Collegevoorstel. Inleiding. Feitelijke informatie. Afweging. Zaaknummer: KCCRM10. Verbouwing Ontvangstruimte Gemeentehuis Vlijmen

Transcriptie

1 Zaaknummer: KCCRM10 Onderwerp Verbouwing Ontvangstruimte Gemeentehuis Vlijmen Collegevoorstel Inleiding In zijn vergadering van 20 juli 2010 heeft de gemeenteraad van de gemeente Heusden budget beschikbaar gesteld voor de herinrichting van de ontvangstruimte / Front Office van het gemeentehuis te Vlijmen. In dit stuk het voorstel aan het college om eenmalig af te wijken van het inkoopbeleid met betrekking tot de verbouwing en om de investering van de vloerbedekking ten laste te brengen van het onderhoudsbudget openbare gebouwen Feitelijke informatie De huidige inrichting van de Front Office is verouderd en niet representatief genoeg als visitekaartje van de gemeente Heusden. De ontvangstbeleving van de klanten van de gemeente Heusden is slecht, de balies zijn niet op de entree gericht en de privacy is beperkt. Het klanttevredenheidsonderzoek balie Vlijmen en Drunen, dat in de periode augustus/september 2011 is uitgevoerd, bevestigt bovenstaande met betrekking tot privacy. Verder worden de gesprekstafels en de spreekkamers niet efficiënt gebruikt. Daarnaast is de vloerbedekking op verschillende plekken versleten. De baliewerkplekken van de medewerkers van het Klant Contact Centrum zijn beschadigd. In nauwe samenwerking met ontwerpbureau Van der Plas (ontwerp en lay-out) en marketing-/ communicatiebureau Ambitions (Branding) is de definitieve lay-out vastgesteld (zie bijlage). Met het beschikbare budget in de hand is met het ontwerpbureau Van der Plas meerdere malen over inrichting, materialen en productiekosten gesproken Hierin zijn ook de onderwerpen ontvangstbeleving en privacy van de klant, visitekaartje van de gemeente Heusden, ergonomie en veiligheid aan de orde geweest. Ten behoeve van het realiseren van de verbouwing schrijft het inkoopbeleid van de gemeente Heusden het aanvragen van minimaal 2 offertes voor. Omwille van het goed kunnen aansluiten met het proces van Branding van de gemeente Heusden en de hiermee gepaard gaande noodzakelijke snelheid van dit proces (datum van gereedkomen verbouwing: 14 februari), stellen wij het college voor af te wijken van het inkoopbeleid en de opdracht tot verbouwing aan bureau Van der Plas te gunnen. Om de verbouwing te completeren is een nieuwe vloerbedekking noodzakelijk. Er zijn meerdere offertes opgevraagd (conform het inkoopbeleid ook van lokale ondernemers). Het vervangen van de vloerbedekking in het gehele gemeentehuis staat echter gepland voor Voor de finishing touch stellen we daarom het college voor om de investering van de vloerbedekking ten laste te brengen van het onderhoudsbudget openbare gebouwen 2012 en om dit gelijktijdig met de verbouwing in de Front Office te kunnen laten plaatsvinden. Gunning heeft nog niet plaatsgevonden. Afweging 1

2 Zaaknummer: KCCRM10 Onderwerp Verbouwing Ontvangstruimte Gemeentehuis Vlijmen Wij stellen het college voor: Met betrekking tot de fysieke verbouwing af te wijken van het inkoopbeleid en de opdracht te gunnen aan de firma Van der Plas. De investering van de vloerbedekking ten laste te brengen van het onderhoudsbudget voor openbare gebouwen Inzet van Middelen De kosten voor de verbouwing vallen binnen het door de raad beschikbaar gestelde bedrag ad Er is geen rekening gehouden met onvoorziene kosten. Mochten deze zich voordoen dan zullen de financiële consequenties hiervan meegenomen worden in de eerstvolgende bestuursrapportage. De kosten voor het leggen van de vloerbedekking zullen ten laste van het reguliere onderhoudsbudget voor het openbare gebouwen gebracht worden. Risico's Er zijn geen risico's verbonden aan dit voorstel. Procedure Memo gemeenteraad: 5 januari (zie bijlage) Start verbouwing: 19 januari Sluiting balie Vlijmen en inrichten tijdelijke balie: 19 en 20 januari Tijdelijke balie: 23 januari tot en met 13 februari Communicatie klanten: Gemeentelijke pagina week 2 en week 3 Twitter / Website gemeente Heusden Persbericht (zie bijlage) Voorgenomen besluit Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen. 2

