Aan de leden van Provinciale Staten De heren D. Hollenga en P. Brouns. Nr.: , FZ Groningen, 4 maart 2005

Transcriptie

1 Aan de leden van Provinciale Staten De heren D. Hollenga en P. Brouns Nr.: , FZ Groningen, 4 maart 2005 Behandeld door : P. Kloosterman en C. Tetteroo Telefoonnummer : (050) Onderwerp : Beantwoording van de vragen inzake de opwaardering huisvesting Martinikerkhof 12 Geachte heren Hollenga en Brouns, Naar aanleiding van uw vragen met betrekking tot bovenvermeld onderwerp, berichten wij u het volgende; Vraag a). Wat is de noodzaak van een extra ontmoetingsruimte? Hoeveel en welke bijeenkomsten worden momenteel buiten het provinciehuis georganiseerd als gevolg van ontbrekende toereikende faciliteiten. In dit verband zouden wij niet slechts willen spreken over 'extra' ontmoetingsruimte. De opwaardering van de huisvesting Martinikerkhof 12 (Mk12) is met name in gang gezet om te voldoen aan de eisen van deze tijd, het uitvoeren van achterstalling onderhoud, het vervangen van (afgeschreven) technische installaties, etc. De vierde en laatste fase wordt nu concreet ingevuld en is daarmee een voortzetting van de inmiddels afgeronde fasen 1, 2 en 3. Zoals aangegeven in onze voordracht betreft deze vierde fase voornamelijk het voormalige archiefgebouw. In onze voordracht is nader uiteengezet welke aanpassingen worden gedaan in dit gebouwdeel. Dat is met name nodig omdat de laatste grote verbouwing 25 jaar geleden heeft plaatsgevonden. Aanpassing aan de huidige eisen (o.a. arbo en (brand)veiligheid) is daarmee dringend nodig. Door de aanpassing wordt tevens de oude monumentale indeling voor een deel hersteld. Het efficiënter benutten van het gebouw en het verbeteren van de route van/naar de gebouwdelen Martinikerkhof en Sint Jansstraat heeft gevolgen voor de huidige ontmoetingsruimte. Daarnaast stellen wij voor om de binnenruimte te overkappen om de gebruiksmogelijkheden en de status van het gebouw te vergroten. Dit draagt bij aan het behoud van de kwetsbare inrichting van de (monumentale) Statenzaal. Het regelmatig verplaatsen van het kwetsbare meubilair heeft ernstige gevolgen voor levensduur ervan. Ten slotte heeft het gebruik van de Statenzaal voor grote evenementen gevolgen voor de staat van onderhoud van de aankleding van de zaal en dan vooral de parketvloer. Na ieder (groot) evenement kost het weer veel tijd en geld om de vloer weer in een goede conditie te krijgen.

2 De huidige ontmoetingsruimte op de begane grond en de 1 e verdieping van het archiefgebouw wordt aanzienlijk kleiner door de vergroting van de vide en de rokersruimte op de 1 e verdieping (waardoor de 1 e verdieping alleen geschikt is als ontmoetingsruimte voor rokers) en door de plaatsing van een toiletblok op de begane grond en de 1 e verdieping. De ruimte die ontstaat door de overkapping kan als ontmoetingsruimte worden gebruikt naast de bestaande ontmoetingsruimte en biedt als zodanig meer ruimte en mogelijkheden voor het ontmoeten rond de statenvergaderingen en andere evenementen. Een enkele keer wordt er een bijeenkomst buiten het provinciehuis georganiseerd, bijvoorbeeld het personeelsfeest in Oppervlakte ontmoetingsruimte: Huidige situatie Na verbouwing Begane grond 100 m2 86m2 1 e verdieping 140 m2 70m2 (rokersruimte) 40m2 (balkon) Vraag b). Wat is de noodzaak voor de provincie om te beschikken over een expositieruimte. De expositieruimte wordt regelmatig (8 tot 10 keer per jaar) gebruikt voor exposities georganiseerd door de kunstcommissie van de provincie en voor presentaties en tentoonstellingen in het kader van lopende of afgeronde provinciale projecten. Door de organisatie van deze exposities ontstaat de mogelijkheid de provincie en het provinciale beleid bij de burgers en de provinciemedewerkers onder de aandacht te brengen. Vraag c). Voor welke bijeenkomsten in 2004 moest de Statenzaal worden ontruimd. De Statenzaal moest 48 keer worden ontruimd in Daarbij ging het om bijeenkomsten van verschillende aard, zoals de nieuwjaarsontvangst, de uitreiking van diverse certificaten en prijzen (Dagblad van het Noorden prijs, Wessel Gansfortprijs etc.), grote vergaderingen (Europese subsidies, Waddenzeebeleid etc.), instructiedagen, jeugddebatten, verschillende conferenties (interne en externe), seniorendagen en het kerstdiner. In totaliteit hebben circa 3850 bezoekers deze bijeenkomsten bijgewoond. Vraag d) Hoeveel van dergelijke ontruimingen verwacht het College voor 2005 en voor welk soort bijeenkomsten. Wij verwachten dat in 2005 ongeveer hetzelfde aantal evenementen (dus circa 50) in de Statenzaal te organiseren waarvoor een ontruiming noodzakelijk is. Vraag e). Voor welke bijeenkomsten worden bij derden kosten in rekening gebracht en om welke kosten gaat het dan. 2

