Aan de Gemeenteraad Raad Status Punt no. : : : 27 september 2007 Opiniërend 7 Onderwerp : Voortgangsrapportage en scenariostudies m.b.t. de functionaliteit van het gemeentekantoor op korte en langere termijn Korte toelichting Naar aanleiding van de Nota Betaalbaar Bouwen aan BETER is nader onderzoek verricht naar de noodzaak en wenselijkheid van een aantal ontwikkelingen. De conclusies zijn beschreven in de bijgevoegde notitie voortgangsrapportage en scenariostudies m.b.t. de functionaliteit van het gemeentekantoor op korte en langere termijn. Op basis van deze conclusies zijn vier mogelijke scenario s geschetst waarbij de functionaliteit van het gemeentekantoor kan worden gewaarborgd. Het college stelt de raad voor het gemeentehuis volgens een van de uitgewerkte scenario s om te vormen tot een transparant en meer naar buiten gericht huis van de gemeente dat een ontmoetingsplaats vormt voor alle inwoners van de gemeente, de band tussen politiek, bestuur en burger versterkt en daarmee voldoet aan de daaraan in de komende twintig jaar te stellen eisen. De raad dient een keuze te maken uit de vier beschreven scenario s zodat de functionaliteit van het gemeentehuis en de inrichting van de publieke dienstverlening aanzienlijk kunnen worden verbeterd. Nadere toelichting Het gemeentebestuur heeft in Gewogen Ambitie haar visie en doelstellingen voor de raadsperiode 2006 2010 geformuleerd. Een sterk verbeterde (digitale) dienstverlening aan burgers en modernisering van de ICT-toepassingen en de publieksbalie zijn belangrijke prioriteiten, die het bestuur deze collegeperiode wil uitvoeren. Het gemeentebestuur ziet zich daarnaast geconfronteerd met de ontwikkeling dat steeds meer uitvoerende en dienstverlenende taken bij onze gemeente worden neergelegd (decentralisering) en dat wettelijke eisen voorwaarden stellen aan de fysieke werkomgeving in het gemeentekantoor. Dit was voor het college van B&W aanleiding in januari de Nota Betaalbaar Bouwen aan BETER uit te brengen, die in ging op een aantal ontwikkelingen die nader onderzoek naar de functionaliteit van het gemeentekantoor op korte en langere termijn noodzakelijk maken. Deze nota is in februari besproken en toegelicht in een informerende raadsbijeenkomst op 5 februari 2007. De Stuurgroep Gemeentekantoor onder voorzitterschap van burgemeester T.J. van der Zwan heeft nader onderzoek verricht naar de noodzaak en wenselijkheid van de in bovengenoemde nota beschreven ontwikkelingen. Dit heeft geresulteerd in bijgevoegde voortgangsrapportage en scenariostudies m.b.t. de functionaliteit van het gemeentekantoor op korte en langere termijn. In deze notitie zijn ook conform de door de raad meegegeven opdracht een viertal scenario s uitgewerkt. Daarbij is het programma van eisen betrokken, dat op basis van de Nota Betaalbaar Bouwen aan BETER door het college van B&W is vastgesteld.
Raad : 27 september 2007 Punt no.: 7 Blad: 2 Deze notitie is maandagavond 3 september op een informerende bijeenkomst met u besproken. De vraag op die avond was of u, met de aangeleverde stukken, voldoende informatie had om tot een afgewogen beslissing te kunnen komen. Na uw op- en aanmerkingen gehoord te hebben, zijn concreet de volgende zaken toegevoegd aan de notitie: een overzicht van de uitbreiding in m2 per scenario en een overzicht van de totale investering met bijbehorende kapitaallast per scenario. Met deze aanpassingen komt dan ook de versie van 3 september te vervallen en wordt u hierbij de nieuwste versie van 5 september aangeboden. De in de notitie vermelde bijlagen zijn reeds in uw bezit. U wordt verzocht om een keuze te maken uit de vier beschreven scenario s zodat de functionaliteit van het gemeentehuis en de inrichting van de publieke dienstverlening aanzienlijk kunnen worden verbeterd. Voorstel Het college stelt de raad voor het gemeentehuis volgens een van de uitgewerkte scenario s om te vormen tot een transparant en meer naar buiten gericht huis van de gemeente dat een ontmoetingsplaats vormt voor alle inwoners van de gemeente, de band tussen politiek, bestuur en burger versterkt en daarmee voldoet aan de daaraan in de komende twintig jaar te stellen eisen. De raad dient een keuze te maken uit de vier beschreven scenario s zodat de functionaliteit van het gemeentehuis en de inrichting van de publieke dienstverlening aanzienlijk kunnen worden verbeterd. Buitenpost, 13 september 2007 het college van burgemeester en wethouders van Achtkarspelen, secretaris, mr. E. van der Sluis burgemeester, T.J. van der Zwan Bijlagen : Voortgangsrapportage en scenariostudies m.b.t. de functionaliteit van het gemeentekantoor op korte en langere termijn (versie 5 september) (alleen raadsleden) Ter inzage : Voortgangsrapportage en scenariostudies m.b.t. de functionaliteit van het gemeentekantoor op korte en langere termijn (versie 3 september + bijlagen) Ambtenaar : R. van der Kooy Portefeuillehouder : T.J. van der Zwan
