Onderwerp Raadsgerelateerde functies wel/niet in HNK

Transcriptie

1 Programma's en Projecten Doorkiesnummers: Telefoon Aan College van B&W Afschrift aan Nota Datum Ons kenmerk Opsteller S. Groeneweg Bijlage Onderwerp Raadsgerelateerde functies wel/niet in HNK 1 Inleiding Tijdens het opstellen van het Programma van Eisen voor het nieuwe stadskantoor (HNK) begin 2006 was het de vraag of de raadsgerelateerde functies van het stadshuis (raadszaal, commissiekamer en fractiekamers) al dan niet naar HNK verhuisd zouden moeten worden. Op 23 februari 2006 werd door de raad besloten dat er geen raadszaal in HNK gesitueerd zou worden, maar dat er wel een grote multifunctionele ruimte (niet zijnde de raadszaal) meegenomen diende te worden bij de uitwerking van de ontwerpplannen voor HNK. In een overleg met de fractievoorzitters dd. 15 februari 2016 is aan wethouder Harpe gevraagd wat de mogelijkheden zijn indien de raad(scommissies) zouden vergaderen in HNK en wat de financiële effecten daarvan zijn. Om de raad hierover te kunnen informeren, moet in eerste instantie duidelijk zijn op welke wijze de benodigde vergadervoorzieningen voor de raad in HNK ingepast kunnen worden. Daarvoor dienen de eisen voor de vergadervoorzieningen van de raad (paragraaf 2) afgezet te worden tegen de ruimtelijke en technische randvoorwaarden van HNK (paragraaf 3). Op basis daarvan kan bepaald worden in hoeverre het mogelijk is de vergadervoorzieningen voor de raad in HNK onder te brengen en wat de consequenties daarvan zijn (paragraaf 4). Vervolgens is beschreven wat de vervolgstap is om te bepalen op welke wijze het oude stadhuis - zonder de vergadervoorziening van de raad - geëxploiteerd kan worden (paragraaf 5).

2 2 Eisen vergadervoorzieningen raad In de raadsbrief Locatie voor de huisvesting van raadsgerelateerde functies dd. 31 januari 2006 zijn de ruimtelijke eisen voor de vergadervoorzieningen al eerder geformuleerd. Daarbij werd uitgegaan van een ruimtebehoefte van totaal 527 m 2 NO (nuttig oppervlak). Omdat bij de volgende gemeenteraadsverkiezingen in 2018 de raad uitgebreid wordt met 2 gemeenteraadsleden, is deze ruimtebehoefte hierop aangepast (zie onderstaande tabel). Functie m 2 NO - raadszaal voor raads- en commissievergaderingen 180 (37 gemeenteraadsleden, 1 burgemeester, 5 wethouders en 1 griffier) - tribune (publiek/pers/ambtenaren) 55 - keuken / bodekamer 26 - garderobe / toiletten 46 - fractiekamer (11 stuks) 220 Totaal extra gemeenteraadsleden per maart Totaal 537 Naast de ruimtelijke eisen dient ook rekening gehouden te worden met technische eisen voor onder meer het digitale raadssysteem, de toegankelijkheid van de raadszaal en de beveiliging. Voor de huidige opstelling van de raadszaal zie bijlage 1. 3 Randvoorwaarden HNK 3.1 Vergadercentrum In het ontwerp van HNK is rekening gehouden met een vergadercentrum, die (grotendeels) in fase 2 gerealiseerd wordt en begin 2017 in gebruik genomen zal worden. Dit vergadercentrum is gelegen op de 1 e en 2 e verdieping aan de zuidzijde van HNK en bestaat uit onder meer: - ontvangst- en wachtruimten; - een multifunctionele ruimte (conform het voorgenoemde besluit van de raad dd. 23 februari 2006); - vergader- en ontmoetingsruimten (verschillende groottes); - een keuken/coffeebar voorzien van een koelkast en magnetron (geen frituur); - een garderobe; - toiletgroepen (inclusief miva), bergingen en werkkasten. Functie m 2 NO - ontvangst- en wachtruimten multifunctionele ruimte vergader- en ontmoetingsruimten keuken/coffeebar 9 - garderobe 9 - toiletgroepen / bergingen / werkkast 58 Totaal nuttig vloeroppervlak Het vergadercentrum is buiten kantoortijden toegankelijk via de 24- uursingang aan de zuidzijde van het gebouw en toegankelijk voor mindervaliden. 2/7

