A. HUISVESTING. Op het gebied van de huisvesting spelen momenteel enkele problemen die wij op korte termijn willen oplossen.

Transcriptie

1 &RPPLVVLH#$OJHPHHQ#%HVWXXU <<< *HGHSXWHHUGH EHODVW#PHW EHKDQGHOLQJ= D.J.P. Bruinooge YHUJDGHULQJ#36: 12 november 1999 QU: FEZ-135 DJHQGD#QU: 0LGGHOEXUJ/ 19 oktober QGHUZHUS= 2e wijziging investeringsplan 2000 QU= /53 BESLUIT $DQ#GH#3URYLQFLDOH#6WDWHQ#YDQ#=HHODQG 6DPHQYDWWLQJ= Wij stellen u voor de 2 e wijziging van het investeringsplan 2000 vast te stellen. In deze wijziging zijn opgenomen het oplossen van huidige huisvestingsproblemen alsmede het doen van automatiseringsinvesteringen. A. HUISVESTING. Op het gebied van de huisvesting spelen momenteel enkele problemen die wij op korte termijn willen oplossen. 1. Huisvesting directie Infrastructuur en vervoer. De directie Infrastructuur en Vervoer is momenteel gehuisvest in de gebouwen C en D van het Abdijcomplex. Bij de reorganisatie van 1996 was er in deze gebouwen voldoende ruimte om de medewerkers te huisvesten. De overheveling van taken van het rijk naar de provincie alsmede het vervullen van instroomfuncties heeft ertoe geleid dat er de laatste jaren een 8-tal werkplekken bij deze directie zijn bijgekomen. Voor deze medewerkers is nog ruimte gevonden binnen de bestaande gebouwen. Het intensiveren van het beleid op het gebied van infrastructuur zal ertoe leiden dat er nog voor 6 werkplekken huisvesting noodzakelijk is. Binnen gebouw C hebben wij thans een tijdelijke oplossing gezocht door het verbouwen van de zolder van gebouw C. De kosten van deze verbouwing kunnen worden gedekt binnen de bestaande budgetten op de begroting Gezien de toegankelijkheid en het binnenklimaat op deze zolderverdieping is deze ruimte echter niet geschikt voor definitieve huisvesting. Andere uitbreidingsmogelijkheden binnen de gebouw C en D zijn momenteel niet voorhanden. 2. Verbouwen zolderverdieping gebouw A tot kantoorruimte. Wij hebben de mogelijkheden onderzocht om binnen het Abdij-complex te komen tot een definitieve oplossing van de huisvestingsproblemen. Gekozen is om deze problemen binnen het Abdij-complex op te lossen door het geschikt maken van de zolderverdieping van gebouw A tot kantoorruimte. Op deze zolderverdieping is thans de kantine nog gehuisvest. Na het realiseren van de overkapping van de patio zal hierin ondermeer de kantine worden gehuisvest en komt de zolderverdieping vrij.

2 Uit onderzoek is gebleken dat op de zolderverdieping van gebouw A 8 werkkamers van ca. 20 m2 te realiseren zijn die aan de Arbo-normen voldoen. In deze kamers kunnen ca. 16 medewerkers gehuisvest worden. Om voldoende daglicht in de kamers te krijgen zullen de kamers voorzien worden van dakvensters. De kosten verbonden aan het verbouwen van de zolderverdieping van gebouw A tot 8 werkkamers ramen wij op ƒ ,--. In dit bedrag is tevens opgenomen een airconditioningsinstallatie om het klimaat op de zolderverdieping te beheersen. Een nadeel van deze zolderverdieping is echter de toegankelijkheid. 3. Toegankelijkheid zolderverdieping gebouw A. De zolderverdieping van gebouw A is momenteel slecht toegankelijk. Om de toegankelijkheid te vergroten willen wij in de overkapping van gebouw A (patio) een liftinstallatie aanbrengen die reikt tot aan de zolderverdieping. Er zijn meerdere redenen om een nieuwe lift in het hoofdgebouw aan te leggen: 1. de huidige liftinstallatie aan de Sint Pieterstraatzijde voldoet niet meer aan de eisen die gesteld worden in het kader van de invalidentoegankelijkheid van gebouwen. De vleugel waar de Commissaris der Koningin, de griffer en de GS-zaal en de kamers van de gedeputeerden zich bevinden is nauwelijks toegankelijk voor minder validen. De huidige liftinstalltie geeft ook problemen met de koffievoorziening en interne transporten; 2. uit een oogpunt van beveiliging van gebouwen is het beter om de liftinstallatie zo dicht mogelijk bij de hoofdingang te hebben. De kosten verbonden aan het aanbrengen van een liftinstallatie in gebouw A bedragen ƒ ,--. Uitvoering van deze werkzaamheden zal tegelijkertijd plaatsvinden met de overkapping. 4. Aanpassen begane grond Sint Pieterstraatzijde gebouw A. Er is momenteel een tekort aan vergaderruimten binnen het Abdijcomplex. Dit tekort is veroorzaakt doordat in gebouw C en D vergaderruimten zijn omgeruild voor werkplekken. Wij willen komen tot een concentratie van vergaderruimten aan de Sint Pieterstraatzijde van gebouw A. Dit past ook in ons voornemen om de overkapte binnenplaats van gebouw A tot het kloppend hart van de provinciale organisatie te maken met een representatieve uitstraling. Het concentreren van deze activiteiten in gebouw A leidt eveneens tot efficiency-voordelen in het beheer. Te denken valt hierbij aan keukenfaciliteiten, bode-faciliteiten en het verwijzen van bezoekers. Aan de Sint Pieterstraatzijde bevinden zich thans nog kantoorruimten die wij geschikt willen maken tot vergaderruimten. Na het verbouwen van de zolderverdieping van gebouw A zullen de medewerkers die thans nog op de begane grond zijn gehuisvest naar deze zolderverdieping verhuizen. De kosten verbonden aan het geschikt maken van de kantoorruimten tot vergaderruimten ramen wij op ƒ , Financiële paragraaf. De kosten van het oplossen van voornoemde huisvestingsproblemen bedragen: 1. Verbouwen zolderverdieping gebouw A ƒ ,-- 2. Aanbrengen liftinstallatie gebouw A ,-- 3. Aanpassen vergaderruimten gebouw A , Totaal ƒ ,-- 2