NOTITIE Van : College van B&W Aan : Gemeenteraad Datum : 5 september 2007 Betreft : Voortgangsrapportage en scenariostudies met betrekking tot de functionaliteit van het gemeentekantoor op korte en langere termijn Inleiding Het gemeentebestuur heeft in Gewogen Ambitie haar visie en doelstellingen voor de raadsperiode 2006 2010 geformuleerd. Een sterk verbeterde (digitale) dienstverlening aan burgers en modernisering van de ICT-toepassingen en de publieksbalie zijn belangrijke prioriteiten, die het bestuur deze collegeperiode wil uitvoeren. Het gemeentebestuur ziet zich daarnaast geconfronteerd met de ontwikkeling dat steeds meer uitvoerende en dienstverlenende taken bij onze gemeente worden neergelegd (decentralisering) en dat wettelijke eisen voorwaarden stellen aan de fysieke werkomgeving in het gemeentekantoor. Dit was voor het college van B&W aanleiding in januari de Nota Betaalbaar Bouwen aan BETER (bijlage 1) uit te brengen, die in ging op een aantal ontwikkelingen die nader onderzoek naar de functionaliteit van het gemeentekantoor op korte en langere termijn noodzakelijk maken. Deze nota is in februari besproken en toegelicht in een informele raadsbijeenkomst op 5 februari 2007. De raad geeft richting Het college van B&W heeft een aantal uitgangspunten geformuleerd, gehoord de gedachtewisseling met de raad, en deze betrokken bij de uitwerking van een programma van eisen (bijlage 2) en de activiteiten van de Stuurgroep Gemeentekantoor onder voorzitterschap van burgemeester T.J. van der Zwan. Die uitgangspunten zijn: 1. Werk verschillende scenario's uit en onderzoek de voor- en nadelen; 2. Zoek de (her)huisvesting van functies zoveel mogelijk binnen het bestaande gebouw; 3. Betrek ook (bestuurlijke) ontwikkelingen voor de langere termijn bij de scenariostudies; 4. Maak een onderscheid tussen noodzakelijke en wenselijke aanpassingen van het gemeentekantoor; 5. Neem kosteneffectiviteit als uitgangspunt en probeer synergievoordelen te behalen door 'werk met werk te maken'; 6. Het verbeteren van de bezettingsgraad en multifunctionaliteit is een pluspunt; 7. Aanpassingen van de raadszaal kunnen slechts de uitkomst zijn van een brede afweging en geen doel op zich zijn; 8. Het ambitieniveau met betrekking tot het gemeentekantoor dient in verhouding te zijn met andere prioriteiten van het gemeentebestuur; 9. Goede voortgang en tussentijdse rapportage aan de raad is een voorwaarde voor een voldoende hoog tempo bij de verwezenlijking van de dienstverlenende ambities; 10. Er dient een zo reëel mogelijke inschatting gemaakt te worden van de aan de verschillende scenario's verbonden kosten.
- 2 - Wat is noodzakelijk? De stuurgroep heeft ervoor gekozen systematisch de verschillende aspecten die bij de scenariostudies dienden te worden betrokken te onderzoeken en verder uit te werken. De Nota Betaalbaar Bouwen aan BETER kan als achtergrondinformatie worden betrokken bij de belangrijkste aspecten die het gemeentebestuur met betrekking tot de verbeteringen van de functionaliteit van het gemeentekantoor moet afwegen. Ze staan hieronder weergegeven. Dienstverlening Het groeperen van alle loketfuncties binnen het gemeentekantoor, die nu nog verspreid in het gebouw liggen is van groot belang om de (kwaliteit van) onze dienstverlening naar een hoger niveau te brengen. Het landelijke programma Overheidsloket 2000 ziet de integratie van loketten, gecombineerd met een vraaggeoriënteerde houding van de publieke dienstverleners, als onmisbaar onderdeel om de effectiviteit van het overheidsoptreden te vergroten. De meeste gemeenten hebben daarmee een aanvang genomen of hebben de één loket gedachte voor burgers reeds gerealiseerd. In de nieuwe vormgeving van de dienstverlening van Achtkarspelen zijn alle disciplines, producten en diensten ten behoeve van burgers en bedrijven in één KlantContactCentrum (KCC) vertegenwoordigd. Daar vindt ook de algehele coördinatie plaats van alle contacten met burgers per telefoon, email, etc en worden de basisregistraties bijeengebracht en centraal beheerd. In de gehele organisatie worden voorbereidingen getroffen om te kunnen voldoen aan de nieuwe publieke norm van dienstverlening die het gemeentebestuur zich tot doel heeft gesteld. De digitale ondersteuning daarvan alsmede de fysieke inrichting van dat dienstverlenende concept is nodig om dat ambitieniveau voor burgers ook zichtbaar en merkbaar te maken Een KCC is noodzakelijk en de daarin te verenigen dienstverlenende en ondersteunende functies kunnen op slechts één plek in de openbare ruimte van het gemeentekantoor worden gesitueerd: in de huidige leeszaal. Het realiseren van een nieuwe fysieke omgeving van dienstverlening is noodzakelijk om burgers ook daadwerkelijk beter en sneller van dienst te kunnen zijn. Wettelijke eisen De gemeente Achtkarspelen heeft een aantal jaren noodzakelijke aanpassingen in de veiligheidssituatie