Gebruikershandleiding XBRLreports Communication Manager

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding XBRLreports Communication Manager Versie Mei 2017

2 Disclaimer Dit document is eigendom van XBRLreports B.V. en blijft dit ook te allen tijde. De informatie in deze documentatie is met grote zorgvuldigheid samengesteld. Desondanks kunnen wij niet instaan voor de compleetheid of juistheid van de hierin beschreven informatie. De inhoud kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor XBRLreports B.V. Microsoft, Windows, Windows Vista, Excel en Office 365 zijn geregistreerde handelsmerken of handelsmerken van Microsoft Corporation in de Verenigde staten en/of andere landen. Gebruikershandleiding XCM mei

3 Inhoud 1. INTRODUCTIE COMMUNICATIE XBRL INSTANCE VERZENDEN Stap Stap Stap Stap Stap Stap Stap Stap Verzendstatus STATUS INFO BERICHT- EN STATUSDETAILS ANALYSE AFDRUKKEN EN EXPORTEREN DETAILOVERZICHT INSTELLINGEN ALGEMEEN COMMUNICATIE AFLEVERPUNTEN LICENTIE Gebruikershandleiding XCM mei

4 1. Introductie In deze handleiding wordt het gebruik van de XBRLreports Communication Manager (XCM) beschreven. De XCM is een aanvulling op de XBRLreports invoegtoepassing voor Excel. Met XCM bent u in staat om XBRL-instances te versturen naar Digipoort, de Bancaire Infrastructurele Voorzieningen en SBRgateway (YOB). Voor het verzenden van XBRL-instances is het overigens niet noodzakelijk dat deze met XBRLreports zijn aangemaakt. Naast het verzenden van XBRL-instances is het ook mogelijk om met XCM loonheffingsbestanden te versturen naar Digipoort. Voor het verzenden kan gebruik worden gemaakt van een eigen PKI-overheidscertificaat óf het interne (verzamel)certificaat van XBRLreports. Naast het verzenden van XBRL-instances, ondersteunt XCM ook het opvragen van statusinformatie met betrekking tot het verzendproces. Met deze informatie kunt u controleren of de uitvragende partij uw XBRL instance of loonheffingsbestand heeft ontvangen en geaccepteerd. Het verzenden van XBRL-instances en het opvragen van statusinformatie is alleen mogelijk wanneer u de beschikking heeft over een actieve licentie van XBRLreports Communication Manager. Het verkrijgen en activeren van een geldige licentie wordt beschreven in de aparte handleiding Installatiehandleiding XBRLreports en XBRLreports Communication Manager. Gebruikershandleiding XCM mei

5 2. Communicatie De XBRLreports Communication Manager kan opgestart worden door in XBRLreports te kiezen voor de menu-optie Communicatie of door de snelkoppeling die bij de installatie op het bureaublad is geplaatst, te gebruiken. U komt dan in het volgende scherm: Het verzenden van een XBRL-instance bestaat uit acht stappen. Het verloop van deze stappen is volledig afhankelijk van het XBRL-rapport waarop de XBRL-instance gebaseerd is en de eventuele inhoud van de XBRL-instance. Een deel van de informatie die nodig is voor het juist verzenden van een XBRL-instance, is afkomstig van de uitvragende partij. Deze gegevens worden door XBRLreports beschikbaar gesteld als een berichtentabel. Een actuele versie van de berichtentabel kunt u downloaden op de website van XBRLreports. Het importeren van een berichtentabel wordt beschreven in paragraaf 4.2 van deze handleiding. Een andere voorwaarde voor het verzenden van XBRL-instances, is dat een PKI-overheidscertificaat is geselecteerd. Dit betreft een beveiligingscertificaat dat ervoor zorgt dat de communicatie tussen u en de ontvangende partij beveiligd is. Bij het verzenden van XBRL-instances met XCM kunt u er voor kiezen om een eigen PKI overheidscertificaat te gebruiken of het interne certificaat van XBRLreports. Bij het verzenden naar de BIV, is een eigen PKI-overheidscertificaat noodzakelijk. In paragraaf 4.2 van deze handleiding wordt beschreven hoe een certificaat kan worden geselecteerd. Daarnaast kan in de instellingen worden aangegeven welke afleverpunten de XCM kan gebruiken. Hoe deze ingesteld kunnen worden, wordt beschreven in paragraaf 4.3 Afleverpunten. Afleverpunten kunnen zijn BIV (Bancaire Infrastructurele Voorzieningen), Digipoort of SBRgateway (YOB). Gebruikershandleiding XCM mei

