mediation en Bemiddeling bij de gemeente Lelystad

Transcriptie

1 mediation en Bemiddeling bij de gemeente Lelystad

2

3 U krijgt deze informatie omdat u hebt aangegeven dat u wilt meewerken aan een vorm van bemiddeling of omdat u daarin bent geïnteresseerd. Algemene informatie Sinds een aantal jaren biedt de gemeente Lelystad inwoners, bedrijven en verenigingen die een probleem hebben met de gemeente de mogelijkheid om te proberen dit op een informele manier op te lossen, onder andere door een vorm van bemiddeling. Informele gesprekken blijken vaak meer op te lossen dan de meer formele bezwarenprocedure. En het blijkt ook als prettig te worden ervaren door de menselijke maat. In meer dan 80% van de gevallen blijken partijen dan in staat om het probleem helemaal of gedeeltelijk op te lossen! In veel gevallen proberen medewerkers van een vakafdeling een geschil eerst informeel op te lossen. Maar de gemeente heeft ook gemeentemediators* in dienst om te bemiddelen tussen u en de gemeente. Zij voldoen aan de door de Mediatorsfederatie Nederland (MfN) gestelde eisen. Ze zijn MfN-registermediator. Deze gemeentemediators* worden door het gemeentebestuur in de gelegenheid gesteld hun werk volledig autonoom, onafhankelijk en neutraal te doen. Dit is in een statuut vastgelegd. De mediators werken daarom rechtstreeks onder verantwoordelijkheid van de Algemeen Directeur. Ze hebben dus geen relatie met de afdeling die het door u omstreden besluit heeft genomen. Ze hebben ook een eigen werkruimte, buiten het stadhuis, in Atolplaza. Zoals de mediator u heeft uitgelegd, zijn er verschillende vormen van bemiddeling mogelijk, afhankelijk van de ernst van de inhoud van en de emotie bij het probleem. 3

4 Nu u voor bemiddeling hebt gekozen wordt - als dit aan de orde is - de behandeling van het bezwaarschrift opgeschort gedurende de bemiddeling. Dit wordt door het secretariaat van de commissie voor de bezwaarschriften schriftelijk aan u bevestigd. Als bemiddeling het probleem niet oplost of als u er geen goed gevoel bij hebt, kunt u er altijd voor kiezen te stoppen met de bemiddeling en eventueel door te gaan met de formele behandeling van het bezwaarschrift. Bemiddeling is vrijwillig en in principe ook vertrouwelijk. U verliest dus geen rechten, u krijgt een extra mogelijkheid om het probleem op te lossen. Zo werkt het De werkwijzen die ingezet kunnen worden, bespreekt de gemeentemediator* met alle partijen in het geschil (meestal de cliënt en de gemeente). Het is een keuze die in gezamenlijk overleg wordt gemaakt. Beide partijen moeten er achter staan. Daarom praat de mediator doorgaans eerst (vaak telefonisch) met u als cliënt en legt alles uit. Daarna praat de gemeentemediator* met een vertegenwoordiger van de gemeente. Hij/zij schat in welke methode kan werken en doet daarover een voorstel aan de partijen. Uitgangspunt is dat de meest laagdrempelige methode wordt gekozen. In de gesprekken wordt ook afgesproken in hoeverre de informatie vertrouwelijk behandeld moet worden. De mogelijke vormen van bemiddeling zijn: 1. Afhandeling door de vakafdeling, met begeleiding door de gemeentemediator* 2. Pendeldiplomatie 3. Bemiddeling/ mediation zonder schriftelijke overeenkomst 4. Mediation met overeenkomst 4

