Wachten op & CC instructie Outlook 2003 Wachten op instructie Deel 1: Nieuwe Map De eerste stap bestaat uit het aanmaken van een speciaal daarvoor bestemd mapje: '2. wachten op' Dat gaat als volgt: selecteer je postvak-in map in het linker navigeer deel van Outlook geef een rechter-muis-klik en kies nieuwe map aanmaken geef de naam van de map op '2. wachten op' klik op OK Er staat nu direct onder postvak een map met de naam '2. wachten op' Ga naar het rader-icoontje www.adjustintime.nl 1
Deel 2: Regel in Outlook aanmaken Een regel is in de termen van Outlook een opdracht aan Outlook. Het programma gaat iets doen als er sprake is van een bepaalde trigger. De mogelijkheden met deze regels zijn oneindig. Er zijn twee soorten regels: I Regels voor email die binnenkomt (die werken als filters) II Regels voor email die verzonden wordt Voor de wachten op instructie maken we gebruik van de tweede soort. Tijdens het maken van deze regel gebruiken we een specifieke trigger die er zo uitziet: [intialen] Op de plek waar nu intitialen staat komt straks jouw initialen. We gebruiken deze code om er voor te zorgen dat de kans buitengewoon klein is dat iemand anders waarmee jij samenwerkt ook de code gebruikt en de email theoretisch zou kunnen gaan rondzingen als je toevallig in elkaars email-draden terecht komt. Dus wanneer je Jan Jansen heet is je code [jj] Als je Klaas Jan Huntelaar heet is je code [kjh] Bij mij is dat [ah] Theoretisch kun je uiteraard alles gebruiken. Deze code komt straks aan de orde tijdens het maken van de regel. Vanaf nu maken we stap voor stap de regel aan. AAN DE SLAG! www.adjustintime.nl 2
Stap 1: Klik helemaal bovenin op 'Extra', dan op 'Regels en Waarschuwingen' Stap 2: Klik op 'Nieuwe regel' Stap 3: Kies voor 'Beginnen met een lege regel', klik op 'berichten die ik verzend en klik op 'Volgende' Stap 4: Selecteer de optie: met specifieke tekst in de hoofdtekst Je ziet dat de regel in het onderste scherm wordt opgebouwd en aangevuld met de keuzes die je maakt. Er staat nu: Deze regel nadat ik het bericht heb verzonden met specifieke tekst in de hoofdtekst. Stap 5: Klik op het blauw onderstreepte specifieke tekst. Geef in het bovenste vak jouw code op (bij mij [ah] ), klik op Toevoegen en daarna op OK Nu moeten we Outlook nog vertellen wat we willen dat Outlook doet als hij jouw code ziet. Dat gaat in het volgende scherm. Stap 6: Selecteer de 2e keus: 'verplaats een kopie van het bericht naar naam map.' Je ziet dat de regel in het onderste scherm wordt aangevuld met de keuzes die je maakt. Er staat nu: Deze regel nadat ik het bericht heb verzonden met [initialen] in de hoofdtekst verplaats een kopie van het bericht naar naam map Stap 7: Klik op het blauw onderstreepte 'naam map'. Selecteer de map '2. wachten op', klik op 'OK' en klik op 'Voltooien'. www.adjustintime.nl 3
Deel 2: De regel testen Om de regel in werking te zien doen we het volgende. Maak een nieuwe mail aan en stuur die naar een willekeurig persoon. Zet onder je handtekening de [intitialen] code. Dat ziet bij mij vervolgens zo uit: met hartelijke groet, Ad van der Hulst 06 224 559 02 [ah] Klik op opslaan en verzenden. Als de regel werkt zie je nu in de map 2 wachten op een kopie staan van de mail die je zojuist hebt verzonden! Als dat niet zo is dan is er ergens onderweg iets verkeerd gegaan en moet je terug naar af om het nog een keer te proberen. www.adjustintime.nl 4
CC map instructie Deel 1: Nieuwe Map Net als bij de 'Wachten op' instructie beginnen we met het aanmaken van de nieuwe map. We noemen deze map '@ CC Mail' De '@' in de naam zorgt ervoor dat deze map netjes boven onze normale mappen wordt geplaatst. Deel 2: De regel in Outlook aanmaken Voor de 'Wachten op' instructie maakte we gebruik van een regel die werd toegepast op verzonden mail, hier zullen we juist gebruik maken van de andere soort. We gaan Outlook zo instellen dat hij een binnenkomende mail automatisch in de '@ CC Mail' map zet wanneer je naam in het CC veld staat. Dat doen we als volgt: Stap 1: Klik helemaal bovenin op 'Extra', dan op 'Regels en Waarschuwingen' Stap 2: Klik op 'Nieuwe regel' Stap 3: Kies voor 'Beginnen met een lege regel', klik op 'berichten die ik ontvang en klik op 'Volgende' Stap 4: Selecteer de optie: met mijn naam in het vak CC', klik op 'Volgende' Stap 5: Selecteer de optie: verplaats het bericht naar naam map', Stap 6: Klik onderin op het blauw onderstreepte 'naam map'. Selecteer de map '@ CC Mail', klik op 'OK' en klik op 'Voltooien'. Nu zal alle CC mail door Outlook automatisch in de CC map gezet worden! EINDE INSTRUCTIE www.adjustintime.nl 5