6 2.1 XBRL instance verzenden Na het klikken op de knop Verzenden bestand in het communicatiedeel van de XCM-werkbalk verschijnt het volgende scherm: Stap 1 De te verzenden XBRL-instance of het te verzenden loonheffingsbestand dient bij de eerste stap te worden geselecteerd. Na de selectie van de XBRL-instance of het loonheffingsbestand worden automatisch de benodigde gegevens uit de berichtentabel opgehaald. Eveneens worden alle identificaties uit de instance opgehaald Stap 2 Bij de tweede stap dient het afleverpunt te worden geselecteerd. De afleverpunten zijn afkomstig uit de berichtentabel. Indien er maar één afleverpunt aanwezig is, is het selectieveld uitgeschakeld. Gebruikershandleiding XCM mei

7 2.1.3 Stap 3 Bij stap drie geeft u het type berichtsoort op. Deze informatie is afkomstig uit de berichtentabel. Het is niet altijd nodig om hier iets aan te geven: een voorbeeld waarbij wel een type berichtsoort dient te worden aangegeven, is bij de aangifte inkomstenbelasting. Deze kent de berichtsoorten IB_Winst, IB_Nietwinst, IB_M_Winst en IB_M_Nietwinst Stap 4 In de vierde stap dient de identificatie en het type identificatie te worden geselecteerd. De te selecteren identificaties zijn afkomstig uit de geselecteerde XBRL-instances. Doorgaans bevat een instance maar één identificatie. Uitzonderingen zijn de aangifte inkomstenbelasting en de aangifte vennootschapsbelasting. Het valide type identificatie(s) behorende bij de geselecteerde XBRL instance zijn afkomstig uit de berichtentabel. Het geselecteerde type identificatie dient aan te sluiten bij de geselecteerde identificatie. In onderstaande afbeelding is het inschrijvingsnummer handelsregister. Daar hoort het type KvK bij Stap 5 Bij stap vijf moet het unieke verzendkenmerk worden opgegeven. Op basis van dit uniek kenmerk kan bij eventuele vragen de uitvragende partij met u contact opnemen. Het opgeven van een uniek verzendkenmerk is verplicht. Het unieke verzendkenmerk mag uit maximaal 40 posities bestaan. In onderstaand voorbeeld wordt de jaarrekening over 2015, van de onderneming met handelsregisternummer op 31 december 2016 verzonden Stap 6 Stap zes is op dit moment een stap die alleen bij financieringsaanvragen wordt gebruikt, bij verzending naar KvK, de Belastingdienst en de banken is deze stap 6 niet nodig. In deze stap selecteert u één of meerdere financiers waarvan u wilt dat zij de financieringsaanvragen ontvangen. Bij het verzenden wordt de XBRL Instance verstuurd naar alle geselecteerde ontvangers, een individuele aanlevering per ontvanger is niet noodzakelijk. Gebruikershandleiding XCM mei