3 3.2 Multifunctionele ruimte (als onderdeel van het vergadercentrum) De multifunctionele ruimte - als onderdeel van het vergadercentrum - is gesitueerd op de 2 e verdieping en reeds in fase 1 in gebruik genomen. Deze specifieke ruimte is als volgt onderverdeeld: Functie m 2 NO - een flexibel indeelbare ruimte een hoger gelegen (langgerekt) platform 85 Totaal 275 In deze ruimte is rekening gehouden met 24 data- en elektrapunten, die aan één zijde van deze ruimte zijn gepositioneerd. Qua draagvermogen is de multifunctionele ruimte geschikt voor maximaal 5 personen per m 2 (totaal personen), maar dient - uit oogpunt van vluchtcapaciteit - rekening gehouden te worden met een maximaal aantal personen van totaal 250 personen (uitgaande van de situatie dat fase 2 van HNK in gebruik genomen is). Buiten kantooruren geldt overigens een ruimere norm als gevolg van een lagere bezetting van de kantoorwerkplekken in het gebouw. 4 Inpassing vergadervoorziening raad in HNK Ruimtelijk gezien is het - na fase 2 - mogelijk om de vergadervoorziening van de raad in HNK te situeren, op de wijze zoals is aangegeven op de plattegronden die in bijlage 2 zijn opgenomen. De raadszaal en de tribune kunnen gesitueerd worden in de multifunctionele ruimte van HNK (zie bijlage 1 voor een impressie). Voor de overige functies, die gerelateerd zijn aan de vergadervoorziening voor de raad, kan gebruik gemaakt worden van de faciliteiten die reeds in het vergadercentrum van HNK aanwezig zijn, zoals een kleine keuken, een garderobe en een toiletgroep. In verband met het flexibel ruimtegebruik in HNK zal geen sprake zijn van vaste fractiekamers. Voor overleg zullen de fracties vergaderruimte in het vergadercentrum dienen te reserveren. Om de vergadervoorziening van de raad mogelijk te maken, zijn echter wel aanpassingen noodzakelijk, zoals: - het passend maken van de raadstafel voor deze ruimte of de aanschaf van een nieuwe tafel (onder meer vanwege de 2 kolommen in deze ruimte); - het aanbrengen van extra data- en elektravoorzieningen voor het digitale raadssysteem (uitgangspunt is dat het digitale raadssysteem zelf niet vervangen wordt); - aanvullende bouwkundige en technische aanpassingen ten behoeve van de toegankelijkheid en beveiliging van deze ruimte; - tevens dient rekening gehouden te worden met verhuiskosten. 3/7

4 Indien besloten wordt om de vergadervoorziening naar HNK te verplaatsen zal het ontwerp hiervoor door een ontwerpende partij nader uitgedetailleerd dienen te worden. Omdat er nog geen concreet ontwerpvoorstel ligt, is er een zeer globale inschatting gemaakt van de investeringskosten voor deze noodzakelijke aanpassingen. Deze schatting is gebaseerd op een kostenraming voor aanpassingen van de raadszaal in het stadhuis in Volgens deze schatting zal rekening gehouden moeten worden met een bedrag van (eenmalige kosten) ten behoeve van onder meer ontwerp- en advieskosten, bouwkundige en technische aanpassingen en verhuiskosten. 5 Exploitatie stadhuis zonder vergadervoorziening raad In de huidige situatie wordt het stadhuis voornamelijk gebruikt als vergaderlocatie voor de gemeente Delft (gemeenteraad, het college en ambtenaren). In mindere mate wordt het stadhuis ook gebruikt door particuliere organisaties, als trouwlocatie en dient het tijdens koninklijke bijzettingen als ontvangstruimte voor hooggeplaatste nationale en internationale gasten. Daarnaast zijn in het stadhuis de fractiekamers gesitueerd. Uitgaande dat het stadhuis gebruikt zal moeten blijven worden voor trouwerijen en bijzettingen, zal het verplaatsen van de vergadervoorzieningen voor de raad naar HNK leiden tot extra exploitatiekosten. Rekening dient gehouden te worden met extra exploitatiekosten van circa (in jaar 1 bij een lineaire afschrijving) onder meer als gevolg van extra kapitaalslasten, verminderde inkomsten door derden en extra personele inzet voor bewaking. In vervolg op deze memo wordt thans onderzocht op welke wijze het stadhuis geëxploiteerd kan worden zonder de vergadervoorziening van de raad. De uitkomsten van dit onderzoek zullen in september 2016 aan de raad terug gekoppeld worden. 6 Conclusie Het is technisch mogelijk om de vergadervoorzieningen van de raad - na fase 2 - in HNK te situeren. De kosten die daarmee gepaard gaan worden geschat op een extra investering van en exploitatiekosten ter hoogte van circa (in jaar 1). Als vervolg op dit memo zal de raad in september 2016 geïnformeerd worden wat de mogelijkheden zijn om het stadhuis te exploiteren zonder de vergadervoorziening van de raad. 4/7

5 BIJLAGE 1: Impressie vergadervoorziening stadhuis en HNK Huidige vergadervoorziening in stadhuis Impressie vergadervoorziening in HNK 5/7

6 BIJLAGE 2: Inpassing vergadervoorziening in HNK 6/7

7 7/7