VOORSTEL VIJFHEERENLANDEN-BERAAD. - Tijdelijke huisvesting gemeenteraad Vijfheerenlanden

Transcriptie

1 VOORSTEL VIJFHEERENLANDEN-BERAAD L. E- ~~ LAN DEN Datum vergadering VHL-Beraad: 13 maart 2018 Agendapunt: 7. Onderwerp: Ingediend door: - Tijdelijke huisvesting gemeenteraad Vijfheerenlanden Raadswerkgroep Facilitair Aan: het Vijfheerenlanden-Beraad Voorstel: 1. Een keuze te maken tussen optie 2c en optie 2d. 2. De optie waarvoor gekozen wordt in een definitief voorstel ter besluitvorming voorleggen aan de gemeenteraad van Leerdam, Vianen en Zederik. Bevoegd (bestuurs)orgaan: Vijfheerenlanden-Beraad Gevraagd besluit: Inleiding Keuze maken en die ter besluitvorming voorleggen aan de individuele raden. In het Vijfheerenlanden-beraad van 29 juni 2016 hebben de raden van Vianen, Leerdam en Zederik, in opmaat naar de fusie van Vijfheerenlanden, besloten raadswerkgroepen in te stellen die de taak hebben de raadsproducten voor te bereiden. Er is een lijst opgesteld van raadseigen producten, die zijn ondergebracht bij vijf raadswerkengroepen. De werkgroep Facilitair heeft onder andere de taak om de tijdelijke huisvesting voor de raad van Vijfheerenlanden te verzorgen. Voorbereidingen Na een eerste overleg van de werkgroep Facilitair over het onderwerp huisvesting, waarbij gelijk de aansluiting met de ambtelijke werkgroep huisvesting is gezocht door de projectleider uit te nodigen, zijn de leden begin 2017 voor oriëntatie op werkbezoek gegaan naar enkele raadzalen in het land. 1

2 Het doel van de bezoeken was om een goed beeld te krijgen van verschillende inrichtingen van een raadzaal; zitting van de raadsleden tegenover elkaar, in een cirkel en in een binnen- en buitenring. Na deze bezoeken hebben de leden van de werkgroep uitgangspunten vastgesteld waar de tijdelijke huisvesting van de raad en de raadzaal aan zouden moeten voldoen. Tevens is aan de hand van de uitgangspunten voor de huisvesting een plan van aanpak opgesteld en in het verdere onderzoek naar de huisvesting zijn ook de uitgangspunten voor de raadzaal meegenomen. Uitgangspunten huisvesting en raadzaal Voor de tijdelijke huisvesting van de raad van Vijfheerenlanden zijn in eerste instantie de volgende uitgangspunten opgesteld: Voor de fractiekamers: vrij toegankelijk (24/7) voor raadsleden; groot genoeg voor vergadercapaciteiten; de ligging is niet van belang. Voor de raadzaal: mogelijkheid voor streaming van de vergadering; bereikbaarheid zowel met auto, fiets als openbaar vervoer; voldoende parkeerruimte; voldoende ruimte voor raad en toeschouwers (faciliteiten voor 80 tot 100 personen); binnenklimaat, temperatuur, ventilatie en verlichting, moet voldoen. Na het bezoek aan de raadzalen is het volgende uitgangspunt voor de raadzaal hier aan toegevoegd: de raadsleden, voorzitter, college en griffier vergaderen in een ronde of ovale opstelling; bestaand, maatschappelijk, gebouw; gereed 1 november Verder onderzoek Het plan van aanpak Huisvesting beschrijft de stappen die, uiteindelijk, genomen zijn naar een definitief advies ten aanzien van de tijdelijke huisvesting voor de raad naar het Vijfheerenlandenberaad. In het plan van aanpak worden zes scenario's weergegeven. Er is aangegeven wat per gebouw de kenmerken zijn. Het Hofje van mevrouw Van Aerden (waar de raad van Leerdam vergadert) is niet meegenomen in het onderzoek omdat deze te klein is. De zes scenario's zijn: 1. Stadhuis Vianen 2. Stadskantoor Leerdam 3. Gemeentehuis Zederik 4. Bestaand commercieel gebouw 5. Bestaand maatschappelijk gebouw 6. Meerdere gebouwen Er is een inventarisatie gedaan naar de bestaande gemeentehuizen waarbij bouwkundig, installaties en uitbreidingsmogelijkheden zijn meegenomen. Tevens zijn het bestaande maatschappelijk vastgoed, de bestaande beschikbare (kantoor)gebouwen en het gebruik van meerdere gebouwen binnen de gemeenten geïnventariseerd. Na inventarisatie is besloten het gebruik van niet-eigen gebouwen te laten vallen. Het gebruik van niet-eigen gebouwen heeft als nadeel dat de raadzaal steeds moet worden op- en afgebouwd. Aan 2

