Guide XBRLreports oktober 2016 13
Wanneer alle benodigde gegevens zijn ingevoerd, kan de button Verzenden worden gebruikt. De status van het verzendproces wordt getoond in de sectie Verzendstatus. Let op: Wanneer de verzendstatus weergeeft dat het XBRL-bestand is ontvangen, geeft dit nog geen zekerheid dat de XBRL-instance door de uitvragende partij is ontvangen en geaccepteerd. Deze terugkoppeling kan worden opgevraagd onder Toon details wanneer u met de rechtermuisknop drukt op de betreffende regel in het overzicht. Quick Start Guide XBRLreports oktober 2016 14