van het gemeentekantoor en het voldoen aan ARBO-eisen uitgesteld in afwachting van de besluitvorming rondom o.a. de publieksbalie (nu KCC). Die voorschriften dienen nu onderdeel uit te maken van de scenariostudies. Zo zijn er wettelijke voorschriften met betrekking tot de inrichting van balies en spreekruimtes, de klimaatbeheersing, controle op de aanwezigheid van externen in het gebouw ingeval van calamiteiten, een minimum aantal vierkante meters dat voor de medewerkers beschikbaar moet zijn, brandveiligheid, bescherming van privacygevoelige documenten, de beveiliging van waardepapieren van burgerzaken, enzovoorts. Daarnaast worden een aantal wettelijke regelingen ingevoerd die dwingen tot een verdere stroomlijning van de basisregistraties, digitalisering en betere ontsluiting van gemeentelijke plannen en gegevens, aanpassingen van werkprocessen zodat beter wordt aangesloten op de vraagpatronen van burgers. Dit samenhangende pakket van maatregelen en automatiseringsinspanningen dient de gemeente de komende jaren gefaseerd in te voeren waarbij steeds scherpe deadlines zijn gesteld. Dit leidt tot ingewikkelde operaties, waarin de aanpassingen in ICT, dienstverlening, werkprocessen, fysieke inrichting en publieksfuncties in samenhang dienen te worden aangepast. Dat levert geen menukaart op waaruit een keuze kan worden gemaakt maar een interessant viergangenmenu waarbij slechts de wijnkeuze vrijstaat. De beveiliging, veiligheidssituatie en privacy van burgers in het gemeentekantoor dient minimaal aan de wettelijke normen te voldoen. Dit vraagt een scherpere scheiding tussen de voor publiek toegankelijke ruimtes en de werkruimtes in de kantoorvleugels in het gemeentehuis. Naast aanpassingen in de beveiligingstechniek moet dit worden bereikt door alle publieksfuncties op één plek in de nabijheid van de hoofdingang van het gemeentehuis te concentreren. De aanpassingen die merendeels vanuit wettelijke opdrachten noodzakelijk zijn vragen een strikte regie en een gefaseerde langjarige aanpak, waarin een goede samenhang tussen automatisering, verbeterde (digitale) dienstverlening, scholing en training van personeel en de fysieke inrichting van het gemeentekantoor in samenhang dienen te worden verbeterd.
- 3 - Vierkante meters De stuurgroep heeft studie gemaakt van de thans beschikbare ruimte voor werkplekken, baliefuncties, vergaderruimtes, etc. Er is onderzoek uitgevoerd naar de mogelijkheden om via herhuisvesting van verschillende functies tot een volledige herinrichting van het gemeentekantoor te komen zonder dat sprake hoeft te zijn van nieuwbouw in enigerlei vorm. In de notitie huisvesting Gemeentehuis 2007 (bijlage 3) is de minimale ARBO-norm voor werkruimtes als uitgangspunt genomen. De uitkomst van de notitie is dat - met het uitvoeren van de voorgestelde herhuisvesting van medewerkers - alle ruimte in het gemeentekantoor binnen de ARBO-normering wordt bezet en er geen enkele rek meer in zit. Voorts trekt de stuurgroep de conclusie dat daarmee het nijpende tekort aan vergaderruimte nu en in de nabije toekomst niet wordt weggenomen. Nu reeds worden steeds vaker de leeszaal, de raadszaal, de keuken en andere minder geschikte ruimtes gebruikt voor het voeren van overleg met burgers. De vergadercapaciteit van het Jeltingahuis biedt geen soelaas omdat de ruimtes op de bovenste verdieping niet voldoen aan de brandveiligheidsvoorschriften en aanpassingen aanzienlijke investeringen met zich meebrengen. Verder verwacht de stuurgroep dat door een stijgend aantal taken - dat ook de komende jaren bij de gemeente zal worden neergelegd - de druk op werk- en vergaderruimtes verder zal toenemen. Onderzocht is in welke mate de uitplaatsing van functies door samenwerking in NOFA-verband ruimte zou kunnen bieden. Het meest reëel is die verwachting ten aanzien van de vorming van het BVG in Dokkum en samenwerking op het terrein van belastinginning. Het verplaatsen van enkele werkruimtes elders in het gebouw - in verband met het groeperen van alle spreekkamers op één locatie - en de nieuwe taken die de gemeente gaat uitvoeren (o.a. WMO) maakt dat die eventueel vrijkomende ruimte op die wijze weer zal moeten worden opgevuld. Naar verwachting zal de stapsgewijze invoering van E-dienstverlening een neerwaarts effect kunnen hebben op het klantencontact met burgers dat binnen het gemeentekantoor plaatsvindt. Om die reden stelt de stuurgroep voor een conservatieve inschatting aan te houden ten aanzien van het aantal balies dat voor directe klantencontacten beschikbaar dient te zijn. Bij die beoordeling betrekt de stuurgroep wel de resultaten van de dit jaar gehouden burgerenquête waaruit blijkt dat de burger fysiek contact met medewerkers van de gemeente erg belangrijk vindt. Een deel van de burgers is voor het verkrijgen van een baan of (inkomens)voorzieningen en het doorzien van alle daarmee samenhangende administratieve verplichtingen