3 het gebruik van meerdere gebouwen kleeft het nadeel een "rondreizend circus" te worden waardoor het niet eenduidig is waar wordt vergaderd. Deze optie vervalt daarmee ook naar de mening van de leden van de werkgroep. De mogelijkheid om vergaderingen van de commissie of informatieavonden op een andere dan de raad of eventueel verschillende locaties te houden, blijft open en zal na besluit over de vergaderstructuur in heroverweging kunnen worden genomen. Na meer duidelijkheid over de ambtelijke huisvesting is tevens besloten de optie Leerdam te laten vallen. De werkgroep wil voor een tijdelijke oplossing geen inbreuk maken op ruimte van de ambtelijke organisatie, nu is gekozen voor huisvesting van de ambtenaren in voornamelijk de gebouwen van Leerdam en Vianen. In Leerdam is niet genoeg ruimte om een raadzaal te creëren zonder inbreuk te maken op het gebruik van de bestaande ruimte. Er is onderzoek gedaan naar het huisvesten van de raad in de bestaande gebouwen van Vianen en Zederik. In eerste instantie zijn in het onderzoek drie opties uitgewerkt; 1. de raad huisvesten in Stadhuis Vianen met een publieke tribune in de commissiekamer, 2a. de raad huisvesten in de raadzaal van het gemeentehuis Zederik met een publieke tribune in de trouwzaal, 2b. de raad huisvesten in een uitgebreide raadzaal van het gemeentehuis Zederik met publieke tribune. Na overleg in de werkgroep is de optie 2c toegevoegd, te weten; de raad huisvesten in de raadzaal van het gemeentehuis Zederik met publieke tribune door het betrekken van de vide en de burgemeesterskamer. Later is hier nog een optie aan toegevoegd, 2d. In optie 2d wordt de raad gehuisvest in de raadzaal van Zederik waarbij enkel de burgemeesterskamer wordt bijgetrokken om de publieke tribune te creëren. van de gemeentehuizen van Vianen en Zederik (zoals opgenomen in het huisvestingsplan) Stadhuis Vianen Locatie - bereikbaarheid Het gemeentehuis van Vianen staat in het oude centrum van de stad aan een auto luwe straat. Direct naast het gemeentehuis is beperkte parkeergelegenheid in de blauwe zone. Op loopafstand (500 meter) zijn voldoende gratis parkeerplaatsen. Het gemeentehuis heeft een fietsenstalling voor de medewerkers. Er is voldoende openbaar vervoer: In de directe nabijheid van het gemeentehuis zijn bushaltes waar zes busdiensten stoppen. Raad Het stadhuis van Vianen bestaat uit twee bouwdelen, een monumentaal deel uit 1473, 1800 en 1900 en een nieuwbouw-deel uit In het monumentale bouwdeel bevinden zich de raadszaal, commissiekamer en vergaderkamers. Het monumentale deel van het gebouw biedt ruimte aan vijf fractiekamers van verschillende afmetingen. Dit deel is, los van het overige gemeentehuis, buiten kantoortijden toegankelijk doormiddel van pasjes en toegangscontrole. Gemeentehuis Zederik Locatie - bereikbaarheid Het gemeentehuis van Zederik ligt in het centrum van Meerkerk bij een winkelcentrum. Aan de voorzijde is parkeergelegenheid voor het winkelend publiek en de bezoekers van het gemeentehuis. Aan de achterzijde van het gemeentehuis is parkeergelegenheid voor de medewerkers en de bezoekers. Er is een mogelijkheid om op 600 meter afstand te parkeren bij De Linde. In de directe nabijheid van het gemeentehuis is een bushalte met een buslijn naar Lexmond en Ameide. Het gemeentehuis heeft een overdekte fietsenstalling. 3

