B en W Adviesnota ADVIES. Samenwerkingsconvenant regionale mediatorpool

Transcriptie

1 Onderwerp Samenwerkingsconvenant regionale mediatorpool Zaaknummer Teammanager Henk Loonen / Margon van den Hoek B & W datum 25 februari 2019 Afdeling/Team Stad Dorpen en Wijken/Groen en Vastgoed Naam steller Peter Hanen Portefeuillehouder Hans Gilissen Openbaarheid Bevoegd orgaan Deze adviesnota is openbaar B & W Per direct. ADVIES 1 Instemmen met aansluiten van de gemeente Venray aan de Regionale Mediator Pool; 2 Instemmen met het Samenwerkingsconvenant Regionale mediatorpool conform bijgevoegd concept-convenant; 3 Aan de burgemeester: Gemeentesecretaris Karel Joosten volmacht geven om het convenant namens de gemeente te ondertekenen.

2 Samenvatting Mediation staat in de schijnwerpers. Het oplossen van conflicten via bemiddeling onder begeleiding van een mediator wordt steeds vaker toegepast. In 2016 is een Regionale Mediator Pool Noord-Limburg (RMP) opgericht door een aantal gemeenten. Daartoe is een convenant opgesteld dat de samenwerking tussen de gemeenten op dat vlak benadrukt. De gemeente Venray heeft destijds afgezien van deelname aan de RMP. Sinds 2018 heeft de gemeente twee opgeleide mediators. De gemeente Venray wil graag aansluiten bij de RMP. Een nieuw convenant is opgesteld dat de gemeente Venray de mogelijkheid geeft om formeel deel te nemen en aan te sluiten bij de RMP. Deelnemende gemeenten zijn: Boxmeer, Gennep, Bergen, Horst aan de Maas, Peel en Maas, Venlo en Leudal. Venray komt er dan bij. Beoogd resultaat Aansluiten bij de RMP en ondertekenen van het convenant door de gemeentesecretaris. Argumenten 1. Conflicten waarbij de gemeente betrokken is, komen vaak voor. Aanleiding kan een ingediend bezwaarschrift zijn, een geschil tussen burgers die beiden wijzen naar de gemeente of anderszins. Het kan ook zijn dat er een geschil is ontstaan tussen de gemeente als werkgever en een medewerker. Bij het oplossen van conflicten tussen overheden en burgers wordt regelmatig gebruik gemaakt van een bezwaarprocedure en of de gang naar de rechter. De laatste jaren dringt mediation steeds meer door als instrument voor conflicthantering. Mediation wordt steeds meer gezien als belangrijk onderdeel van het gemeentelijk dienstverleningsconcept. De RMP werkt als volgt. Een geschil bij een gemeente wordt begeleid door een of twee mediators van andere deelnemende gemeenten. Dit om de onafhankelijkheid en neutraliteit te waarborgen. Dit werkt ook positief naar degenen die een geschil hebben en ingestemd hebben met mediation. De RMP werkt budget neutraal. Een gemeente met een kwestie vraagt andere gemeenten om een mediator. Medewerkers van die gemeenten leveren dan een mediator. Andersom levert die gemeente mediators bij een andere gemeente waar een geschil is ontstaan. Er worden dan ook geen facturen gestuurd naar de gemeente waar het conflict speelt. Iedere gemeente levert een mediator. De gemeente Venray zet steeds meer in op deze wijze van geschiloplossing. In 2018 zijn twee medewerkers (Esther van Gerven en Peter Hanen) opgeleid tot mediator. Zij maken in de praktijk al onderdeel uit van de RMP en nemen deel aan overleggen en workshops. 2. De samenwerking wordt beklonken in de ondertekening van een convenant. In het convenant is bijvoorbeeld de formele aansluiting geregeld. Uitgangspunten voor deze samenwerking zijn: focus op mediation als alternatief voor 'traditionele' afhandeling van zienswijzen, bezwaren en beroepen; samenwerking op basis van de essentialia van de Mediatorsfederatie Nederland (MfN): vertrouwelijkheid, vrijwilligheid en onafhankelijkheid; wederkerigheid. 3. Toelating van een nieuwe gemeente geschiedt bij besluit van de Secretarissenkring Noord-Limburg. De ondertekening vindt plaats op 14 februari 2019 tijdens dit overleg. Er is daarom een volmacht nodig om de gemeentesecretaris van Venray de bevoegdheid te verstrekken om het convenant te ondertekenen. Risico s N.v.t.