blijvend op de ondersteuning van medewerkers in het gemeentekantoor aangewezen. Daarnaast moet nog worden afgewogen dat gemeenten steeds meer en vaker met burgers, maatschappelijke organisaties, het bedrijfsleven, onderwijsinstellingen, verenigingen van plaatselijk belang, ontwikkelaars en arbeidsmarktpartijen in overleg zullen moeten treden vanuit de gedachte dat de gemeente bij uitstek de regie voert in het totstandbrengen van het organiserend vermogen binnen de Achtkarspelense samenleving. De stuurgroep heeft de optie overwogen een belangrijk deel van de capaciteit voor overleg, vergaderingen en bijeenkomsten buiten het gemeentekantoor te zoeken. Dit stuit echter op tal van praktische bezwaren, doet afbreuk aan de concentratie van burgercontacten en levert structureel een forse stijging op van huur-, catering-, en schoonmaakkosten. Er is sprake van een nijpend gebrek aan vergader- en overlegruimtes. Herschikking van (nieuwe) werkplekken kan voor een belangrijk deel voorlopig binnen het huidige kantoor worden opgevangen. In de voorgestelde situering van het KCC is voldoende plaats voor het aanbrengen van het minimaal vereiste aantal van vijf balies (ook bij verdere groei van dienstverlenende taken). De begane grond van de bestuursvleugel is de beste locatie om een beperkt maar voldoende aantal spreekruimtes tegen beperkte kosten te situeren (waarvan enkele met vluchtroutes). De inrichting van een rampenkamer is slechts op provisorische wijze mogelijk. Er is binnen het gemeentekantoor geen zicht op het wegnemen van de knelpunten rond de overleg- en vergaderruimtes. Er dient een keuze te worden gemaakt tussen twee varianten: of een uitbouw waarin overleg- en vergaderruimtes worden gesitueerd of met nieuwe vormen van kantoorinrichting die ruimte creëren in de huidige raadszaal en daarmee het realiseren van een nieuwe raadszaal. Resumerend: het klantcontact met burgers aan de balie en in spreekkamers kan binnen het gemeentekantoor worden gerealiseerd. De stuurgroep ziet geen alternatieven dan de reeds genoemde om de overige contacten en overleg met burgers etc. ruimte te bieden. Structureel gebruik van externe vergaderlocaties acht de stuurgroep ongewenst.
- 4 - Wat is wenselijk? Grote groepen In 'het huis der gemeente' vinden regelmatig bijeenkomsten en ontmoetingen plaats van grote groepen mensen (recepties, exposities, congressen, officiële ontvangsten, personeelsbijeenkomsten, informatiebijeenkomsten, etc.). Doorgaans wordt daarvoor de centrale hal gebruikt met de trap naar de raadszaal als hinderlijk obstakel. In mindere mate wordt de leeszaal gebruikt, die echter een laag plafond heeft, direct grenst aan de publieke ruimte en ook de doorlooproute is naar het Jeltingahuis. De functionaliteit en bruikbaarheid van beide ruimtes voldoet in de ogen van de stuurgroep niet aan de daaraan te stellen eisen (nabijheid van de keukenfunctie, zicht- en looplijnen, uitstraling, capaciteit, directe nabijheid van publieke baliefuncties). Het ontbreken van een geschikte centrale plek voor personeelsbijeenkomsten wordt door de organisatie als een dringend gemis ervaren in haar mogelijkheden te werken aan het gewenste 'wij-gevoel' over afdelingsgrenzen heen. Indien de mogelijkheid zich voordoet, is het gewenst dat een grotere, centraal gelegen ontmoetingsruimte wordt gecreëerd, die geschikt is voor verschillende bijeenkomsten en ontvangsten van het gemeentebestuur. Daarmee zou de functionaliteit van het gemeentekantoor als 'huis der gemeente' zeer aan kwaliteit winnen. De raadszaal De (functionaliteit van de) raadszaal is gaandeweg de scenariostudies steeds nadrukkelijker in beeld gekomen als een ruimte binnen het gemeentekantoor die mogelijk zou kunnen worden benut voor de inrichting van overleg- en vergaderfuncties die zich in de publieke ruimte van het gemeentehuis dienen te bevinden. De stuurgroep heeft alle mogelijkheden onderzocht om deze functies binnen de bestaande muren te realiseren maar zonder succes. Het gemeentekantoor zit simpelweg in een 'te kleine jas'. De huidige functie van de raadszaal kan slechts worden gehandhaafd wanneer voor andere functies zoals; balies, spreekruimtes, werkruimtes of vergaderruimtes nieuwbouw wordt gepleegd. De stuurgroep beveelt aan de definitieve keuzes daaromtrent te maken in het bredere kader van deze voortgangsnotitie en de vier scenario's die daarin worden toegelicht. Daarbij kunnen de uitkomsten van het representatieve onderzoek onder raadsleden (19 van de 21 reageerden) worden betrokken. Die resultaten zijn opgenomen in de Nota Betaalbaar Bouwen aan BETER. Conclusie van de Stuurgroep: De functionaliteit van de raadszaal is niet optimaal maar vormt op zichzelf geen aanleiding om tot een fysieke uitbreiding van het gemeentekantoor te besluiten. Wel komt de raadszaal als locatie voor het opheffen van een dringend tekort aan vergader- en overlegruimten nadrukkelijk in