5 1. Afhandeling door de vakafdeling van de gemeente, met begeleiding door de gemeentemediator* Deze methode wordt toegepast als beide partijen en de gemeentemediator* inschatten dat er nog een goed gesprek met een vertegenwoordiger van de vakafdeling mogelijk is. Soms zijn er misverstanden aanwezig die uit de weg kunnen worden geruimd, zodat de kwestie kan worden opgelost met nieuwe afspraken. De gemeentemediator* is dan niet bij het gesprek aanwezig. De mediator heeft wel van te voren contact met beide partijen. Hij informeert na het gesprek bij beide partijen wat het gesprek heeft opgeleverd en of daarmee de kwestie is opgelost. Hij regelt eventueel de formele afwikkeling als dat nodig is. Dit is de meest laagdrempelige methode, waarbij de gemeentemediator* niet optreedt in de rol van mediator, maar als procesbegeleider. 2. Pendeldiplomatie In grote lijnen als het vorige model, maar hierbij verloopt de communicatie tussen partijen via de gemeentemediator*. Hij gaat er dus figuurlijk tussenin zitten en brengt de boodschap tussen partijen over. Dit wordt vaak gedaan als het contact tussen de partijen is verstoord en een goed gesprek niet de meest voor de hand liggende mogelijkheid is. Ook hier handelt hij als procesbegeleider en niet als mediator. Soms is dit een vervolg op de eerste methode als het gesprek niet optimaal is verlopen. 3. Bemiddeling/mediation zonder schriftelijke overeenkomst Hier komen partijen na het intakegesprek bij elkaar in het kantoor van de gemeentemediator* en vindt het gesprek plaats onder zijn leiding. Er worden vooraf afspraken gemaakt. Die gaan onder andere over hoe omgegaan wordt met vertrouwelijkheid, vrijwilligheid en de wijze van uitwisselen van informatie. Verder spreken partijen af geen andere stappen naar elkaar te ondernemen zolang de bemiddeling aan de gang is. Dit houdt onder 5

6 andere in dat bezwaar- en juridische procedures worden opgeschort tijdens de bemiddeling. Deze afspraken worden zo nodig schriftelijk bevestigd. De mediator geeft uitleg over hoe het in zijn werk gaat. Hij vraagt beide partijen ook goed naar elkaar te luisteren, te proberen elkaar te begrijpen en vraagt hen actief mee te denken aan mogelijke oplossingen. De afspraken die in het gesprek worden gemaakt, zijn uiteindelijk niet vrijblijvend en worden als partijen dat willen zo nodig door de mediator in een kort verslag of besluitenlijst vastgelegd. Als de bemiddeling is geslaagd, stuurt de vakafdeling doorgaans een nieuw of aangepast besluit of een brief naar u als cliënt waarin alle gemaakte afspraken worden vastgelegd. De inhoud daarvan wordt voor verzending door de mediator gecontroleerd, zodat de inhoud overeenkomt met datgene wat is afgesproken. In sommige gevallen worden de afspraken wel door de mediator vastgelegd en door partijen ondertekend. Ook nadat de bemiddeling is geëindigd kunnen partijen een beroep doen op de gemeentemediator* als er later discussie ontstaat over het uitvoeren van de gemaakte afspraken. 4. Mediation De behandelmethode is hetzelfde als bij de vorige, alleen beginnen de partijen er nu mee om hun voornemen het geschil op te lossen via mediation vast te leggen in een overeenkomst. De afspraken die gemaakt worden, worden dan aan het eind van de mediation door de mediator vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst naar MfN model. Er is dan dus sprake van meer formele handelingen. Vaak wordt voor het type problemen dat in Lelystad speelt niet gekozen voor deze methode, omdat de meer formele benadering door partijen overbodig wordt geacht en het meer tijd vraagt. En de gemaakte afspraken worden immers ook bij methode 3 goed geborgd. 6 Bij methode 3 en 4 handelt de gemeentemediator* in overeenstemming met de gedragsregels en reglementen van de MfN en valt daarmee ook onder het klacht- en tuchtrecht van de MfN. De gedragsregels en reglementen zijn snel te vinden via onderstaande link

7 van de Mediatorsfederatie Nederland: Als u niet in gelegenheid bent deze via het internet in te zien, kunt u ze ook opvragen bij de gemeentemediator*. Deze zal ze u dan graag verstrekken. De gemeentemediators Lucy de Kwaadsteniet en Berry van Elst Contactgegevens g.van.elst@lelystad.nl Telefoon: (0320) Werkdagen: aanwezig op woensdag en donderdag. Adres: Atolplaza, Schor 1, 8224 CM Lelystad. l.de.kwaadsteniet@lelystad.nl Telefoon: (0320) Werkdagen: wisselend aanwezig in Atolplaza Adres: Atolplaza, Schor 1, 8224 CM Lelystad. *daar waar in de tekst wordt gesproken over gemeentemediator wordt de functie van die persoon bedoeld. Niet altijd zal deze bij zijn werkzaamheden echt handelen als (MfN register) mediator. Dit is namelijk afhankelijk van de gekozen vorm van bemiddeling. 7

8