8 2.1.7 Stap 7 In de zevende stap dient de rol van u als verzender te worden opgegeven. XCM heeft vier rollen gedefinieerd: 1. Intermediair, in deze rol verstuurd de intermediair een XBRL instance namens zijn klant; 2. Inhoudingsplichtige, in deze rol verstuurt u als eindgebruiker uw eigen fiscale aangifte; 3. Verantwoordingsplichtige, in deze rol verstuurt u uw eigen jaarrekening of andersoortige verantwoordingsrapportage; 4. Servicebureau: in deze rol verstuurt u de instance naar een tussenliggende applicatie, bijvoorbeeld SBRgateway (YOB); 5. Klant, in deze rol verstuurt u een financieringsaanvraag Stap 8 Bij stap 8 kan, wanneer als afleverpunt SBRgateway is ingesteld, worden aangegeven wat de uiterste afleverdatum van de XBRL-instance moet zijn. In SBRgateway bestaat de mogelijkheid om een herinneringsmail te versturen wanneer de cliënt nog niet heeft geaccordeerd. De uiterste afleverdatum staat standaard ingesteld op acht dagen na de huidige datum. Wanneer als afleverpunt niet SBRgateway (YOB) is aangevinkt, is dit veld niet van toepassing en niet te wijzigen Verzendstatus Wanneer alle gegevens bij de acht voorgaande stappen correct zijn opgegeven, kan op de knop Verzenden worden gedrukt. De status van het verzenden wordt getoond in de sectie Verzendstatus. Hieronder een voorbeeld dat het verzenden van de XBRL instance succesvol is verlopen: Gebruikershandleiding XCM mei

9 In onderstaand voorbeeld is het verzenden niet geslaagd. Een oorzaak hiervoor kan zijn dat het afleverpunt dicht staat vanwege onderhoud. Wanneer de verzendstatus weergeeft dat de XBRL instance is ontvangen, geeft dit nog geen zekerheid dat de XBRL instance door de uitvragende partij is ontvangen en geaccepteerd. Deze terugkoppeling kan worden opgevraagd onder de button Ophalen statusinformatie, zie volgende paragraaf. Alle relevante informatie over de verzendstatus wordt door XCM opgeslagen en in het hoofdscherm getoond. 2.2 Status info Na het verzenden van een XBRL-instance is het noodzakelijk dat de status informatie van de desbetreffende instance wordt opgevraagd. Met deze informatie kunt u controleren of de uitvragende partij uw XBRL instance heeft ontvangen en geaccepteerd. Het afleverpunt en de uitvragende partij kunnen om meerdere redenen de XBRL instance afkeuren. De redenen voor afkeur staan eveneens vermeld in de status informatie. De status info kunt u op opvragen voor alle berichten of voor een individueel bericht, waarvoor de volledige status informatie nog niet is opgehaald. In beide gevallen staat er geen vink in de kolom Eindstatus bereikt?. Indien u gebruikt maakt van de standaard signaalkleuren (zie paragraaf 4.1 Algemeen), herkent u de berichten zonder eindstatus aan de witte tekst met een oranje achtergrondkleur. In het hierboven getoonde voorbeeld heeft het bericht op de tweede regel nog geen eindstatus bereikt. U kunt de status opvragen van alle berichten zonder eindstatus met het menu Ophalen statusinformatie in het communicatiedeel van de XCM werkbalk: Na het ophalen van de statusinformatie verschijnt de volgende melding: Gebruikershandleiding XCM mei

10 Dit betekent overigens niet dat van alle berichten de eindstatus bekend is. In voorkomende gevallen kan het 72 uur duren voordat de ontvangende partij de eindstatus terugkoppelt. U dient dan het opvragen van de statusinformatie te herhalen (bijvoorbeeld na een uur of de volgende dag). Naast het bereiken van een definitieve eindstatus (in de kolom Eindstatus bereikt? staat nu een vinkje) en is ook bekend of het bericht door de uitvragende partij is goed- of afgekeurd. Deze status staat in de kolom Eindstatus OK?. Indien bij het bericht geen vinkje staat (en het bericht dus is afgekeurd), zal het bericht na correctie opnieuw verzonden moeten worden (hiervoor wordt een nieuwe regel toegevoegd in XCM). De reden van afkeuring staat vermeld bij de status details. Wanneer er een definitieve eindstatus is bereikt, is deze niet meer opnieuw op te vragen. Een eindstatus blijft altijd ongewijzigd (afgekeurd of geaccepteerd). Het ophalen van status info van een individueel bericht kan met het contextmenu van het hoofdscherm. Door met de rechtermuisknop te klikken op het bericht waarvoor de statusinformatie moet worden opgehaald, verschijnt in het contextmenu de mogelijkheid om van het bericht de statusinformatie op te halen. Gebruikershandleiding XCM mei

