Eddon Software BV Rietveldenweg 82 5222 AS s-hertogenbosch The Netherlands T +31 (0)88-235 66 66 F +31 (0)88-235 66 77 E info@eddon.nl W www.eddon.nl Quick Reference MS Reporting Services Integrator SE Block: MS Reporting Services Integrator SE Artikel software: BSE001 Datum: 14-12-2010 Behorende bij release vanaf: 3
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 1 Inleiding... 3 2 Functionele beschrijving MS Reporting Services Integrator... 4 2.1 Rapporten openen... 5 2.2 Rapporten bewaren... 7 2.3 Rapporten mailen... 7 Copyright Eddon 2010 Pagina 2 van 8
1 Inleiding De MS Reporting Services Integrator SE is een bouwsteen gemaakt voor Synergy Enterprise. De bouwsteen integreert Microsoft SQL Reporting Services met Synergy. U bent in staat om vanuit medewerker-, relatie-, artikel- of projectkaarten op basis van gegevens van deze kaarten rechtstreeks rapportages op te starten die voldoen aan opgegeven criteria vanuit Synergy. Zo kunt u bijvoorbeeld direct vanaf de medewerkerkaart rapportages opvragen die betrekking hebben op die medewerker, op basis van zijn medewerkernummer. Ook algemene rapportages, die niet specifiek betrekking hebben op genoemde Synergy-entiteiten, kunnen worden opgevraagd. Rapportdefinities slaat u op als documenten in Synergy en kunnen daarmee centraal beheerd en beveiligd worden. Op basis van de standaard beveiligingsrechten die binnen Synergy zijn opgezet voor documenten, bepaalt u precies welke medewerkers de rapporten mogen opvragen. Rapporten die u heeft opgevraagd kunnen vanuit Synergy direct worden gemaild, of worden opgeslagen als PDF-, Excel- of Wordbestand. Copyright Eddon 2010 Pagina 3 van 8
2 Functionele beschrijving MS Reporting Services Integrator Bij installatie van de Reporting Services Integrator wordt op de medewerker-, relatie-, project- en artikelkaart en bij verzoeken een knop Rapporten toegevoegd. Via deze knop kunnen op basis van gegevens van de entiteit rapportages worden opgestart die specifiek betrekking hebben op de betreffende entiteit waarvandaan het rapport wordt aangeroepen. Heeft een rapport niet specifiek betrekking op een bepaalde entiteit, dan kunnen deze algemene rapporten gecategoriseerd zijn opgenomen via Eddon Software Overzichten Reporting Services: Rapporten. Bij de inrichting is aan de hand van beveiligingsniveaus bepaald welke gebruikers welke rapporten mogen opstarten. Ontbreken er bepaalde rapporten in de overzichten, wend u dan tot de Reporting Services Administrator om rapporten aan te laten maken of de beveiliging van ingerichte rapporten aan te laten passen. Copyright Eddon 2010 Pagina 4 van 8
2.1 Rapporten openen Klikt u een rapport open, dan krijgt u de mogelijkheid om bepaalde zoekcriteria in te vullen. Bijvoorbeeld: U zoekt op een verzoektype en/of een medewerker: Er zijn verschillende soorten zoekvelden mogelijk, zoals u ook gewend bent uit de standaard zoekschermen van Synergy Enterprise. Vul de gewenste zoekcriteria, die per rapport verschillend zijn, in en klik op Actualiseren. Met de knop Herstellen wist u alle ingevulde zoekvelden en kunt u opnieuw de zoekwaarden invullen. Na klikken op Actualiseren, krijgt u het resultaat van het rapport te zien: In sommige gevallen (afhankelijk van de inrichting van het rapport) zal automatisch al het resultaat getoond worden, zonder dat u op Actualiseren hoeft te klikken. Bij sommige rapporten heeft u de mogelijkheid om door te klikken op bepaalde waardes in het resultaat. Bovenstaand simpele voorbeeld toont per medewerker hoeveel verzoeken van bepaalde types er gekoppeld zijn aan de medewerkers. U kunt hier doorklikken op bijvoorbeeld de waarde 2 bij verzoektype Appointment with response van Brenda Koning - Hof. Copyright Eddon 2010 Pagina 5 van 8