4 Raad De raadzaal is op de eerste verdieping van het gebouw. In het openbare gebied zijn op de begane grond twee spreekkamers, een projectruimte, de trouwzaal en de commissiekamer, op de tweede verdieping is een spreekkamer. Deze ruimten kunnen als fractiekamer worden gebruikt. Dit deel is, los van het overige gemeentehuis, buiten kantoortijden toegankelijk doormiddel van pasjes en toegangscontrole. Daarnaast zijn in het beveiligde gebied op de begane grond een vergaderruimte en een tweede projectruimte en op de eerste verdieping de B&W kamer die als fractiekamer gebruikt kan worden. Onderzochte opties (zoals beschreven in het huisvestingsplan) Optie 1 Stadhuis Vianen Locatie De locatie voldoet aan de uitgangspunten met betrekking tot de bereikbaarheid. Het aantal parkeerplaatsen voor auto's is beperkt. Er is een overdekte fietsenstalling. De locatie biedt de mogelijkheid om de raadzaal geschikt te maken voor 31 raadsleden, voorzitter en griffier en twee tafels voor college en pers. Deze ruimte is niet groot genoeg om ook de publieke tribune erin te realiseren. In de commissiekamer kan een publieke tribune met 45 zitplaatsen en een scherm worden gerealiseerd zodat het publiek vanuit die ruimte de vergadering kan volgen. Door gebruik te maken van de ruimte in het gemeentehuis wordt er naast de investering voor de aanpassingen en de kapitaallasten die dat met zich meebrengen, geen extra (exploitatie) kosten gemaakt. Het gebouw heeft in het monumentale deel vijf vergaderkamers die als fractiekamer gebruikt kunnen worden. Dit is twee minder dan gewenst. beperkte extra jaarlijkse exploitatiekosten; gebruik van aanwezige voorzieningen Stadhuis; vijf fractiekamers; publieke tribune en raadzaal van elkaar gescheiden. Het gebouw is geschikt voor de tijdelijke huisvesting van de nieuwe gemeenteraad. Vanuit financieel oogpunt is het huisvesten van de raad en de commissievergaderingen in deze locatie aantrekkelijk. De publieke tribune is echter gescheiden van de raadzaal. Op andere locaties kunnen eventueel ook fractiekamers beschikbaar worden gesteld. Optie Za. Gemeentehuis Zederik Locatie De locatie voldoet aan de uitgangspunten met betrekking tot de bereikbaarheid. Er zijn voldoende parkeerplaatsen en er is een overdekte fietsenstalling. Het is mogelijk om in de bestaande raadzaal geschikt te maken voor 31 raadsleden, voorzitter en griffier en twee tafels voor college en pers. Deze ruimte is niet groot genoeg ook de publieke tribune erin te realiseren. In de trouwzaal kan een tijdelijke publieke tribune met 42 zitplaatsen en scherm 4

5 worden gerealiseerd zodat het publiek vanuit die ruimte de vergadering kan volgen. De spreekkamers, projectruimte en de commissiekamer kunnen gebruikt worden als fractiekamer. Dit is een minder dan gewenst. Daarnaast zijn er ruimten beschikbaar in het beveiligde gebied. beperkte extra jaarlijkse exploitatiekosten; gebruik van aanwezige voorzieningen gemeentehuis; zes fractiekamers; publieke tribune en raadzaal van elkaar gescheiden. Het gebouw is geschikt voor de tijdelijke huisvesting van de nieuwe gemeenteraad. Vanuit financieel oogpunt is het huisvesten van de raad en de commissievergaderingen in deze locatie aantrekkelijk. De publieke tribune is echter gescheiden van de raadzaal. Op andere locaties kunnen eventueel ook fractiekamers beschikbaar worden gesteld. Optie 2b. Gemeentehuis Zederik Het is mogelijk om de huidige raadzaal uit te breiden, aan te passen en geschikt te maken voor 31 raadsleden, voorzitter en griffier en twee tafels voor college en pers. Daarnaast is er ruimte voor een publieke tribune met 40 zitplaatsen. Hiervoor wordt de vide op de tweede verdieping dichtgezet en de glazen wand richting de trap verplaatst. Hierdoor ontstaat ruimte voor een publieke tribune op de eerste en tweede verdieping. De 20 zitplaatsen zijn op de tweede verdieping en hebben weinig zicht op de vergadertafel, zie bijlage 5. hogere jaarlijkse exploitatiekosten door hogere kosten verbouwing; gebruik van aanwezige voorzieningen gemeentehuis; zes fractiekamers met een mogelijkheid om dit uit te breiden; publieke tribune in twee niveaus in combinatie met raadzaal. Het gebouw is geschikt voor het huisvesten van de nieuwe gemeenteraad. Deze optie heeft een publieke tribune in de raadzaal met 40 zitplaatsen, waarvan 20 zitplaatsen beperkt zicht hebben op de vergadertafel. Op andere locaties kunnen eventueel ook fractiekamers beschikbaar worden gesteld. Optie Ze. Gemeentehuis Zederik Het is mogelijk om de huidige raadzaal uit te breiden door de kamer van de burgemeester en een deel van de vide bij de raadzaal te betrekken. Hierdoor is de ruimte geschikt voor 31 raadsleden, voorzitter en griffier en twee tafels voor college en pers. Daarnaast is er ruimte voor een publieke tribune met 52 zitplaatsen. 5