11 3. Bericht- en statusdetails In het hoofdscherm treft u de globale bericht- en status details aan. De informatie die wordt getoond kunt u op meerdere manieren filteren, analyseren en exporteren. De hoofdindeling van de getoonde gegevens bestaat uit de periode indeling van verzenden Dag, Week, Maand en Alles. Daarnaast kunt u ook de gegevens indelen op Onbekende eindstatus en Archief. De hoofdindeling treft u aan in de Communicatie werkbalk. 3.1 Analyse Het hoofdscherm kunt u op meerdere manieren aanpassen voor nadere analyses. De eerste methode is door te groeperen per kolom. Dit doet u door een kolomkop te slepen naar de balk boven de berichtgegevens. Na deze actie worden de gegevens per unieke item binnen een kolom gegroepeerd. Een tweede optie om de berichtgegevens in het hoofdscherm te analyseren is filteren. De menu optie voor het filteren kan worden verkregen door met de rechtermuisknop te klikken op een kolomkop. Bij het aanklikken van de menuoptie Filter-bewerker wordt het scherm voor het bewerken van het filter geopend. Het filter kan worden gedefinieerd door opties 1 t/m 5 te bewerken. Gebruikershandleiding XCM mei

12 1. Met deze optie worden de logische operatoren, zoals En of Of van de voorwaarden bepaald. Ook heeft u hier de mogelijkheid om groepen aan te maken met identieke logische operatoren; 2. Hier wordt de kolom geselecteerd waarop de voorwaarde van toepassing is; 3. Hier wordt het vergelijkstype van de voorwaarde gedefinieerd, zoals Is gelijk aan, Bevat en Is groter dan ; 4. In de tekstbox kan hier de waarde worden ingevuld waaraan de voorwaarde moet voldoen; 5. Met deze optie wordt een voorwaarde aan de filter toegevoegd. Hiermee bent u in staat om het filter op meerdere kolommen toe te passen. Na het kiezen voor Toepassen worden de gedefinieerde filters toegepast op de berichtgegevens in het hoofdscherm. 3.2 Afdrukken en exporteren De berichtgegevens in het hoofdscherm kunnen worden afgedrukt en op meerdere wijzen worden geëxporteerd. 3.3 Detailoverzicht Het is mogelijk om per verzonden XBRL-instance de bericht- en status details op te vragen. Dit kunt u doen door met de rechtermuisknop te klikken op het bericht waarvoor de details moeten worden opgehaald. Na het klikken wordt de volgende scherm getoond: In dit scherm zullen, wanneer de ontvangende partij de XBRL-instance afkeurt, de fouten in de XBRL-instance worden weergegeven. De details kunnen worden afgedrukt of worden geëxporteerd naar een pdf-bestand. Gebruikershandleiding XCM mei