3 Wij willen dit bedrag dekken ten laste van de budgettaire ruimte Bij personeelsuitbreidingen ramen wij per werkplek voor huisvesting ƒ ,-- als toevoeging aan de huisvestingsreserve. De uitbreiding van huisvesting houdt hier echter geen gelijk tred mee, doch verloopt schoksgewijs. In voornoemd voorstel gaat het om de vervanging van 16 werkplekken. Met ingang van 2000 willen wij de structurele toevoeging aan de huisvestingsreserve derhalve verlagen met ƒ ,--. B. AUTOMATISERING Veel werkprocessen bij de Provincie worden ondersteund door hulpmiddelen voor kantoorautomatisering. Hierbij valt te denken aan de zogenaamde Office-producten voor tekstverwerking, elektronische post, etc. Belangrijke doelstelling voor kantoorautomatisering is de zorg voor continuïteit en uitwisselbaarheid van informatie. Bij de provincie wordt gewerkt met de programmatuur die in 1995 is geïntroduceerd. Dit is een gevolg van het gevoerde beleid van gematigd volgen van trends op het terrein van automatisering. De programmatuur is naar verwachting geschikt om de millenniumovergang te doorstaan. De uitwisseling van informatie met derden geeft echter steeds meer problemen, aangezien andere organisaties meer en meer de beschikking krijgen over nieuwere producten voor kantoorautomatisering. Bovendien loopt de huidige overeenkomst met Microsoft binnen afzienbare tijd af. Het is de bedoeling in 2000 de voorbereidingen te treffen voor de overgang naar nieuwe softwareproducten (zogenaamde Office2000 programmatuur). Deze producten stellen specifieke eisen aan de werkplek-pc s. In de voorjaarsconferentie hebben wij hiertoe een prioriteit voor extra middelen voor de kantoorautomatisering doorgeschoven naar de najaarsconferentie. Bezien is of de extra benodigde gelden gedekt konden worden door de vrijvallende kapitaallasten in 2001 en volgende jaren. Uitgangspunt bij de provincie is dat de vrijval van kapitaallasten van de automatisering gebruikt kan worden voor vervanging van automatiseringshulpmiddelen. In de najaarsconferentie hebben wij besloten om t.b.v. de continuïteit van de automatisering investeringen te doen in 2000 en 2001 van respectievelijk ƒ en ƒ Deze investeringen zijn in het bijgevoegde overzicht opgenomen. Deze investeringen maken deel uit van een totaal van investeringen aangezien de nieuwe programmatuur specifieke eisen stelt aan de ICTinfrastructuur en deze infrastructuur zelf ook actueel gehouden moet worden voor een effectief gebruik en beheer. De voorgestelde financieringswijze voldoet aan het uitgangspunt om genoemde vrijval van kapitaallasten te gebruiken voor vervanging van automatiseringshulpmiddelen. Wij stellen u voor te besluiten overeenkomstig bijgevoegd ontwerpbesluit. Hoogachtend, GEDEPUTEERDE STATEN VAN ZEELAND, drs. W.T. van Gelder, voorzitter. mr. J.A. Lander, griffier 3

4 Ontwerp-besluit De staten der provincie Zeeland, gelezen het voorstel van het college van Gedeputeerde Staten van 19 oktober 1999, nummer /53 b e s l u i t e n: de 2 e wijziging van het investeringsplan 2000 vast te stellen, inhoudende: 1. het beschikbaarstellen van een krediet van ƒ ,-- voor het oplossen van diverse huisvestingsproblemen binnen het Abdijcomplex en dit bedrag te dekken ten laste van de budgettaire ruimte 2000; 2. het beschikbaarstellen van een krediet van ƒ ,-- respectievelijk ƒ ,-- in respectievelijk 2000 en 2001 en de hieruit voortvloeiende kapitaallasten te dekken uit de vrijvallende kapitaallasten. 4

5 BIJLAGE Omschrijving Investeringen - Netwerk (5 jr) GIS (5 jr) Centrale server (4 jr) Decentrale servers (4 jr) Kantoorautomatisering (4 jr) Oracle Totaal investeringen Kapitaalslasten - Netwerk GIS Centrale server Decentrale servers Kantoorautomatisering Oracle Totaal kapitaalslasten Onderhoudslasten - Netwerk GIS Kantoorautomatisering Oracle Totaal onderhoudslasten m.b.t. geïnvesteerde bedragen Ruimte i.v.m. vrijvallende kapitaalslasten Structurele lasten (= kapitaals- + onderhoudslasten) De structurele lasten ad ƒ in 2000 worden gedekt uit de bestaande budgetten. 5