B en W Adviesnota ADVIES. Aanpassingen huisvesting/inrichting 1.C. Onderwerp

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "B en W Adviesnota ADVIES. Aanpassingen huisvesting/inrichting 1.C. Onderwerp"

Hendrik Goossens
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Onderwerp Aanpassingen huisvesting/inrichting 1.C. Zaaknummer Teammanager Ruud Steegh B & W datum 19 maart 2018 Team Bedrijfsvoering/Facilitaire Zaken Naam steller Marleen Cranen Portefeuillehouder Ike Busser Openbaarheid Bevoegd orgaan Ja, met uitzondering van de bijlage B & W Per direct. Ter bespreking ADVIES Instemmen met de voorgestelde wijzigingen m.b.t. huisvesting/inrichting van de werk- en vergaderruimten in vleugel 1.C.

2 Samenvatting Na realisatie van de verbouwing en verhuizing medio 2017, zijn nieuwe verzoeken gedaan voor aanpassingen in het gebruik van vergader-/werkruimten. De mogelijkheden met kosten zijn hiervoor onderzocht. Nu wordt instemming verzocht om de volgende aanpassingen te kunnen gaan realiseren. 1. Voor het beperken van inkijk in de B&W vergaderruimte en de werkkamer van de burgemeester vanuit het openbare gebied op de begane grond (entreegebied), is als tijdelijke oplossing een gezandstraalde folie op de balustrade aangebracht. Voorgesteld wordt in te stemmen met deze folie als structurele oplossing. 2. De inkijk in de overige werkruimten in de 1.C vleugel beperken door het aanbrengen van glas-in-lood folie. Hierdoor wordt de nieuwe werkomgeving gelijkwaardig uitgevoerd aan de situatie zoals die bestond in de A-vleugel. De folie loopt niet door tot op de vloer. 3. De inkijk in en vanuit de werkruimte 1.C.04 beperken door de glazen wand van deze werkruimte naar het trappenhuis te voorzien van een gezandstraalde folie. 4. De B&W vergaderruimte voorzien van een nieuwe vergadertafel en een digitaal scherm (vaste wandopstelling). De huidige vergadertafel past qua gebruik niet optimaal in de ruimte. Tevens heeft deze overleg- /werkruimte een representatieve functie, waardoor de vergadertafel en het bureau worden aangepast aan de aanwezige, bestaande inrichting/kleurstelling (cognac kleur). De bureaustoel wordt hergebruikt. De ovale vorm van de vergadertafel blijft behouden, evenals de inbouwunits met elektra die in het blad zijn verwerkt. Het mobiele, digitale scherm wordt vervangen voor een vast digitaal scherm aan de wand. Dit levert ruimtewinst op en draagt bij aan een representatieve uitstraling. De huidige vergadertafel en het mobiele, digitale scherm worden ingericht in ruimte 2.A.08 (hergebruik), aangevuld met nieuwe vergaderstoelen. De functie van projectruimte (combinatie van werkplekken en overlegruimte) wordt gewijzigd in een vergaderruimte, omdat na het wegvallen van diverse overlegruimten door de verbouwing hieraan een grotere behoefte is in de organisatie. De 3 huidige werkplekken worden elders in de A-vleugel ingericht. Door het hergebruik van de huidige vergaderstoelen in de B&W vergaderruimte, worden voor de vergaderruimte 2.A.08, waar de huidige vergadertafel wordt gepositioneerd, 12 nieuwe vergaderstoelen aangeschaft. 5. De draairichting van de deur van de werkruimte 1.C.08 aanpassen. 6. Alle werkruimten voor de wethouders uniform inrichten door digitale schermen vast op de wand te plaatsen, zodat deze werkruimten ook multifunctioneler kunnen worden ingezet als vergaderruimten, bij afwezigheid van de wethouder. Beoogd resultaat Door het realiseren van genoemde aanpassingen kunnen deze werk- en overlegruimten optimaler worden gebruikt. Deze aanpassingen dragen tevens bij aan de representativiteit van deze werkomgeving. Argumenten 1. Folie balustrade Door het behouden van de tijdelijke oplossing, de gezandstraalde folie op de balustrade, wordt de inkijk in de werk-/overlegruimte van de burgemeester direct vanuit het openbaar gebied (entreegebied) beperkt. Vanuit het oogpunt van informatiebeveiliging kan geen informatie op het digitale scherm worden