13 4. Instellingen Voor het gebruik van XCM kunt u een aantal zaken configureren, zoals signaalkleuren, de afleverpunten, de berichtentabel, het te gebruiken certificaat en de locatie van de database waarin alle communicatiegegevens worden opgeslagen. Wanneer gekozen wordt voor de menu-optie Communicatie in XBRLreports, kunt u op het tabblad Overig kiezen voor Instellingen. 4.1 Algemeen Een XBRL instance dat is verzonden, kan drie verschillende statussen hebben: 1. Eindstatus akkoord (de XBRL instance is verzonden en door de ontvangende partij, bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel of de Belastingdienst, geaccepteerd); 2. Eindstatus niet akkoord (de XBRL instance is verzonden, maar door de ontvangende partij afgekeurd); 3. Eindstatus onbekend (de XBRL instance is verzonden, maar van de ontvangende partij is nog geen eindstatus ontvangen). Signaalkleuren Om in de overzichten van XCM direct duidelijk onderscheid te kunnen maken in de verschillende statussen, kan er gebruik worden gemaakt van signaalkleuren. Onder Instellingen, tabblad Algemeen kunt u deze aanpassen. De standaard instelling voor Eindstatus niet akkoord is een witte tekst op een rode achtergrond. Voor Eindstatus onbekend is dit een witte tekst op een oranje achtergrond. Gebruikershandleiding XCM mei

14 4.2 Communicatie Op het tabblad Communicatie is het mogelijk om een nieuwe berichtentabel te importeren, een certificaat te selecteren en voor de gemeenschappelijke registratie van de berichtgegevens, de locatie van de XCM database te wijzigen. Berichtentabel Met importeren kunt u de meest recente berichtentabel importeren. De berichtentabel bevat informatie van de uitvragende partij voor het verzenden van een XBRL instance. Bij de installatie van XCM is deze al voorzien van een actuele berichtentabel. Indien een nieuwe versie (bijvoorbeeld na de publicatie van een nieuwe taxonomie) is vereist, dan kunt u deze downloaden vanaf de website van XBRLreports. Certificaat Hier kunt u aangeven of u de XBRL-instances wilt versturen met een eigen PKI-overheidscertificaat. Bij het gebruik van de button Selecteer, krijgt u een overzicht te zien van de certificaten die geïnstalleerd zijn op uw computer. Hierop dient u vervolgens het juiste certificaat te selecteren. Indien u ervoor kiest om geen eigen PKI-overheidscertificaat te gebruiken, dan kunt u gebruik maken van het interne certificaat van XCM. Het interne certificaat van XCM is een volwaardig PKIoverheidscertificaat. Voor de bank is een eigen PKI-certificaat noodzakelijk. Locatie database XBRLreports Communicatie Manager Hier geeft u aan wat de locatie is van de XBRLreports Communication Manager database. Het is aan te bevelen de locatie aan te passen, vooral als XCM in een netwerkomgeving wordt toegepast waarbij de verzendgegevens centraal benaderbaar moeten zijn. Voor elke installatie van XCM en XBRLreports add-in voor Excel dient u dezelfde (netwerk) locatie op te geven. Het is aan te raden deze locatie aan te passen naar een netwerkomgeving, vraag hier eventueel naar bij uw systeembeheerder. Gebruikershandleiding XCM mei

15 4.3 Afleverpunten In de instellingen van XBRLreports Communication Manager kan worden aangegeven welke afleverpunten de XCM kan gebruiken. Standaard staan deze gedefinieerd op BIV (Bancaire Infrastructurele Voorzieningen) en Digipoort. Het is ook mogelijk om XBRL-instances te verzenden naar SBRgateway (YOB). Bij het verzenden naar SBRgateway wordt de XBRL-instance verzonden naar de YOB-applicatie SBRgateway. Deze applicatie kent de mogelijkheid om de XBRL-instance te laten accorderen door de cliënt alvorens deze vanuit SBRgateway wordt verzonden naar Digipoort/BIV. Wanneer gebruik wordt gemaakt van het afleverpunt SBRGateway, is het nodig om de API-key voor de communicatie met de SBRGateway in te geven: Gebruikershandleiding XCM mei

16 4.4 Licentie Op het tabblad Licentie is het mogelijk om de licentie te (de)activeren. Voor meer uitleg hierover, verwijzen wij u naar de separate Installatiehandleiding XBRLreports en XBRLreports Communication Manager. Gebruikershandleiding XCM mei