beeld, bij gebrek aan reële andere alternatieven binnen het gemeentekantoor. Publieksruimte Het gemeentehuis is niet alleen een plaats waar dienstverlening aan de burgers plaats vindt of waar bijeenkomsten worden belegd en vergaderingen worden gehouden. Het gemeentekantoor is ook een belangrijke plaats voor burgers om informatie van overheidszijde te krijgen over allerhande zaken. Dit vraagt om een volwaardige bezetting van de receptie, een goed afsprakensysteem, een snelle doorverwijzing naar balies, spreekkamers en vergaderruimtes en een adequate eerstelijns dienstverlening aan burgers. Daarnaast mogen eisen worden gesteld aan het verblijfsklimaat van de wachtruimte, de informatieborden en -panelen, de presentaties van gemeentelijke plannen d.m.v. maquettes en exposities, een goede computerfaciliteit voor raadpleging van gemeentelijke bronnen en bestanden en een pantry- en toiletfunctie waar de verzorging van jong en oud en de innerlijke mens aan de gastvrije standaarden van de gemeente voldoet. De stuurgroep heeft vast moeten stellen dat in de huidige leeszaal een dergelijk verblijfsklimaat niet kan worden gerealiseerd. Zowel de capaciteit, de ligging als het lage plafond verhinderen dat. De beste situering van deze functies kan worden gewaarborgd in de huidige centrale hal en deels op de begane grond van de bestuursvleugel.
- 5 - De ligging van die ruimte ten opzichte van de receptie, de balies en de spreekkamers is daar goed te noemen en de benutting van die ruimte wordt daarmee sterk verbeterd. Het is gewenst om tot een verbetering van het verblijfsklimaat van bezoekers te komen op een zodanige wijze dat de ligging daarvan ten opzichte van receptie, balies, spreekruimtes en overleg- en vergaderruimtes is gegarandeerd. Bestuurlijke ontwikkelingen Vanuit het uitgangspunt dat de scenariostudies zouden moeten leiden tot een uitkomst die ook voor een langere periode de functionaliteit van het gemeentekantoor op peil houdt, heeft de stuurgroep ook de bestuurlijke ontwikkelingen in de regio bij haar onderzoek betrokken. Niet kan worden uitgesloten dat in de nabije toekomst het gemeentekantoor het bestuurlijk centrum zou kunnen worden van een gemeente met een grotere schaal dan de huidige ruim 28.000 inwoners. Dat het gemeentekantoor ook dan - vanwege haar ligging en bereikbaarheid - bestuurlijk centrum zou moeten blijven, staat voor de stuurgroep buiten kijf. Hoewel die ontwikkelingen als zodanig geen deel uitmaken van de opdracht van de stuurgroep, meent zij dat het goed is de volgende overwegingen bij de scenariostudies te betrekken: Indien het gemeentekantoor in de nabije of verdere toekomst als bestuurscentrum zou moeten dienen voor een grotere gemeente zal het contact met burgers in de vorm van dienstverlening en overleg sterk toenemen; In die situatie zal het aantal raadsleden eveneens toenemen, alsmede de beschikbaarheid van voldoende ruimte op de publieke tribune; Een groter aantal relaties en contacten van de gemeente zal het gemeentekantoor bezoeken of worden uitgenodigd voor recepties en bijeenkomsten; Een achterblijvende functionaliteit van het gemeentekantoor en aandachtspunten m.b.t. de raadszaal kunnen een discussie uitlokken over de geschiktheid van Buitenpost als bestuurlijk centrum. Bestuurlijke ontwikkelingen maken het gewenst bij de planvorming rondom de functionaliteit van het gemeentekantoor denkbare uitkomsten van de discussie over de bestuurskracht van gemeenten reeds nu bij de gedachtenvorming te betrekken. Multifunctionaliteit Vanuit de gedachte dat de gemeente als 'goed koopman' met publieke middelen dient om te gaan heeft de stuurgroep zich ook gebogen over de mogelijkheden om werk met werk te maken en het rendement op publieke investeringen te laten toenemen. Vanuit die optiek is het gewenst bij de uiteindelijke situering van de verschillende functies (balies, spreekkamers, publieke ruimte, raadszaal, etc) mee te laten wegen welke functie in een eventuele uitbreiding van het gemeentekantoor de grootste extra maatschappelijke baten voor de gemeente oplevert, dan wel zich het meest leent voor een multifunctioneel gebruik met een hoge bezettingsgraad en uitstraling. Naar het oordeel van de stuurgroep leent alleen een eventueel nieuw te realiseren raadszaal zich voor een dergelijk maatschappelijk profijtelijk multifunctioneel gebruik. Een raadszaal kan ook dienst doen als ruimte voor: ontvangsten en recepties, congressen, trainingsruimte, personeelsbijeenkomsten, voorstellingen, uitvoeringen, etc. Dit stelt wel eisen aan de inrichting en de kwaliteit van de techniek om het karakter van de raadszaal te kunnen waarborgen. Het karakter van het gemeentekantoor als huis der gemeente zou hierdoor kunnen worden versterkt, terwijl investeringen (of het instandhouden van faciliteiten) elders in de gemeente achterwege zou(den) kunnen blijven, waardoor sprake zou kunnen zijn van een inverdieneffect.