6 hogere jaarlijkse exploitatiekosten door hogere kosten verbouwing; gebruik van aanwezige voorzieningen gemeentehuis; zes fractiekamers met een mogelijkheid om dit uit te breiden; publieke tribune in combinatie met raadzaal. Het gebouw is geschikt voor het huisvesten van de nieuwe gemeenteraad. Deze optie heeft een publieke tribune in de raadzaal met 52 zitplaatsen. Op andere locaties kunnen eventueel ook fractiekamers beschikbaar worden gesteld. Optie Zd. Gemeentehuis Zederik Het is mogelijk om de huidige raadzaal uit te breiden door de kamer van de burgemeester te betrekken. Hierdoor is de ruimte geschikt voor 31 raadsleden, voorzitter en griffier en twee tafels voor college en pers. Daarnaast is er ruimte voor een publieke tribune met 50 zitplaatsen. beperkt hogere jaarlijkse exploitatiekosten door beperkte kosten verbouwing; gebruik van aanwezige voorzieningen gemeentehuis; zes fractiekamers met een mogelijkheid om dit uit te breiden; publieke tribune in combinatie met raadzaal. Het gebouw is geschikt voor het huisvesten van de nieuwe gemeenteraad. Deze optie heeft een publieke tribune in de raadzaal met 50 zitplaatsen. Op andere locaties kunnen eventueel ook fractiekamers beschikbaar worden gesteld. Financiën Audiovisuele middelen Voor de kostenraming van de audiovisuele middelen is uitgegaan van digiraad van de firma Bis. Dit bestaat uit draadloze microfoons, geluidsinstallatie en schermen. Het beeld en geluid kan live worden gestreamd via internet. De beamers worden vervangen voor Led-schermen. De mogelijkheid bestaat om vooralsnog de beamers te handhaven. Optie 1 Vianen Voor de huisvesting van de raad in Vianen is een aanpassing van het interieur van de raadzaal en de publieke tribune in de commissiekamer nodig. Deze aanpassingen worden geraamd op afgerond ,--. De investering in audiovisuele middelen wordt geraamd op ,--. 6