Het rapport dat vervolgens verschijnt heet een zogenaamd doorzoomrapport. Zo n doorzoomrapport is een nieuw rapport dat gegevens bevat die afhankelijk zijn van het hoofdrapport. In bovenstaand voorbeeld krijgt u na doorklikken op de waarde 2 een overzicht van de betreffende verzoeken. Tevens kan het mogelijk zijn om vanuit zo n rapport bijvoorbeeld een medewerkerkaart of relatiekaart te openen. In ons voorbeeld kan verzoek 34 geopend worden door op het nummer te klikken in het rapport: Of u kunt doorklikken naar bijvoorbeeld een doorzoomrapport of naar Synergypagina s die betrekking hebben op de gegevens uit het rapport (zoals een relatiekaart of een verzoek), herkent u aan het handicoon wanneer u over de waardes in het rapport gaat met uw muis. Copyright Eddon 2010 Pagina 6 van 8
2.2 Rapporten bewaren Rapporten kunt opslaan, waarmee een nieuw Synergy-document wordt aangemaakt waar het rapport als bijlage aan gekoppeld wordt. Klik in het rapportoverzicht te klikken op de knop Bewaren. Kies bij Bijlage het formaat waarin het rapport opgeslagen moet worden; u heeft de keuze uit Acrobat (PDF), Excel of Word. Geef het rapport een Onderwerp. De eerste keer wordt het onderwerp gevuld met de naam van het rapport dat u had opgevraagd. Past u het onderwerp aan, dan wordt de volgende keer dat u hetzelfde rapport bewaart die omschrijving gebruikt. Het onderwerp wordt gebruikt voor zowel het onderwerp van het Synergy-document als de naam van het rapportbestand. U dient verplicht een Document type op te geven waaronder het Synergydocument opgeslagen moet worden. Tot slot heeft u de mogelijkheid om entiteiten te koppelen aan het document, dus een Medewerker, Relatie, Project of Artikel. Het kan zijn dat de gegevens al voorgevuld zijn vanuit het rapport, maar u kunt de gegevens altijd wijzigen middels de loepiconen. Ook kunt u bepalen welke gegevens meegenomen dienen te worden door de betreffende vinkjes aan of uit te zetten. 2.3 Rapporten mailen Naast het opslaan van rapporten, heeft u (afhankelijk van de inrichting) ook de mogelijkheid om rapporten te mailen. Klik daarvoor op de knop E-mail in het rapport. Copyright Eddon 2010 Pagina 7 van 8
Net als bij bewaren heeft u ook hier de mogelijkheid om het formaat te kiezen voor het rapport; Acrobat (PDF), Excel of Word. Kies een Onderwerp, welke gebruikt zal worden voor zowel het bijlagebestand als voor het onderwerp van de mail. U bepaalt naar welke geadresseerden de mail verstuurd moet worden; naar welke Relatie, Contactpersoon en/of naar welke Medewerker. Bepaal tevens naar welke contactpersoon de mail verstuurd moet worden, de hoofdcontactpersoon, alle contactpersonen of een specifieke contactpersoon van de relatie. Vink de opties aanof uit om de betreffende geadresseerden mee te nemen in de mail. Klik op Aanmaken om de mail aan te maken. Microsoft Office Outlook zal openen met een nieuw mailscherm. De mailadressen van de aangevinkte geadresseerden zijn toegevoegd in het Aan veld. Het rapport is in het gekozen formaat als bijlage gekoppeld en het Onderwerp is gevuld. Vul de mail aan en klik op Verzenden. Copyright Eddon 2010 Pagina 8 van 8