3 Zaaknummer: KCCRM10 Onderwerp Verbouwing Ontvangstruimte Gemeentehuis Vlijmen BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 10 januari 2012; besloten: met betrekking tot de fysieke verbouwing af te wijken van het inkoopbeleid en de opdracht te gunnen aan de firma Van der Plas. de investering van de vloerbedekking ten laste te brengen van het onderhoudsbudget voor openbare gebouwen namens het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven 3

4

5 PERSBERICHT Datum : 10 januari 2012 Gemeentebalie Vlijmen grondig verbouwd De publieksruimte van het gemeentehuis in Vlijmen wordt binnenkort grondig verbouwd. De huidige publieksruimte in Vlijmen is verouderd en voldoet niet meer aan de eisen van deze tijd. Zo is de ruimte onvoldoende representatief en ervaart de bezoeker te weinig privacy. Dat laatste blijkt ook uit het klanttevredenheidsonderzoek dat vorig jaar onder bezoekers van de gemeentebalie werd gehouden. Daarin scoorde de algemene tevredenheid een 7,8, maar werd de privacy opvallend lager gewaardeerd. Ook gaven de ondervraagden aan dat ze zich in de huidige publieksruimte te weinig uitgenodigd voelen. Efficiënter De gemeente is er dan ook van overtuigd dat de nieuwe publieksruimte een flinke stap voorwaarts betekent. Zowel voor de bezoeker als voor de gemeente zelf. Ze krijgt de uitstraling die past bij een moderne gemeente als Heusden. Maar belangrijker nog: de serviceverlening zal er aanzienlijk door verbeteren. Een andere indeling van de ruimte maakt dat de dienstverlening efficiënter zal verlopen en wachttijden korter worden. Vanwege de werkzaamheden is de balie in Vlijmen op donderdag 19 en vrijdag 20 januari gesloten. De balie in het gemeentehuis in Drunen is die dagen wel gewoon open (van 9.00 tot uur). Na de tijdelijke sluiting wordt de dienstverlening aan de balie elders in het gemeentehuis in Vlijmen voortgezet. De ingang blijft gehandhaafd aan de voorzijde aan de Julianastraat. De telefonische bereikbaarheid van het gemeentehuis blijft ongewijzigd. De verbouwing is op 14 februari afgerond. Noot voor de redactie, niet voor publicatie: Voor meer informatie kunt u contact opnemen met: Gert-jan van Zoggel, Communicatie gemeente Heusden, telefoon: /

6 M E M O Aan: Leden gemeenteraad Heusden Van: Wethouder W. van Engeland Datum: 5 januari 2012 Onderwerp: Verbouwing Ontvangstruimte gemeentehuis Vlijmen Geachte raadsleden, In uw vergadering van 20 juli 2010 heeft u budget beschikbaar gesteld voor de herinrichting van de Front Office van het gemeentehuis in Vlijmen. De komende periode wordt hier uitvoering aan gegeven en wordt de ontvangstruimte, inclusief de balies, grondig verbouwd en vernieuwd. Dit zal zo nu en dan voor enige overlast zorgen. Concreet betekent dit het volgende: Op donderdag 19 en vrijdag 20 januari zal de balie, in verband met sloopwerkzaamheden, gesloten zijn. Er wordt dan op de eerste verdieping een balie ingericht (ruimte het Oude Maasje) Vanaf maandag 23 januari tot en met uiterlijk dinsdag 14 februari zal de dienstverlening te Vlijmen op de eerste verdieping plaatsvinden. Voor u bestemde stukken zijn dan ook boven ter inzage beschikbaar; De doorloop van de hoofdingang naar de raadszaal - door de ontvangstruimte - zal in die periode moeilijk begaanbaar zijn. We doen uiteraard ons best dit wel voor u mogelijk te houden. Indien nodig wordt voor een goede alternatieve route gezorgd; Onze activiteiten in Drunen gaan uiteraard onverminderd voort. Deze tijdelijke (3 weken) onvolkomenheden zullen uiteraard ook goed richting onze klanten, de inwoners van onze gemeente Heusden, worden gecommuniceerd. Uiterlijk dinsdag 14 februari zullen we de verbouwde en geheel vernieuwde ontvangstruimte weer volledig tot onze beschikking hebben. Wij verwelkomen u daar graag. * *