3 afgelezen vanuit het openbaar gebied. In het voorstel onder punt 4 is een vast digitaal scherm aan de wand opgenomen, waardoor zonder het aanbrengen van genoemde folie er zicht is op het digitale scherm vanuit het openbare gebied en dit is niet toegestaan. 2. Glas-in-lood folie Door het aanbrengen van de glas-in-lood folie wordt de inkijk in de overige werkruimten in de 1.C. vleugel beperkt en wordt de nieuwe werkomgeving gelijkwaardig uitgevoerd aan de situatie zoals die bestond in de A-vleugel. De folie loopt niet door tot op de vloer. 3. Folie werkruimte 1.C.04 Door het aanbrengen van de folie aan de zijkant van de werkruimte, wordt de inkijk in en vanuit de werkruimte van/naar het trappenhuis beperkt. 4. Inrichting B&W vergader-/werkruimte Door de inrichting aan te passen wordt de overleg-/werkruimte optimaler gebruikt en door te kiezen voor een gelijksoortige, representatieve uitstraling die aansluit bij de huidige inrichting ontstaat een totale inrichting die passend is bij elkaar en uitnodigend is voor de ontvangst van bezoek. Deze ruimte is een belangrijke representatieve ruimte in het gebouw. Door het huidige vergadermeubilair te hergebruiken wordt ingespeeld op de behoefte aan meer vergaderruimte binnen het gemeentehuis. 5. Deuraanpassing 1.C.08 Het wijzigen van de draairichting van de deur van deze werkruimte leidt niet tot beschadigingen van de kolom en/of deur, waardoor herstelwerkzaamheden dienen te worden uitgevoerd. 6. Door het aanbrengen van digitale schermen, voorzien van een vaste wandopstelling in iedere werkruimte voor de wethouder, kan deze ruimte multifunctioneler worden ingezet. Hierdoor kan de werkruimte, bij afwezigheid van de wethouder, naast werkruimte optimaler worden benut, namelijk als vergaderruimte. Voor uniformiteit in uitstraling wordt ervoor gekozen in alle werkruimten nieuwe digitale schermen aan te brengen. Eén huidige mobiel, digitaal scherm kan worden hergebruikt binnen het gemeentehuis. Risico s - Indien de folies niet worden aangebracht is er direct zicht in de werkruimten. De opstelling van het digitale scherm moet dan dusdanig zijn, dat hier geen direct zicht op is. Omdat het een vaste wandopstelling betreft, is het wegdraaien van het digitale scherm niet mogelijk. - De burgemeester blijft hierdoor volledig in het zicht, waardoor situaties vaker kunnen ontstaan van spontaan aanspreken vanuit het openbaar gebied. Dit is een ongewenste situatie en geeft een onveilig gevoel. - Door het niet uitvoeren van genoemde aanpassingen wordt in mindere mate bijgedragen aan de representatieve functie en uitstraling binnen het gemeentehuis. - Door het niet uitvoeren van genoemde aanpassingen kunnen genoemde werkruimten minder optimaal of multifunctioneler worden gebruikt. Kanttekeningen Communicatie

4 Financiële gevolgen De totale kosten voor de aanpassingen bedragen Er is geen budget beschikbaar voor deze kosten. De enige mogelijkheid is extra budget te vragen uit de post onvoorzien en de wijziging van de begroting mee te nemen in de 1 e bestuursrapportage van In de financiële verordening is opgenomen dat een beroep op de post onvoorzien kan plaatsvinden als de kosten voldoen aan minimaal 2 van de 3 O s, namelijk het is Onontkoombaar, Onuitstelbaar en Onvoorzienbaar. Dit voorstel voldoet aan geen van de 3 O s. De kostenspecificatie is als bijlage aan deze nota toegevoegd. Personele/organisatorische gevolgen Juridische gevolgen Rechtmatigheid Fatale termijnen Vervolgtraject besluitvorming Evaluatie Bijlagen Kostenspecificatie Aanpassingen huisvesting/inrichting werk- en vergaderruimten 1.C. Naslagwerk

5 Plattegrond 1.C.05 met opstelling nieuw meubilair. Kleurstelling 1.C.05 met opstelling nieuw meubilair

Vergelijkbare documenten

Wijziging arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Venray. Per direct.

Onderwerp Wijziging arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Venray Zaaknummer Teammanager Ruud Steegh B & W datum 13 februari 2017 Team Human Resource Management Naam steller Jose Hermans Portefeuillehouder