- 6 - Indien bij de gedachtenvorming over het gemeentekantoor multifunctionaliteit als criterium wordt gehanteerd, ziet de stuurgroep tal van aanknopingspunten via de weg van goed koopmanschap en vanuit de optiek van de brede maatschappelijke verantwoordelijkheid van de gemeente, tot een invulling te komen die de kost en de baat in een verantwoorde verhouding brengt. Het 'twee vliegen in één klap principe' vraagt een hogere investering die middels een hoger maatschappelijke uitnutting zou kunnen worden 'terugverdiend'. Stationsontwikkeling Tenslotte heeft de stuurgroep overwogen op welke wijze de verbetering van de functionaliteit van het gemeentekantoor zou kunnen worden verbonden met andere ambities van het gemeentebestuur. Daarbij is aansluiting gezocht bij de zoneringgedachte in Gewogen Ambitie waarin ondermeer het stationsgebied in de BK-zone (Buitenpost - Kollum) is aangewezen als mogelijke ontwikkellocatie. De studie naar de mogelijkheden en de aan markt- en ontwikkelpartijen aan te bieden propositie van gemeentezijde is sterk verbonden met de uiteindelijke keuzes die worden gemaakt rondom het gemeentekantoor. Verder onderzoek daarnaar ligt momenteel stil in afwachting van richtinggevende besluitvorming ten aanzien van het gemeentekantoor. De stuurgroep is van mening dat het verbinden van de discussie van het gemeentekantoor met die van het gehele stationsgebied gewenst is en aanknopingspunten biedt voor een algehele gebiedsvisie. Momenteel worden van gemeentezijde oriënterende gesprekken gevoerd met marktpartijen om te beoordelen of dit een begaanbare weg is. De eerste reacties zijn zodanig veelbelovend dat de situering van een mogelijke uitbreiding van het gemeentekantoor en de kwaliteit van de uitvoering naar het oordeel van de stuurgroep een belangrijk signaal naar marktpartijen zou kunnen zijn om het gehele stationsgebied tot ontwikkeling te brengen. Met andere woorden: het bekende kleine visje uitgooien om een veel grotere te vangen. Voor de stuurgroep is duidelijk dat de gemeente niet op eigen (financiële) kracht tot de ontwikkeling van het stationsgebied kan komen. Zo beschouwd, kan een investering in het gebied van gemeentezijde private investeringen uitlokken die een aantal effecten oproepen: Marktpartijen kunnen eerder worden geïnteresseerd voor miljoeneninvesteringen in het stationsgebied; De gemeente krijgt de zekerheid dat nieuwe (hoogwaardige) werkgelegenheid aan de sociaal-economische structuur van Achtkarspelen wordt toegevoegd; De binding van inwoners aan werkgelegenheid in de gemeente neemt toe en heeft een hoger percentage van hoger opgeleiden; Het schoorsteeneffect zorgt voor meer werk voor lager opgeleide inwoners op ondersteunende functies binnen de zakelijke dienstverlenende sector; Een dergelijke ontwikkeling zou de stemmen rond een mogelijke opheffing van de halteplaats Buitenpost op de sneltreinverbinding Leeuwarden - Groningen kunnen laten verstommen; Een dergelijke ontwikkeling neemt de wind uit de zeilen van de gemeente Dantumadeel, die studeert op de mogelijkheden de NS-stations in Veenwouden en Zwaagwesteinde op te heffen en een nieuw station bij de Centrale As te realiseren. Conclusie van de Stuurgroep: Het kan zeer profijtelijk zijn de planvorming rondom het gemeentekantoor te verbinden met die van het gehele stationsgebied.