3 In 2004 is de Statenzaal uitsluitend gebruikt voor evenementen met een provinciaal karakter en niet voor evenementen voor derden. Voor evenementen met een provinciaal karakter worden geen kosten in rekening gebracht. Vraag f). Er worden 17 extra werkplekken gecreëerd. Welke afdelingen zijn te krap gehuisvest? De afdeling Communicatie en Kabinet (CK) is momenteel te krap gehuisvest. Medewerkers zitten met 5 á 6 mensen op een kamer zodanig dat niet altijd aan de geldende wettelijke normen kan worden voldaan. De afdeling GS-MT Ondersteuinig (GMO) is verdeeld over de gebouwdelen Martinikerkhof en Sint Jansstraat en kan op deze manier als eenheid worden gehuisvest. Vraag g). Er wordt extra spreekruimte gecreëerd van in totaal 50 m2. Daarbij wordt gesproken over ruimtes. Over hoeveel ruimtes wordt dit oppervlak verdeeld? Er komen (in principe) 2 spreekruimtes op de nieuwe kantoorverdiepingen, die eventueel nog weer kunnen opgesplitst in 4 of meer concentratiewerkplekken. Overigens worden dit geen algemeen beschikbare vergaderruimten maar staan deze ruimtes (als spreekruimte of concentratiewerkplek) ter beschikking aan de medewerkers van de betreffende kantoorverdiepingen. Vraag h). Is het mogelijk om K7 bij de lounge te betrekken en daarmee over een grotere ontmoetingsruimte te beschikken. Dit lijkt op het eerste gezicht technisch mogelijk, maar levert in meerdere opzichten toch bezwaren op. Uit het overleg hierover met de architect blijkt dat uit architectonisch oogpunt het samenvoegen van kamer 7 met de lounge problemen oplevert omdat dit de oorspronkelijke belevingsstructuur van deze ruimte(n) aantast. Deze optie (samenvoegen) is niet meegenomen in het pre advies van de rijksdienst voor de monumentenzorg. De ervaring leert ons dat monumentenzorg over het algemeen problemen heeft met het verwijderen van bestaande elementen. Ten slotte ligt het bouwkundig erg lastig omdat de te verwijderen muren draagmuren zijn en tegen deze muren een leidingschacht is gepland die de 4 verdiepingen met elkaar verbind. Alternatieve oplossingen hiervoor zijn erg kostbaar. Vraag i). Kan de als gevolg daarvan verloren gegane vergaderruimte worden gecompenseerd middels de extra voorziene spreekruimtes? In principe niet omdat de voorziene spreekruimtes niet als algemene vergaderruimten zijn bedoeld maar als spreekruimtes/concentratiewerkplekken die ter beschikking staan aan de medewerkers van de (flexibele) werkplekken op deze verdiepingen. De inzet als algemene vergaderruimte zou veel geloop en daarmee verstoring op deze kantoorverdieping tot gevolg hebben. Vraag j). Wat is de invloed van de voorziene overkapping op de lichtinval in de Statenzaal. 3

4 Door het aanbrengen van de glazen overkapping zal er waarschijnlijk sprake zijn van een geringe vermindering van de lichtinval in de Statenzaal. Met de architect is afgesproken dat een zo transparant mogelijke constructie voor de overkapping zal worden gehanteerd. Vraag k). Welke aspecten van het bouwplan zijn nog niet uitgewerkt (zie opmerkingen Rijksdienst voor de Monumentenzorg)? De aspecten die nog niet zijn uitgekristalliseerd betreffen in het bijzonder de vorm en draagconstructie van de glazen overkapping. Bij de ontwikkelingen op dit gebied zullen wij uiteraard de Rijksdienst voor de Monumentenzorg blijven betrekken. Vraag l) Kunnen deze aspecten van invloed zijn op de geraamde kosten? Uitgangspunt is het beschikbaar gestelde budget. Indien door welke ontwikkeling dan ook extra kosten moeten worden gemaakt dan zal dit worden gecompenseerd door elders in het plan bezuinigingen aan te brengen. Vraag m). Welke marge moet in acht worden genomen bij de geraamde kosten? Dit in het licht van mogelijke tegenvallers in de bouw. In de begroting is ca. 2% onvoorzien meegenomen. Ook wat betreft de tegenvallers in de bouw gaan wij uit van het beschikbaar gestelde budget en zullen tegenvallers moeten worden gecompenseerd door bezuinigingen voor zover ze niet uit de post onvoorzien kunnen worden gedekt. Vraag n). De voorziene investering wordt geraamd op ruim 1 miljoen euro. Dit leidt globaal tot een jaarlijkse kostenstijging van aan afschrijvingskosten en aan exploitatiekosten. Hoe verhoudt een dergelijke investering en jaarlijkse lastenstijging zich tot de relatief lage kosten van de ontruiming van de Statenzaal (zijnde 500 per keer) De uitgave ad 1 mln voor de glazen overkapping van het binnenterrein moet in eerste instantie worden gezien als een investering in de verbetering van het pand. De investering levert, in termen van kosten en baten, geen financieel rendement op, maar draagt wel bij aan het behoud van de kwetsbare inrichting van de (monumentale) Statenzaal (zie ook de beantwoording van vraag a). Ten slotte heeft het gebruik van de Statenzaal voor grote evenementen gevolgen voor de staat van onderhoud van de aankleding van de zaal en dan vooral de parketvloer. Na ieder (groot) evenement kost het weer veel tijd en geld om de vloer weer in een goede conditie te krijgen. Het feit dat in plaats van de Statenzaal een ruimte beschikbaar is voor de organisatie van grote evenementen, recepties, feesten ed. betekent niet alleen een besparing van verhuiskosten (ad 500 per keer) maar ook meer flexibiliteit bij de inzet van de ruimte omdat geen rekening meer behoeft te worden gehouden met de tijd en inspanning die het in- en uitruimen vraagt. 4

5 Wij vertrouwen er op u zo voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten der provincie Groningen:, voorzitter., secretaris. 5