3 Kanttekeningen Als de gemeente niet aansluit en er wordt gebruik gemaakt van de RMP, dan zal de mediation gefactureerd worden. Communicatie De nota is per direct openbaar. Financiële gevolgen Elke deelnemende organisatie gaat de verplichting aan om de eigen mediators zodanig te faciliteren, dat zij kunnen optreden als mediator voor de mediatorpool en kunnen voldoen aan de onderhoudseisen, zoals die worden vastgesteld door de MfN. Meer concreet betekent dit, dat mediators vrij-geroosterd worden voor het begeleiden van bemiddelingen en mediations, voor deelname aan en het opzetten van relevante cursussen en workshops, voor deelname aan intervisie en congressen, en dat de daarvoor noodzakelijke (financiële) middelen beschikbaar worden gesteld. De financiële bijdrage voor bijscholing, intervisie en ontwikkeling van medewerkers door middel van interne workshops zal ca bedragen. Deze bijdrage kan vanuit het centraal opleidingsbudget bekostigd worden. Personele/organisatorische gevolgen Omdat de gemeente Venray de functie van mediator niet kent, wordt 2019 gezien als een pilotjaar om te bekijken hoe de nieuwe werkwijze in de praktijk bevalt en uitpakt. Dit betekent praktisch dat Esther van Gerven en Peter Hanen voor het pilotjaar 2019 binnen hun huidige functie hun rol als mediator op zich nemen. De uren die voor 2019 benodigd zijn, zijn op dit moment nog lastig in te schatten, omdat het werkterrein nieuw is. Beiden zullen hun teammanagers op de hoogte houden van het aantal uren dat zij spenderen aan mediation. De uren zullen wel in verhouding moeten staan met de uren voor hun huidige functie, zodat er geen disbalans ontstaat voor de teamwerkzaamheden. Dit kan onder andere worden bereikt door het gelijkmatig verdelen van de mediations over de hele pool zodat er geen overbelasting op een afzonderlijke mediator ontstaat. Iedere mediator uit de pool is taakvolwassen om aan te geven dat er op een bepaald moment geen ruimte is. In november 2019 zal worden geïnventariseerd wat de investering is van personele inzet (uren en kosten) van 2019 en wat de verwachting voor de toekomst zal zijn op basis van de opgedane ervaring. Daarna zal er een voorstel aan het college worden voorgelegd omtrent dekking van deze uren. Dit voorstel kan mogelijk betekenen dat er dekking vanuit de organisatie moet komen zodat uren van de teams kunnen worden ingezet voor teamwerkzaamheden. Juridische gevolgen De gemeente maakt onderdeel uit van de RMP en conformeert zich aan het convenant. Rechtmatigheid Het college is bevoegd om het convenant aan te gaan. De burgemeester volmachtigt de gemeentesecretaris op grond waarvan hij bevoegd is het convenant te ondertekenen. Fatale termijnen 14 maart 2019 vindt ondertekening plaats. Vervolgtraject besluitvorming N.v.t. Evaluatie Begin 2020 volgt een evaluatie over 2019.

4 Bijlagen Concept convenant. Naslagwerk N.v.t.

5 Samenwerkingsconvenant regionale mediatorpool Noord-Limburg De ondergetekenden: De publiekrechtel ijke rechtspersoon gemeente Peel en Maas, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de gemeentesecretaris/directeur, de heer Leon Breukers; De publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente Horst aan de Maas, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de gemeentesecretaris/directeur, de heer Hans van der Noordt; De publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente Bergen, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de gemeentesecretaris/directeur, de heer Chris Jansen; De publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente Venlo, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de gemeentesecretaris/directeur, de heer Twan Beurskens; De publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente Gennep, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de gemeentesecretaris/directeur, mevr. Jacqueline Nijland; De publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente Boxmeer, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de wnd. gemeentesecretaris/directeur, de heer Guus Reintjes De publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente Venray, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de gemeentesecretaris/directeur, de heer Karel Joosten; De publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente Leudal, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de gemeentesecretaris/directeur, de heer Han Bekkers; deze publiekrechtelijke rechtspersonen hierna, zowel tezamen als ieder afzonderlijk te noemen: "organisatie(s)", Overwegen dat: o de gemeenten Bergen, Horst aan de Maas, Peel en Maas en Venlo op 17 maart 2016 een convenant hebben gesloten, waarbij zij vanuit de Secretarissenkring Noord-Limburg een samenwerkingsverband in de vorm van de Regionale Mediatorpool Noord-Limburg zijn aangegaan voor een proefperiode van twee jaar; o de gemeente Boxmeer met ingang van 13 april 2017 is aangesloten bij dit samenwerkingsverband; o de ervaringen dusdanig positief zijn, dat de samenwerking wordt geacht voor onbepaalde tijd te zijn voorgezet; o meer gemeenten wensen aan te sluiten bij dit samenwerkingsverband; o het gewenst is de randvoorwaarden voor deelname opnieuw te formuleren; o de vaststelling van een nieuw convenant om die reden gewenst is; Overwegen voorts dat: o binnen hun organisaties mediation en mediationvaardigheden actief en in alle stadia van alle gemeentelijke processen worden of zullen worden toegepast; o regionale samenwerking waar mogelijk gewenst is; o specifiek op het gebied van mediation biedt regionale samenwerking: een bredere basis voor permanente borging van mediation(vaardigheden) binnen deze organisaties; meer waarborgen voor de klant door de inzet van onafhankelijkebij een regiogemeente werkzame mediators; meer mogelijkheden voor de inzet van mediators met affiniteit met het bestu.ursrecht en het werken in een bestuurlijke omgeving; meer mogelijkheden tot co-mediation; kansen tot samenwerken en bouwen aan kwaliteit; mogelijkheden tot het samen promoten van mediation in de regio; meer mogelijkheden voor het vergroten van de klanttevredenheid. Pagina 1 van 3