7 Optie 2a Zederik Voor de huisvesting van de raad in Zederik is een aanpassing van het interieur van de raadzaal en de publieke tribune in de trouwzaal nodig. Deze aanpassingen worden geraamd op afgerond ,--. De investering in audiovisuele middelen wordt geraamd op ,--. Optie 2b Zederik Voor realisatie van de raadzaal in Zederik is een verbouwing nodig van de raadzaal en de publieke tribune. Deze aanpassingen worden geraamd op afgerond ,--. De investering in audiovisuele middelen wordt geraamd op ,--. Optie 2c Zederik Voor realisatie van de raadzaal in Zederik is een verbouwing nodig van de raadzaal en de publieke tribune. Deze aanpassingen worden geraamd op afgerond ,--. De investering in audiovisuele middelen wordt geraamd op ,--. Optie 2d Zederik Voor realisatie van de raadzaal in Zederik is een verbouwing nodig van de raadzaal en de publieke tribune. Deze aanpassingen worden geraamd op afgerond ,--. De investering in audiovisuele middelen wordt geraamd op ,--. In het overzicht is per optie de investeringen en de te verwachten extra exploitatiekosten na verbouwing opgenomen. In bijlage 1 en 2 van het huisvestingsplan zijn de specificatie opgenomen. Bij het opstellen van de extra jaarlijkse exploitatiekosten is uitgegaan van de kapitaallasten door de investering in de raadzalen. Bij het berekenen van de kapitaallasten is uitgegaan van een lineaire afschrijving met een termijn van 5 jaar en 1,5% rente voor de verbouwing en een termijn van 10 jaar en 2,5% rente voor het meubilair en de audiovisuele middelen. Vianen 1 Zederik 2a Zederik 2b Zederik 2c Zederik 2d Investerinaen verbouwen ( meubilair ( ( Audiovisuele middelen ( ( totaal investering C C C C C Kapitaallasten verbouwen ( ( ( meubilair ( ( Audiovisuele middelen Totaal kapitaallasten c c c c c Dekkingsvoorstel De totale investering bij beide opties wordt in tweeën geknipt. De investering voor de verbouwing is als frictiekosten aan te merken, het gaat immers om tijdelijke huisvestingskosten, en komt dan volledig ten laste van het frîctiekostenbudget. Het tweede deel van de investering betreft de kosten voor meubilair en audiovisuele hulpmiddelen. Deze zaken zijn ook te gebruiken bij een definitieve huisvestingsoplossing en zijn derhalve niet als frictiekosten aan te merken. Dit deel van de investering wordt dan ook in 10 jaar afgeschreven tegen 2,5% rente. Bij beide opties geeft dit een jaarlijkse last door rente en afschrijving van ongeveer ,-- per jaar, voor het eerst in 2019 aangezien we starten met afschrijving het jaar volgend op 7

8 de investering. Binnen de huidige begrotingen 2018 van de gemeente is met deze jaarlijkse lasten geen rekening gehouden wat betekent dat deze ,-- in 2019 ten laste gaat komen van de begrotingsruimte van de nieuwe gemeente Vijfheerenlanden. Op zich is er voldoende begrotingsruimte maar de ruimte voor nieuw beleid wordt natuurlijk wel beperkter. Immers de ,-- aan extra budgettaire last zal in de op te stellen kadernota voor de begroting 2019 als verplichting meegenomen moeten worden. Advies van de werkgroep Gezien de vooraf gestelde uitgangspunten ten aanzien van bereikbaarheid, voldoende ruimte voor raad en publiek, mogelijkheid voor streaming en binnenklimaat, komen de opties 2c en 2d het meest in aanmerking voor de tijdelijke huisvesting van de raad Vijfheerenlanden. De volgende overwegingen heeft de werkgroep meegenomen om de opties 2c en 2d als meest optimale te adviseren: De verwachting dat 5 tot 7 jaar gebruik wordt gemaakt van de tijdelijke raadzaal maakt de hogere jaarlijkse kosten verantwoord. Optie 2c en 2d voorzien het meest in de vooraf gestelde uitgangspunten, zeker gezien het aantal publiek dat in de zaal kan plaatsnemen. De burgers worden in beide opties beter gefaciliteerd en komt de communicatie met de burgers beter tot zijn recht. Waarbij optie 2c ruimere zitplaatsen en beter zicht biedt voor het publiek, maar duurder is dan optie 2d. Optie 2d daarentegen biedt bijna evenveel zitplaatsen en is goedkoper, maar heeft de helft minder publieke ruimte en voor het publiek is het zicht slechter. Er zijn fractiekamers beschikbaar in Zederik. Verder kan er gebruik worden gemaakt van verschillende ruimtes in Vianen en de leeskamer in Leerdam. De raadzaal en de andere ruimten in het gebouw kunnen voor andere doeleinden worden ingezet of verhuurd. Vianen, 1 maart 2018 De voorzitter van de raadswerkgroep Facilitair, Namens de~ é,z~....,- - : - Z ~z....: --...,_ /_.,.. /,_?er...(kees) Steehouwer, griffier Vianen --~ Bijlagen: Huisvestingsonderzoek Presentatie Raadzaal Vijfheerenlanden, opties Vianen en Zederik 8