Privacy- en samenwerkingsconvenant Samenwerkingsverband Sociaal Domein Venray

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Privacy- en samenwerkingsconvenant Samenwerkingsverband Sociaal Domein Venray"

Mathilda van der Woude
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 B en W Adviesnota Onderwerp Privacy- en samenwerkingsconvenant Samenwerkingsverband Sociaal Domein Venray Zaaknummer nvt Teammanager Ernst-Jan Meerbeek B & W datum 19 februari 2018 Afdeling/Team Stad Dorpen en Wijken/Maatschappelijke ontwikkeling Naam steller Monique Janssen Portefeuillehouder Hans Gilissen/Anne Thielen Openbaarheid Bevoegd orgaan Deze adviesnota is openbaar B & W Per direct. Ter kennisname ADVIES 1. Vast te stellen het bijgevoegde privacy- en samenwerkingsconvenant Samenwerkingsverband Sociaal Domein Venray onder intrekking van de vigerende convenanten voor het sociaal netwerk, de wijkteams en de netwerkregie Jeugd & Veiligheid.

2 B en W Adviesnota Samenvatting De gemeente heeft in de afgelopen jaren steeds verdergaande taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden gekregen bij de uitvoering van de gedecentraliseerde wetgeving. De gemeente werkt hierbij nauw samen met ketenpartners uit de verschillende domeinen, zoals het sociaal domein/de zorgketen en de veiligheidsketen. Voor deze samenwerking is het nodig dat informatie (persoonsgegevens) met, respectievelijk tussen partijen kan worden gedeeld. De wetgever heeft echter verzuimd te voorzien in een afdoende wettelijke kader voor een integrale, domeinoverstijgende, uitvoering van taken en de daarbij behorende uitwisseling van persoonsgegevens. Zeker als het om preventie en vroegsignalering gaat, is er landelijk nog veel onduidelijkheid. Het voorliggende convenant is bedoeld om het hiaat in de wetgeving in te vullen voor zover dit mogelijk is, om daarmee zo zorgvuldig mogelijk om te gaan met privacy van betrokkenen, domeinoverstijgende samenwerking mogelijk te maken en bovenal om de gewenste hulp c.q. ondersteuning te kunnen bieden aan de betreffende inwoners. Beoogd resultaat Het zo zorgvuldig mogelijk omgaan met de privacy van de Venrayse inwoners bij domeinoverstijgende uitvoering van taken door de gemeente en partijen in de zorg- respectievelijk veiligheidsketen. Argumenten 1.1 Bewoners worden goed bediend, partijen kunnen hun werk doen en de wet wordt gerespecteerd In het convenant zijn per overleggremia de doelen en grondslagen voor verwerking van persoonsgegevens vastgelegd. Ook is vastgelegd voor welk doel de gegevens gebruikt worden. In het kader van het operationaliseren van het convenant ontvangen de betrokken medewerkers instructies, zodat ze op een verantwoorde manier kunnen omgaan met (de verwerking van) persoonsgegevens. 1.2 Alle partijen zijn akkoord met het voorliggende convenant Het opstellen van het convenant heeft in de tijd gezien langer geduurd dan vooraf geraamd. Externe juridische toetsingen van het convenant en de daarop volgende bijstellingen hebben tot vertragingen geleid. Echter nu ligt een convenant voor dat op goedkeuring kan rekenen van alle betrokken partijen. Risico s Feit is dat er altijd een grondslag moet zijn om gegevens te verwerken bijvoorbeeld omdat de verwerking van persoonsgegevens nodig is om een publiekrechtelijke taak uit te voeren of als er sprake is van een noodsituatie. Voor domeinoverstijgende verwerking van persoonsgegevens is er vooralsnog geen overkoepelende wetgeving en daarmee een afdoende grondslag voorhanden. Met de vaststelling van dit convenant wordt gepoogd het zorgvuldig omgaan met privacygevoelige informatie zo goed als mogelijk te borgen. Kanttekeningen In het geval het convenant niet wordt vastgesteld, dan lopen personen, die in de Venrayse dorpen en wijken belangrijk werk doen, het risico dat grondrechten van inwoners geschonden worden. De vigerende convenanten voorzien namelijk niet of nauwelijks in een domeinoverstijgende verwerking van persoonsgegevens.

3 B en W Adviesnota Communicatie De inhoud van het convenant wordt gecommuniceerd door onder meer een privacystatement te koppelen aan de website van de wijkteams en door een privacy informatieblad beschikbaar te stellen aan personen die het betreft. Financiële gevolgen Het convenant is in opdracht van de gemeente Venray opgesteld door Graven Juridisch Advies, mevrouw mr. C. Graven, een externe privacy-juriste. De kosten zijn ten laste gebracht van reguliere budget binnen het integraal veiligheidsbeleid. Personele/organisatorische gevolgen Het beheer van het convenant wordt bij voorkeur belegd bij de privacy officer. Juridische gevolgen Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt vanaf dat moment niet meer. De verwachting is dat een convenant dat Wbp-proof is ook AVG-proof zal zijn. Met het oog op de zorgvuldigheid, wordt dit in de loop van 2018 getoetst. De burgemeester ondertekent het convenant als vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte (artikel 171, lid 1 Gemeentewet). Rechtmatigheid Met de vaststelling van het convenant wordt aan de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) voldaan met de nuancering dat daar waar echt noodzakelijk de grenzen van de Wbp opgezocht worden om domeinoverstijgend te kunnen werken. Hierbij wordt gerefereerd aan het rapport van de Autoriteit Persoonsgegevens uit 2016 met de titel De rol van toestemming in het sociaal domein. De Autoriteit geeft in dit rapport aan dat gemeenten door de wetgever de ruimte wordt gegeven een praktijk te ontwikkelen, waarin de juiste balans wordt gevonden tussen ruimte voor de professionals om noodzakelijke informatie te delen met het oog op een optimale ondersteuning van de betrokken burgers, en de borging van de privacy. Fatale termijnen Niet van toepassing Vervolgtraject besluitvorming Na besluitvorming, wordt het convenant ter ondertekening voorgelegd aan de burgemeester. Na vaststelling en ondertekening door alle partijen volgt de wettelijk verplichte aanmelding van de gegevensverwerkingen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Evaluatie 4 e kwartaal 2018 met aanpassing voor 1 januari Bijlagen Privacy- en samenwerkingsconvenant het Samenwerkingsverband Sociaal Domein Venray.

4 B en W Adviesnota Naslagwerk

100

101

102

103

104

Vergelijkbare documenten

B en W Adviesnota ADVIES. Regeling Lokale/Regionale Sportakkoorden

B en W Adviesnota ADVIES. Regeling Lokale/Regionale Sportakkoorden Onderwerp Regeling Lokale/Regionale Sportakkoorden Zaaknummer Teammanager Ernst-Jan Meerbeek B & W datum 8 april 2019 Afdeling/Team Stad Dorpen en Wijken/Maatschappelijke ontwikkeling Naam steller Ingrid