6 o uitgangspunten voor deze samenwerking zijn: focus op mediation als alternatief voor 'traditionele' afhandeling van zienswijzen, bezwaren en beroepen; samenwerking op basis van de essentialia van de Mediatorsfederatie Nederland (MfN): vertrouwelijkheid, vrijwilligheid en onafhankelijkheid; wederkerigheid. En spreken daarom het volgende af: 1. de deelnemende organisaties werken met elkaar samen in de Regionale Mediatorpool Noord-Limburg; 2. aansluiting van andere organisaties binnen en buiten de regio van de Secretarissenkring Noord-Limburg mogelijk is; 3. toelating van een nieuwe deelnemer geschiedt bij besluit van de Secretarissenkring Noord-Limburg (via een addendum); 4. iedere deelnemende organisatie levert minimaal 1 mediator; 5. deze mediator is MfN-geregistreerd of zal op korte termijn MfN-geregistreerd worden. Dit levert waarborgen voor de deelnemers aan de mediation (gedragsregels, klacht- en tuchtrecht) en is een kwaliteitskeurmerk; 6. de mediators worden, in onderling overleg tussen deze mediators, binnen elkaars organisaties ingezet met gesloten beurzen. De mediators monitoren zelf de uren en bewaken de balans met als uitgangspunt het beginsel van wederkerigheid; 7. de mediators worden in beginsel uitsluitend ingezet voor de begeleiding van mediationtrajecten binnen de aangesloten organisaties. Inzet bij een niet-aangesloten organisatie is slechts bij hoge uitzondering mogelijk tegen het uurtarief, dat is gebaseerd schaal 12 van de tabel integrale loonkosten uit de dat moment actuele Handleiding Overheidstarieven. Of er capaciteit is voor een dergelijke inzet is ter beoordeling aan de aangesloten mediators; 8. de mediators kunnen worden ingezet in de volle breedte van de werkprocessen binnen de organisaties; 9. er wordt geen limiet gesteld aan het aantal per organisatie aan te leveren zaken. De mediators bewaken zelf de omvang van en de balans in de tijdsinvestering binnen de pool; 10. de mediators nemen aan een gezamenlijke intervisie deel, die voldoet aan de eisen van de MfN; 11. elke deelnemende organisatie stelt een uniform statuut voor de interne mediator vast, waarin de onafhankelijke verhouding tussen de interne mediator en zijn werkgever is vastgelegd; 12. elke deelnemende organisatie gaat de verplichting aan om de eigen mediators zodanig te faciliteren, dat zij kunnen optreden als mediator voor de mediatorpool en kunnen voldoen aan de onderhoudseisen, zoals die worden vastgesteld door de MfN. Meer concreet betekent dit, dat mediators vrijgeroosterd worden voor het begeleiden van bemiddelingen en mediations, voor deelname aan en het opzetten van relevante cursussen en workshops, voor deelname aan intervisie en congressen, en dat de daarvoor noodzakelijke (financiële) middelen structureel beschikbaar worden gesteld. 13. Uittreding van een deelnemende gemeente kan op elk moment gebeuren, met mededeling hiervan aan het secretarissen overleg. Looptijd Dit samenwerkingsconvenant wordt aangegaan voor onbepaalde tijd met ingang van <datum ondertekening convenant>. Wijziging van dit convenant of beëindiging van het samenwerkingsverband geschiedt bij gezamenlijk besluit van alle partijen. Citeertitel Dit convenant wordt aangehaald onder de titel "Samenwerkingsconvenant Regionale Mediatorpool Noord- Limburg". Pagina 2 van 3

7 Aldus overeengekomen te [plaats] op [datum] Dhr. Leon Breukers, gemeente Peel en Maas Dhr. Hans van der Noordt gemeente Horst aan de Maas Dhr. Chris Jansen gemeente Bergen Dhr. Twan Beurskens gemeente Venlo Mevr. Jacqueline Nijland gemeente Gennep Dhr. Guus Reintjes gemeente Boxmeer Dhr. Karel Joosten gemeente Venray Dhr. Han Bekkers gemeente Leudal Pagina 3 van 3