- 7 - De vier scenario's Conform de door de raad meegegeven opdracht heeft de stuurgroep een viertal scenario's uitgewerkt. Daarbij is het programma van eisen betrokken, dat op basis van de Nota Betaalbaar Bouwen aan BETER door het college van B&W is vastgesteld en de overwegingen die hiervoor kort zijn weergegeven. De scenario's luiden als volgt: 0-scenario Een zo beperkt mogelijke variant waarin de functionaliteit van het gemeentekantoor zoveel mogelijk binnen de bestaande bebouwing wordt gerealiseerd. Hiervan heeft de stuurgroep geconcludeerd, dat dat niet mogelijk is en dat in ieder geval een uitbouw op het binnenterrein van het gemeentehuis ten behoeve van baliefuncties of overleg- en vergaderruimten noodzakelijk is. 1-scenario Gelijk aan het 0-scenario met als verschil dat voor een grotere uitbouw op het middenterrein wordt gekozen waarin een nieuwe raadszaal kan worden gerealiseerd. 2-scenario Situering van een nieuwe raadszaal op straatniveau, uitgebouwd aan de voorzijde van het gemeentekantoor, het creëren van een geschikte centrale ontmoetingsruimte en een nieuwe doorgang tussen die ruimte en het Jeltingahuis waardoor de balies 'naar buiten gekeerd' zijn, het KCC in de leeszaal kan worden gesitueerd en zowel in de balieruimte, de centrale ontmoetingsruimte als in de raadszaal voldoende hoogte (luchtvolume=kwaliteit verblijfsklimaat) kan worden gecreëerd. 3-scenario Idem als scenario 2, met als verschil dat de raadszaal 'op poten wordt gezet' en in de ruimte eronder een centrale ontmoetingsruimte is gesitueerd met een receptiefunctie die ten opzichte van zowel balies, spreekkamers als het vergadercentrum in de oude raadszaal ideaal geplaatst is voor een adequate ontvangst en doorverwijzing van bezoekers. Uitbreiding in m2 Onderdelen in de uitbreiding 0-scenario 220 Multifunctionele vergaderruimte 1-scenario 350 Raadszaal (320) en aangrenzende ruimten (30) 2-scenario 630 Raadszaal (320), Gang b.g. (150) en 1 e verd. (95) en voorruimte balies (65) 3-scenario 625 Raadszaal (320), Hal b.g. (200) en 1 e verd. (40) en voorruimte balies (65) Voor en nadelen van de vier scenario's Van elk van de vier scenario's is een situatieschets, een indelingstekening van de begane grond en een indelingstekening van de eerste etage bijgevoegd. Voor een goed overzicht van deze scenario's zullen hieronder in het kort per variant de belangrijkste kenmerken worden beschreven met de bijbehorende positieve en negatieve aspecten van de variant. Ook zal een globale kostenraming van elke scenario worden aangegeven. Hierin zijn naast de bouwkosten ook posten opgenomen voor de inrichting van het gemeentekantoor en de inrichting van de aansluitende openbare ruimte. Tevens is rekening gehouden met de huidige situatie op de bouwmarkt waarbij de bouwkosten gemiddeld 10% zijn gestegen. 0-scenario Belangrijkste kenmerken: Publieksbalie in de huidige leeszaal; Receptie op de huidige locatie; 7 spreekkamers op de begane grond van de bestuursvleugel; wacht-/leesruimte ook gesitueerd op de begane grond van de bestuursvleugel;
- 8 - huidige raadszaal blijft als raadszaal in gebruik; uitbouw tussen de twee bestaande vleugels richting het station waarin overleg- en vergaderruimtes t.b.v. klant / collega contacten zijn gesitueerd; globale kostenraming excl. btw 1.250.000,- Positieve aspecten: snelle oplossing knelpunten; goedkoopste scenario; Negatieve aspecten: geen rek voor de toekomst; mogelijk problemen met de lichtinval (arbotechnische eis) voor de bestaande bebouwing; 1-scenario Belangrijkste kenmerken: Publieksbalie in de huidige leeszaal; Receptie op de huidige locatie; 7 spreekkamers op de begane grond van de bestuursvleugel; wacht-/leesruimte ook gesitueerd op de begane grond van de bestuursvleugel; raadszaal tussen de twee bestaande vleugels richting het station gesitueerd; ruimte voor klant / collega contacten in de huidige raadszaal; globale kostenraming excl. btw 1.730.000 Positieve aspecten: alle publieksfuncties relatief dicht bij elkaar gesitueerd; Negatieve aspecten: raadszaal wordt voor het gevoel weggestopt tussen de bestaande vleugels; raadszaal ver vanaf de keuken gesitueerd (koffie/thee); mogelijk problemen met de lichtinval (arbotechnische eis) voor de bestaande bebouwing; 2-scenario Belangrijkste kenmerken: Publieksbalie in de huidige leeszaal maar wel naar buiten toe gericht; Receptie wordt verplaatst naar de huidige hoofdingang; 7 spreekkamers op de begane grond van de bestuursvleugel; wacht-/leesruimte ook gesitueerd op de begane grond van de bestuursvleugel; raadszaal als blikvanger voor de huidige entree gesitueerd; mogelijkheid om een tribune op de eerste etage te creëren voor publiek bij de raadsvergaderingen; ruimte voor klant / collega contacten in de huidige raadszaal; globale kostenraming excl. btw 2.660.000 Positieve aspecten: nieuw te realiseren raadszaal wordt mooie blikvanger voor het gemeentehuis; publieksbalie is niet weggestopt maar naar buiten gericht; mogelijkheid om een tribune op de eerste etage te creëren voor publiek bij de raadsvergaderingen; mogelijkheid om ook kantoorfuncties van andere partijen aan te laten sluiten in bijpassende solitaire kantoorunits
- 9 - Negatieve aspecten: de centrale hal wordt door de verlenging naar de nieuw te realiseren raadszaal nog meer een `pijpenla` en zal nog steeds problemen geven met de bezettingsgraad; om de raadszaal er toch wat uit te laten springen zal er hoger gebouwd moeten worden dan 1 etage en daardoor zullen de bouwkosten onnodig hoger worden; raadszaal ver vanaf de keuken gesitueerd; neemt ruimte af van het voorterrein qua groen en parkeren; economisch minst voordelige variant; 3-scenario Belangrijkste kenmerken: Publieksbalie in de huidige leeszaal maar wel naar buiten toe gericht; Receptie wordt verplaatst naar de huidige hoofdingang; 7 spreekkamers op de begane grond van de bestuursvleugel; wacht-/leesruimte ook gesitueerd op de begane grond van de bestuursvleugel; raadszaal als blikvanger boven de nieuwe ontvangsthal gesitueerd; ruimte voor klant / collega contacten in de huidige raadszaal; globale kostenraming excl. btw 2.350.000 Positieve aspecten: nieuw te realiseren raadszaal wordt mooie blikvanger voor het gemeentehuis; publieksbalie is niet weggestopt maar naar buiten gericht; situering nieuwe raadszaal in de nabijheid van de keuken; mogelijkheid om ook kantoorfuncties van andere partijen aan te laten sluiten in bijpassende solitaire kantoorunits; Negatieve aspecten: neemt ruimte af van het voorterrein qua groen en parkeren; Wat kost dat? Voor de realisering van een publieksbalie is middels Gewogen ambitie in 2007 reeds een investeringsbedrag van 850.000,- beschikbaar gesteld. De kapitaallasten van deze investering zijn toen reeds in de meerjarenbegroting verwerkt. In 2004 is bij het bestemmen van het rekeningsresultaat van 2003 ook al een investeringsbedrag van 400.000,- bestemd. De beschikbaarheidstelling van dit bedrag was afhankelijk van concrete voorstellen. De hierboven uitgewerkte scenario s kunnen als de genoemde concrete voorstellen worden beschouwd. Inmiddels is de 400.000,- aan de algemene reserve toegevoegd en zou deze hieruit weer vrijgemaakt moeten worden. Al met al is er reeds een investeringsbedrag van 1.250.000,- bestemd maar slechts 850.000,- beschikbaar gesteld. De genoemde 400.000,- die reeds bestemd is maar nu in de algemene reserve zit kan vrijgemaakt worden voor het (gedeeltelijk) afdekken van de kapitaallasten van de aanvullende investering. Voor een afschrijvingsperiode van 20 jaar betekent dat een jaarlijkse verlaging van de kapitaallast van 20.000,-. Dit houdt dus in dat er, afhankelijk van de gekozen variant, nog een aanvullend bedrag beschikbaar dient te worden gesteld van: aanvullende investering kapitaallast (1 e jaar) (incl. verlaging van 20.000) 0-scenario 400.000,- 18.000,- 1-scenario 880.000,- 63.600,- 2-scenario 1.810.000,- 151.950,- 3-scenario 1.500.000,- 122.500,-
- 10 - Gezien de periode waarin de investering zal gaan plaatsvinden zullen de genoemde kapitaallasten voor de aanvullende investeringen pas medio 2010 effectief worden. De totale investering met bijbehorende kapitaallast van de verschillende scenario s zijn in onderstaande tabel weergegeven. Hierbij dient te worden opgemerkt dat de kapitaallast van de reeds beschikbaar gestelde 850.000,- a 76.500 al vanaf 2007 in de meerjarenbegroting is opgenomen. totale investering Invest. 850.000 kapitaallast (1 e jaar) Aanvul. Invest. kapitaallast (1 e jaar) (incl. verl. 20.000) Totale investering kapitaallast (1 e jaar) 0-scenario 1.250.000,- 76.500 18.000,- 94.500,- 1-scenario 1.730.000,- 76.500 63.600,- 140.100,- 2-scenario 2.660.000,- 76.500 151.950,- 228.450,- 3-scenario 2.350.000,- 76.500 122.500,- 199.000,- Voorstel Het college stelt de raad voor het gemeentekantoor volgens één van de uitgewerkte scenario s om te vormen tot een transparant en meer naar buiten gericht huis van de gemeente dat een ontmoetingsplaats vormt voor alle inwoners van de gemeente, de band tussen politiek, bestuur en burger versterkt en daarmee voldoet aan de daaraan in de komende twintig jaar te stellen eisen. De raad kan een keuze maken uit de vier beschreven scenario s, zodat de functionaliteit van het gemeentehuis en de kwaliteit van de publieke dienstverlening aan burgers op korte termijn aanzienlijk kunnen worden verbeterd, conform de ambitie die het gemeentebestuur in Gewogen Ambitie heeft uitgesproken. De bijeenkomst op maandag 3 september is informerend van aard. Daarin zullen leden van de stuurgroep en de architect de scenariostudies toelichten en is er voor de raad ruimte voor het stellen van vragen. Op grond van die gedachtewisseling en suggesties vanuit de raad komt het college met een definitief voorstel waarover de gemeenteraad opiniërend kan spreken in haar vergadering van 27 september. Daarbij is de vraag aan de orde welk scenario de raad - alles afwegend - verder wil zien uitgewerkt, alvorens tot besluitvorming over te gaan. Uiteraard zal die besluitvorming niet eerder plaatsvinden dan wanneer de raad zich heeft uitgesproken over de begroting voor 2008 en de meerjarenbegroting 2008-2011, waaraan thans de laatste hand wordt gelegd. Buitenpost, 30 augustus 2007 het college van burgemeester en wethouders van Achtkarspelen, Bijlagen Bijlage 1 - Nota Betaalbaar Bouwen aan Beter Bijlage 2 - Programma van Eisen inzake de verbouw gemeentehuis Bijlage 3 - Notitie Huisvesting Gemeentehuis 2007 Bijlage 4 - Situaties en plattegronden van de begane grond en eerste verdieping van de 4 varianten